Ви можете визнати це: ви використовуєте електронну таблицю Microsoft Excel для керування проектами, і насправді не бачите вагомих причин для змінення. Ти не один.
Спокусливо запускати план проекту в програмі Excel, оскільки він допомагає швидко перелічити всі проекти, упорядкувати їх, як потрібно, і навіть створити щось на кшталт подання "Діаграма Ганта". Але електронна таблиця не вистачає, коли йдеться про обчислення змін у проекті.
Коли ви переходите між кількома проектами, перерваними розкладами та спільними ресурсами, обслуговування розкладу в електронній таблиці стає непереборним завданням. Завдяки динамічному обробнику планування, інструментам керування ресурсами та підтримці ефективної комунікації програма Microsoft Project допоможе вам залишатися в курсі.
У цій статті
Скористайтеся перевагами керування корпоративними ресурсами
Що відбувається, якщо одному ресурсу призначено кільком проектам за допомогою електронних таблиць? Керувати ресурсами за межами плану проекту потрібно вручну або за допомогою сторонньої програми. Ресурси часто випадково перенавантажуються, і ви можете витратити багато часу, намагаючись перепланувати роботу.
За допомогою сервера Microsoft Project Server всі проекти у вашій організації можна креслити з центральної корпоративної пул ресурсів. Завдяки цьому керівники проектів можуть швидко переглянути доступність ресурсу, перш ніж призначати цей ресурс завданню.
Дозволити програмі Project обчислювати ефект змін дати
Припустімо, ви відстежували проект в електронній таблиці. Цей проект має завдання, яке не може початися, доки інший проект не виготовить певну кінцеві результати. Ці кінцеві результати заплановано на 18 червня. Зараз 25 червня, і ви все ще чекаєте на це. Скільки часу триватиме оновлення електронної таблиці новою датою для завдання, яке залежить від кінцевих результатів? Може бути, недовго, якщо завдання ближче до кінця проекту, але що робити, якщо воно близьке до початку? А що робити, якщо проект містить понад 50 завдань? Понад 100 завдань?
Програма Project допоможе швидко змінити графік проекту та призначення ресурсів за допомогою динамічного обробника планування. Вона обробляє зміну дати та плавно впливає на всі залежності, кінцеві результати та призначення ресурсів. Програма Project не лише автоматично переобчислює розклад, але й виділяє змінені дати, щоб швидко побачити ефект кожної зміни розкладу.
Використання гнучких методів звітування
Ви маєте імпровізовану нараду з керівником за десять хвилин, щоб обговорити стан проекту. Ви хочете повідомити про перебіг виконання проекту, але в такому короткому повідомленні найкраще, що можна зробити, – надрукувати електронну таблицю та сподіватися, що всі дані будуть точні. Ви хотіли б надати керівнику більш надійний звіт про проект, але це просто неможливо в такому короткому повідомленні, коли ви використовуєте електронну таблицю.
Програма Project дає змогу швидко створити візуальний звіт із шаблоном, який експортує дані до зведеної схеми в Microsoft Visio Professional. Ви можете вибрати поля, які потрібно виділити у звіті, зокрема будь-які настроювані поля, налаштовані для проекту, і представити чистий стислий звіт для наради з керівництвом.
Інтеграція з Excel
Експортуючи дані проекту до програми Excel, можна й надалі використовувати його потужні функції для роботи з електронними таблицями, даючи змогу відстежувати графік і ресурси проекту. Також можна імпортувати або вбудовувати дані Excel у план проекту.
