Bài viết này cung cấp thông tin tổng quan về một số khái niệm chính liên quan đến làm việc với các tính năng siêu dữ liệu được quản lý mới trong SharePoint Server. Tài liệu thảo luận về cách các tính năng siêu dữ liệu được quản lý mới cung cấp hỗ trợ để thực hiện các nguyên liệu phân loại chính thức thông qua các điều khoản được quản lý. Bài đăng cũng giải thích cách thẻ xã hội hoạt động và cách chúng liên quan đến các tính năng siêu dữ liệu được quản lý như thuật ngữ được quản lý và từ khóa doanh nghiệp.
Trong bài viết này
Các tính năng siêu dữ liệu được quản lý
Các tính năng siêu dữ liệu được quản lý mới trong SharePoint Server được bật bởi một ứng dụng Dịch vụ Siêu dữ liệu được Quản lý, cung cấp hỗ trợ cho hai điều quan trọng:
-
Phát hành Kiểu Nội dung Việc chia sẻ các kiểu nội dung giữa các tuyển tập site và các ứng dụng Web. Để biết thêm thông tin về việc phát hành kiểu nội dung, hãy xem mục Giới thiệu về các kiểu nội dung và phát hành kiểu nội dung.
-
Các loại phân loại Việc tạo và quản lý tuyển tập phân cấp các thuật ngữ được quản lý tập trung (được gọi là tập hợp thuật ngữ) có thể được dùng làm thuộc tính cho các mục SharePoint site. Các tập hợp thuật ngữ này có thể được chia sẻ giữa các tuyển tập site và ứng dụng Web. Có thể tạo và quản lý tập hợp thuật ngữ thông qua một tính năng gọi là Công cụ Quản lý Kho Thuật ngữ.
Các thuật ngữ và khái niệm chính
Có một số thuật ngữ và khái niệm chính hữu ích để hiểu khi làm việc với các tính năng siêu dữ liệu khác nhau trong SharePoint Server. Việc hiểu các khái niệm này sẽ giúp bạn hiểu thông tin khái niệm được giải thích sau trong bài viết này và trong các bài viết khác về các tính năng siêu dữ liệu được quản lý.
Phân loại
Tư cách phân loại là phân loại phân cấp các từ, nhãn hoặc thuật ngữ được sắp xếp thành các nhóm dựa trên sự giống nhau. Một nguyên nhân phân loại có thể được xác định và quản lý tập trung bởi một hoặc nhiều cá nhân. Phân loại Công nghiệp Tiêu chuẩn Quốc tế (ISIC), vốn được phát triển bởi Hiệp hội Anh, là một ví dụ nổi tiếng về một nguyên nhân phân loại công nghiệp được dùng để phân loại dữ liệu kinh tế. Các nguyên nhân phân loại rất hữu ích vì chúng cung cấp một cấu trúc lô-gic, phân cấp của siêu dữ liệu có thể được sử dụng để phân loại thông tin nhất quán.
Văn hóa Dân sự
Dân sự là phân loại có kết quả khi người dùng Website cộng tác áp dụng các từ, nhãn hoặc thuật ngữ vào nội dung trên site. Nếu bạn đã từng nhìn thấy một đám mây thẻ trên Website, thì bạn đã thấy một hình ảnh trực quan hóa của một tình thân nhân. Hình dưới đây hiển thị Phần Web Đám mây Thẻ trên SharePoint Trang. Phương pháp tiếp cận siêu dữ liệu dựa trên nhân vật có thể hữu ích vì phương pháp này gõ nhẹ vào kiến thức và chuyên môn của người dùng site cũng như người tạo nội dung site, đồng thời cho phép phân loại nội dung phát triển với nhu cầu và sở thích kinh doanh thay đổi của người dùng.
Tập hợp thuật ngữ
Tập hợp thuật ngữ là một nhóm các thuật ngữ liên quan.
Tùy thuộc vào vị trí tạo tập hợp thuật ngữ, phạm vi áp dụng của nó có thể cục bộ hoặc toàn bộ:
-
Local term sets are created within the context of a site collection, and are available for use (and visible) only to users of that site collection. For example, if you add a managed metadata column to a list or library and create a new term set for this column, then the term set is local to the site collection that contains this list or library.
