Освоєний обсяг – це потужна функція відстеження та бюджетування у програмі Project. Незважаючи на безліч залякуючих абревіатур, які визначають його (наприклад, AC, BCWP, TPI, EV тощо), це не особливо складно. Освоєний обсяг допоможе вам відповісти на такі запитання: "Дивлячись на обсяг роботи, виконаний до цих пір в цьому проекті, скільки грошей ми повинні були витратити?" Що потім призводить до інших питань, таких як: "Чи будемо ми закінчувати вчасно?"
Простий приклад Ви працюєте над садівництвом проекту для 10 будинків в cul-de-sac, і ви очікуєте отримати весь проект з 10 будинків, виконаних протягом 10 місяців. Крім того, ви повинні завершити один сад будинку в кожному місяці. Розгляньмо деякі деталі цього проекту.
-
$ 10000 це загальний бюджет для всіх 10 будинків.
-
$ 1000 бюджет для кожного будинку, що означає, що ви плануєте витрачати $ 1000 на місяць на весь проект. Це включає в себе гроші, витрачені на рослини, інструменти, і садівник.
-
Після 2 місяців ви запитаєте у свого облікового запису звіт. Бухгалтер каже вам, що $ 1500 було витрачено на проект до цих пір. Ви думаєте: "Чудово, я економлю гроші".
-
Тоді ви усвідомлюєте свою помилку. Через 2 місяці потрібно виконати 20 відсотків проекту, оскільки 2 місяці – це 20 відсотків від 10 місяців, які ви спочатку планували витратити на проект. Але тільки півтора сади насправді зроблено, а не 2.
-
Таким чином, через два місяці, ви повинні були витратити 20 відсотків X $ 10000 (або $ 2000) на проект, щоб зробити це вчасно, і два сади повинні бути завершені - не $ 1500 за один з половиною садів. Тепер ви розумієте, що насправді відстає від графіка. Ікси! Час поговорити з садівником.
Ось складна річ (і велика річ) про освоєний обсяг. Він виходить заміж за час з грошима, тому що він перемножує валюту на запланований час (або відсоток виконання, в жаргоні професійних керівників проектів).
Урок? "Час - це гроші", як іде стара приказка. Тепер ви не можете похвалитися своєю доблестю з освоєним обсягом ще. Потрібно прочитати . . .
Докладніше про освоєний обсяг
Відображення освоєного обсягу
У програмі Project відображаються відомості про освоєний обсяг двома способами: з поданнями та звітами. Але спочатку потрібно виконати кілька дій, щоб настроїти освоєний обсяг для звітування.
-
Укажіть метод обчислення освоєного обсягу для відсотка виконання (необов'язково)
Використання звітів
-
Виберіть елемент Звіти > Project > Інші звіти.
-
Виберіть елемент Витрати, а потім – Освоєний обсяг.
Використання подань
-
Виберіть Переглянути > таблицю, а потім – Інші таблиці.
-
У списку виберіть Освоєний обсяг, Індикатори витрат освоєного обсягу або Індикатори розкладу освоєного обсягу.Якщо ви не знаєте, яку таблицю, просто виберіть освоєний обсяг.
-
Натисніть кнопку Застосувати.
Інтерпретувати освоєний обсяг
Три ключові значення належать до кореня аналізу освоєного обсягу, і вам в значній мірі потрібно знати принаймні ці три значення, щоб використовувати освоєний обсяг.
