Сортування даних у діапазоні або таблиці

1. Виберіть клітинку в стовпці, де потрібно сортувати дані.

2. На вкладці Дані у групі Сортування й фільтр виконайте одну з наведених нижче дій.

   • Щоб швидко відсортувати дані за зростанням, натисніть кнопку (Сортування від А до Я).

   • Щоб швидко відсортувати дані за спаданням, натисніть кнопку (Сортування від Я до А).

1. Виберіть клітинку в стовпці, де потрібно сортувати дані.

2. На вкладці Дані у групі Сортування й фільтр виконайте одну з наведених нижче дій.

   • Щоб сортувати від найменшого до найбільшого, натисніть кнопку (Сортування від найменшого до найбільшого).

   • Щоб сортувати від найбільшого до найменшого, натисніть кнопку (Сортування від найбільшого до найменшого).

1. Виберіть клітинку в стовпці, де потрібно сортувати дані.

2. На вкладці Дані у групі Сортування й фільтр виконайте одну з наведених нижче дій.

   • Натисніть кнопку (Сортування від найстаршого до наймолодшого), щоб сортувати від найранішої до найпізнішої дати або часу.

   • Натисніть кнопку (Сортування від наймолодшого до найстаршого), щоб сортувати від найпізнішої до найранішої дати або часу.

Сортувати дані можна за кількома стовпцями або рядками. Це зручно, якщо потрібно групувати дані за однаковим значенням в одному стовпці або рядку, а потім сортувати інший стовпець чи рядок у межах цієї групи однакових значень. Наприклад, маючи стовпці "Підрозділ" і "Працівник", можна спочатку сортувати дані за підрозділом (щоб згрупувати всіх працівників кожного підрозділу), а потім– за іменами (щоб розташувати імена для кожного підрозділу в алфавітному порядку). Одночасно можна сортувати до 64 стовпців.

1. Виділіть будь-яку клітинку в діапазоні.

   

2. На вкладці Дані в групі Сортування й фільтр натисніть кнопку Сортувати.

   

3. У діалоговому вікні Сортування в розділі Стовпець у полі Сортувати за виберіть перший стовпець, який потрібно сортувати.

   

4. У розділі Сортування за виберіть тип сортування. Виконайте одну з таких дій:

   • Щоб сортувати дані за текстом, числом, або датою та часом, виберіть елемент Значення.

   • Щоб сортувати дані за форматом, виберіть елемент Колір клітинки, Колір шрифту або Піктограма клітинки.

5. У розділі Порядок виберіть спосіб сортування. Виконайте одну з таких дій:

   • Для текстових значень виберіть елемент Від А до Я або Від Я до А.

   • Для числових значень виберіть елемент Від найменшого значення до найбільшого або Від найбільшого значення до найменшого.

   • Для значень дати або часу виберіть елемент Від найстаршого до наймолодшого чи Від наймолодшого до найстаршого.

   • Щоб сортувати дані за настроюваним списком, виберіть елемент Настроюваний список.

6. Щоб додати ще один стовпець, за яким потрібно сортувати, виберіть команду Додати рівень, відтак повторіть третій, четвертий та п'ятий кроки.

   

7. Щоб скопіювати стовпець, за яким виконується сортування, виділіть запис і виберіть команду Копіювати рівень.

8. Щоб видалити стовпець, за сортуються дані, виділіть відповідний запис і натисніть кнопку Видалити рівень.

   Примітка.: У списку потрібно залишити принаймні одне значення.

9. Щоб змінити порядок сортування стовпців, виберіть запис і клацніть стрілку вгору або вниз поруч із кнопкою Параметри, щоб змінити порядок.
   
   Записи, розташовані вище в списку, сортуються перед записами, меншими в списку.

Якщо діапазон клітинок чи стовпець таблиці вручну або умовно відформатовано за кольором клітинки або за кольором шрифту, ви можете також сортувати за цими кольорами. Крім того, можна сортувати за набором піктограм, створених із застосуванням умовного форматування.

1. Виберіть клітинку в стовпці, де потрібно сортувати дані.

2. На вкладці Дані в групі Сортування й фільтр натисніть кнопку Сортувати.

   

3. У діалоговому вікні Сортування в розділі Стовпець у полі Сортувати за виберіть стовпець, який потрібно сортувати.

