Бажаєте автоматично створювати у Visio досконалі блок-схеми з усіма необхідними деталями на основі книги Excel? Тоді скористайтеся шаблонами Візуалізатора даних. З кожним шаблоном пов’язано книгу Excel, яка використовується, щоб перетворити дані процесу на блок-схему у Visio. Ви також можете взяти власний шаблон Excel, зіставити дані Excel із фігурами в майстрі "Створення схеми з даних" і автоматично створити схему. Навіть якщо згодом додати інші стовпці даних в Excel, вони перетворяться на дані фігури Visio.
Крім того, Visio підтримує двосторонню синхронізацію між схемою Visio та книгою Excel. Ви можете створити блок-схему, змінивши дані в Excel і оновивши схему у Visio, або внести зміни до схеми Visio, а потім на її основі оновити дані Excel.
Можливість використовувати шаблони Візуалізатора даних доступна лише з Visio (план 2). Якщо ви не знаєте, яку версію Visio використовуєте, виберіть файл > облікового запису > Про програму Visio. Докладні відомості про версію передплати Visio див. в статті Visio (план 2 ).
Якщо шаблони Візуалізатора даних не відображаються або у вас виникли інші питання стосовно початку роботи, відвідайте сторінку Візуалізатор даних: запитання й відповіді.
Примітка.: Щоб використовувати цю функцію, потрібно мати передплату на Microsoft 365. Якщо ви абонент Microsoft 365, переконайтеся, що маєте найновішу версію Office. Якщо ви ІТ-спеціаліст, який керує процесом оновлення Microsoft 365, перегляньте сторінку випусків каналів , щоб дізнатися, які оновлення надаються в кожному каналі.
У цій статті
Створення схеми Візуалізатора даних
Підготовка
Збирайте свої ідеї та розвивайте їх у чернетці на папері або за допомогою рукописного вводу. Ці накидані ідеї дадуть вам поштовх до роботи та спростять виконання наступних дій.
Щоб створити схему Візуалізатора даних, ви можете працювати одночасно в програмах Excel і Visio. Радимо працювати на пристрої з Windows у двох вікнах або навіть на різних моніторах. Маючи змогу візуально порівняти результати в Excel і Visio, ви нізащо не помилитеся.
Рекомендовано , щоб побачити його в дії.
Етап 1. Вибір шаблону Візуалізатора даних
-
Відкрийте програму Visio або виберіть Файл > Створити, якщо ви редагуєте схему.
-
Виберіть ШАБЛОНИ.
-
Виберіть Блок-схема.
-
Виберіть Проста блок-схема – Візуалізатор даних, функціональна блок-схема – Візуалізатор даних або Схема аудиту – Візуалізатор даних.
Шаблон Візуалізатора даних позначено піктограмою Excel у верхньому лівому куті.
Докладні відомості про блок-схеми та їхні фігури див. в статтях Створення простої блок-схеми та Створення функціональної блок-схеми.
Етап 2. Створення книги Excel
-
На попередньому перегляді шаблону виберіть Шаблон даних Excel.
Примітка. Щоб скористатися зразками шаблонів Excel, наведеними в цій статті для довідки, завантажте їх за посиланнями нижче.
-
Виберіть Файл > Зберегти, укажіть комп’ютер, мережевий сервер або бібліотеку документів SharePoint, введіть ім’я файлу та натисніть кнопку Зберегти.
-
Щоб додати новий аркуш, у нижній частині книги виберіть Новий аркуш
-
Створіть таблицю Excel. Докладні відомості про використання таблиць Excel див. в статті Огляд таблиць Excel, Створення або видалення таблиці Excel і Змінення розміру таблиці за допомогою додавання або видалення рядків і стовпців.
-
Додайте до таблиці стовпці й рядки для схеми Visio. Існують певні вимоги до заголовків і значень стовпців таблиці Excel. Як наочний посібник використовуйте розділ Взаємодія стовпців Excel із компонентами блок-схеми Visio.
