Один із найважливіших аспектів у ролі менеджера проектів – контролювати призначення для кожного ресурсу, щоб ефективно балансувати їхнє навантаження. Деякі ресурси можуть бути перенавантажені, а інші – з неповним навантаженням. Ви можете перевірити ефективність використання ресурсів у проекті та визначити, чи потрібно внести які-небудь зміни, переглянувши навантаження й доступність ресурсів у Microsoft Project.
У цьому розділі
Перевірка навантаження ресурсів у поданні "Використання ресурсів"
-
На вкладці Завдання або Ресурс у розкривному меню Подання виберіть Використання ресурсів.
-
Перегляньте імена ресурсів і призначені їм завдання в табличній частині подання "Використання ресурсів".
-
Перейдіть до частини подання з часовою смугою, щоб переглянути, яким чином виділяється робота за вибраний період часу.
У багатьох поданнях ресурсів, зокрема в поданні "Використання ресурсів", перенавантажені ресурси позначаються червоним кольором. Перенавантаження трапляється щоразу, коли перевищується максимальна кількість одиниць ресурсу за будь-який період часу. На аркушах ресурсів поле індикатора для перенавантажених ресурсів також включає індикатор вирівнювання завантаження ресурсів, який вказує на те, що ресурс можна узгодити. Перевірте наявність індикатора та перегляньте призначення завдань, щоб визначити, чи допустиме перенавантаження.
Припустімо, наприклад, що два завдання мають тривалість чотири години та починаються й завершуються в один час. Якщо призначити обидва завдання Данилу, його з технічної точки зору буде перенавантажено, оскільки протягом цих чотирьох годин для двох завдань Данило працює на 200 відсотків. Проте, якщо для вирівнювання завантаження встановити основу по днях, Данила не потрібно узгоджувати, тому що протягом цілого дня він працює не більше 8 годин.
Примітка.: Окрім призначень ресурсів для завдань у відкритому проекті, у поданні "Використання ресурсів" також відображаються зведені призначення ресурсів. Зведені призначення ресурсів позначають загальний обсяг роботи, призначеної ресурсу в усіх інших проектах. Зведені призначення ресурсів відображаються, лише якщо ви підключені до Microsoft Project Server та у вас відкрито проект для підприємств. Якщо ви не хочете, щоб рядки зведених призначень впливали на підсумки, що відображаються в поданні "Використання ресурсів", виділіть рядки зведених призначень і натисніть клавішу Delete.
Ви також можете відобразити та змінити подання "Використання ресурсів", щоб переглянути всі призначення ресурсів і їхні відсотки робочого навантаження в табелі. У цьому поданні відображаються всі призначення за ресурсом, а також ступінь навантаження цих ресурсів призначеними завданнями за певний час.
-
На вкладці Завдання або Ресурс у розкривному меню Подання виберіть Використання ресурсів.
-
На вкладці Формат клацніть Додати відомості.
-
У списку Доступні поля виберіть Відсоток виділення, а потім – Показати.
-
Перегляньте часова смуга частину подання. У полі % Alloc. рядок, який ви щойно додали, можна переглянути відсоток від загального обсягу доступних робочий час ресурсу, виділених для призначень протягом вибраного періоду часу. Крім того, у частині часової смуги подання відображаються перенавантажені трудовитрати ресурсу та його відсоток виділення червоним кольором, що дає змогу точно визначити, коли ресурс перенавантажується.
Порада.: Ви можете збільшити масштаб періоду часу, який відображається на часовій смузі (наприклад, можна змінити подання з днів на години), натиснувши кнопку Збільшити (+) у правому нижньому куті вікна. Аналогічно, ви можете зменшити масштаб періоду часу (наприклад, можна змінити подання з днів на тижні), натиснувши кнопку Зменшити (-).
Перевірка доступності корпоративних ресурсів за допомогою Project Online
Щоб знайти перенавантажені ресурси або ресурси з неповним навантаженням в одному чи по всіх проектах, перейдіть у Project Online і перегляньте графік і таблицю доступності ресурсів.
-
У центрі проектів Project Online клацніть Ресурси в меню ліворуч.
-
Виберіть один або кілька ресурсів, відомості про доступність яких потрібно переглянути, установивши прапорець навпроти відповідного імені, а потім на вкладці Ресурси в розділі Перехід клацніть Планування потужності.
