Центр записів виступає централізованим сховищем, у якому організація може зберігати всі свої записи, як-от юридичні або фінансові документи, і керувати ними. Центр записів підтримує весь процес керування записами, від їх збору до впорядкування й видалення.
Шаблон сайту Центру записів схожий на інші сайти SharePoint у тому, що він виступає загальним сховищем для документів і забезпечує співпрацю серед користувачів сайту. Проте шаблон сайту Центру записів – це попередньо налаштований сайт, розроблений спеціально, щоб допомагати організаціям реалізовувати свої програми керування записами та їх збереження. Керування версіями, перевірка, керування метаданими, витребування електронної інформації та налаштування маршрутизації записів – це вбудовані функції, що допоможуть ефективніше керувати записами.
Примітка.: У службі SharePoint ми ввели за допомогою міток збереження, щоб оголосити вміст як записи, які фактично замінюють необхідність використовувати центр записів. Якщо ви використовуєте центр записів, ви можете продовжувати використовувати її поряд із підписами збереження. Але Рухаючись вперед, щоб керувати записами записів, радимо скористатися підписами збереження замість центру записів.
Визначення плану керування записами
На найвищому рівні є два основні кроки, пов’язані зі створенням сайту Центру записів, для реалізації програми керування записами.
-
Організація має розробити стратегію й офіційний план керування записами. Це результат співпраці, яка передбачає координацію роботи керівників записів, відповідальних за дотримання вимог, ІТ-фахівців та інформаційних працівників.
-
Потім організація має налаштувати один або кілька сайтів Центру записів, щоб реалізувати свій план керування записами.
У розділах нижче висвітлено основні елементи, задіяні в кожному з цих кроків.
Планування керування записами
Перш ніж організація зможе налаштувати сайт Центру записів як рішення для керування записами, їй слід розробити офіційний план для стратегії керування записами. Конкретні елементи офіційного плану керування записами, певно, будуть унікальні для окремих організацій або підприємств. Проте практично всі плани керування записами включають такі документи й процеси:
План файлів У плані файлів описуються типи документів або елементів, які організація визнає офіційними бізнес-записами. Він указує, де зберігаються ці записи, і надає відомості щодо відмінностей між типами записів. План файлів виступає вичерпною колекцією політик, процесів і рекомендацій щодо створення та зберігання записів і керування ними. План файлів має охоплювати всі записи, незалежно від медіавмісту, зокрема паперові документи, блоґи, вікі-сайти, повідомлення електронної пошти та електронні файли. У ньому також має бути вказано, як кожен запис класифікується, захищається та зрештою знищується. Він також має містити застереження щодо спеціальних категорій записів, як-от записи "Конфіденційно", "Дуже важливо", "Комерційна таємниця" або "Привілейовано". Насамкінець, у плані файлів мають бути вказані люди, які відповідають за керування кожного типу запису.
Бібліотеки записів Бібліотеки записів – це переважно бібліотеки документів, які створюються для класифікації та зберігання важливих записів. Ви можете створити бібліотеку записів для кожного типу запису, який потрібно зберегти. Записи автоматично спрямовуються до відповідної бібліотеки на основі параметрів, налаштованих в організаторі вмісту.
Типи вмісту Ви можете створити типи вмісту, щоб вказати типи записів, які ваша організація має зберігати, і визначити будь-які унікальні властивості для кожного типу запису. Визначаючи типи вмісту для конкретних видів записів, організація може забезпечити узгоджене керування кожною з цих груп вмісту. Документи Office, файли PDF, TIFF (відскановані зображення), повідомлення електронної пошти, розмови за допомогою миттєвих повідомлень, відео та фізичні записи – усе це можна класифікувати та зберігати за створеними типами вмісту. Усі записи, які називаються "договором", наприклад, розглядатимуться однаково й узгоджено в системі керування записами SharePoint. Використання типів вмісту для класифікації та зберігання записів – це альтернативний спосіб використання бібліотек записів.
Розклад збереження У розкладі збереження вказується, скільки часу потрібно зберігати кожен тип запису в плані файлів (період збереження), і описується процес видалення після завершення цього періоду (процес видалення). Рекомендації в розкладі збереження зазвичай залежать від юридичних вимог, ризиків для організації та потреб бізнесу. Крім того, у розкладі збереження зазвичай описуються обставини керування ризиками, які визначають період збереження для кожного типу запису.
Документ вимог відповідності У документі вимог відповідності визначено правила, яких мають дотримуватися ІТ-системи для керування записами, можливості, які в них мають бути, і види звичайного моніторингу, які вони мають підтримувати для забезпечення відповідності.
-
Офіційний процес призупинення видалення записів У цьому процесі, який часто називають утриманням, детально пояснюється те, як організація призупиняє видалення записів на час, наприклад, судових розглядів, перевірок або розслідувань.
-
Система для моніторингу та звітування про обробку записів Щоб працівники заповнювали й переглядали записи та керували ними відповідно до визначених політик і процедур, програма керування записами має включати процес або систему для моніторингу та звітування про обробку записів.
Налаштування сайту Центру записів
Після того як організація взялася за детальне планування керування записами та розробила офіційний план для керування записами, вона може створити й налаштувати сайт Центру записів, який допоможе реалізувати цю програму.
Щоб налаштувати сайт Центру записів, потрібно виконати такі дії:
-
Створіть бібліотеки або списки записів, щоб керувати кожним типом запису, указаним у плані файлів, і зберігати їх.
-
Радимо створити одну бібліотеку записів для кожного типу вмісту в плані записів.
-
Коли записи надсилаються до Центру записів, вони спрямовуються до відповідного списку або бібліотеки.
-
-
Створіть стовпці для відповідних бібліотек документів, списків або типів вмісту, щоб вміщувати та відображати метадані для кожного типу запису, який указано в плані файлу.
-
Визначте політики керування даними для кожного типу запису на сайті Центру записів. Ці політики мають відображати політики збереження та вимоги до перевірок, указані в плані файлів і розкладі збереження організації.
-
Налаштуйте організатор вмісту таким чином, щоб кожен тип запису спрямовувався до належного розташування. Коли записи надсилаються на сайт Центру записів (вручну або автоматично), програма використовує цю функцію, щоб визначити, як класифікувати запис на сайті Центру записів і куди його надіслати.
