У цій статті описано основний процес запуску Access та створення бази даних, яка використовуватиметься на настільних комп'ютерах, а не в Інтернеті. З неї ви дізнаєтеся, як створити базу даних для настільних комп’ютерів на основі шаблону або з нуля з власними таблицями, формами, звітами й іншими об’єктами. Крім того, розглядаються способи імпорту наявних даних у нову базу даних.
У цій статті
Огляд
Коли ви вперше запускаєте Access або закриваєте базу даних, не закриваючи Access, відображається подання Microsoft Office Backstage.
Подання Backstage – це відправна точка, з якої можна створити нову базу даних, відкрити наявну базу даних, переглянути рекомендований вміст із Office.com – усе, що можна зробити в Access для файлу бази даних або за межами бази даних, а не в базі даних.
Створення бази даних
Коли ви відкриєте Access, у поданні Backstage з’явиться вкладка Створити. На вкладці Створити доступні перелічені нижче команди для створення бази даних.
-
Пуста база даних. Створити базу даних можна з нуля. Це зручно, якщо ви маєте специфічні вимоги до структури бази даних або коли наявні дані потрібно розмістити в базі даних чи вбудувати їх у неї.
-
Шаблон, який інсталюється разом з Access. Скористайтеся шаблоном, щоб дати гарний початок новому проекту. Access постачається з кількома стандартними шаблонами.
-
Шаблон із Office.com Крім стандартних шаблонів Access, на порталі Office.com можна знайти чимало інших шаблонів. Щоб скористатися ними, не потрібно відкривати браузер, оскільки вони вже доступні на вкладці Створити.
Наповнення бази даних
До бази даних можна додавати поля, таблиці та частини програм.
Частини програми – це функція, яка дає змогу використовувати кілька пов’язаних об’єктів бази даних як один об’єкт. Наприклад, частина програми може складатися з таблиці й форми, створеної на основі на таблиці. За допомогою частини програми до бази даних можна одночасно додати таблицю й форму.
Крім того, ви можете створювати запити, форми, звіти й макроси – усі типові об’єкти бази даних.
Створення бази даних на основі шаблону
До складу Access входять різноманітні шаблони, які можна використовувати без змін або брати за основу. Шаблон – це готова база даних з усіма таблицями, запитами, формами, макросами та звітами, необхідними для виконання певного завдання. Наприклад, є шаблони, призначені для відстеження питань, керування контактами або обліку витрат. Деякі шаблони містять зразки записів, що вказують на їхнє призначення.
Якщо один із цих шаблонів відповідає вашим потребам, використовуйте його, як правило, найшвидший спосіб почати роботу з базою даних. Однак, якщо у вас є дані в іншій програмі, яку потрібно імпортувати до Access, краще створити базу даних, не використовуючи шаблон. Шаблони вже визначено в структурі даних, і для адаптації наявних даних до структури шаблону може знадобитися багато роботи.
-
Якщо базу даних відкрито, на вкладці Файл виберіть команду Закрити. У поданні Backstage з’явиться вкладка Створити.
-
На вкладці Створити доступні кілька наборів шаблонів, деякі з яких вбудовано в Access. Додаткові шаблони можна завантажити з Office.com. Докладні відомості див. в наступному розділі цієї статті.
-
Виберіть потрібний шаблон.
-
Access запропонує ім'я файлу бази даних у полі Ім'я файлу . За потреби можна змінити ім'я файлу. Щоб зберегти базу даних в іншій папці, розташованій під полем імені файлу, натисніть кнопку
-
Натисніть кнопку Створити.
Access створить базу даних на основі вибраного шаблону, а потім відкриє її. Для багатьох шаблонів відображається форма, у якій можна почати вводити дані. Якщо шаблон містить зразки даних, можна видалити кожен запис, клацнувши селектор записів (затемнене поле або панель ліворуч від запису), а потім виконайте такі дії:
на вкладці Основне в групі Записи натисніть кнопку Видалити.