-
Tập hợp thuật ngữ toàn cầu sẵn dùng trên tất cả các site đăng ký một ứng dụng Dịch vụ Siêu dữ liệu được Quản lý cụ thể.
Tập hợp thuật ngữ có thể được cấu hình để đóng, có nghĩa là người dùng không thể thêm thuật ngữ mới vào chúng khi họ nhập giá trị cho một cột được ánh xạ tới tập hợp thuật ngữ. Hoặc they can be configured to be open, which means that users can add new terms to the term set when they are updating the value for a column that is mapped to the term set.
Thuật ngữ
Thuật ngữ là một mục riêng lẻ trong tập hợp thuật ngữ và nó là một từ hoặc cụm từ cụ thể có thể được liên kết với một mục trên site SharePoint Server. Một thuật ngữ có một ID duy nhất và nó có thể có nhiều nhãn văn bản khác nhau (từ đồng nghĩa). Nếu bạn đang làm việc trên site đa ngôn ngữ, site này cũng có thể có nhãn bằng các ngôn ngữ khác nhau.
Có hai loại thuật ngữ:
Các điều khoản được quản lý
Thuật ngữ được quản lý thường được xác định trước và được tổ chức thành một tập hợp thuật ngữ phân cấp bởi Người quản trị Kho Thuật ngữ hoặc một người khác có quyền làm việc với siêu dữ liệu được quản lý.
Từ khóa doanh nghiệp
Từ khóa doanh nghiệp là một từ hoặc cụm từ được thêm vào các mục trên SharePoint site. Từ khóa doanh nghiệp được sắp xếp thành một bộ thuật ngữ đơn lẻ, không có cấu trúc phân cấp trong Công cụ Quản lý Kho Thuật ngữ được gọi là tập Từ khóa. Vì người dùng thường có thể thêm bất kỳ từ hoặc cụm từ nào vào một mục dưới dạng từ khóa nên từ khóa doanh nghiệp có thể được sử dụng cho gắn thẻ kiểu nhân vật. Term store administrators, or other individuals with permission to manage metadata, can opt to move keywords out of the Keywords term set and into a specific managed term set, at which point the keywords will become available within the context of a specific term set. Người quản trị kho thuật ngữ cũng có thể chọn đóng bộ Từ khóa để người dùng không thể gửi từ khóa mới và bị hạn chế sử dụng từ khóa hiện có.
Nhóm
Nhóm xác định ranh giới bảo mật. Nhóm là một tập hợp các tập hợp thuật ngữ có chung các yêu cầu về bảo mật. Chỉ người dùng được chỉ định là người đóng góp cho một nhóm cụ thể mới có thể quản lý tập hợp thuật ngữ thuộc nhóm hoặc tạo tập hợp thuật ngữ mới trong nhóm đó. Các tổ chức nên tạo các nhóm duy nhất cho tập hợp thuật ngữ sẽ có quyền truy nhập hoặc nhu cầu bảo mật duy nhất.
Công cụ Quản lý Kho Thuật ngữ
Công cụ Quản lý Kho Thuật ngữ là công cụ mà các nhà phân loại, người quản trị hoặc các cá nhân khác quản lý các nguyên nhân phân loại có thể dùng để tạo, nhập và quản lý tập hợp thuật ngữ và các thuật ngữ bên trong. Công cụ Quản lý Kho Thuật ngữ hiển thị tất cả các bộ thuật ngữ toàn cầu và bất kỳ bộ thuật ngữ cục bộ nào sẵn dùng cho tuyển tập trang mà từ đó bạn truy nhập Công cụ Quản lý Kho Thuật ngữ.
Cột Siêu dữ liệu được quản lý
Cột Siêu dữ liệu được Quản lý là một kiểu cột mới có thể được thêm vào danh sách hoặc thư viện để người dùng site hoặc chủ sở hữu nội dung có thể chọn giá trị từ một bộ thuật ngữ cụ thể chứa các thuật ngữ được quản lý và áp dụng chúng vào nội dung. A Managed Metadata column can be configured to map to an existing term set, or you can create a new term set specifically for the column. If you create a new term set specifically for a Managed Metadata column, that term set will be a local term set that is available only for use within the site collection where it was created.
