Сортування даних у діапазоні або таблиці

1. Виберіть клітинку в стовпці, де потрібно сортувати дані.

2. На вкладці Дані у групі Сортування й фільтр виконайте одну з наведених нижче дій.

   • Щоб швидко сортувати дані за зростанням, виберіть (Сортування від А до Я).

   • Щоб швидко відсортувати дані за спаданням, виберіть (Сортування від Я до А).

1. Виберіть клітинку в стовпці, де потрібно сортувати дані.

2. На вкладці Дані у групі Сортування й фільтр виконайте одну з наведених нижче дій.

   • Щоб сортувати дані від найменшого до найвищого, виберіть (Сортування від найменшого до найбільшого).

   • Щоб сортувати від найбільшого до найменшого, виберіть (Сортування від найбільшого до найменшого).

1. Виберіть клітинку в стовпці, де потрібно сортувати дані.

2. На вкладці Дані у групі Сортування й фільтр виконайте одну з наведених нижче дій.

   • Щоб відсортувати дані від ранішої до пізнішої дати або часу, виберіть (Сортування від найстаршого до найновішого).

   • Щоб відсортувати дані від пізнішої до ранішої дати або часу, виберіть (Сортування від найновішого до найстаршого).

Якщо потрібно згрупувати дані за однаковим значенням в одному стовпці або рядку, можна відсортувати дані за кількома стовпцями або рядками, а потім відсортувати інший стовпець або рядок у межах цієї групи рівних значень. Наприклад, якщо у вас є стовпець "Підрозділ" і "Працівник", можна спочатку відсортувати дані за підрозділом (щоб згрупувати всіх працівників в одному відділі), а потім відсортувати їх за іменем (щоб розташувати імена в алфавітному порядку в кожному відділі). Одночасно можна сортувати до 64 стовпців.

1. Виділіть будь-яку клітинку в діапазоні.

   

2. На вкладці Дані в групі Сортування & Фільтр натисніть кнопку Сортування.

   

3. У діалоговому вікні Сортування в розділі Стовпець у полі Сортувати за виберіть перший стовпець, який потрібно сортувати.

   

4. У розділі Сортування за виберіть тип сортування. Виконайте одну з таких дій:

   • Щоб сортувати дані за текстом, числом або датою й часом, виберіть значення клітинки.

   • Щоб сортувати дані за форматом, виберіть елемент Колір клітинки, Колір шрифту або Піктограма клітинки.

5. У розділі Порядок виберіть спосіб сортування. Виконайте одну з таких дій:

   • Для текстових значень виберіть елемент Від А до Я або Від Я до А.

   • Для числових значень виберіть елемент Від найменшого значення до найбільшого або Від найбільшого значення до найменшого.

   • Для значень дати або часу виберіть елемент Від найстаршого до наймолодшого чи Від наймолодшого до найстаршого.

   • Щоб сортувати дані за настроюваним списком, виберіть елемент Настроюваний список.

6. Щоб додати ще один стовпець для сортування, натисніть кнопку Додати рівень, а потім повторіть кроки 3–5.

   

7. Щоб скопіювати стовпець для сортування, виберіть запис і натисніть кнопку Копіювати рівень.

8. Щоб видалити стовпець, за яким потрібно сортувати дані, виберіть його та натисніть кнопку Видалити рівень.

   Примітка.: У списку потрібно залишити принаймні одне значення.

9. Щоб змінити порядок сортування стовпців, виберіть запис, а потім натисніть стрілку вгору або вниз поруч із кнопкою Параметри , щоб змінити порядок.
   
   Записи, розташовані вище в списку, сортуються перед записами, меншими в списку.

Якщо діапазон клітинок чи стовпець таблиці вручну або умовно відформатовано за кольором клітинки або за кольором шрифту, ви можете також сортувати за цими кольорами. Крім того, можна сортувати за набором піктограм, створених із застосуванням умовного форматування.

1. Виберіть клітинку в стовпці, де потрібно сортувати дані.

2. На вкладці Дані в групі Сортування & Фільтр натисніть кнопку Сортування.

   

3. У діалоговому вікні Сортування в розділі Стовпець у полі Сортувати за виберіть стовпець, який потрібно сортувати.

   

4. У розділі Сортування за виберіть пункт Колір клітинки, Колір шрифту або Піктограма клітинки.

