Якщо зберегти документ у бібліотеці на сайті SharePoint організації, ви та ваші колеги мають центральне розташування для доступу до документа.
Щоб надати спільний доступ до документа, можна надіслати посилання, а не надсилати вкладення. Таким чином, ви зберігаєте лише окрему копію документа. Якщо користувачам потрібно внести зміни, вони роблять це в тій самій копії, але не потрібно узгоджувати кілька версій і копій документа.
Служба SharePoint також може відстежувати версії документа, у випадку, якщо потрібно отримати попередню версію. Ви також можете вибрати, щоб отримувати сповіщення електронною поштою, коли вносяться зміни до документа.
Залежно від версії SharePoint, яку використовує організація, можна також використовувати інші функції співпраці. Якщо ваша організація працює в службі SharePoint 2010 або Microsoft 365, зберігання документів у бібліотеці SharePoint дає змогу редагувати документи одночасно з кількома користувачами в Microsoft Word 2010 або Microsoft PowerPoint 2010. Крім того, якщо настроєно веб-програми Office Web Apps, ви можете переглядати та редагувати документи Word, Excel, PowerPoint і OneNote, а також редагувати файли Excel і OneNote одночасно з кількома користувачами в браузері.
У програмах Word, Excel і PowerPoint
-
Перейдіть на вкладку Файл і виберіть пункт Зберегти та надіслати.
-
Натисніть кнопку зберегти у службі SharePoint.
-
Натисніть кнопку Огляд, щоб отримати розташування.
Примітка.: Якщо документ зберігається в папці SharePoint, яку ви вже використовували, клацніть його ім'я.
-
У полі ім'я файлу введіть веб-адресу бібліотеки документів, наприклад http://fabrikam/Shared документів, а потім натисніть клавішу ВВІД.
-
Введіть ім'я файлу та натисніть кнопку зберегти.
У програмі OneNote
-
Відкрийте вкладку Файл і виберіть пункт Спільний доступ.
-
Клацніть блокнот, який потрібно зберегти.
-
Натисніть кнопку мережа, а потім виберіть бібліотеку документів у списку розташувань. Якщо потрібної бібліотеки документів немає у списку, натисніть кнопку Огляд , щоб знайти його.
-
Натисніть кнопку Надати спільний доступ до блокнота.
-
Програма OneNote дає змогу відправити посилання на Блокнот. Якщо потрібно, виберіть пункт Електронна пошта посиланнята створіть повідомлення електронної пошти.
Примітка.: Якщо ви надаєте спільний доступ до блокнота в бібліотеці документів, де настроєно веб-програми Office Web Apps, повідомлення електронної пошти містить два посилання. Один із посилань відкриває блокнот у програмі OneNote для настільних комп'ютерів, а інше посилання відкриває блокнот у веб-програмі OneNote Web App.