Cột Từ khóa Doanh nghiệp
Cột Từ khóa Doanh nghiệp là một cột mà bạn có thể thêm vào các kiểu nội dung, danh sách hoặc thư viện để cho phép người dùng gắn thẻ cho các mục có từ hoặc cụm từ mà họ chọn. Đây là cột nhiều giá trị theo mặc định. When users type a word or phrase into the column, they are presented with type-ahead suggestions, which may include items from both managed term set and the Keywords term set. Người dùng có thể chọn một giá trị hiện có, hoặc nhập điều gì đó mới (nếu tập hợp thuật ngữ Từ khóa đã được cấu hình để mở ra cho người dùng bổ sung).
Thẻ xã hội
Thẻ xã hội là những từ hoặc cụm từ mà người dùng site có thể áp dụng cho nội dung trên site SharePoint để giúp họ phân loại thông tin theo cách có ý nghĩa đối với họ. Thẻ xã hội cũng có thể được áp dụng cho các URL bên ngoài site SharePoint của bạn. Thẻ xã hội hỗ trợ gắn thẻ dựa trên mọi người. Thẻ xã hội bao gồm các con trỏ trỏ tới ba loại thông tin:
-
danh tính người dùng
-
URL của một mục
-
thuật ngữ
Các con trỏ này được lưu trữ trong Kho Lưu trữ Gắn thẻ Xã hội là một phần của ứng dụng Dịch vụ Hồ sơ Người dùng. Về mặt kỹ thuật, thẻ xã hội không phải là một phần của các tính năng siêu dữ liệu được quản lý trong SharePoint Server, nhưng chúng kết nối với các tính năng siêu dữ liệu được quản lý theo một vài cách quan trọng giúp hỗ trợ việc sử dụng siêu dữ liệu nhất quán trong tổ chức. Phần thuật ngữ của thẻ xã hội chỉ tới một thuật ngữ trong bộ Từ khóa của Kho Thuật ngữ cho một trong các ứng dụng Dịch vụ Siêu dữ liệu được Quản lý mà trang được kết nối.
Ví dụ, khi bạn tạo một thẻ xã hội mới, bạn có thể chọn từ các thuật ngữ hiện có, có thể bao gồm các thuật ngữ được quản lý, cũng như từ khóa doanh nghiệp. Nếu bạn chọn một trong những thuật ngữ hiện có này, thẻ xã hội của bạn sẽ chứa một con trỏ trỏ tới thuật ngữ đó. If you opt not to select an existing term and you create a term that has never been used before, a new keyword is created for it in the Keywords term set in the Term Store, and your new social tag points to this term.
Bằng cách này, các từ khóa được dùng trong thẻ xã hội sẽ được thêm vào bộ thuật ngữ Từ khóa hiển thị trong Công cụ Quản lý Kho Thuật ngữ (nếu chúng không tồn tại ở đó) và chúng có thể được quản lý bởi người quản trị Kho Thuật ngữ. Ngoài ra, khi người dùng áp dụng từ khóa doanh nghiệp hoặc thuật ngữ được quản lý cho nội dung bằng cách cập nhật Một Từ khóa Doanh nghiệp hoặc cột Siêu dữ liệu được Quản lý, thì thẻ xã hội có thể được tạo tự động để các thuật ngữ này hiển thị dưới dạng thẻ trong nguồn cấp tin tức, đám mây thẻ hoặc hồ sơ Site của Tôi. Người sở hữu danh sách hoặc thư viện có thể bật hoặc tắt tính năng phát hành siêu dữ liệu bằng cách cập nhật Siêu dữ liệu doanh nghiệp và từ khóa cho Cài đặt danh sách hoặc thư viện.
Khi bạn thêm thẻ xã hội vào một mục, bạn có thể xác định xem liệu bạn có muốn làm cho danh tính của bạn và URL mục riêng tư hay không, nhưng thuật ngữ được lưu trữ trong Kho Thuật ngữ, luôn được công khai.
Gắn thẻ xã hội hữu ích vì nó cho phép người dùng site cải thiện khả năng phát hiện nội dung và thông tin trên site.
Để biết thêm thông tin về quyền riêng tư và ngụ ý bảo mật của gắn thẻ xã hội, hãy xem các ngụ ý về quyền riêng tư và bảo mật của gắn thẻ xã hội.
