Створення простого вибіркового запиту

Переваги запиту

Запит дає змогу:

• Переглядайте дані лише з полів, які потрібно переглянути. Коли ви відкриваєте таблицю, відображаються всі поля. Запит – це зручний спосіб зберегти вибрані поля.

  Примітка.: Запит лише вказує на дані, але не зберігає їх. Коли ви зберігаєте запит, копія даних не створюється.

• Об’єднувати дані з кількох джерел. Зазвичай таблиця відображає лише ті дані, які в ній збережено. Запит дає змогу вказати та вибирати поля з різних джерел, а також спосіб об’єднання даних.

• Використовувати вирази як поля. Наприклад, можна використати функцію Date як поле або застосувати функцію Format до певного поля, щоб відформатувати дані з нього в результатах запиту.

• Перегляд записів, які відповідають указаним умовам. Коли ви відкриваєте таблицю, відображаються всі записи. Запит – це зручний спосіб зберегти вибір записів.

Основні кроки для створення вибіркового запиту

Вибірковий запит можна створити за допомогою майстра запитів або в режимі конструктора. Деякі елементи конструктора недоступні під час використання майстра, але їх можна додати пізніше в режимі конструктора. Хоча ці два методи дещо відрізняються один від одного, основні кроки по суті однакові:

1. Вибір таблиць або запитів, які потрібно використовувати як джерела даних.

2. Визначення полів, які потрібно додати з джерел даних.

3. Визначення критеріїв для обмеження записів, які повертає запит (необов’язково).

Після створення вибіркового запиту виконайте його та перегляньте результати. Щоб виконати вибірковий запит, потрібно відкрити його у вікні табличного подання даних. Якщо зберегти запит, його можна використовувати повторно, наприклад, як джерело даних для форми, звіту або іншого запиту.

Підготовка

Якщо ви використовуєте поля з непов’язаних між собою джерел даних, майстер запитає, чи потрібно створити зв’язки. Вікно "Зв’язки" відкриється автоматично, але якщо ви зміните зв’язки, потрібно буде перезапустити майстер. Тому перш ніж запускати майстер, створіть усі потрібні для запиту зв’язки.

Докладні відомості про це див. в статті Посібник зі зв’язків між таблицями.

Використання майстра запитів

1. На вкладці Створення в групі Запити натисніть кнопку Майстер запитів. 

   

2. У діалоговому вікні Новий запит виберіть Майстер простих запитів і натисніть кнопку OK.

3. Тепер потрібно додати поля. Можна додати до 255 полів із 32 таблиць або запитів.

   Для кожного поля виконайте ці два кроки:

   1. У розділі Таблиці та запити виберіть таблицю або запит із потрібним полем.

   2. Щоб додати поле до списку Вибрані поля, двічі клацніть його в списку Доступні поля. Якщо потрібно додати до запиту всі поля, натисніть кнопку з подвійною стрілкою вправо (>>).

   3. Додавши всі потрібні поля, натисніть кнопку Далі.

      

4. Якщо ви не додавали числових полів (полів, які містять числові дані), одразу перейдіть до кроку 9. Якщо числові поля додано, майстер запитає, у якому вигляді запит має повертати дані: докладному або зведеному.

   Виконайте одну з таких дій:

   1. Якщо потрібні окремі записи, виберіть Докладно та натисніть кнопку Далі. Одразу перейдіть до кроку 9.

   2. Якщо потрібні зведені числові дані, зокрема середні значення, виберіть Зведення та натисніть кнопку Параметри зведення.

      

5. У діалоговому вікні Параметри зведення виберіть поля, які потрібно підсумувати, та спосіб зведення даних. Буде відображено лише числові поля.

   Для кожного числового поля виберіть одну з наведених нижче функцій.

   1. Сум:    запит обчислює суму всіх значень поля.

   2. Срдн:    запит обчислює середнє значення поля.

   3. Міні:    запит повертає найменше значення поля.

   4. Макс:    запит повертає найбільше значення поля.

   

6. Якщо потрібно, щоб результати запиту включали кількість записів у джерелі даних, установіть прапорець Кількість записів в <ім’я джерела даних>.

7. Натисніть кнопку OK, щоб закрити діалогове вікно Параметри зведення.

8. Якщо ви не додавали до запиту поле дати й часу, одразу перейдіть до кроку 9. Якщо ж запит містить поле дати й часу, майстер запитає, як потрібно згрупувати значення дат. Припустімо, ви додали до запиту числове поле "Ціна" та поле дати й часу "Час_транзакції", а потім указали в діалоговому вікні Параметри зведення, що потрібно відобразити середнє значення числового поля "Ціна". Завдяки тому, що додано поле дати й часу, ви можете обчислити зведені значення для окремих проміжків часу: дня, місяця, кварталу або року.

   

   Виберіть проміжок часу, який потрібно використовувати для групування значень дати й часу, та натисніть кнопку Далі.