-
Щоб додати дані, клацніть першу пусту клітинку у формі й почніть вводити їх. Щоб перейти до інших потрібних форм або звітів, використовуйте область переходів. Для деяких шаблонів передбачено форму навігації, за допомогою якої можна переходити між різними об’єктами бази даних.
Докладні відомості про роботу з шаблонами див. в статті Створення настільної бази даних Access на основі шаблону.
Створення бази даних без використання шаблону
Якщо ви не бажаєте застосовувати шаблон, можете створити базу даних на основі власних таблиць, форм, звітів та інших об’єктів. Зазвичай для цього потрібно виконати принаймні одну з таких дій:
-
ввести, вставити або імпортувати дані до таблиці, створеної під час створення бази даних, і повторити цю процедуру для таблиць, що створюються за допомогою кнопки Таблиця на вкладці Створення;
-
імпортувати дані з інших джерел, одночасно створюючи нові таблиці.
Створення пустої бази даних
-
На вкладці Файл виберіть команду Створити й клацніть плитку Пуста база даних.
-
У поле Ім’я файлу введіть ім’я файлу. Щоб змінити розташування файлу за замовчуванням, натисніть кнопку Огляд розташування, щоб розмістити
-
Натисніть кнопку Створити.
Access створить базу даних із пустою таблицею "Таблиця1", яку потім відкриє у вікні табличного подання даних. Курсор установиться в першій пустій клітинці стовпця Клацніть, щоб додати.
-
Щоб додати дані, почніть вводити їх або вставте їх з іншого джерела (див. розділ Копіювання даних до таблиці Access з іншого джерела).
Введення даних у поданні таблиці імітує роботу з аркушем Excel. Структура таблиці створюється під час введення даних. Щоразу під час додавання стовпця до даних у табличному поданні в таблиці визначається нове поле. Access автоматично встановлює тип даних кожного поля на основі введених даних.
Якщо зараз не потрібно вводити дані в таблицю "Таблиця1", натисніть кнопку Закрити 
Порада.: Access виконає пошук файлу з іменем Blank.accdb в папці [диск інсталяції]:\Program Files\Microsoft Office\Templates\1033\Access\. Якщо вона існує, Blank.accdb – це шаблон для всіх нових пустих баз даних. Усі нові пусті бази даних успадковуватимуть вміст цього файлу. Це чудовий спосіб розповсюджувати стандартний вміст, наприклад номери компонентів або заяви про відмову від відповідальності й політики компанії.
Увага!: Якщо закрити незбережену таблицю "Таблиця1", Access видалить її, навіть якщо вона містить дані.
Додавання таблиці
Додавати таблиці до наявної бази даних можна за допомогою команд групи Таблиці на вкладці Створити.
Створення таблиці, починаючи з вікна табличного подання даних У вікні табличного подання даних можна відразу вводити дані та дозволяти програмі Access створювати структуру таблиць у фоновому режимі. Імена полів призначаються чисельно (Поле1, Поле2 тощо), і Access автоматично встановлює тип даних кожного поля на основі введених даних.
-
На вкладці Створення в групі Таблиці натисніть кнопку Таблиця.
Access створить таблицю й виділить першу пусту клітинку в стовпці Клацніть, щоб додати.
-
На вкладці Поля таблиці в групі Додати & Видалити виберіть тип поля, яке потрібно додати. Якщо потрібний тип не відображається, натисніть кнопку Інші поля
-
В Access відкриється список типів полів, що часто використовуються. Виберіть потрібний тип поля, і Access додасть до таблиці нове поле в місці вставлення.
Поле можна перемістити перетягуванням. Під час перетягування поля в подані таблиці з’являється вертикальна смуга вставлення, яка вказує на розташування поля.
-
Щоб додати дані, введіть їх у першу пусту клітинку або вставте з іншого джерела (див. розділ Копіювання даних до таблиці Access з іншого джерела).
-
Щоб перейменувати стовпець (поле), двічі клацніть його заголовок і введіть нове ім’я.
Надавайте полям значущі імена, щоб під час перегляду області Список полів було зрозуміло, які дані містить кожне з них.