Gắn thẻ
Theo nghĩa chung nhất, gắn thẻ có thể chỉ tham chiếu đến hành động áp dụng siêu dữ liệu vào một mục, cho dù đó là siêu dữ liệu được quản lý hay thẻ xã hội. Trong bài viết này, động từ "thẻ" được sử dụng theo nghĩa này và nó không bị hạn chế đối với thẻ xã hội.
Kịch bản siêu dữ liệu: từ các phân loại đến văn bản dân sự
Các tính năng quản lý siêu dữ liệu SharePoint Server hỗ trợ một loạt các phương pháp tiếp cận quản lý và sử dụng siêu dữ liệu. Hãy tưởng tượng phạm vi này như là một loại continuum. Ở một đầu của continuum này, có các nguyên nhân phân loại,là các nhóm thuật ngữ được quản lý tập trung, chính thức, được quản lý tập trung. Ở đầu kia của phạm vi này, có các phân loại dân sự,là các phân loại cộng tác cho kết quả khi các cá nhân áp dụng thẻ tự do vào nội dung.
SharePoint Server hỗ trợ cả hai thái cực của continuum này cũng như các điểm trên đường đi. Ở một đầu của continuum, bạn có thể thực thi các phân loại chính thức thông qua các thuật ngữ và tập hợp thuật ngữ được quản lý. Ở phía khác, có hỗ trợ cho các từ khóa doanh nghiệp và gắn thẻ xã hội, cả hai điều này cho phép người dùng site gắn thẻ nội dung với từ khóa của họ được chọn.
Giữa hai thái cực này, bạn có thể áp dụng độ cấu trúc và điều khiển linh hoạt cho siêu dữ liệu và bạn có thể điều chỉnh phạm vi áp dụng điều khiển này tại đó bằng cách chọn để điều khiển đó toàn bộ các site hoặc cục bộ cho các site cụ thể. Ví dụ: bạn có thể đặt cấu hình để đóng hoặc mở các tập hợp thuật ngữ với đóng góp của người dùng. Bạn có thể chọn sử dụng các từ khóa doanh nghiệp và gắn thẻ xã hội kết hợp với các thuật ngữ được quản lý hay không. SharePoint Server cho phép các tổ chức kết hợp ưu điểm của các phân loại chính thức, được quản lý với các lợi ích động của gắn thẻ xã hội theo những cách tùy chỉnh.
Sơ đồ sau đây minh họa các loại giải pháp dựa trên SharePoint khác nhau có thể yêu cầu các phương pháp tiếp cận khác nhau đối với siêu dữ liệu dựa trên nhu cầu kinh doanh.
Lợi ích của siêu dữ liệu được quản lý
Có một số lợi thế khi sử dụng siêu dữ liệu được quản lý trên các site trong một tổ chức:
Sử dụng siêu dữ liệu một cách nhất quán Các tính năng siêu dữ liệu được quản lý trong SharePoint Server cho phép bạn áp dụng độ điều khiển có thể điều chỉnh cho siêu dữ liệu được thêm vào nội dung. Với tập hợp thuật ngữ và thuật ngữ được quản lý, bạn có thể thiết lập quyền kiểm soát đối với các loại thuật ngữ sẵn có để thêm vào nội dung và bạn có thể kiểm soát những người có khả năng thêm thuật ngữ mới. Bạn cũng có thể giới hạn việc sử dụng từ khóa doanh nghiệp trong một danh sách từ khóa cụ thể bằng cách cấu hình tập hợp thuật ngữ Từ khóa là đã đóng.
Khi các thuật ngữ tương tự được sử dụng nhất quán trên các site, việc xây dựng quy trình hoặc giải pháp mạnh mẽ dựa vào siêu dữ liệu sẽ dễ dàng hơn. Ngoài ra, trải nghiệm người dùng khi làm việc với siêu dữ liệu trên các site, trong danh sách và thư viện, cũng như trong các chương trình máy khách của Office sẽ giúp người dùng site dễ dàng áp dụng siêu dữ liệu nhất quán cho nội dung của họ.
