Bạn có một sổ làm việc tuyệt vời chứa nhiều thông tin và được chia sẻ với những người trên Microsoft 365. Rất tiếc, sổ làm việc sẽ không hiển thị trong cửa sổ trình duyệt vì kích cỡ tệp quá lớn. Tùy thuộc vào nội dung trong sổ làm việc, vị trí của sổ làm việc và liệu bạn có quyền chỉnh sửa sổ làm việc hay không, bạn có thể thực hiện một số bước để giảm kích cỡ tệp của sổ làm việc. Dưới đây là một số ví dụ về các hành động bạn có thể thực hiện để giảm kích cỡ tệp cho sổ làm việc của mình. :
Nếu sổ làm việc có chứa Mô hình Dữ liệu, hãy cân nhắc tối ưu hóa nó.
Sổ làm việc có thể lớn hơn dự kiến, đặc biệt là khi sổ làm việc chứa Mô hình Dữ liệu mạnh mẽ. Điều này đặc biệt đúng nếu Mô hình Dữ liệu chứa nhiều dữ liệu bổ sung không được sử dụng. Sau khi bạn đã mở sổ làm việc trong Excel, bạn có thể dễ dàng tìm hiểu xem sổ làm việc có chứa Mô hình Dữ liệu hay không.
-
Trên tab Dữ liệu, hãy chọn Kết nối để mở hộp thoại Kết nối Sổ làm việc.
-
Cuộn qua danh sách các kết nối và tìm mục có Mô hình Dữ liệu được liệt kê trong cột Mô tả. Nếu bạn tìm thấy nó, thì sổ làm việc chứa một Mô hình Dữ liệu.
Một cách hay để tối ưu hóa Mô hình Dữ liệu là đặt cấu hình mô hình để chỉ đưa vào dữ liệu mà bạn cần. Đây là một số tài nguyên để bạn bắt đầu làm quen:
Hình ảnh và ô được tô nền cũng có thể làm tăng kích cỡ tệp của sổ làm việc. Nếu sổ làm việc của bạn chứa nhiều hình ảnh hoặc ô được tô nền, bạn có thể cân nhắc loại bỏ chúng. Ô được tô bóng và trang được tô bóng cũng có thể tiêu thụ dung lượng đĩa. Để biết thêm thông tin về cách làm việc với hình ảnh Excel, hãy xem các tài nguyên sau:
Sổ làm việc đôi khi có thể bị hỏng do sự cố với macro hoặc các vấn đề khác. Sổ làm việc bị hỏng có thể tiêu thụ quá nhiều dung lượng đĩa. Nếu sổ làm việc của bạn bị hỏng, bạn có thể thử sửa chữa sổ trong Excel. Để biết thêm thông tin, hãy xem Sửa chữa sổ làm việc bị hỏng.
Vị trí phù hợp cho sổ làm việc là gì? Câu trả lời phụ thuộc vào một số yếu tố.
-
Nếu đó là sổ làm việc mà bạn muốn chia sẻ với người khác, thì có thể bạn muốn đặt nó trong thư viện Tài liệu trong một site chẳng hạn như site nhóm. Chỉ những người có quyền truy nhập vào site nhóm đó mới có thể truy nhập sổ làm việc. Và nếu kích cỡ tệp của sổ làm việc không vượt quá 10 MB, thông thường mọi người sẽ có thể xem sổ làm việc trong cửa sổ trình duyệt.
-
Nếu tổ chức của bạn đang sử dụng Power BI cho Microsoft 365, thì bạn có thể lưu nó vào một site Power BI, site này có thể hỗ trợ sổ làm việc lớn hơn nhiều (lên đến 250 MB) trong cửa sổ trình duyệt.
Lưu ý: Power BI for Microsoft 365 là trải nghiệm Power BI trước đây, không phải trải nghiệm Power BI mới. Bạn cũng có thể lưu sổ làm việc tối đa 250 MB trong Power BI mới. Dùng thử Power BI mới.
-
Nếu bạn đang gửi sổ làm việc cho mọi người trong thư email, hãy nhớ rằng Outlook Web App chỉ có thể hỗ trợ sổ làm việc nhỏ hơn 5 MB trong cửa sổ trình duyệt.
Để biết thêm thông tin về giới hạn kích cỡ tệp, hãy xem Giới hạn kích cỡ tệp cho sổ làm việc trong SharePoint.