|
Заплановане значення (PV) Це також відоме за абревіатурою BCWS. |
Це планова (або базова) вартість завдань, які оцінюються на початку плану проекту, залежно від витрат на ресурси, призначених цим завданням, а також постійних витрат, пов'язаних із завданнями, аж до вибраної дата звітування про стан. Наприклад, загальний запланований бюджет для 4-денного завдання становить 100 грн. і починається в понеділок. Якщо встановити дату звітування про стан на таку середу, ви побачите, що PV дорівнює 75 дол. США. Проте з цим значенням ви не знаєте, наскільки добре працює проект. |
|
Фактична вартість (AC) Це також відоме від ACWP. |
Це фактична вартість, необхідна для виконання всіх або деяких частин завдань до дати звітування про стан. Наприклад, якщо 4-денне завдання фактично понесе загальну вартість 35 дол. США протягом кожного з перших 2 днів, змінний струм за цей період дорівнює 70 дол. США (а PV – 75 дол. США). Проте з цим значенням ви не знаєте, наскільки добре працює проект. Наприклад, якщо ви планували виконати набагато більше роботи за ті ж 70 доларів, це не звучить добре. Щоб повністю оцінити ефективність проекту, потрібно знати освоєний обсяг (ви здогадуєтеся). |
|
Освоєний обсяг (EV) Це також називається BCWP |
Це значення роботи, виконаної датою звітування про стан, яка вимірюється у грошовій одиниці. Наприклад, якщо після 2 днів виконано 60% роботи над завданням, можна витратити 60 відсотків від загального бюджету завдання або 60 дол. США. Якщо виявиться, що ви витратили $ 80, то ви можете сміливо сказати, що ви більше бюджету і відстає від графіка. Ой! |
Важливою темою, яка виконується в цих загальних умовах освоєного обсягу, є дата звітування про стан. Аналіз освоєного обсягу передбачає, що потрібно переглянути перебіг виконання проекту до вибраного моменту часу.
Оскільки зображення варте тисячі слів, давайте подивимося на це графічно. Ось діаграма, на якій показано постійне накопичення вартості за весь час життя проекту. Пунктирна лінія відображає постійні витрати за весь час життя проекту.
Після початку роботи над проектом діаграма з ключовими значеннями аналізу освоєного обсягу може мати такий вигляд.
Дата звітування про стан визначає значення, які обчислює програма Project. Фактична вартість (AC) цього проекту перевищила бюджетну вартість. Освоєний обсяг (EV) відображає істинне значення виконаної роботи. У цьому випадку значення виконаної роботи менше за обсяг, витрачений на виконання цієї роботи.
Кілька порад із використання освоєного обсягу
|
Інструкція |
Інструкції |
|
Вжити заходів найближчим часом |
Чим раніше в життєвому циклі проекту визначте такі розбіжності між фактичними витратами, бюджетними витратами та освоєним обсягом, тим раніше ви зможете вжити заходів, щоб виправити проблему. |
|
Більше роботи |
Простіше сказати, ніж зробити. Що більше роботи буде виконано до наступної дати звітування про стан для визначення освоєного обсягу, тим краще. Просто наймання більшої кількості працівників не може допомогти, але наймання більш дешевих працівників може. Або вам може знадобитися "ходити по підлозі", щоб з'ясувати, чому працівники не працюють продуктивніше. Або, можливо, проблема полягає в тому, що менеджери, які надають обладнання, яке потребує більшого обслуговування, ніж очікувалося. Причин може бути багато, але справа в тому, що використання «підходу до чисел» з освоєним обсягом допоможе виявити від'ємні тенденції. |
|
Ефективна робота |
Не погоні за проблемами продуктивності для тих завдань, які менш важливі, ніж інші. Спочатку перевірте завдання на критичному шляху , щоб отримати найбільший вплив на додатні числа освоєного обсягу. |
|
Повторне виконання звітів |
Аналіз освоєного обсягу наприкінці проекту дійсно мало значення. Імовірно, на початку проекту з'являться джерела проблем, тому, імовірно, він матиме забагато наслідків для виправлення, не понісши великих витрат і розчарувань від команди, керівника та інших зацікавлених сторін. Отримайте звичку щомісяця запускати звіти про освоєний обсяг, якщо ви збираєтеся їх робити взагалі. |
|
Не пітнійте ранніми матеріалами |
Якщо ви бачите проблеми дуже рано в проекті, це може бути просто збільшення витрат, або витрати на навчання, отримання всіх на борту, рясні, але необхідні для ранньої співпраці з вашою командою, та інші домашні справи. Не ігноруйте ці ранні ознаки неприємностей, але вони можуть бути більш зрозумілими на початку проекту, ніж пізніше. |