Khả năng tìm thấy nội dung được cải thiện Khi nội dung trên các site trong một tổ chức có siêu dữ liệu nhất quán, việc tìm và truy nhập vào thông tin và dữ liệu doanh nghiệp bằng cách sử dụng tìm kiếm sẽ dễ dàng hơn. Các tính năng tìm kiếm mới, chẳng hạn như pa-nen tinh chỉnh, hiển thị ở bên trái trang kết quả tìm kiếm, cho phép người dùng lọc kết quả tìm kiếm dựa trên siêu dữ liệu.
Ngoài ra, bạn có thể cấu hình dẫn hướng siêu dữ liệu cho danh sách và thư viện để cho phép người dùng tạo dạng xem thông tin động dựa trên các trường siêu dữ liệu cụ thể. Người dùng có thể dẫn hướng thư viện theo thư mục hoặc theo pivot siêu dữ liệu và sau đó họ có thể tinh chỉnh kết quả bằng cách sử dụng các Bộ lọc Khóa bổ sung.
Tính linh hoạt cao hơn Các tính năng siêu dữ liệu được quản lý giúp người quản trị Kho Thuật ngữ (hoặc các cá nhân khác có quyền cập nhật siêu dữ liệu được quản lý) để duy trì và điều chỉnh siêu dữ liệu của bạn khi nhu cầu kinh doanh phát triển. Bạn có thể dễ dàng cập nhật bộ thuật ngữ trong công cụ Quản lý Kho Thuật ngữ và các thuật ngữ mới hoặc cập nhật sẽ tự động sẵn có để sử dụng khi cột Siêu dữ liệu được Quản lý liên kết với bộ thuật ngữ đó sẵn dùng. Nếu bạn sáp nhập nhiều thuật ngữ vào một thuật ngữ, nội dung gắn thẻ với các thuật ngữ này sẽ tự động được cập nhật để phản ánh thay đổi này. Bạn có thể chỉ định nhiều từ đồng nghĩa (hoặc nhãn) cho các thuật ngữ riêng. Nếu site của bạn là đa ngôn ngữ, bạn cũng có thể chỉ định các nhãn đa ngôn ngữ cho các thuật ngữ riêng.
Quản lý siêu dữ liệu
Lập kế hoạch và cấu hình siêu dữ liệu được quản lý
Tổ chức của bạn có thể muốn tham gia vào một số mức độ lập kế hoạch trước khi bạn bắt đầu sử dụng các tính năng siêu dữ liệu được quản lý. Mức độ lập kế hoạch bắt buộc tỷ lệ nhiều hay ít tương ứng với mức độ trang trọng và kiểm soát bạn muốn áp đặt đối với siêu dữ liệu.
Nếu bạn muốn cho phép người dùng giúp phát triển tư cách phân loại của mình thì bạn chỉ cần để người dùng thêm từ khóa vào mục, rồi sắp xếp các từ khóa này thành tập hợp thuật ngữ nếu cần.
Nếu tổ chức của bạn muốn sử dụng các bộ thuật ngữ được quản lý để thực thi các phân loại chính thức được xác định trước, thì các bên liên quan chủ chốt có mối quan tâm nhất định đối với cấu trúc phân loại cần cộng tác để lập kế hoạch và phát triển các bộ thuật ngữ và các điều khoản được sử dụng. Để biết thêm thông tin về quy trình lập kế hoạch này, hãy xem Các điều khoản và tập hợp thuật ngữ lập kế hoạch. Để biết thêm thông tin về việc cấu hình ứng dụng Dịch vụ Siêu dữ liệu được Quản lý, hãy xem phần Quản trị siêu dữ liệu được quản lý.
Sau khi các bên liên quan chính trong tổ chức đồng ý với tập hợp thuật ngữ bắt buộc, bạn có thể dùng Công cụ Quản lý Kho Thuật ngữ để nhập hoặc tạo tập hợp thuật ngữ của bạn và quản lý và duy trì tập hợp thuật ngữ khi người dùng bắt đầu làm việc với siêu dữ liệu. Nếu một ứng dụng Dịch vụ Siêu dữ liệu được Quản lý đã được cấu hình cho ứng dụng Web của bạn và bạn là người quản trị Tuyển tập Site hoặc người quản trị Kho Thuật ngữ được chỉ định, bạn có thể đi đến Công cụ Quản lý Kho Thuật ngữ bằng cách bấm Site Cài đặt trên menu Hành động Site, sau đó bấm Quản lý kho thuật ngữ bên dưới Quản trị Trang.
