Обчислення суми даних із використанням запиту

Введення зразків даних уручну

1. На вкладці Створення в групі Таблиці натисніть кнопку Таблиця.

   Програма Access додасть нову пусту таблицю до бази даних.

   Примітка.: Ви можете пропустити цей крок, якщо ви вже відкрили нову пусту базу даних, але вам потрібно буде робити це щоразу, коли знадобиться додати таблицю до бази даних.

2. Двічі клацніть першу клітинку в рядку заголовка та введіть ім’я поля в зразку таблиці.

   За замовчуванням Access позначає пусті поля в рядку заголовка текстом Додати нове поле, як зображено нижче.

   

3. За допомогою клавіш зі стрілками перейдіть до наступної пустої клітинки заголовка та введіть ім'я другого поля (можна також натиснути клавішу Tab або двічі клацнути нову клітинку). Повторюйте цей крок, доки не введете всі імена полів.

4. Введіть дані в зразку таблиці.

   Коли ви вводите дані, Access визначає тип даних для кожного поля. Якщо ви не маєте досвіду роботи з реляційними базами даних, установіть певний тип даних для кожного поля в таблиці, наприклад "Число", "Текст" або "Дата й час". Це гарантує точність введення даних, а також допомагає уникнути помилок, наприклад, коли в арифметичній операції намагаються використати номер телефону. Для цих зразків таблиць дозвольте Access визначити тип даних автоматично.

5. Ввівши всі дані, натисніть кнопку Зберегти.

   Сполучення клавіш: натисніть Ctrl+S.

   Відкриється діалогове вікно Зберегти як.

6. У поле Ім’я таблиці введіть ім’я зразка таблиці й натисніть кнопку OK.

   Вводьте вказані імена зразків таблиць, оскільки вони використовуються в прикладах запитів.

7. Повторюйте ці кроки, доки не створите всі зразки таблиць, наведені на початку цього розділу.

Щоб не вводити дані вручну, виконайте наведені нижче кроки, щоб скопіювати дані до файлу електронної таблиці та імпортувати їх до Access.

Створення зразків аркушів

1. Запустіть програму для роботи з електронними таблицями та створіть пустий файл. Якщо використовується Excel, пусту книгу буде створено за замовчуванням.

2. Скопіюйте зразок першої таблиці вище та вставте його в першій клітинці першого аркуша.

3. За допомогою засобів, передбачених у програмі для роботи з електронними таблицями, перейменуйте аркуш. Надайте йому ім’я зразка таблиці. Наприклад, якщо зразок таблиці називається Категорії, назвіть аркуш таким самим іменем.

4. Повторюйте кроки 2 та 3, щоб скопіювати кожен зразок таблиці до пустого аркуша та перейменувати аркуш.

   Примітка.: Можливо, знадобиться додати аркуші до файлу електронної таблиці. Відомості про виконання цього завдання див. в довідці програми для роботи з електронними таблицями.

5. Збережіть книгу в зручному розташуванні на комп’ютері або в мережі та перейдіть до наступних кроків.

Створення таблиць бази даних з аркушів

1. На вкладці Зовнішні дані в групі Імпорт & Зв'язок натисніть кнопку Створити джерело даних > З файлу > Excel.

   Відкриється діалогове вікно Отримання зовнішніх даних – Електронна таблиця Excel .

2. Натисніть кнопку Огляд, відкрийте раніше створений файл електронної таблиці й натисніть кнопку OK.

   Запуститься майстер імпорту електронних таблиць.

3. За замовчуванням майстер вибирає перший аркуш у книзі (аркуш Customers , якщо ви виконали кроки, описані в попередньому розділі), а дані з аркуша відображаються в нижній частині сторінки майстра. Натисніть кнопку Далі.

4. На наступній сторінці майстра встановіть прапорець Перший рядок містить заголовки стовпців, а потім натисніть кнопку Далі.

5. За потреби на наступній сторінці за допомогою текстових полів і списків у розділі Параметри поля змініть імена й типи даних полів або виключіть певні поля з операції імпорту. Інакше натисніть кнопку Далі.

6. Залиште вибраним параметр Дозволити Access додати первинний ключ і натисніть кнопку Далі.

7. За замовчуванням Access застосовує до нової таблиці ім’я аркуша. Прийміть це ім’я або введіть інше й натисніть кнопку Готово.

8. Повторюйте кроки 1–7, доки не створите таблицю з кожного аркуша в книзі.

Перейменування полів первинних ключів

1. В області переходів клацніть правою кнопкою миші кожну раніше створену таблицю й виберіть команду Конструктор.

