Các sự cố phối thư phổ biến

Sự cố phổ biến nhất với chèn các trường phối trong một tài liệu đang nhận được giãn cách chính xác giữa các trường phối, đặc biệt là với các trường phối không phải luôn hiện diện, chẳng hạn như chữ viết tắt giữa. Bạn có thể thêm khoảng trống trực tiếp trên trang giữa các trường phối, nhưng điều này sẽ cho kết quả là không gian thêm nếu một số địa chỉ không sử dụng tất cả các trường phối. Để đảm bảo rằng tất cả các trường của bạn có được không gian mà họ cần, hãy chèn khoảng trống trong danh sách địa chỉ.

Ví dụ, để đảm bảo rằng tên của reciprient sẽ xuất hiện chính xác hay không có một mục trong danh sách địa chỉ của bạn, hãy làm như sau:

1. Trong mục nhập ban đầu cho từng người nhận có chứa một Middile ban đầu, thêm khoảng trống, bằng cách nhấn thanh khoảng trắng, trước và sau ban đầu.

2. Trong mục nhập ban đầu cho từng người nhận không chứa dấu cách ban đầu, thêm khoảng trống.

   

Phối thư chứa cả thông tin giống nhau trong mỗi bản sao và một số chỗ dành sẵn cho những thông tin đó là duy nhất đối với mỗi bản sao. Ví dụ về đây là một bản tin được cá nhân hóa mà nội dung của bản tin là giống nhau đối với tất cả người nhận, nhưng địa chỉ gửi thư và giới thiệu khác nhau.

Sự cố phổ biến nhất với việc tạo ấn phẩm được sáp nhập không phải là tiết kiệm cả Ấn phẩm bằng các trường phối và Ấn phẩm các trang được sáp nhập.

Tạo ấn phẩm được sáp nhập là bước ba trong trình hướng dẫn phối thư. Trong bước này, bạn có ba lựa chọn:

1. In      Tùy chọn này sẽ in ấn phẩm được sáp nhập.

2. Phối sang một ấn phẩm mới      Tùy chọn này sẽ mở ra một ấn phẩm mới với một trang cho mỗi bộ dữ liệu phối.

3. Thêm vào một ấn phẩm hiện có Tùy chọn này nhắc bạn chọn một ấn phẩm, sau đó nó thêm, các trang được sáp nhập vào cuối Ấn phẩm đó.

Để lưu cả Ấn phẩm được sáp nhập và Ấn phẩm có chứa các trường được sáp nhập, hãy bấm vào tùy chọn phối cho Ấn phẩm mới . Một cửa sổ Ấn phẩm mới mở ra và hiển thị Ấn phẩm các trang được sáp nhập. Ấn phẩm trường phối được ẩn đằng sau Ấn phẩm các trang được sáp nhập. Hãy bảo đảm lưu cả hai ấn phẩm.

Sau đó, bạn có thể in ấn phẩm trang đã phối.

Sự cố phổ biến nhất có in ấn phẩm là in một trong các trang được sáp nhập trên một tờ giấy — ví dụ, một trong mỗi nhãn gửi thư khác nhau trên một tờ giấy nhãn gửi thư.

Điều này xảy ra vì nếu bạn chọn tùy chọn in , hộp thoại in sẽ mặc định cho một tùy chọn nhiều bản sao trên một trang tính và in ra toàn bộ một trang nhãn cho mỗi địa chỉ chứ không phải là in một địa chỉ cho mỗi nhãn trên trang tính.

Để in bộ dữ liệu phối khác nhau — ví dụ, các tên và địa chỉ khác nhau — trên mỗi tờ giấy, hãy bấm vào nhiều trang trên mỗi tờ trong phần tùy chọn in .