Tạo và quản lý tập hợp thuật ngữ
Công cụ Quản lý Kho Thuật ngữ cung cấp điều khiển cây mà bạn có thể dùng để thực hiện hầu hết các tác vụ. Vai trò người dùng của bạn đối với công cụ này sẽ xác định những tác vụ bạn có thể thực hiện. Để làm việc trong Công cụ Quản lý Kho Thuật ngữ, bạn phải là Người quản trị Trang chủ, Người quản trị Kho Thuật ngữ hoặc người được chỉ định là Người quản lý Nhóm hay Người đóng góp cho tập hợp thuật ngữ. Để biết thông tin chi tiết về các vai trò này, hãy xem mục Vai trò siêu dữ liệu được quản lý.
Để thực hiện hành động đối với một mục trong cấu trúc phân cấp, hãy trỏ tới tên của ứng dụng Dịch vụ Siêu dữ liệu được Quản lý, nhóm, tập hợp thuật ngữ hoặc thuật ngữ mà bạn muốn sửa đổi, bấm vào mũi tên xuất hiện, sau đó dùng menu để chọn các hành động bạn muốn.
Ví dụ:
Nếu bạn là người quản trị Kho Thuật ngữ, bạn có thể tạo hoặc xóa nhóm trong ứng dụng Dịch vụ Siêu dữ liệu được Quản lý.
Nếu bạn là Người quản trị Kho Thuật ngữ hoặc Người quản lý Nhóm, bạn có thể tạo, nhập hoặc xóa các tập hợp thuật ngữ trong một nhóm. Người đóng góp tập hợp thuật ngữ có thể tạo tập hợp thuật ngữ mới.
Nếu bạn là Người quản trị Kho Thuật ngữ, Người quản lý Nhóm hoặc Người đóng góp tập hợp thuật ngữ, bạn có thể tạo hoặc tái sử dụng thuật ngữ trong tập hợp thuật ngữ, cũng như sao chép, di chuyển hoặc xóa tập hợp thuật ngữ được chọn.
Nếu bạn là Người quản trị Kho Thuật ngữ, Người quản lý Nhóm hoặc Người đóng góp tập hợp thuật ngữ, bạn có thể tạo bản sao, tái sử dụng, sáp nhập, bỏ dùng, di chuyển hoặc xóa từng thuật ngữ riêng lẻ trong tập hợp thuật ngữ.
Ở mỗi cấp độ của cấu trúc phân cấp, bạn có thể cấu hình các thuộc tính cụ thể cho một nhóm, tập hợp thuật ngữ hoặc thuật ngữ bằng cách dùng ngăn Thuộc tính hiển thị ở bên phải của điều khiển cây Kho Thuật ngữ.
Ví dụ, nếu bạn đang cấu hình một tập hợp thuật ngữ, bạn có thể sử dụng ngăn Thuộc tính để xác định các chi tiết như Tên, Mô tả, Chủ sở hữu, Liên hệ và Bên liên quan. Bạn có thể xác định xem bạn muốn mở hay đóng một tập hợp thuật ngữ cho những bản nộp mới của người dùng. You can also specify if you want the term set to be available for tagging. Nếu bạn chọn không có bộ thuật ngữ để gắn thẻ thì hầu hết người dùng sẽ không nhìn thấy tập hợp thuật ngữ đó. Nếu một tập hợp thuật ngữ vẫn đang được phát triển, ví dụ, bạn có thể chọn không sẵn dùng để gắn thẻ.
Áp dụng siêu dữ liệu
Gắn thẻ nội dung với các thuật ngữ được quản lý
Nếu một cột Siêu dữ liệu được Quản lý đã được thêm vào một loại nội dung, danh sách hoặc thư viện, thì người sở hữu nội dung có thể gắn thẻ nội dung của họ với các thuật ngữ được quản lý từ một tập hợp thuật ngữ cụ thể bằng cách sửa thuộc tính cho một danh sách hoặc mục thư viện và sau đó cập nhật các trường liên quan trong biểu mẫu Sửa Thuộc tính cho mục hoặc tài liệu. Các cột Siêu dữ liệu được quản lý rất dễ nhận dạng vì chúng hiển thị một biểu tượng thẻ có thể được dùng để khởi động hộp thoại bộ chọn thuật ngữ.