2. Для кожної таблиці знайдіть поле первинного ключа. За замовчуванням Access надає таким полям ім’я Ідентифікатор.

3. У стовпці Ім’я поля введіть ім’я таблиці для кожного поля первинного ключа.

   Наприклад, потрібно перейменувати поле ідентифікатора для таблиці "Категорії" на "Ідентифікатор категорії", а поле таблиці "Замовлення" – на "Ідентифікатор замовлення". Для таблиці "Відомості про замовлення" перейменуйте поле на "Ідентифікатор відомостей". Для таблиці "Товари" перейменуйте поле на "Ідентифікатор товару".

4. Збережіть внесені зміни.

Усі зразки таблиць, наведені в цій статті, містять поле первинного ключа, перейменоване згідно з вказівками вище.

На початок сторінки

Створення базового вибіркового запиту

1. На вкладці Створити в групі Запити натисніть кнопку Конструктор запитів.

2. Двічі клацніть таблицю або таблиці, які потрібно використати в запиті.

   Вибрані таблиці відобразяться як окремі вікна вгорі області конструктора запитів.

3. Двічі клацніть поля таблиці, які потрібно використовувати в запиті.

   Ви можете додати поля, які містять описові дані, наприклад імена й описи, проте головне – додати поле з числовими або грошовими даними.

   Кожне поле відображається в окремій клітинці бланка.

4. Натисніть кнопку Виконати , щоб виконати запит.

   Набір результатів запиту з’явиться у вікні табличного подання даних.

5. Ви можете повернутися до режиму конструктора та змінити запит. Для цього клацніть правою кнопкою миші вкладку документа для відповідного запиту й виберіть команду Конструктор. Потім за потреби запит можна змінити, додавши або видаливши поля таблиці. Щоб видалити поле, виділіть стовпець на бланку й натисніть клавішу Delete.

6. Збережіть запит.

Додавання рядка підсумків

1. Переконайтеся, що запит відкрито у вікні табличного подання даних. Для цього клацніть правою кнопкою миші вкладку документа для відповідного запиту й виберіть команду Подання таблиці.

   -або-

   В області переходів двічі клацніть запит. Програма виконає запит і завантажить результати до таблиці даних.

2. На вкладці Основне в групі Записи натисніть кнопку Підсумки.

   У таблиці даних з’явиться новий рядок Підсумок.

3. У рядку Підсумок клацніть клітинку поля, яке потрібно підсумувати, а потім зі списку виберіть Сума.

Приховання рядка підсумків

• На вкладці Основне в групі Записи натисніть кнопку Підсумки.

Докладні відомості про те, як використовувати рядок підсумків, див. в статті Відображення підсумків стовпців у таблиці даних.

На початок сторінки

Обчислення простого загального підсумку

1. На вкладці Створити в групі Запити натисніть кнопку Конструктор запитів.

2. Двічі клацніть таблицю, яку потрібно використати в запиті.

   Якщо використовується зразок даних, двічі клацніть таблицю "Замовлення".

   Таблиця відобразиться у вікні вгорі області конструктора запитів.

3. Двічі клацніть поле, яке потрібно підсумувати. Переконайтеся, що для нього встановлено тип даних "Число" або "Грошова одиниця". Якщо спробувати підсумувати значення в нечислових полях, як-от текстовому, і виконати запит, Access відобразить повідомлення про помилку Невідповідність типу даних у виразі критерію.

   Якщо використовується зразок даних, двічі клацніть стовпець "Вартість доставки".

   Ви можете додати інші числові поля до бланку, якщо для них потрібно обчислити загальні підсумки. У запиті підсумків можна обчислювати загальні підсумки для кількох стовпців.

4. На вкладці Конструктор запитів у групі Відобразити або приховати натисніть кнопку Підсумки.

   На бланку з’явиться рядок Підсумок, а в клітинці стовпця "Вартість доставки" відображатиметься напис Групування за.

5. Змініть значення в клітинці рядка Підсумок на Сума.

6. Натисніть кнопку Виконати , щоб виконати запит і відобразити результати у вікні табличного подання даних.

   Порада.: Зверніть увагу, що access додає "SumOf" до початку імені поля, яке ви підсумовуєте. Щоб змінити заголовок стовпця на зрозуміліший, наприклад Загальна вартість доставки, поверніться до режиму конструктора та клацніть у рядку Поле стовпець Вартість доставки в бланку. Установіть курсор поруч із пунктом Вартість доставки та введіть слова Загальна вартість доставки, а потім двокрапка, наприклад: Загальна вартість доставки: вартість доставки.

