Пошук потрібних даних за допомогою Пошуку Microsoft

Початок пошуку

Зазвичай поле пошуку розташовано у верхній частині сторінки або біля його верхньої частини з піктограмою збільшувального скла збоку.

У Windows поле пошуку розташовано на панелі завдань у нижній частині екрана.

Спочатку введіть у полі пошуку те, що потрібно знайти. Ви отримаєте найвідповідніші результати, якщо знаєте точне ім'я, але якщо ні, ви можете ввести ключові слова або короткі речення, характерні для того, що ви шукаєте.

Ключові слова можуть містити імена людей, слова в заголовках і самому вмісті, а також файли, такі типи файлів, як PowerPoint, Word і Excel. Під час пошуку за ключовим словом не потрібно турбуватися про точне написання та написання з великої букви. Під час введення персоналізовані результати та запропоновані пошукові запити відображатимуться в розкривному списку.

Якщо ввести коротке речення, наприклад "настил клієнта з Daisy Phillips у грудні", і натиснути клавішу Enter, ви отримаєте список презентацій PowerPoint, які містять ключове слово "клієнт", автором, зміненою або спільною презентацією Daisy у грудні.

Якщо ви вирішите виконати пошук у всьому вмісті, до який у вас є доступ, відкриється сторінка, присвячена результатам пошуку. Ця сторінка охоплює весь робочий і організаційний вміст. Результати на цій сторінці можуть відрізнятися від результатів у полі пошуку, і типи результатів залежать від організації. Типи результатів включають файли, сайти, людей, повідомлення, закладки, відповіді тощо.

Оскільки це ширший пошук, ви можете знайти багато схожих результатів, не пов'язаних із тим, що ви шукаєте, що може зайняти багато часу, щоб відсортувати дані. У такому разі доцільно звузити пошук.

Як звузити пошук?

Фільтрування через користувача

У службах Bing, SharePoint і Microsoft365.com, якщо ви пам'ятаєте користувача, який має відношення до того, що ви шукаєте, наприклад користувача, який надав спільний доступ, змінив або створив файл, ви можете відфільтрувати його, щоб переглянути його вміст. Вміст, до який ви маєте дозвіл, можна знайти лише під час пошуку за вмістом будь-кого.

Якщо ввести в полі пошуку ім'я, прізвище або повне ім'я особи, з'являться параметри для користувачів у розкривному списку. Якщо вибрати користувача з розкривного списку, відкриється сторінка профілю для цієї особи.

На сторінці профілю можна знайти такі відомості, як контактна інформація користувача, її вміст, зокрема файли, доступ до яких ви маєте, останні повідомлення електронної пошти та повідомлення між вами та розташування особи в межах організації.

Якщо ви шукаєте файли спеціально, перейдіть на вкладку Вміст. Якщо потрібно просіяти багато вмісту, можна ще більше відфільтрувати результати пошуку. Просто додайте відповідні ключові слова поруч із фільтром користувача в полі пошуку.

Ви також можете знайти себе, щоб знайти свої власні файли або інформацію.

Використання вкладок і фільтрів

На сторінці результатів пошуку можна вибрати вкладку, щоб звузити область пошуку до таких категорій, як файли, сайти, люди, повідомлення, зображення, відео тощо. Ви також можете ще більше відфільтрувати результати пошуку в багатьох вкладках. Вкладки та фільтри можуть відрізнятися залежно від того, де ви шукаєте.

Додати інше ключове слово

Краще вибрати ключові слова, які дуже специфічні для пошуку, наприклад слова в імені файлу або в самому вмісті. Це допоможе розрізняти схожі результати та отримати все менше відповідних результатів.

Ось ще кілька способів додавання ключових слів.

• Котирування: Якщо ви знаєте речення або кілька слів у певній послідовності, додайте їх до поля пошуку в лапках і натисніть клавішу Enter. Наприклад, "Виберіть вкладку, щоб звузити область пошуку"

• Синоніми: Якщо ви застрягли, а ключові слова не працюють, іноді це допомагає придумати синоніми слів, які ви використовуєте, або мову, якою може скористатися ваша команда чи інші співробітники, і додати ці слова до пошуку.

Якщо ви спеціально шукаєте файли, ось кілька пропозицій ключових слів, які можуть бути корисні для вас:

• "Мої файли":Якщо ввести "мої файли" та перейти на сторінку результатів пошуку, ви отримаєте до 10 результатів, що відображають те, над чим ви нещодавно працювали.

• Тип файлу: Такі слова, як "ppt", "Word", "deck" і "spreadsheet", фільтруватимуться за потрібним типом файлу. Наприклад, якщо ввести "електронну таблицю стану проекту" та натиснути клавішу Enter, відобразиться список файлів Excel із ключовими словами "стан проекту".

• Комбінація ключових слів, таких як "Alex Smith marketing deck" або "research insights Excel":Об'єднання ключових слів автоматично відфільтрує результати, і ви, швидше за все, знайдете те, що шукаєте швидше. Якщо одне з ключових слів – це ім'я, можна використовувати лише ім'я або прізвище, але якщо кілька користувачів з однаковим іменем, легше мати повне ім'я.

Як розгорнути пошук?

Якщо ви звузите пошук задалека, можливо, ви не отримуєте результатів або не зможете знайти правильні результати. У такому разі може бути введено забагато ключових слів або фільтрів або ви маєте неправильну папку чи сайт SharePoint.

Спробуйте видалити фільтри або ключові слова по черзі та ретельно перевірити, чи ви перебуваєте в потрібному місці та маєте дозвіл на доступ до пошукових запитів.

Що ще можна знайти під час пошуку?

Центральні інструменти, ресурси та інформація

Адміністратори можуть визначати важливі інструменти, ресурси та відомості, виділені у верхній частині поля пошуку, а також сторінку результатів пошуку для легкого доступу. До них можуть належати закладки, акроніми, відповіді на поширені запитання в організації, розташування тощо. Вони відображатимуться, лише якщо вони стосуються того, що ви шукаєте.

Рекомендовані пошукові запити на основі історії

пошуків Коли ви починаєте пошук, ви можете отримувати пропозиції в полі пошуку для пошуку на основі попередньої історії пошуків. Це допоможе вам швидко повернутися до того, над яким ви працювали раніше. Історія пошуків містить пошукові запити в Outlook, Microsoft365.com та SharePoint Online. Якщо пропозиція не корисна, її можна видалити, навівши на неї вказівник миші та вибравши видалити.

Ви також можете переглянути історію пошуків, завантаживши її або очистивши історію пошуків у будь-який час. Щоб завантажити або очистити журнал пошуку:

• Перейдіть до розділу Пошуку Microsoft у розділі конфіденційності настройок облікового запису.

• Ви також можете отримати доступ до нього вручну, перейшовши до розділу Мій обліковий запис -> Настройки & Конфіденційність -> вибравши вкладку конфіденційності -> відкривши розділ Пошук Microsoft.

Додаткові відомості

Пошук потрібних даних за допомогою пошуку Microsoft в Office

Пошук потрібних даних за допомогою пошуку Microsoft у Bing