Етап 3. Додавання інших даних фігури до таблиці Excel (необов’язково)
-
Розгляньте вкладку Карта процесу в шаблоні Excel. Стовпці в таблиці Excel синього й зеленого кольорів. Колір візуально відрізняє стовпці один від одного.
Сині стовпці використовуються, щоб створити блок-схему на схемі Visio. Усі стовпці також додаються як дані фігури.
-
Щоб додати інші дані фігури, додайте один або кілька стовпців до таблиці Excel.
Зелені стовпці позначають додаткові дані фігури, які можна додати до кожної фігури. Ви можете додати будь-яку кількість додаткових стовпців. За замовчуванням ці дані не відображаються на схемі, якщо не додати рисунки, пов'язаних із даними. Щоб переглянути дані фігури на схемі Visio, виберіть пункт Дані > вікні даних фігури. Докладні відомості про дані фігури та рисунки, пов'язані з даними, див. в статті Загальні відомості про додавання даних до фігур і рисунків, пов'язаних із даними.
Етап 4. Створення схеми Visio за допомогою майстра
-
Поверніться до програми Visio, на попередньому перегляді шаблону виберіть одиницю вимірювання та натисніть кнопку Створити.
-
На першій сторінці майстра Створення схеми з даних виконайте такі дії:
-
У розділі Яку схему потрібно створити на основі даних виберіть шаблон: Проста блок-схема, Функціональна блок-схема (горизонтальна) або Функціональна блок-схема (вертикальна).
-
У розділі Виберіть книгу Excel виберіть книгу зі списку нещодавно використаних книг або натисніть кнопку Огляд, щоб знайти книгу, створену на етапі 2.
-
У розділі Виберіть таблицю або спеціальний діапазон із книги виберіть таблицю, яка містить дані процесу Excel.
-
Натисніть кнопку Готово. Буде прийнято всі стандартні значення, заповнені програмою Visio на інших сторінках майстра.
-
У результаті в контейнері автоматично створиться схема. Додаткові сторінки Visio буде додано залежно від розміру блок-схеми.
Етап 5. Збереження схеми Visio
-
Виберіть Файл > Зберегти, знайдіть розташування, введіть ім’я файлу та натисніть кнопку Зберегти.
Радимо зберігати файли Excel і Visio в одному розташуванні, адже вони тісно пов’язані.
Етап 6. Синхронізація даних зі схемою
До схеми, створеної за допомогою Візуалізатора даних, можна внести зміни. Visio підтримує двонапрямлену синхронізацію між вихідними даними й схемою.
Порада Синхронізуйте та оновіть файли після того, як завершите роботу з ними. Змінивши дані Excel, оновіть схему, а змінивши вміст схеми, оновіть дані Excel.
Змінення даних в Excel і оновлення схеми
-
Внесіть зміни до вихідних даних у таблиці Excel. Ви можете додати, оновити або видалити рядки.
-
Збережіть книгу Excel.
-
У Visio клацніть контейнер схеми, щоб відобразити вкладку Знаряддя даних | Конструктор на стрічці, а потім натисніть кнопку Оновити схему.
Зміни, унесені в книзі Excel, відобразяться на схемі Visio. Зверніть увагу на таке:
-
Якщо до схеми внесено зміни, які може бути втрачено після оновлення, Visio відобразить діалогове вікно з повідомленням про конфлікт оновлення схеми.
-
Унаслідок оновлення зміни вносяться лише до фігур і зв’язків усередині контейнера.
-
При цьому зміни до формату фігур і сполучних ліній усередині контейнера зберігаються.
-
Зберігайте всі фігури схеми та сполучні лінії всередині контейнера. Будь-які інші об'єкти на сторінці, але за межами контейнера, не впливають. Докладні відомості про контейнери див. в статті Уточнення структури схем за допомогою контейнерів і списків.
Змінення вмісту на схемі й оновлення даних в Excel
-
Унесіть зміни до схеми Visio. Ви можете додати, оновити або видалити фігури та сполучні лінії.
