Що більше повідомлень електронної пошти ви надсилаєте й отримуєте, тим більше поштова скринька Outlook може збільшуватися. Відкриття та пошук великих поштових скриньок може тривати довше, а для багатьох постачальників послуг електронної пошти, зокрема Microsoft 365, можна обмежити максимальний розмір поштової скриньки. Якщо з'явиться повідомлення про те, що розмір поштової скриньки перевищує обмеження, видалення повідомлень і папок може допомогти, але якщо ви зберігаєте відомості у файлі даних Outlook (PST) або автономному файлі даних Outlook (OST), розмір файлу даних може не зменшитися автоматично.
Примітка. Якщо використовується обліковий запис POP, усі відомості облікового запису електронної пошти, зокрема папки, повідомлення електронної пошти, контакти, календар і відомості про завдання, зберігаються у файлі даних Outlook (PST). Якщо використовується обліковий запис Microsoft 365, Exchange, IMAP або Outlook.com, копія поштової скриньки зберігається в автономному файлі даних Outlook (OST).
Щоб зменшити розмір файлу даних Outlook (PST) або автономного файлу даних Outlook (OST), можна вручну стиснути файл даних. Виберіть свою версію Outlook нижче, щоб дізнатися, як зменшити розмір файлу PST або OST.
Зменшити розмір поштової скриньки можна кількома способами.
За допомогою засобу очищення поштової скриньки можна переглянути розмір поштової скриньки та окремих папок. Цей засіб також дає змогу шукати старі або дуже великі повідомлення, які, можливо, потрібно видалити або перемістити до файлу даних Outlook (PST).
Часто причиною великої поштової скриньки є велика папка "Видалені". За допомогою цього засобу можна переглянути розмір папки "Видалені" та очистити папку "Видалені".
Іноді програма Outlook зберігатиме конфліктні елементи в папці "Конфлікти". Конфлікти виникають, коли копія елемента, збереженого на сервері електронної пошти, не синхронізується з копією елемента, збереженого на локальному комп'ютері. Засіб очищення поштової скриньки може видалити ці конфлікти для вас.
Запуск засобу очищення поштової скриньки
-
Перейдіть на вкладку Файл.
-
Натисніть кнопку Знаряддя > очищення поштової скриньки.
-
Виберіть Переглянути розмір поштової скриньки, Знайти елементи старші, Знайти елементи, розмір яких перевищує, Переглянути розмір видалених елементів, Очистити папку "Видалені", Переглянути розмір конфліктів або Пусті конфлікти, щоб виконати потрібне завдання.
Видалення зайвих повідомлень за допомогою функції очищення розмови
У довгому ланцюжку повідомлень електронної пошти часто існує безліч повідомлень, які містять усі ті самі відомості, що й попередні повідомлення. Очищення розмови може автоматично видалити зайві повідомлення. Докладні відомості див. в статті Видалення зайвих повідомлень за допомогою функції очищення розмови.
Пошук великих повідомлень
У полі пошуку Outlook можна шукати всі повідомлення, більші за певний розмір. Клацніть у полі Пошук і введіть: messagesize:>5 mb. Буде знайдено всі повідомлення, розмір яких перевищує 5 МБ. Ви можете видалити деякі або всі ці повідомлення або перемістити їх до іншого файлу даних Outlook (PST). Докладні відомості про переміщення елементів див. в статті Переміщення або копіювання повідомлення між папками.
Якщо видалити елементи з файлу даних Outlook (PST) або автономного файлу даних Outlook (OST), Програма Outlook автоматично стискає файл у фоновому режимі під час простоювання, коли ви не використовуєте комп'ютер, але outlook все ще працює.
Примітка.Програма Outlook стискає файл, лише якщо у файлі більше 20% "пробілу" (вільне місце).
Ви також можете виконати наведені нижче дії, щоб негайно запустити процес стискання вручну, що може тривати кілька хвилин.
-
Видаліть усі елементи, які не потрібно зберігати, і очистьте папку "Видалені".
-
Виберіть пункт Параметри облікових записів > файлу > параметри облікових записів.
-
На вкладці Файли даних виберіть файл даних, який потрібно стиснути, і натисніть кнопку Настройки.Примітка. Якщо ви використовуєте обліковий запис електронної пошти Exchange або Outlook.com, потрібно також перейти на вкладку Додатково > параметри файлу даних Outlook.
-
У діалоговому вікні Файл даних Outlook натисніть кнопку Стиснути , а потім натисніть кнопку OK.
Примітка.: Після стискання файлу даних Outlook не потрібно виходити з програми Outlook.
