Ви коли-небудь плутали етап із процесом? Або портфель із кінцевими результатами? Можливо, ні, але термінологія керування проектами може заплутатися, і ця стаття допоможе вам розібратися.
У цій статті
Отримання підшипників: етапи, процеси, портфелі та продукти
Проект – це просто набір дій, які відбуваються за розкладом і які створюють певний обсяг виробництва. Деякі проекти не пов'язані з іншою роботою в організації. З іншого боку, деякі проекти – це частина великих зусиль, наприклад етапів, процесів, програм і портфелів.
Етапи
Проекти можна планувати поетапно, щоб одночасно керувати кількома проектами, пов'язаними з однією метою. Наприклад, благодійна організація щороку має збір коштів. Щоб керувати всіма проектами, пов'язаними з функцією, вони групують проекти в три етапи: Планування, День подій і До виконання. Кожен етап містить кілька проектів.
|
Фаза |
Проекти |
Етап виводу |
|
Планування. |
|
Документ "Завершений план подій" |
|
День події |
|
Подія запускається як заплановано |
|
Follow-Up |
|
Завершений документ після мортему |
Процесів
Дії у двох різних проектах можуть бути взаємопов'язані для формування процесу. Наприклад, припустімо, що у вас є два проекти: один містить заходи, необхідні для створення системи продажу квитків у колл-центрі, а інший проект містить заходи, необхідні для прийому на роботу та навчання співробітників служби підтримки для колл-центру.
|
Project 1 |
Project 2 |
|
Діяльності:
|
Діяльності:
|
|
Вихід: Система продажу квитків у Call Center |
Вихід: Співробітники служби підтримки колл-центру |
Об'єднаний набір дій із двох проектів створює процес налаштування call-центру. Цей процес має вихід повністю функціонуючого колл-центру.
|
Процес. |
|
Дії в project 1:
|
|
Дії в Project 2:
|
|
Вивід процесу: Повністю функціонуючий call-центр |
Програми
Програма – це група проектів, якими можна керувати разом, щоб максимально ефективно використовувати їх взаємозв'язаний стан. Наприклад, будівельна компанія, яка працює над новим підрозділом, керує кожним будинком у підрозділі як окремим проектом. Групуючи проекти в програму для всього підрозділу, компанія може легко побачити перебіг виконання підрозділу в цілому та запланувати залучення сторонніх ресурсів, таких як бетонні вантажівки або ландшафтні дизайнери.
|
Програма |
Проекти |
|
Contoso Estates |
|
Портфоліо
Деякі керівники проектів можуть використовувати портфелі для створення пари проектів і програм із відповідними стратегічними бізнес-цілями. Наприклад, компанія з розробки програмного забезпечення визначила три стратегічні бізнес-цілі: "Інновації в галузі", "Розробка безпечного програмного забезпечення" та "Надання найвищої підтримки клієнтів". Організація створює портфелі для кожної з цих цілей (інновації, безпека та підтримка) і узгоджує поточні проекти та програми в цих портфелях.
|
Портфоліо |
Проекти та програми |
|
Інновації |
|
|
Безпека |
|
|
Support |
|
Вивід: кінцеві результати проекту
Проекти, етапи та процеси забезпечують певний обсяг виробництва, який називається кінцевими результатами. Зазвичай кінцеві результати – це певний відчутний елемент, наприклад документ або готовий продукт. Кінцевими результатами можуть бути продукти або товари, але вони також можуть бути результатами або послугами. У таблиці нижче наведено кілька прикладів цих типів кінцевих результатів.
|
Тип кінцевих результатів |
Опис |
Приклади |
|
Продукт |
Відчутний елемент, який є результатом проекту, етапу або процесу. Продукти можуть бути автономними кінцевими результатами, або вони можуть бути компонентом більших кінцевих результатів. |
Документ, програма програмного забезпечення, будинок |
|
Результат |
Вивід завершеного проекту, етапу або процесу. |
Переглянутий процес тріажу помилок, нова організаційна структура, рекомендації щодо зеленого будівництва |
|
Service (Служба) |
Результат проекту, етапу або процесу, який дає змогу організації виконувати бізнес-функцію. |
Повністю функціонуючий колл-центр, укомплекований стіл на конференції, радіо-диспетчерська служба |
Як Microsoft Project вписується в систему керування проектами?
Крокуючи ще далі назад, "система" керування проектами – це інтегрований набір процесів, методів, методологій та інструментів, які використовуються для планування та відстеження проектів. Microsoft Project – це інструмент у більшій системі керування проектами. Проекти, які також називаються планами проектів, зберігаються як окремі файли в Project 2010, і їх можна згрупувати в більші зусилля, наприклад етапи, процеси, програми та портфелі.