-
Якщо книга Excel зберігається на настільному комп’ютері або файловому сервері в мережі, переконайтеся, що її збережено й закрито.
-
Клацніть контейнер схеми, щоб відкрити вкладку Знаряддя даних | Конструктор на стрічці, а потім натисніть кнопку Оновити вихідні дані.
Зміни, унесені до схеми Visio, відобразяться в книзі Excel. Якщо існує ризик втрати даних в Excel, Visio відобразить діалогове вікно з повідомленням про конфлікт оновлення вихідних даних. Щоб уникнути проблем, дотримуйтеся цих порад:
-
Перш ніж перезаписувати зміни, збережіть резервну копію даних Excel.
-
У книзі Excel використовуйте як джерело даних таблицю Excel, а не спеціальний діапазон. Коли ви виберете Перезаписати в діалоговому вікні оновлення вихідних даних, Visio перетворить спеціальний діапазон на таблицю Excel.
-
Не використовуйте формули в джерелі даних Excel. Коли ви виберете Перезаписати в діалоговому вікні оновлення вихідних даних, Visio перетворить формулу на її результат.
-
Ви створили схему, у якій стовпці даних зіставлено з функціями та етапами, вибравши в майстрі "Створення схеми з даних" таке: Зіставлення > Додаткові параметри > Зберегти порядок значень стовпців у даних, щоб створити > Функція або доріжка чи Етап або часова шкала. У такому разі у Visio знадобиться створити додатковий стовпець у даних, щоб відобразити зв’язок між фігурами. Він створиться, щойно ви виберете Перезаписати в діалоговому вікні оновлення вихідних даних.
-
Ви створили функціональну блок-схему з доріжками та етапами на основі послідовності значень даних в Excel. Ви створили схему, у якій стовпці даних зв’язані з етапами процесу та діями, вибравши в майстрі "Створення схеми з даних" таке: Зіставлення > Укажіть, як слід сполучити етапи процесу або дії > Сполучити послідовно. У такому разі у Visio знадобиться створити додатковий стовпець у даних, щоб відобразити зв’язок між фігурами. Якщо змінити послідовність доріжок або етапів на схемі, вона зміниться в джерелі даних. Коли ви виберете Перезаписати в діалоговому вікні оновлення вихідних даних, доріжки й етапи на схемі більше не відображатимуть послідовність даних у книзі Excel.
Етап 7. Налаштування взаємодії між таблицею Excel і схемою Visio (необов’язково)
Іноді може знадобитися налаштувати створення схем Візуалізатора даних. Наприклад, якщо потрібно використовувати різні фігури відповідно до стандартів вашої організації або зіставити інші імена стовпців у таблиці Excel.
-
Після того як ви натиснете кнопку Створити, щоб перейти до майстра Створення схеми з даних, і введете значення на першій сторінці (див. Етап 4), натисніть кнопку Далі або Назад, щоб відобразити кожну сторінку майстра.
-
Натисніть кнопку Довідка (?), щоб отримати докладні відомості про те, як налаштувати кожен параметр на сторінці. Докладні відомості див. в статті Використання майстра створення схеми з даних.
Взаємодія стовпців Excel із компонентами блок-схеми Visio
Щоб зрозуміти, як кожен стовпець Excel використовується для створення блок-схеми Visio, скористайтеся наведеним нижче покроком.
Зверніть увагу, що ряд "вкладки" ("ІДЕНТИФІКАТОР", "Опис", "Наступний ідентифікатор" тощо) використовуються нижче, щоб проілюструвати різні стовпці Excel таблиці. Клацніть назву вкладки, щоб відобразити ілюстрацію для цього стовпця.
Ідентифікатор етапу процесу Число, яке позначає кожну фігуру на блок-схемі. Цей стовпець обов’язковий, а кожне значення в таблиці Excel має бути унікальним і не може залишатися пустим. Це значення не відображається на блок-схемі.
Опис етапу процесу Текст, доданий до кожної фігури в блок-схемі.