7. За потреби збережіть запит і закрийте його.

Обчислення загального підсумку, з якого виключено певні записи

1. На вкладці Створити в групі Запити натисніть кнопку Конструктор запитів.

2. Двічі клацніть таблиці "Замовлення" та "Відомості про замовлення".

3. Додайте поле "Дата замовлення" з таблиці "Замовлення" до першого стовпця в бланку запиту.

4. У рядку Критерії першого стовпця введіть Date()-1. Цей вираз виключає з обчислюваного підсумку записи з поточною датою.

5. Потім створіть стовпець, у якому обчислюватиметься обсяг збуту для кожної операції. У рядку Поле другого стовпця бланку введіть такий вираз:

   Загальний обсяг збуту: (1-[Відомості про замовлення].[Знижка]/100)*([Відомості про замовлення].[Ціна за одиницю]*[Відомості про замовлення].[Кількість])

   Переконайтеся, що вираз посилається на поля, для яких установлено тип даних "Число" або "Грошова одиниця". Якщо він посилається на поля з іншими типами даних, під час спроби виконати запит Access відобразить повідомлення Невідповідність типу даних у виразі критерію.

6. На вкладці Конструктор запитів у групі Відобразити або приховати натисніть кнопку Підсумки.

   На бланку з’явиться рядок Підсумок, а в першому та другому стовпцях відображатиметься напис Групування за.

7. У другому стовпці змініть значення в клітинці рядка Підсумок на Сума. Функція Сума підсумує окремі показники збуту.

8. Натисніть кнопку Виконати , щоб виконати запит і відобразити результати у вікні табличного подання даних.

9. Збережіть запит з іменем Щоденний збут.

   Примітка.: Під час наступного відкриття запиту в режимі конструктора ви можете помітити незначні зміни в значеннях, указаних у рядках Поле та Підсумок стовпця "Загальний обсяг збуту". Вираз буде взято у функцію Сума, а рядок Підсумок міститиме слово Вираз замість Сума.

   Наприклад, якщо ви скористалися зразком даних і створили запит (згідно з попередніми кроками), буде відображено:

   Загальний обсяг збуту: Sum((1-[Відомості про замовлення].[Знижка]/100)*([Відомості про замовлення].[Ціна за одиницю]*[Відомості про замовлення].[Кількість]))

На початок сторінки

Створення запиту підсумків

1. На вкладці Створити в групі Запити натисніть кнопку Конструктор запитів.

2. Виберіть таблиці, з якими потрібно працювати, і натисніть кнопку Додати.

   Кожна таблиця відобразиться як окреме вікно вгорі області конструктора запитів.

   Якщо ви працюєте з наведеними вище зразками таблиць, додайте таблиці "Товари" та "Відомості про замовлення".

3. Двічі клацніть поля таблиці, які потрібно використовувати в запиті.

   Як правило, до запиту додаються лише поле групи та поле значення. Проте замість поля значення можна використовувати обчислення . У наступних кроках пояснюється, як це зробити.

   1. Додайте до бланку поле "Категорія" з таблиці "Товари".

   2. Створіть стовпець, у якому обчислюватиметься обсяг збуту для кожної операції. Для цього в другому стовпці сітки введіть наведений нижче вираз.

      Загальний обсяг збуту: (1-[Відомості про замовлення].[Знижка]/100)*([Відомості про замовлення].[Ціна за одиницю]*[Відомості про замовлення].[Кількість])

      Переконайтеся, що для полів, посилання на які наведено у виразі, установлено тип даних "Число" або "Грошова одиниця". Якщо ви посилаєтеся на поля з іншими типами даних, під час спроби перейти до вікна табличного подання даних Access відобразить повідомлення про помилку Невідповідність типу даних у виразі критерію.

   3. На вкладці Конструктор запитів у групі Відобразити або приховати натисніть кнопку Підсумки.

      На бланку з’явиться рядок Підсумок, у першому та другому стовпцях якого відображатиметься напис Групування за.

   4. У другому стовпці змініть значення в рядку Підсумок на Сума. Функція Сума підсумує окремі показники збуту.

   5. Натисніть кнопку Виконати , щоб виконати запит і відобразити результати у вікні табличного подання даних.

   6. Не закривайте запит, щоб використовувати його в прикладах із наступного розділу.

      Використання умов із запитом підсумків

      Запит, створений у попередньому розділі, включає всі записи у відповідних таблицях. Під час обчислення підсумків жодне замовлення не виключається, а підсумки відображаються для всіх категорій.