   

5. У розділі Порядок клацніть стрілку поруч із кнопкою, а потім залежно від типу формату виберіть колір клітинки, колір шрифту або піктограму клітинки.

6. Далі виберіть спосіб сортування. Виконайте одну з таких дій:

   • Щоб перемістити клітинку з певним кольором, кольором шрифту або піктограмою догори чи ліворуч, виберіть елемент Згори, якщо сортуються стовпці, або Зліва, якщо сортуються рядки.

   • Щоб перемістити клітинку з певним кольором, кольором шрифту або піктограмою донизу чи праворуч, виберіть елемент Знизу, якщо сортуються стовпці, або Справа, якщо сортуються рядки.

     Примітка.: Порядок сортування за кольором клітинки, кольором шрифту або піктограмою за замовчуванням не задано. Його необхідно визначати для кожної операції сортування.

7. Щоб указати наступний колір клітинки, колір шрифту або піктограму для сортування, натисніть кнопку Додати рівень, а потім повторіть кроки 3–5.

   У полі Потім за вибирайте один і той самий стовпець, а в розділі Порядок – однакове значення.

   Повторіть цю послідовність дій для кожного додаткового кольору клітинки, кольору шрифту або піктограми, які потрібно долучити до сортування.

Настроюваний список можна використовувати, щоб сортувати дані у визначеному користувачем порядку. Припустімо, наприклад, що стовпець містить такі значення, як "Високий", "Середній" і "Низький". Як відсортувати його так, щоб першими відображалися рядки зі значенням "Високий", за ними йшли рядки зі значенням "Середній", а потім – зі значенням "Низький"? Якщо відсортувати дані в алфавітному порядку (від А до Я), першими йтимуть рядки зі значенням "Високий", але рядки зі значенням "Низький" передуватимуть рядкам зі значенням "Середній". Якщо ж сортувати значення в порядку "Від Я до А", першими будуть рядки зі значенням "Середній", а рядки зі значенням "Низький" будуть посередині. Проте необхідно, щоб стовпці зі значенням "Середній" завжди лишалися посередині, незалежно від напрямку сортування. Створивши власний настроюваний список, можна вирішити цю проблему.

1. За потреби можна створити настроюваний список.

   1. У діапазоні клітинок введіть у потрібному порядку (згори донизу, як у цьому прикладі) значення, за якими слід відсортувати дані.

      

   2. Виділіть введений діапазон. У наведеному прикладі потрібно виділити клітинки A1:A3.

   3. Перейдіть до розділуПараметри > файлу > Додаткові > Загальні > Редагувати настроювані Списки, а потім у діалоговому вікні Настроювана Списки натисніть кнопку Імпорт, а потім двічі натисніть кнопку OK.

      Примітки.: 

      • Настроюваний список можна створювати лише на основі значення (текст, число, дата або час). Створити настроюваний список на основі формату (кольору клітинки, кольору шрифту або піктограми) не можна.

      • Максимальна довжина настроюваного списку — 255 символів. Перший символ не може починатися з числа.

2. Виберіть клітинку в стовпці, де потрібно сортувати дані.

3. На вкладці Дані в групі Сортування & Фільтр натисніть кнопку Сортування.

   

4. У діалоговому вікні Сортування в розділі Стовпець у полі Сортувати за або Потім за вкажіть стовпець, який потрібно сортувати за настроюваним списком.

5. У розділі Порядок виберіть пункт Настроюваний список.

6. У діалоговому вікні Списки виберіть потрібний список. Використовуючи спеціальний список, створений у попередньому прикладі, виберіть пункт Високий, Середній, Низький.

7. Натисніть кнопку OK.

1. На вкладці Дані в групі Сортування & Фільтр натисніть кнопку Сортування.

   

2. У діалоговому вікні Сортування натисніть кнопку Параметри.

   

3. У діалоговому вікні Параметри сортування виберіть пункт Враховувати регістр.

   

4. Двічі натисніть кнопку OK .

Зазвичай дані сортуються зверху вниз, але їх можна також сортувати зліва направо.

1. Виберіть клітинку в діапазоні, який потрібно відсортувати.

2. На вкладці Дані в групі Сортування & Фільтр натисніть кнопку Сортування.