-
Щоб перемістити стовпець, виберіть його заголовок клацанням, а потім перетягніть у потрібне місце. Крім того, можна виділити кілька суміжних стовпців і перетягнути їх одночасно. Для цього клацніть заголовок першого стовпця, а потім, утримуючи натиснутою клавішу Shift, – заголовок останнього.
Створення таблиці в режимі конструктора. У режимі конструктора спочатку потрібно створити структуру таблиці. Потім можна перейти в подання таблиці та ввести дані або додати їх іншим способом, наприклад вставити з буфера обміну або імпортувати.
-
На вкладці Створити в групі Таблиці натисніть кнопку Конструктор таблиць.
-
Для кожного поля в таблиці введіть ім’я в стовпець Ім’я поля, а потім зі списку Тип даних виберіть потрібний тип даних.
-
За потреби можна ввести опис кожного поля в стовпець Опис. Цей опис відображатиметься в рядку стану, якщо встановити курсор у цьому полі в поданні таблиці. Він також відображається в рядку стану для елементів керування у формі або звіті, що створюються перетягуванням цього поля з області Список полів, і будь-яких елементів керування, що створюються для цього поля під час роботи майстра звітів або майстра форм.
-
Додавши всі потрібні поля, збережіть таблицю:
-
на вкладці Файл виберіть команду Зберегти.
-
-
Ви можете почати вводити дані в таблиці в будь-який час, перейшовши до вікна табличного подання даних і клацнувши першу пусту клітинку. Також можна вставити дані з іншого джерела, як описано в розділі Копіювання даних з іншого джерела до таблиці Access.
Установлення властивостей поля в режимі конструктора. Хай яким способом ви створите таблицю, радимо перевірити й задати властивості поля. Деякі властивості доступні у вікні табличного подання даних, інші ж можна задати лише в режимі конструктора. Щоб перейти в режим конструктора, клацніть правою кнопкою миші таблицю в області переходів і виберіть команду Конструктор. Щоб переглянути властивості поля, клацніть поле в бланку. Властивості відображаються під бланком в області Властивості поля.
Клацніть властивість поля, щоб переглянути її опис праворуч від списку властивостей в області Властивості поля. Щоб дізнатися більше, натисніть кнопку "Довідка".
У таблиці нижче описано деякі властивості поля, які найчастіше змінюють.
|
Властивість |
Опис |
|---|---|
|
Розмір поля |
Для текстових полів ця властивість установлює максимальну кількість символів, які можна зберігати в полі. Максимальна кількість – 255 символів. Для числових полів ця властивість установлює тип числа, яке зберігатиметься (довге ціле число, подвійне значення тощо). Щоб оптимізувати зберігання даних, радимо виділяти для них найменший необхідний простір. За потреби ви зможете змінити це значення. |
|
Формат |
Ця властивість визначає формат відображення даних. Вона не впливає на фактичні дані, які зберігаються в цьому полі. Можна вибрати попередньо визначений або задати спеціальний формат. |
|
Маска вводу |
За допомогою цієї властивості можна задати шаблон для даних у цьому полі. Так ви забезпечите введення тільки правильних даних потрібної довжини. Щоб отримати довідку про створення маски вводу, натисніть кнопку |
|
Значення за промовчанням |
За допомогою цієї властивості можна задати стандартне значення, яке відображатиметься в цьому полі щоразу під час додавання нового запису. Наприклад, для поля "Дата й час", у якому потрібно фіксувати дату додавання кожного запису, можна вказати стандартне значення "Date ()" (без лапок). |
|
Обов’язково |
Це властивість указує, чи обов’язково вводити значення цього поля. Якщо для неї встановлено значення Так, вам не вдасться додати новий запис в Access, якщо поле не містить значення. |
Копіювання даних до таблиці Access з іншого джерела
Якщо дані зберігаються в іншій програмі, наприклад Excel, їх можна скопіювати та вставити в таблицю Access. Це зручно, якщо дані вже розділено на стовпці, як у таблиці Excel. Якщо дані зберігаються в текстовому редакторі, радимо розділити стовпці даних за допомогою табуляції або перетворити дані на таблицю, перш ніж копіювати їх. Якщо потрібно змінити дані або виконати інші дії (наприклад, розділити повне ім’я на ім’я та прізвище), варто зробити це перед копіюванням даних, особливо якщо ви раніше не працювали з Access.