   Примітка.: У поданні конструктора можна скористатися виразом для групування дат за будь-який проміжок часу, але майстер пропонує лише ці варіанти.

9. На останній сторінці майстра введіть назву запиту та вкажіть, що потрібно зробити: відкрити запит чи змінити його. Потім натисніть кнопку Готово.

   Якщо вибрати відкриття запиту, вибрані дані буде відображено у вікні табличного подання даних. Якщо ви виберете змінення запиту, він відкриється в поданні конструктора.

На початок сторінки

Автоматичне об’єднання

Коли ви додаєте джерела даних, між якими вже визначено зв’язки, ці зв’язки автоматично додаються до запиту як об'єднання. Об’єднання визначають спосіб поєднання даних із пов’язаних джерел. Крім того, Access автоматично створює об’єднання між двома таблицями, якщо вони містять поля із сумісними типами даних, а одне поле є первинним ключем.

Можливо, знадобиться настроїти автоматично створені об’єднання. Access визначає тип об’єднання, що створюється, на основі зв’язку, який лежить в його основі. Якщо Access створює об’єднання без визначеного зв’язку, буде створено внутрішнє об’єднання.

Якщо після додавання джерел даних Access автоматично створить правильні об’єднання, одразу перейдіть до кроку 3: додавання полів виводу.

Багаторазове використання джерела даних

У деяких випадках потрібно об'єднати дві копії однієї таблиці або запиту, які називаються рефлексивне з'єднання, які об'єднують записи з однієї таблиці, коли в об'єднуваних полях є однакові значення. Наприклад, припустімо, що у вас є таблиця "Працівники", у якій поле "Звітувати" для кожного запису працівника відображає ідентифікатор його керівника замість імені. Щоб натомість відобразити ім'я керівника в записі кожного працівника, можна скористатися самооб'єднанням.

Якщо додати джерело даних вдруге, Access долучить "_1" до імені другого екземпляра. Наприклад, якщо ви двічі додали таблицю "Працівники", другий екземпляр матиме ім’я "Працівники_1".

Додавання об’єднання

• Щоб додати об’єднання, перетягніть поле з одного джерела даних до відповідного поля в іншому джерелі.

  Access відобразить лінію між двома полями, щоб показати, що об’єднання створено.

  

Змінення об’єднання

1. Двічі клацніть об’єднання, яке потрібно змінити.

   Відкриється діалогове вікно Параметри об’єднання.

   

2. Ознайомтеся з трьома параметрами в діалоговому вікні Параметри об’єднання.

3. Виберіть параметр, який ви хочете використовувати, і натисніть кнопку OK.

Коли об’єднання будуть готові, слід додати поля виводу, тобто поля, які містять результати запиту.

Використання виразу як поля виводу

Якщо потрібно виконати обчислення або використати функцію для отримання результатів запиту, можна використати вираз як поле виводу. Вираз може використовувати дані з будь-якого джерела даних запиту, а також функції, такі як Format або InStr, а також може містити константи та арифметичні оператори.

1. У пустому стовпці бланка запиту клацніть правою кнопкою миші в рядку Поле та в контекстному меню виберіть Масштаб.

2. У вікні Масштаб введіть або вставте потрібний вираз. Перед виразом укажіть ім’я, яке буде застосовано до його результату, а потім двокрапку. Наприклад, якщо потрібно назвати результати виразу "Дата_останнього_оновлення", слід вказати перед виразом Дата_останнього_оновлення:.

   Примітка.: За допомогою виразів можна виконувати різноманітні дії. Ґрунтовне пояснення виразів виходить за рамки цієї статті. Докладні відомості про створення виразу див. в статті Створення виразу.

Установлення критеріїв для поля виводу

1. У рядку бланка Критерії для поля, що містить значення, які потрібно обмежити, введіть вираз, якому мають відповідати значення, що включаються до результатів. Наприклад, якщо потрібно, щоб у результатах запиту відображалися лише записи, які в полі "Місто" мають значення "Вінниця", введіть у рядку Критерії під цим полем значення Вінниця.

   Приклади використання критеріїв для різних типів даних див. в статті Приклади критеріїв запиту.

2. У рядку Або, розташованому під рядком Критерії, за потреби укажіть альтернативні критерії.

   За наявності альтернативних критеріїв значення поля буде включено до результатів запиту, якщо воно відповідає будь-якому з указаних критеріїв.

Критерії для кількох полів

Критерії можна використовувати з кількома полями. При цьому запис буде додано до результатів, якщо він відповідає всім критеріям у певному рядку Критерії чи Або.

Установлення критеріїв для поля, яке не потрібно включати до результатів

Ви можете додати до бланка запиту поле, дані якого не буде включено до результатів запиту. Це можна зробити, якщо значення цього поля використовуються для обмеження результатів запиту, але самі ці значення відображати не потрібно.

1. Додайте поле до бланка.

2. Зніміть для поля прапорець у рядку Відображення.

3. Установіть критерії так само, як ви би це зробили для поля виводу.