   

3. У діалоговому вікні Сортування натисніть кнопку Параметри.

   

4. У діалоговому вікні Параметри сортування в розділі Орієнтація виберіть сортувати зліва направо, а потім натисніть кнопку OK.

   

5. У розділі Рядок у полі Сортувати за виберіть рядок, який потрібно сортувати. Зазвичай це рядок 1, якщо дані потрібно відсортувати за рядком заголовка.

   

   Порада.: Якщо рядок заголовка містить текст, але стовпці потрібно впорядкувати за числами, можна вставити новий рядок над діапазоном даних і додати числа в потрібному порядку.

6. Щоб сортувати за значенням, виберіть один із параметрів із розкривного списку "Порядок".

   1. Для текстових значень виберіть сортування Від А до Я або Від Я до А.

   2. Для числових значень виберіть елемент Від найменшого значення до найбільшого або Від найбільшого значення до найменшого.

   3. Для значень дати або часу виберіть елемент Від найстаршого до наймолодшого чи Від наймолодшого до найстаршого.

7. Щоб сортувати за кольором клітинки, кольором шрифту або піктограмою:

   1. У розділі Сортування за виберіть пункт Колір клітинки, Колір шрифту або Піктограма клітинки.

   2. У розділі Порядок виберіть "Колір клітинки", "Колір шрифту" або "Піктограма клітинки", а потім виберіть Зліва або Справа.

Якщо потрібно сортувати дані за частиною значення в стовпці, наприклад кодом виробу (789-WDG-34), прізвищем (Наталія Пушкар) або ім’ям (Пушкар Наталія), спочатку потрібно розділити стовпець на кілька, щоб значення, за яким потрібно сортувати дані, опинилося в окремому стовпці. Для цього можна розділити частини клітинок за допомогою текстових функцій або скористатися майстром перетворення тексту на стовпці. Приклади й докладні відомості див. в статтях Розділення тексту на кілька клітинок і Розділення тексту на стовпці за допомогою функцій.

На щастя, Excel попередить вас, якщо ви спробуєте зробити щось подібне.

Якщо ви не збираєтеся сортувати дані таким чином, натисніть автоматично розширити виділений діапазон. В іншому разі виберіть сортувати в межах указаного виділення.

Якщо результати не потрібні, натисніть кнопку Скасувати .

Якщо, сортуючи дані, ви отримали несподівані результати:

Перевірте, чи не змінилися значення, повернуті формулою.    Якщо відсортовані дані містять одну або кілька формул, значення, повернуті цими формулами, можуть змінитися, коли значення на аркуші обчислюються повторно. У цьому випадку застосуйте сортування ще раз, щоб отримати оновлені результати.

Відобразіть приховані рядки та стовпці, перш ніж сортувати дані.    Приховані стовпці не переміщуються, коли сортуються стовпці, а приховані рядки не переміщуються, коли сортуються рядки. Перш ніж сортувати дані, радимо відобразити приховані стовпці й рядки.

Перевірте регіональні параметри.    Порядок сортування залежить від регіональних параметрів. Переконайтеся, що в розділі Регіональні параметри або Мова та регіональні стандарти на Панелі керування комп’ютера вказано правильні регіональні параметри. Докладні відомості про те, як змінити регіональні параметри, див. в довідковій системі Windows.

Введіть заголовки стовпців тільки в одному рядку.    Якщо потрібні надписи з кількох рядків, переносьте текст у межах клітинки.

Активуйте або вимкніть рядок заголовка.    Сортуючи стовпець, зазвичай краще мати рядок заголовка, щоб легше розуміти значення даних. За замовчуванням рядок заголовка не сортується. Іноді потрібно активувати або вимкнути заголовок, щоб значення в заголовку сортувалися чи не сортувалися. Виконайте одну з таких дій:

• Щоб виключити перший рядок даних із сортування, оскільки це заголовок стовпця, на вкладці Основне в групі Редагування натисніть кнопку Сортувати & Фільтр, Настроюване сортування, а потім виберіть пункт Дані із заголовками.

• Щоб додати перший рядок даних до сортування, оскільки це не заголовок стовпця, на вкладці Основне в групі Редагування натисніть кнопку Сортування & Фільтр, Настроюване сортування, а потім зніміть прапорець Дані із заголовками.