   

4. У розділі Сортування за виберіть пункт Колір клітинки, Колір шрифту або Піктограма клітинки.

   

5. У розділі Порядок клацніть стрілку поруч із кнопкою, а потім залежно від типу формату виберіть колір клітинки, колір шрифту або піктограму клітинки.

6. Далі виберіть спосіб сортування. Виконайте одну з таких дій:

   • Щоб перемістити клітинку з певним кольором, кольором шрифту або піктограмою догори чи ліворуч, виберіть елемент Згори, якщо сортуються стовпці, або Зліва, якщо сортуються рядки.

   • Щоб перемістити клітинку з певним кольором, кольором шрифту або піктограмою донизу чи праворуч, виберіть елемент Знизу, якщо сортуються стовпці, або Справа, якщо сортуються рядки.

     Примітка.: Порядок сортування за кольором клітинки, кольором шрифту або піктограмою за замовчуванням не задано. Його необхідно визначати для кожної операції сортування.

7. Щоб указати наступний колір клітинки, колір шрифту або піктограму, за якими потрібно сортувати дані, натисніть кнопку Додати рівень і повторіть кроки 3–5.

   У полі Потім за вибирайте один і той самий стовпець, а в розділі Порядок – однакове значення.

   Повторіть цю послідовність дій для кожного додаткового кольору клітинки, кольору шрифту або піктограми, які потрібно долучити до сортування.

Настроюваний список можна використовувати, щоб сортувати дані у визначеному користувачем порядку. Припустімо, наприклад, що стовпець містить такі значення, як "Високий", "Середній" і "Низький". Як відсортувати його так, щоб першими відображалися рядки зі значенням "Високий", за ними йшли рядки зі значенням "Середній", а потім – зі значенням "Низький"? Якщо відсортувати дані в алфавітному порядку (від А до Я), першими йтимуть рядки зі значенням "Високий", але рядки зі значенням "Низький" передуватимуть рядкам зі значенням "Середній". Якщо ж сортувати значення в порядку "Від Я до А", першими будуть рядки зі значенням "Середній", а рядки зі значенням "Низький" будуть посередині. Проте необхідно, щоб стовпці зі значенням "Середній" завжди лишалися посередині, незалежно від напрямку сортування. Створивши власний настроюваний список, можна вирішити цю проблему.

1. За потреби можна створити настроюваний список.

   1. У діапазоні клітинок введіть у потрібному порядку (згори донизу, як у цьому прикладі) значення, за якими слід відсортувати дані.

      

   2. Виділіть введений діапазон. У наведеному прикладі потрібно виділити клітинки A1:A3.

   3. Виберіть Файл > Параметри > Додатково > Загальні > Редагувати користувацькі списки, а потім у діалоговому вікні Списки натисніть кнопку Імпорт, після чого двічі натисніть кнопку OK.

      Примітки.: 

      • Настроюваний список можна створювати лише на основі значення (текст, число, дата або час). Створити настроюваний список на основі формату (кольору клітинки, кольору шрифту або піктограми) не можна.

      • Максимальна довжина настроюваного списку — 255 символів. Перший символ не може починатися з числа.

2. Виберіть клітинку в стовпці, де потрібно сортувати дані.

3. На вкладці Дані в групі Сортування й фільтр натисніть кнопку Сортувати.

   

4. У діалоговому вікні Сортування в розділі Стовпець у полі Сортувати за або Потім за вкажіть стовпець, який потрібно сортувати за настроюваним списком.

5. У розділі Порядок виберіть пункт Настроюваний список.

6. У діалоговому вікні Списки виберіть потрібний список. Щоб скористатися настроюваним списком із попереднього прикладу, клацніть елемент Високий, Середній, Низький.

7. Натисніть кнопку OK.

1. На вкладці Дані в групі Сортування й фільтр натисніть кнопку Сортувати.

   

2. У діалоговому вікні Сортування натисніть кнопку Параметри.

   

3. У діалоговому вікні Параметри сортування виберіть пункт Враховувати регістр.

   

4. Натисніть кнопку OK двічі поспіль.

Зазвичай дані сортуються зверху вниз, але їх можна також сортувати зліва направо.

1. Виберіть клітинку в діапазоні, який потрібно відсортувати.

2. На вкладці Дані в групі Сортування й фільтр натисніть кнопку Сортувати.