Під час вставлення даних у пусту таблицю Access задає тип даних для кожного поля на основі його даних. Наприклад, якщо поле містить лише значення дати, для нього Access установить тип даних "Дата й час". Якщо ж поле містить лише слово "Так" або "Ні", Access вибере тип даних "Так/Ні".
В Access поля отримують імена на основі інформації, що міститься в першому рядку вставлених даних. Якщо дані в першому рядку не відрізняються від даних у наступних рядках, Access визначить цей рядок як частину даних і надасть полям загальні імена (F1, F2 тощо). Якщо перший рядок вставлених даних відрізняється від наступних, Access визначить, що він містить лише імена полів. Access надасть їм відповідні імена, виключивши перший рядок із даних.
Якщо в Access поля іменуються автоматично, радимо перейменовувати їх, щоб уникнути плутанини. Для цього виконайте такі дії:
-
Натисніть клавіші Ctrl+S, щоб зберегти таблицю.
-
У вікні табличного подання даних двічі клацніть заголовок кожного стовпця та введіть для нього описову назву поля.
-
Знову збережіть таблицю.
Примітка.: Крім того, перейменовувати поля можна в режимі конструктора. Щоб перейти в режим конструктора, клацніть правою кнопкою миші таблицю в області переходів і виберіть команду Конструктор. Щоб повернутися в подання таблиці, двічі клацніть таблицю в області переходів.
Імпорт даних з іншого джерела, додавання їх або зв’язування з ними
В Access ви можете імпортувати дані з іншої програми та долучити їх до нової або наявної таблиці. Крім того, в Access можна спільно працювати з даними користувачів, які вони зберігають в інших програмах, установивши зв’язок із цими даними. В обох випадках ви зможете працювати в Access із даними з інших джерел. Імпортувати дані можна з аркуша Excel, таблиці іншої бази даних Access, списку SharePoint або цілої низки інших джерел. Процедура імпорту для різних джерел може дещо відрізнятися, проте вона завжди починається з наведених нижче дій.
-
В Access на вкладці Зовнішні дані в групі Імпорт & Посилання натисніть кнопку Створити джерело даних, а потім виберіть команду для типу файлу, який імпортується.
Наприклад, якщо ви імпортуєте дані з аркуша Excel, натисніть кнопку Створити джерело даних > з файлу > Excel.
Примітка.: Якщо не вдається знайти потрібний тип формату в групі Імпорт і зв’язування, може знадобитися запустити програму, у якій створено ці дані, а потім зберегти в ній дані у файлі загального формату (як-от текстовий файл із роздільниками), перш ніж імпортувати їх до Access.
-
У діалоговому вікні Зовнішні дані натисніть кнопку Огляд, щоб знайти файл вихідних даних, або введіть у поле Ім’я файлу повний шлях до файлу вихідних даних.
-
Виберіть потрібний параметр у розділі Укажіть спосіб і розташування для збереження даних у поточній базі даних (ви можете імпортувати дані з будь-якої програми, проте додавати дані або встановлювати з ними зв’язок можна тільки з певних програм). Ви можете створити таблицю з імпортованими даними або додати дані (з певної програми) до наявної таблиці чи створити пов’язану таблицю, що містить посилання на дані вихідної програми.
-
Якщо запущено майстер, дотримуйтеся вказівок на екрані. На останній сторінці майстра натисніть кнопку Готово.
Під час імпорту об’єктів або зв’язування таблиць із бази даних Access відкривається діалогове вікно Імпортувати об’єкти або Зв’язок із таблицями. Виберіть потрібні елементи й натисніть кнопку OK.
Точна послідовність дій залежить від обраного способу обробки даних: імпорт, додавання або зв’язування.