Ідентифікатор наступного кроку Ідентифікатор етапу процесу наступної фігури в послідовності. Фігура розгалуження має два наступні кроки та представлена числами, розділеними комами, наприклад 4,5. Можна виконати більше двох наступних кроків.
Підпис сполучної лінії Для фігур розгалуження підписи сполучних ліній відображаються як текст, розділений крапками з комами, як-от "Так;Ні". У прикладі "Так" відповідає 4, а "Ні" – 5.
Тип фігури Тип фігури, яка має відображатися на схемі Visio, як-от Процес або Рішення. Майкрософт рекомендує перевіряти свій вибір за допомогою розкривних списків.
Функція та етап Функція (або доріжка) і етап (або часова шкала), до якого належить кожна фігура. Цей стовпець застосовується лише до функціональної блок-схеми та ігнорується схемою простої блок-схеми.
Створення схеми Візуалізатора даних за допомогою інших колекцій трафаретів
Крім використання шаблонів Візуалізатора даних, під час створення схеми Візуалізатора даних можна також використовувати колекції трафаретів з інших шаблонів. Наприклад, створіть схеми процесів для фінансових операцій або керування запасами. Є й інші трафарети, орієнтовані на процес, зокрема шаблони BPMN Basic і Work Flow Objects. Ви навіть можете додати настроювані фігури за допомогою колекції трафаретів Мої фігури . Докладні відомості див. в статті Створення, збереження та надання спільного доступу до настроюваних колекцій трафаретів.
-
Відкрийте схему Візуалізатора даних (просту або функціональну блок-схему), яку ви вже створили.
-
Натисніть кнопку Створити, щоб перейти до майстра Створення схеми з даних. Потім, ввівши значення на першій сторінці, натискайте кнопку Далі, доки в майстрі не відкриється сторінка для вибору фігур.
-
Додайте колекції трафаретів за допомогою параметра Додаткові фігури.
-
Виберіть будь-яку фігуру та перетягніть її, щоб зіставити зі значеннями даних у стовпці Тип фігури.
Створення та зв'язування з схемами підпроцесу
Наразі функція Візуалізатора даних не підтримує створення підпроекти з однієї таблиці Excel. Проте ви можете створити кілька схем, використовуючи різні таблиці в одному файлі Visio, а потім зв'язати фігури як альтернативне рішення.
-
У класичній програмі Visio виберіть шаблон Візуалізатора даних, а потім виберіть посилання на шаблон даних Excel , щоб відкрити Програму Excel. Потім натисніть кнопку Створити , щоб відкрити шаблон Візуалізатора даних Visio.
-
Використовуйте шаблон даних Excel, щоб створювати таблиці для процесів і підпроекти. Розташуйте таблицю для кожного підпроцесу на іншому аркуші, а потім збережіть файл Excel.
Наприклад, Аркуш 1: Основний процес, Аркуш 2: Підпроцес1, Аркуш 3: Підпроцес2.
-
Поверніться до класичної програми Visio та імпортуйте таблицю "Основний процес" до сторінки 1 полотна Visio за допомогою майстра.
-
Під полотном клацніть піктограму + , щоб створити сторінку 2. На вкладці Дані натисніть кнопку Створити , щоб знову запустити майстер імпорту. Виберіть імпорт даних із наступного аркуша книги Excel і виконайте дії, описані в майстрі.
-
Продовжуйте створювати нові сторінки у Visio та використовуйте майстер для кожної створеної таблиці даних підпроцесів.
-
Нарешті, виберіть сторінку з основною схемою процесу та клацніть правою кнопкою миші фігуру, щоб створити посилання на підпроцес. Виберіть Пункт Гіперпосилання та зв'яжіть його з будь-якою фігурою на одній зі схем підпроцесів.
Застосування графіки даних до схеми
Ви можете покращити свою схему, додавши графіку даних, яка допоможе наочно представити дані фігури на схемі. По суті, ви можете перетворити свою схему на приладну дошку процесу, де відомості про ключові показники ефективності (KPI) відображаються за допомогою спеціальних піктограм графічних даних, що ґрунтуються на даних фігур.