   

3. У діалоговому вікні Сортування натисніть кнопку Параметри.

   

4. У діалоговому вікні Параметри сортування у розділі Сортувати виберіть пункт сортування справа наліво і натисніть кнопку ОК.

   

5. У розділі Рядок у полі Сортувати за виберіть рядок, який потрібно сортувати. Зазвичай це рядок 1, якщо дані потрібно відсортувати за рядком заголовка.

   

   Порада.: Якщо рядок заголовка містить текст, але стовпці потрібно впорядкувати за числами, можна вставити новий рядок над діапазоном даних і додати числа в потрібному порядку.

6. Щоб сортувати за значенням, виберіть один із параметрів із розкривного списку "Порядок".

   1. Для текстових значень виберіть сортування Від А до Я або Від Я до А.

   2. Для числових значень виберіть елемент Від найменшого значення до найбільшого або Від найбільшого значення до найменшого.

   3. Для значень дати або часу виберіть елемент Від найстаршого до наймолодшого чи Від наймолодшого до найстаршого.

7. Щоб сортувати за кольором клітинки, кольором шрифту або піктограмою:

   1. У розділі Сортування за виберіть пункт Колір клітинки, Колір шрифту або Піктограма клітинки.

   2. У розділі Порядок виберіть "Колір клітинки", "Колір шрифту" або "Піктограма клітинки", а потім виберіть Зліва або Справа.

Якщо потрібно сортувати дані за частиною значення в стовпці, наприклад кодом виробу (789-WDG-34), прізвищем (Наталія Пушкар) або ім’ям (Пушкар Наталія), спочатку потрібно розділити стовпець на кілька, щоб значення, за яким потрібно сортувати дані, опинилося в окремому стовпці. У цьому випадку можна використати текстові функції, щоб відокремити частини клітинок, або скористатися майстром перетворення тексту на стовпці. Приклади й докладні відомості див. в статтях Розділення тексту на кілька клітинок і Розділення тексту на стовпці за допомогою функцій.

На щастя, Excel попередить вас, якщо ви спробуєте зробити щось подібне.

Якщо ви не збираєтеся сортувати дані таким чином, натисніть автоматично розширити виділений діапазон. В іншому разі виберіть сортувати в межах указаного виділення.

Якщо отримано небажаний результат, натисніть кнопку Скасувати .

Якщо, сортуючи дані, ви отримали несподівані результати:

Перевірте, чи не змінилися значення, повернуті формулою.    Якщо відсортовані дані містять одну або кілька формул, значення, повернуті цими формулами, можуть змінитися, коли значення на аркуші обчислюються повторно. У цьому випадку застосуйте сортування ще раз, щоб отримати оновлені результати.

Відобразіть приховані рядки та стовпці, перш ніж сортувати дані.    Приховані стовпці не переміщуються, коли сортуються стовпці, а приховані рядки не переміщуються, коли сортуються рядки. Перш ніж сортувати дані, радимо відобразити приховані стовпці й рядки.

Перевірте регіональні параметри.    Порядок сортування залежить від регіональних параметрів. Переконайтеся, що в розділі Регіональні параметри або Мова та регіональні стандарти на Панелі керування комп’ютера вказано правильні регіональні параметри. Докладні відомості про те, як змінити регіональні параметри, див. в довідковій системі Windows.

Введіть заголовки стовпців тільки в одному рядку.    Якщо потрібні надписи з кількох рядків, переносьте текст у межах клітинки.

Активуйте або вимкніть рядок заголовка.    Сортуючи стовпець, зазвичай краще мати рядок заголовка, щоб легше розуміти значення даних. За замовчуванням рядок заголовка не сортується. Іноді потрібно активувати або вимкнути заголовок, щоб значення в заголовку сортувалися чи не сортувалися. Виконайте одну з таких дій:

• Щоб не сортувати перший рядок даних, який містить заголовки стовпців, на вкладці Основне у розділі Редагування натисніть кнопку Сортувати й фільтрувати, виберіть пункт Настроюване сортування, а потім установіть прапорець Дані з заголовками.

• Щоб сортувати перший рядок даних, який не містить заголовки стовпців, на вкладці Основне в розділі Редагування натисніть кнопку Сортувати й фільтрувати, виберіть пункт Настроюване сортування, а потім зніміть прапорець Дані з заголовками.