Щоб вибрати суміжні ресурси в списку, утримуючи натиснутою клавішу Shift, клацніть перший і останній ресурс. Щоб вибрати несуміжні ресурси, утримуючи натиснутою клавішу Ctrl, клацніть кожен ресурс.
-
У розділі Подання на вкладці Доступність виберіть подання ресурсів.
-
Щоб відобразити роботу призначення, згруповану спочатку за ресурсами, а потім за проектами, у яких відображаються ресурси, виберіть Робота за ресурсами.
-
Щоб відобразити роботу призначення, згруповану за проектами, у яких відображаються ресурси, виберіть Використання ресурсів за проектами.
-
Щоб відобразити проміжок часу, який ресурс доступний для роботи протягом вказаного періоду часу, виберіть Залишкова доступність.
-
Щоб відобразити обсяг роботи, призначеної ресурсу, виберіть Використання ресурсів.
-
-
Якщо ви вибрали кілька ресурсів на попередній сторінці, клацніть діаграму в легенді, щоб вибрати ресурси, які потрібно переглянути на графіку.
У таблиці Відомості під графіком відображається часова смуга, на якій показано обсяг роботи, призначеної ресурсу на вказаний період часу.
Порада.: Щоб переглянути інший діапазон дат у діаграмі, на вкладці Доступність клацніть Указати діапазон дат, а потім виберіть нові дати в полях Указати діапазон дат.
Перегляд індивідуальних навантажень за допомогою графіка
У поданні "Графік ресурсів" відображається подання гістограми з індивідуальним навантаженням і доступністю ресурсу. У цьому поданні можна швидко визначати, чи вибраний ресурс перенавантажено або навантажено не повністю в певний період часу. Крім того, ви можете переглянути відсоток одиниць, виділених для призначень, а також доступність максимальної кількості одиниць ресурсу.
-
На вкладці Ресурси в розділі Подання виберіть подання Графік ресурсів.
-
Перегляньте ім’я першого ресурсу в поданні "Графік ресурсів", прокрутивши вліво або вправо у вікні ліворуч.
Якщо ім’я ресурсу виділено червоним кольором, це означає, що ресурс перенавантажено. Ресурси, позначені в списку чорним кольором, навантажені або повністю, або близько до граничного рівня.
-
Перегляньте гістограму, щоб побачити рівень перенавантаження або неповного навантаження.
Сині смуги (за замовчуванням) позначають обсяг виділеної роботи, що відповідає або майже відповідає доступності максимальної кількості одиниць і робочого часу ресурсу для цього періоду часу. Червоні смуги (за замовчуванням) вказують на те, що ресурс перенавантажено, оскільки він перевищив свою доступність максимальної кількості одиниць і робочого часу для певного періоду часу.
-
Перегляньте найвищі відсотки виділення, що зустрічаються в представлений період часу, тобто максимальне навантаження ресурсу за період часу.
Максимальне навантаження наводиться в нижній частині графіка.
-
Щоб переглянути гістограму для наступного ресурсу, натисніть клавішу Page Down або використовуйте смугу прокручування чи клавіші зі стрілками.
Перегляд списку перенавантажених ресурсів
Ви можете переглянути список лише перенавантажених ресурсів, відобразивши подання "Аркуш ресурсів" або "Використання ресурсів" і відфільтрувавши перенавантажені ресурси.
-
У розділі Подання клацніть Аркуш ресурсів або Використання ресурсів у розкривному списку.
-
На вкладці Подання в розділі Дані клацніть розкривне меню Фільтр, а потім виберіть Перенавантажені ресурси.
-
Щоб знову переглянути повний список ресурсів, клацніть розкривне меню Фільтр і виберіть Без фільтра.
Примітка.: Навіть не відфільтровуючи перенавантажені ресурси, можна легко побачити, які ресурси перенавантажено, оскільки їхні імена відображаються червоним кольором у будь-якому поданні ресурсів. Крім того, у поданнях "Аркуш ресурсів" і "Використання ресурсів" поле індикатора запропонує узгодити перенавантажені ресурси.
Відобразити перенавантаження можна також у поданнях завдань, але в них перенавантаження не позначаються червоним кольором, як у поданнях ресурсів. Якщо ви працюєте в поданні завдань, ви можете перевірити кожне завдання з перенавантаженнями ресурсів, але в поданні завдань не показується, які ресурси (або скільки ресурсів) перенавантажено.