-
Відкрийте схему Візуалізатора даних.
Виберіть контейнер, для якого потрібно застосувати рисунки, пов’язані з даними.
-
Виберіть Дані > Поля рисунків, пов’язаних із даними.
-
Виберіть поля графічних даних, які потрібно додати до схеми.
Рисунки, пов’язані з даними, застосовуються до всієї схеми. Щоб приховати їх для певних фігур, не вказуйте для цих рядків значення в стовпці даних у книзі Excel.
-
За потреби можна встановити додаткові параметри на вкладці Дані . Докладні відомості див. в статті Загальні відомості про рисунки, пов’язані з даними.
Керування книгою Excel, зв'язаною зі схемою
Іноді може знадобитися повторно зв'язати або оновити пов'язану книгу Excel. Це можна легко зробити у Visio.
Повторне зв'язування книги Excel зі схемою Visio
Якщо книгу Excel, пов'язану зі схемою Візуалізатора даних, перейменовано або переміщено до іншого розташування, зв'язок між схемою Visio та книгою Excel буде пошкоджено. Ця проблема також може виникнути, якщо перейменувати таблицю Excel.
-
Виберіть контейнер для схеми Візуалізатора даних. Таким чином на стрічці з'явиться вкладка Знаряддя для даних – Конструктор .
-
Виберіть Конструктор засобів даних > Повторно зв'язати вихідні дані.
-
Перейдіть до перейменованої або переміщеної книги Excel.
-
Виберіть таблицю або настроюваний діапазон у книзі.
-
Щоб виправити недійсне посилання, натисніть кнопку Повторно зв'язати.
Під час спроби оновити схему або оновити вихідні дані, а зв'язок пошкоджено, Visio також запропонує повторно зв'язати.
Увага! Не змінюйте імена стовпців у таблиці Excel, зв'язаній зі схемою. В іншому разі операцію повторного зв'язування не вдасться зв'язати.
Відкриття книги Excel, зв'язаної зі схемою
Зв'язаний вміст у програмі Excel можна змінити безпосередньо з програми Visio. Наприклад, можна додати багато вмісту та спростити редагування даних в електронній таблиці.
-
У Visio виберіть контейнер для схеми Візуалізатора даних. Таким чином на стрічці з'явиться вкладка Знаряддя для даних – Конструктор .
-
Виберіть Знаряддя даних – Конструктор > Дані з відкритим кодом.
-
Внесіть зміни в Excel, а потім збережіть і закрийте книгу.
-
Щоб переглянути зміни в схемі, виберіть Конструктор засобів даних > Оновити схему.
Подальші дії
Нижче наведено кілька завдань, які вам може знадобитися виконати, коли ви створите схему Візуалізатора даних.
-
Теми Тема у програмі Visio – це набір кольорів і ефектів, які можна застосувати до креслення одним клацанням миші. Теми – це швидкий і зручний спосіб надати кресленню нового та професійного вигляду. Докладні відомості див. в статті Застосування професійного вигляду до креслень за допомогою тем.
-
Макет У програмі Visio передбачено багато різних підказок і автоматичних інструментів, які дають змогу перевірити вирівнювання та інтервали фігур на схемі, щоб ваше креслення було чітким і добре впорядкованим. Докладні відомості див. в статті Вирівнювання й розташування фігур на схемі.
-
<c0>Експорт</c0>. Експортуйте схему Візуалізатора даних і пов’язану книгу Excel до пакета шаблонів Visio (VTPX), де зберігаються параметри схем, колекції трафаретів і дані, які інші користувачі можуть взяти за основу для власної схеми Візуалізатора даних. Інші користувачі можуть інсталювати пакет шаблонів на своїх комп’ютерах. Докладні відомості див. в статті Експорт та інсталяція пакета шаблонів Візуалізатора даних.
