Hồi tưởng trong Microsoft Whiteboard

1. Teams có thể cung cấp phản hồi trực tiếp  

Một cuộc họp hồi tưởng mời tất cả các thành viên trong nhóm chia sẻ những hiểu biết của họ khi kết thúc mốc thời gian. Điều gì đã diễn ra tốt đẹp? Cái gì không tốt lắm? Chúng tôi có thể cải thiện điều gì? Hồi tưởng sẽ cung cấp một cơ hội cho tất cả mọi người sử dụng bảng trắng để chia sẻ ý kiến của họ. Khuyến khích nhóm của bạn để có được candid và đặt câu hỏi probing để có được nguyên nhân gốc rễ.  

2. Thảo luận về những điều tốt, xấu, và xấu 

Mặc dù thật dễ dàng để bắt kịp công việc và tập trung vào việc hoàn thành nhiệm vụ, đôi khi chúng tôi quên giải quyết cách chúng tôi hoàn thành công việc. Luôn luôn có một cái gì đó phía sau mà có thể gây ra những người căng thẳng, và không phải tất cả các quá trình có thể được làm việc hiệu quả như dự kiến. Khi loại phản hồi này xuất hiện trong các hồi tưởng về dự án, đã đến lúc nhóm phải giải quyết những thách thức này và cùng nhau tìm ra giải pháp tốt nhất.  

3. Tăng trò chơi cộng tác của bạn  

Thiết lập một cadence để tiến hành hồi tưởng thường xuyên trong nhóm của bạn. Nhóm càng đánh giá các quy trình và hành động của họ đối với những cải tiến cần thực hiện, kết quả càng tốt. Có rất nhiều phương pháp để chạy một hồi tưởng. Teams được khuyến khích sử dụng nhiều phương pháp khác nhau để giúp cho việc cộng tác luôn tươi mới và hiệu quả.  

Chuẩn bị bảng trước

1. Lên lịch cuộc họp Microsoft Teams. 

2. Dẫn hướng đến cuộc họp Teams và chọn Bảng trắng từ danh sách ở đầu cuộc họp.  Bạn cũng có thể thực hiện điều này bằng cách tạo bảng trắng và chia sẻ liên kết trong Ứng dụng Whiteboard Windows hoặc trong trình duyệt whiteboard.office.com.

3. Trong ngăn Tạo, chọn Mẫu> tưởng lại, rồi chọn mẫu.

4. Thêm mục tiêu của bạn cho phiên, sau đó đánh nhãn mọi thứ khác một cách thích hợp.

5. Chia sẻ liên kết tới bảng nếu những người khác đang giúp bạn chuẩn bị. 

Trong suốt phiên làm việc

1. Đảm bảo rằng tất cả người dự đều có liên kết cuộc họp Teams.

2. Sau khi cuộc họp đã bắt đầu, hãy chia sẻ bảng trắng từ khay Chia sẻ hoặc gửi liên kết đến bảng từ ứng dụng Whiteboard hoặc từ whiteboard.office.com.

3. Giới thiệu mục tiêu của phiên và đảm bảo rằng mọi người đều quen thuộc với việc sử dụng Whiteboard.

4. Hãy cân nhắc cách bạn muốn sắp xếp phiên (ví dụ: màu ghi chú dính dành riêng cho những người cụ thể, phản ứng cụ thể đại diện cho các ý tưởng khác nhau, v.v.).

5. Trong hồi tưởng, khuyến khích sự tham gia với ghi chú dính và phản ứng. 

6. Sử dụng tính năng "Giơ tay" trong Teams để sắp xếp thứ tự mà người dự sẽ nói.

7. Theo dõi thời gian để đảm bảo rằng phiên hoạt động đúng tiến độ.

Sau phiên làm việc

1. Gửi thư cho người dự bằng liên kết đến bảng trắng để mọi người có quyền truy nhập hoặc nhắc họ rằng có thể truy nhập bảng trong bộ chọn bảng trắng của riêng họ.

2. Nếu muốn gửi ảnh tóm tắt của bảng, bạn có thể xuất hình ảnh PNG để chia sẻ từ menu Cài đặt.

3. Di chuyển công việc cho các bước tiếp theo vào công cụ theo dõi mà bạn chọn để thực hiện hành động và đo lường tiến độ.

Bạn quá bận để mọi người có thể gặp nhau? Chạy phiên không đồng bộ

1. Mở một bảng trắng mới và chọn mẫu hồi tưởng thích hợp.

2. Viết hướng dẫn rõ ràng trên bảng trắng.

3. Nếu cần, hãy tạo chú giải để xác định màu ghi chú dính hoặc phản ứng nhất định có ý nghĩa gì trên bảng.

4. Chia sẻ bảng trắng bằng liên kết qua Microsoft Teams hoặc email và đưa ra ngày đến hạn để cung cấp phản hồi.

5. Xuất ảnh PNG của bảng từ menu Cài đặt để chia sẻ tóm tắt về những phát hiện với nhóm.

Cách thực hành tốt nhất hồi tưởng 

1. Bất kỳ thành viên nào trong nhóm đều có thể tạo điều kiện nhìn lại.

2. Lên lịch hồi tưởng vào cuối mỗi phân đoạn nước rút hoặc mốc thời gian. 

3. Hồi tưởng nên là một cơ hội để thảo luận về thực tế công bằng, mà không sợ phán xét. 

4. Mục tiêu chính của một hồi tưởng là ra khỏi cuộc họp với các thí nghiệm cải tiến sẽ được thử nghiệm trong phân đoạn nước rút hoặc mốc sắp tới. Sau đây là một số ví dụ:

• Kiểm tra các công cụ cộng tác mới để cải thiện hiệu quả cuộc họp với các thành viên nhóm từ xa. 

• Cải thiện hiệu quả của tinh chỉnh backlog sản phẩm. 

• Điều chỉnh giới hạn băng thông nhóm để phản ánh tốt hơn trạng thái sẵn sàng của thành viên nhóm trong giai đoạn nước rút hoặc mốc quan trọng (ví dụ: nếu không có đủ thời gian để giải quyết các lỗi hoặc sự cố đến khẩn cấp).