-
Access запропонує зберегти відомості про щойно завершену операцію імпорту. Якщо ви плануєте згодом повторити її, установіть прапорець Зберегти етапи імпортування та введіть докладні відомості. Потім можна легко повторити операцію в майбутньому, натиснувши кнопку Збережені операції імпорту
Якщо ви виберете імпорт таблиці, Access перенесе дані до нової таблиці, яку відобразить у групі Таблиці в області переходів. Якщо ви виберете додавання даних до наявної таблиці, до неї буде додано потрібні дані. Якщо ви виберете зв’язування даних, Access створить зв’язану таблицю та відобразить її в групі Таблиці в області переходів.
Додавання частини програми
За допомогою частин програм можна розширювати можливості наявних баз даних. Частина програми може бути представлена окремою таблицею або включати в себе кілька пов’язаних об’єктів, як-от таблиці та зв’язані форми.
Наприклад, частина програми "Примітки" складається з таблиці з полем ідентифікатора, що має тип "Автонумерація", полем дати та полем Memo. Цю частину програми можна додати до будь-якої бази даних і використовувати зовсім або майже без змін.
-
Відкрийте базу даних, до якої потрібно додати частину програми.
-
Перейдіть на вкладку Створення.
-
У групі Шаблони натисніть кнопку Частини програми. З’явиться список доступних частин.
-
Виберіть частину програми, яку потрібно додати.
Відкриття наявної бази даних Access
-
На вкладці Файл виберіть команду Відкрити.
-
У вікні Відкрити знайдіть базу даних, яку потрібно відкрити.
-
Виконайте одну з таких дій:
-
Двічі клацніть базу даних, щоб відкрити її в стандартному режимі, указаному в діалоговому вікні Параметри Access або встановленому адміністративною політикою.
-
Натисніть кнопку Відкрити, щоб відкрити базу даних для загального доступу в багатокористувацькому середовищі, дозволивши собі та іншим користувачам читати її й записувати в неї.
-
Клацніть стрілку поруч із кнопкою Відкрити, а потім виберіть команду Відкрити для читання, щоб відкрити базу даних тільки для читання, тобто для перегляду без можливості внесення змін. При цьому інші користувачі зможуть і надалі читати базу даних і записувати в неї.
-
Клацніть стрілку поруч із кнопкою Відкрити й виберіть команду Монопольний доступ, щоб відкрити базу даних у монопольному режимі. У такому разі, коли її спробує відкрити інший користувач, відобразиться повідомлення "Файл уже використовується".
-
Клацніть стрілку поруч із кнопкою Відкрити й виберіть пункт Монопольно для читання, щоб відкрити базу даних тільки для читання. База даних буде доступна для всіх користувачів тільки для читання.
-
Примітка.: Ви можете відкривати файли даних зовнішніх форматів, наприклад dBASE, Microsoft Exchange або Excel. Крім того, відкрити можна будь-яке джерело даних ODBC, як-от Microsoft SQL Server. Access автоматично створює нову базу даних Access в одній папці з файлом даних і додає посилання на всі таблиці зовнішньої бази даних.
Поради
-
Щоб відкрити одну з нещодавно використаних баз даних, на вкладці Файл виберіть команду Останні й клацніть ім’я файлу потрібної бази даних. Access відкриє базу даних, використовуючи параметри, які застосовувалися під час її останнього відкриття. Якщо список нещодавно використаних файлів не відображається, на вкладці Файл виберіть команду Параметри. У діалоговому вікні Параметри Access перейдіть на вкладку Параметри клієнта. У розділі Відображення введіть кількість документів, які потрібно відобразити в списку "Останні документи" (не більше 50).
Крім того, відобразити список нещодавно використаних баз даних в області переходів подання Backstage можна двома клацаннями миші: перейдіть на вкладку Файл і виберіть потрібну базу даних. Унизу вкладки Останні встановіть прапорець Швидкий доступ до цієї кількості останніх баз даних: і вкажіть кількість баз даних, які потрібно відображати.
-
Під час відкриття бази даних за допомогою команди Відкрити на вкладці Файл можна переглянути список ярликів нещодавно відкритих баз даних, вибравши папку Мої останні документи в діалоговому вікні Відкрити.