Bạn có thể dùng bộ chọn thuật ngữ để chọn thuật ngữ từ trong cấu trúc phân cấp của tập hợp thuật ngữ. Điều này hữu ích nếu bạn không quen với các thuật ngữ có thể sẵn dùng. Nếu một tập hợp thuật ngữ đã được cấu hình để mở và cột siêu dữ liệu được quản lý cho phép các giá trị điền vào, bạn có thể có tùy chọn để thêm một thuật ngữ mới vào tập hợp thuật ngữ. Hoặc bạn chỉ cần có tùy chọn gửi phản hồi tới liên hệ được chỉ định cho bộ thuật ngữ.
Khi bạn có thể bắt đầu nhập thuật ngữ mình muốn, các thuật ngữ sẵn dùng sẽ tự động được đề xuất cho bạn dựa trên những gì bạn bắt đầu nhập và bạn có thể chọn từ mình muốn. Bạn có thể thấy thông tin trong dấu ngoặc sau thuật ngữ biểu thị tên tập hợp thuật ngữ và cấu trúc phân cấp cho thuật ngữ. Đây có thể giúp bạn lựa chọn trong số các thuật ngữ tương tự.
Nếu các thuật ngữ trùng lặp hoặc tương tự được gợi ý, bạn cũng có thể xem văn bản mô tả mà Người quản trị Kho Thuật ngữ đã cấu hình cho thuật ngữ này để giúp người dùng đưa ra lựa chọn thích hợp.
Gắn thẻ nội dung với từ khóa doanh nghiệp
Nếu một cột Từ khóa Doanh nghiệp đã được thêm vào một kiểu nội dung, danh sách hoặc thư viện, thì người sở hữu nội dung (hoặc bất kỳ ai có quyền Đóng góp cho danh sách hoặc thư viện) có thể gắn thẻ nội dung với các thuật ngữ hoặc từ khóa được quản lý sẵn có bằng cách sửa thuộc tính cho một danh sách hoặc mục thư viện và nhập từ khóa mà họ muốn vào trường Từ khóa Doanh nghiệp. Nếu tồn tại một thuật ngữ khớp hoặc tương tự, nó sẽ được đề xuất và bạn có thể chọn thuật ngữ đó. Hoặc bạn có thể thêm một từ khóa mới, nếu tập hợp thuật ngữ Từ khóa đã cấu hình để được mở thành các thuật ngữ mới. Trường Từ khóa Doanh nghiệp có nhiều giá trị, vì vậy bạn có thể thêm nhiều từ khóa vào một mục.
Gắn thẻ nội dung với thẻ xã hội
Nếu tính năng gắn thẻ xã hội đã được bật, bạn có thể gắn thẻ nội dung trên một SharePoint site mà bạn thấy có ý nghĩa hoặc thú vị. Để gắn thẻ một trang, bạn có thể sử dụng biểu tượng thẻ hiển thị ở đầu trang.
Để gắn thẻ cho tài liệu hoặc mục danh sách, bạn có thể sử dụng lệnh thẻ hiển thị trên tab Thư viện hoặc Danh sách của dải băng.
Khi bạn bắt đầu nhập thẻ hoặc thẻ bạn muốn áp dụng, bạn có thể chọn từ các từ khóa hiện có hoặc thuật ngữ được quản lý, hoặc bạn có thể thêm từ khóa mới, nếu bộ thuật ngữ Từ khóa đang mở.
Bạn cũng có tùy chọn gắn thẻ nội dung trên các site bên ngoài, chẳng hạn như mạng nội bộ hoặc site internet khác, bằng cách thêm SharePoint Thẻ và Công cụ Ghi chú vào trình duyệt của bạn. Để biết thêm thông tin về việc gắn thẻ site bên ngoài, hãy xem Bắt đầu với Site của Tôi.
Để biết thêm thông tin về các tính năng gắn thẻ xã hội, hãy xem các chủ đề Dùng thẻ và ghi chú để chia sẻ thông tin với đồng nghiệp.
