Mẹo phối thư trung gian

Hãy đi xa hơn những điều cơ bản phối thư. Nhập danh sách từ Excel, và sử dụng dữ liệu và số công cụ của Excel. Tùy chỉnh của bạn phối thư với thư cá nhân hóa.

Phối thư dùng bảng tính Excel

Phối chạy thêm một cách suôn sẻ nếu tất cả thông tin mà bạn muốn bao gồm đã sẵn sàng — vì vậy, hãy đảm bảo rằng:

• Các cột trong bảng tính khớp với các trường bạn muốn dùng trong khi phối. Ví dụ, để người đọc địa chỉ bằng tên của họ, đảm bảo rằng bạn có cột riêng biệt cho họ và tên.

• Tất cả dữ liệu bạn muốn sáp nhập đều nằm trong bảng tính.

• Định dạng số sẽ không thay đổi. Nếu bảng tính của bạn bao gồm ngày tháng, thời gian, giá trị loại tiền hay mã bưu chính bắt đầu hoặc kết thúc là 0, hãy xem định dạng số phối thư, ngày tháng, và các giá trị.

Khi dữ liệu sẵn sàng, hãy bắt đầu sáp nhập thư

1. Trong Word, mở tài liệu mới.

2. Bấm Thư > Bắt đầu Sáp nhập Thư, rồi bấm dạng sáp nhập bạn muốn chạy.

3. Bấm Chọn Người nhận > Dùng Danh sách Hiện có.

4. Duyệt tới bảng tính Excel của bạn, sau đó bấm mở. Nếu Word nhắc bạn, hãy chọn Sheet1$ và bấm OK. Bây giờ, bảng tính Excel kết nối với tài liệu phối thư mà bạn đang tạo trong Word.

5. Tiếp theo, bạn có thể chèn trường phối thư kéo thông tin từ bảng tính của bạn vào tài liệu của bạn. Ví dụ, để thêm một dòng lời chào thư hoặc chữ cái, hãy bấm gửi thư > Dòng lời chào. Hoặc thêm địa chỉ từ danh sách của bạn bằng cách bấm gửi thư > Khối địa chỉ.

6. Khi tài liệu của bạn đã sẵn sàng, bấm Xem trước Kết quả và bấm mũi tên để xem từng bản sao cụ thể của tài liệu.

7. Để hoàn thành sáp nhập, hãy bấm Kết thúc & Sáp nhập, rồi bấm In Tài liệu hoặc Gửi Email.

Bạn muốn thêm nữa?

Phối thư

Phối thư nâng cao

Tạo hoặc xóa bảng Excel trong trang tính