У будь-якому поданні завдання, як-от "Діаграма Ганта" або "Мережева схема", на вкладці Ресурс у розділі Рівень виберіть Наступне перенавантаження.
Групування перенавантажених ресурсів
У поданні "Аркуш ресурсів" або "Використання ресурсів" можна групувати ресурси, які перенавантажено. Ви також можете групувати ресурси за їхнім максимальним навантаженням, яке позначає їхній максимальний відсоток навантаження для призначень протягом проекту. Перегляд перенавантажених ресурсів за обсягом їхнього перенавантаження дає змогу спочатку зосередитися на тих ресурсах, які перенавантажуються найбільше.
-
У розділі Подання клацніть Аркуш ресурсів або Використання ресурсів.
-
На вкладці Подання клацніть розкривне меню Групування за та виберіть Нова група за.
-
У полі Ім’я поля виберіть Перенавантажений.
-
У полі Порядок виберіть За зростанням або За спаданням.
Якщо клацнути За зростанням, група ресурсів, які не перенавантажено, відображається першою, а група перенавантажених ресурсів – другою.
-
Щоб створити вкладене групування максимальне навантаження, клацніть поле Потім за та натисніть кнопку Підйом.
-
Укажіть ім’я групування та натисніть кнопку Застосувати.
Подання групується згідно з указаними параметрами. Усі ресурси з призначеннями, що перевищують 100 відсотків для одиниць максимального навантаження в будь-який час протягом проекту, групуються в розділі Перенавантажений: Так. Якщо вказати вкладене групування для одиниць максимального навантаження, у розділах Максимальне навантаження: 200%, Максимальне навантаження: 300% тощо можуть бути додаткові групи.
-
Щоб переглянути ресурси в їхньому вихідному порядку, у полі Групування за виберіть [Без групування].
Пошук ресурсів, які мають доступний час
Якщо у вас є ресурси, які перенавантажено, ви можете визначити в проекті ресурси, які мають доступний час, щоб рівномірніше розподілити завантаженість. Це також корисно, коли є додаткові непризначені завдання, а ви хочете дізнатися, хто доступний, щоб узяти додаткову роботу.
Доступність ресурсу обчислюється за такою формулою.
Доступність ресурсу = місткість ресурсу – (зведене призначення ресурсів + винятки в календарі)
Зведення призначення ресурсів – це сума всіх робіт, виконаних ресурсом, а винятки в календарі – це будь-які винятки в основному календарі ресурсу.
Щоб знайти ресурси, які можуть витратити додаткові години на роботу, відобразіть і змініть подання "Використання ресурсів", щоб переглянути обсяг часу (години, дні або тижні), коли ресурс доступний для додаткових призначень. У цьому поданні також можна перерозподіляти роботу, забираючи її в перенавантажених ресурсів і віддаючи тим, хто навантажений не повністю.
-
У розділі Подання клацніть Використання ресурсів.
-
На вкладці Формат у розділі Відомості встановіть прапорець Залишкова доступність.
-
У рядку Зал. дост. (залишкова доступність) перегляньте обсяг роботи, який представляє собою залишкову доступність, або неповне навантаження для кожного періоду часу.
Ви також можете відобразити та змінити подання "Графік ресурсів", щоб переглянути гістограму з індивідуальним навантаженням ресурсу та визначати, хто може працювати над завданням додаткові години. У поданні "Графік ресурсів" за раз можна переглянути відомості про один ресурс із неповним навантаженням. Ви можете відобразити обсяг доступної роботи за період часу.
-
У розділі Подання клацніть Графік ресурсів.
-
На вкладці Формат клацніть розкривне меню Графік, а потім виберіть Доступність роботи.
-
Для вибраного ресурсу перегляньте обсяг доступної роботи, що відображається в гістограмі. Прокрутіть часову смугу, щоб переглянути неповне навантаження в різні періоди часу.
-
Перегляньте обсяг доступного часу для вибраного ресурсу в нижній частині графіка.
-
Щоб перейти до наступного ресурсу, який має доступний час, натисніть клавішу Page Down або використовуйте смугу прокручування чи клавіші зі стрілками в області ліворуч.