      Якщо потрібно виключити певні записи, ви можете додати до запиту умови. Наприклад, можна не враховувати транзакції на суму менше 100 грн або обчислити підсумки лише для певних категорій товарів. На прикладах цього розділу продемонстровано використання трьох таких типів умов:

   7. Умови, які пропускають певні групи під час обчислення підсумків.    Наприклад, можна обчислити підсумки лише для категорій "Відеоігри", "Картини й рами" та "Спорт".

   8. Умови, які приховують певні підсумки після їх обчислення.    Наприклад, можна відобразити лише підсумки, які перевищують 150 000 грн.

   9. Умови, які виключають окремі записи під час обчислення підсумку.    Наприклад, можна вилучити окремі операції збуту, для яких значення (ціна одиниці товару, помножена на кількість) не перевищує 100 грн.

      На прикладах нижче продемонстровано послідовне додавання умов і вплив цього на результат запиту.

      Додавання умов до запиту

   10. Відкрийте в режимі конструктора запит, створений у прикладах із попереднього розділу. Для цього клацніть правою кнопкою миші вкладку документа для відповідного запиту й виберіть команду Конструктор.

       -або-

       В області переходів клацніть правою кнопкою миші запит і виберіть команду Конструктор.

   11. У рядку Критерії стовпця "Ідентифікатор категорії" введіть =Ляльки Or Спорт Or Картини й рами.

   12. Натисніть кнопку Виконати , щоб виконати запит і відобразити результати у вікні табличного подання даних.

   13. Поверніться до режиму конструктора та в рядку Критерії стовпця "Загальний обсяг збуту" введіть >100.

   14. Виконайте запит, щоб переглянути результати, і поверніться до режиму конструктора.

   15. Тепер додайте умову, яка виключає окремі операції збуту, сума яких не перевищує 100 грн. Для цього потрібно додати ще один стовпець.

       Примітка.: Третю умову не можна вказати в стовпці "Загальний обсяг збуту". Усі вказані в ньому умови застосовуються не до окремих значень, а до загального.

   16. Скопіюйте вираз із другого до третього стовпця.

   17. У рядку Підсумок нового стовпця виберіть Розташування, а в рядку Критерії введіть >20.

   18. Виконайте запит, щоб переглянути результати, і збережіть його.

       Примітка.: Під час наступного відкриття запиту в режимі конструктора ви можете помітити незначні зміни в бланку. У другому стовпці вираз у рядку Поле буде взято у функцію Sum, а в рядку Підсумок відображатиметься напис Вираз замість Сума.

       Загальний обсяг збуту: Sum((1-[Відомості про замовлення].[Знижка]/100)*([Відомості про замовлення].[Ціна за одиницю]*[Відомості про замовлення].[Кількість]))

       Також з’явиться четвертий стовпець. Це копія другого стовпця, але умови, указані в другому стовпці, насправді відображаються як частина нового стовпця.

На початок сторінки

Створення перехресного запиту

1. На вкладці Створити в групі Запити натисніть кнопку Конструктор запитів.

2. Двічі клацніть таблиці, які потрібно використовувати в запиті.

   Кожна таблиця відобразиться як окреме вікно вгорі області конструктора запитів.

   Якщо ви працюєте зі зразками таблиць, двічі клацніть таблиці "Замовлення" та "Відомості про замовлення".

3. Двічі клацніть поля, які потрібно використовувати в запиті.

   Імена полів відобразяться на бланку в пустих клітинках рядка Поле.

   Якщо ви працюєте зі зразками таблиць, додайте поля "Місто доставки" та "Дата відвантаження" з таблиці "Замовлення".

4. У наступній пустій клітинці рядка Поле скопіюйте та вставте або введіть такий вираз: Загальний обсяг збуту: Sum(CCur([Відомості про замовлення].[Ціна за одиницю]*[Кількість]*(1-[Знижка])/100)*100)

5. На вкладці Конструктор запитів у групі Тип запиту натисніть кнопку Перехресний.

   На бланку з’являться рядки Підсумок і Перехресний.

6. Клацніть клітинку в рядку Підсумок для поля "Місто" й виберіть Групування за. Зробіть те саме в полі "Дата відвантаження". Змініть значення в клітинці рядка Підсумок для поля "Загальний обсяг збуту" на Вираз.

7. У клітинці рядка Перехресний для поля "Місто" виберіть значення Заголовок рядка, для поля "Дата відвантаження" – Заголовок стовпця та для поля "Загальний обсяг збуту" – Значення.

8. На вкладці Конструктор запитів у групі Результати натисніть кнопку Виконати.

   Результати запиту відобразяться у вікні табличного подання даних.

На початок сторінки