Можливість проаналізувати всі дані може допомогти приймати кращі бізнес-рішення. Але іноді важко дізнатися, з чого почати, особливо якщо у вас багато даних, які зберігаються за межами програми Excel, наприклад у базі даних Microsoft Access або Microsoft SQL Server, або у файлі куба ОНЛАЙНОВої аналітичної обробки (OLAP). У такому разі ви підключитеся до зовнішнього джерела даних, а потім створите зведену таблицю, щоб підсумувати, проаналізувати, дослідити та представити ці дані.
Ось як створити зведену таблицю за допомогою наявного зв'язку із зовнішніми даними:
-
Виділіть будь-яку клітинку на аркуші.
-
Послідовно виберіть елементи Вставлення > Зведена таблиця.
-
У діалоговому вікні Створення зведеної таблиці натисніть кнопку Із зовнішнього джерела даних.
-
Натисніть кнопку Вибрати підключення.
-
На вкладці Підключення в полі Відображення встановіть прапорець Усі підключення або виберіть категорію підключення з джерелом даних, до якого потрібно підключитися.
Щоб повторно використовувати наявне підключення або надати до нього спільний доступ, скористайтеся підключенням із підключення в цій книзі.
-
У списку підключень виберіть потрібне підключення та натисніть кнопку Відкрити.
-
У розділі Виберіть розташування звіту зведеної таблиці виберіть розташування.
-
Щоб розташувати зведену таблицю на новому аркуші, починаючи з клітинки A1, натисніть кнопку Створити аркуш.
-
Щоб розташувати зведену таблицю на активному аркуші, виберіть Наявний аркуш, а потім у полі Розташування введіть клітинку, у якій має починатися зведена таблиця.
-
-
Натисніть кнопку OK.
Програма Excel додасть пусту зведену таблицю та відображайте список полів, щоб можна було відобразити потрібні поля та перевпорядкувати їх, щоб створити власний макет.
-
У розділі список полів установіть прапорець біля імені поля, щоб розташувати поле в області за промовчанням розділу областей списку полів.
Зазвичай нечислові поля додаються до області Рядки , числові поля – до області Значення , а поля дати й часу – до області Стовпці . За потреби поля можна перемістити до іншої області.
Порада.: Також можна клацнути ім'я поля правою кнопкою миші, а потім вибрати додати до фільтра звіту, Додати до підписів стовпців, Додати до підписів рядків або Додати до значень , щоб розташувати поле в цій області розділу областей, або перетягнути поле з розділу поля до області в розділі областей.
За допомогою списку полів можна додатково створити макет і формат зведеної таблиці , клацнувши поля в розділі областей правою кнопкою миші та вибравши потрібну область або перетягнувши поля між областями в розділі областей.
Підключення до нового зовнішнього джерела даних
Щоб створити новий зв'язок із зовнішніми даними з SQL Server та імпортувати дані до програми Excel як таблицю або зведену таблицю, виконайте такі дії:
-
Виберіть пункт > данихз інших джерел.
-
Виберіть потрібне підключення.
-
Натисніть кнопку З SQL Server , щоб створити підключення до таблиці SQL Server.
-
Натисніть кнопку Зі служб аналізу Analysis Services , щоб створити підключення до куба аналізу SQL Server Analysis.
-
-
У майстрі зв'язків даних виконайте кроки, щоб установити підключення.
-
На сторінці 1 введіть сервер бази даних і вкажіть спосіб входу на сервер.
-
На сторінці 2 введіть базу даних, таблицю або запит із потрібними даними.
-
На сторінці 3 введіть файл підключення, який потрібно створити.
-
Щоб створити нове підключення до бази даних Access і імпортувати дані до програми Excel як таблицю або зведену таблицю, виконайте такі дії:
-
Виберіть пункт Дані > з Access.
-
У діалоговому вікні Вибір джерела даних знайдіть базу даних, до якої потрібно підключитися, і натисніть кнопку Відкрити.
-
У діалоговому вікні Вибір таблиці виберіть потрібну таблицю та натисніть кнопку OK.
Якщо таблиць кілька, установіть прапорець Дозволити вибір кількох таблиць , щоб мати змогу встановити прапорці поруч із потрібними таблицями, а потім натисніть кнопку OK.
У діалоговому вікні Імпорт даних виберіть спосіб перегляду даних у книзі та розташування, куди їх потрібно розмістити, а потім натисніть кнопку OK.
Таблиці автоматично додаються до моделі даних, а база даних Access додається до підключень книги.
