Відомості про цифрові підписи (також відомі як цифрові ідентифікатори), для чого їх можна використовувати та як їх використовувати у Word, Excel і PowerPoint, див. в статті Усе про цифрові підписи.
Створення рядка підпису у Word і Excel
-
Розташуйте вказівник миші в тому місці в документі, де потрібно створити рядок підпису.
-
На вкладці Вставлення в групі Текст натисніть кнопку Рядок підпису.
-
У діалоговому вікні Настроювання підпису введіть відомості, які відображатимуться під рядком підпису:
-
Пропонований підписувач: Повне ім’я підписувача.
-
Пропонована посада підписувача: Посада підписувача, якщо є.
-
Адреса електронної пошти пропонованого підписувача: Адреса електронної пошти підписувача, якщо потрібно.
-
Інструкції підписувачу: Наприклад, "Перш ніж підписувати документ, перевірте правильність його вмісту".
-
-
Установіть один або обидва з наведених нижче прапорців.
• Дозволити підписувачу додавати коментарі в діалоговому вікні "Підпис" Дозволити підписувачу вводити мету підписання.• Відображати дату підписання в рядку підпису . Дата підписання документа відображатиметься разом із підписом.
Щоб додати інші рядки підпису, повторіть ці кроки.
Примітка.: Якщо документ залишається непідписаний, відображається рядок повідомлень Підписи. Натисніть кнопку Переглянути підписи , щоб завершити процес створення підпису.
Підписування рядка підпису у Word і Excel
Підписуючи рядок підпису, користувач додає візуальне представлення підпису та цифровий підпис.
-
У файлі клацніть рядок підпису правою кнопкою миші та виберіть пункт Підписати. Якщо файл відкриється в безпечному поданні, натисніть кнопку Усе одно редагувати, якщо файл походить із надійного джерела.
-
Виконайте одну або кілька з таких дій:
-
Щоб додати друковану версію підпису, введіть своє ім’я в полі поруч із символом X.
-
Щоб додати рукописний підпис, введіть своє ім'я в полі біля позначки X за допомогою функції рукописного вводу.
-
Щоб використати зображення письмового підпису, натисніть кнопку Вибрати зображення. У діалоговому вікні Вставлення зображень виберіть розташування файлу зображення підпису, виберіть файл і натисніть кнопку Вибрати.
Примітка.: Для користувачів, які використовують китайську (спрощене та традиційне письмо), японську та корейську мовні версії, відображається параметр Рядок підпису-позначки.
-
-
Натисніть кнопку Підписати.
Кнопку Підписи розташовано в нижній частині документа або аркуша.
Примітка.: Щоб підписати рядок підпису, двічі клацніть рядок підпису. Введіть своє ім’я поруч із позначкою X. Або в області Підписи в розділі Запитані підписи клацніть стрілку поруч із підписом. У меню виберіть пункт Підписати.
Видалення цифрових підписів у Word і Excel
-
Відкрийте документ або аркуш, що містить видимий підпис, який потрібно видалити.
-
Клацніть рядок підпису правою кнопкою миші та виберіть пункт Видалити підпис.
-
Натисніть кнопку Так.
Примітка.: Крім того, ви можете видалити підпис, клацнувши стрілку поруч із підписом в області підписів. Натисніть кнопку Видалити підпис.
Усе про цифрові підписи
Що таке цифровий підпис?
Цифровий підпис – це зашифрований електронний штамп автентифікації на цифровій інформації, наприклад повідомленнях електронної пошти, макросах або електронних документах. Підпис підтверджує, що інформація створена автором підпису, і її не змінено.
Сертифікат підпису та центр сертифікації
Підписування сертифіката. Щоб створити цифровий підпис, потрібно мати сертифікат підпису, який підтверджує особу. Надсилаючи макрос або документ із цифровим підписом, ви також надсилаєте свій сертифікат і відкритий ключ. Сертифікати видаються центром сертифікації, і, як і посвідчення водія, їх може бути відкликано. Зазвичай сертифікат дійсний протягом року, після чого підписувач має поновити або отримати новий сертифікат підпису, щоб установити особу.
Примітка.: Докладніше про відкриті й закриті ключі можна дізнатися в цій статті.
Центр сертифікації. Центр сертифікації – це установа, подібна до нотаріуса. Він видає цифрові сертифікати, підписує сертифікати для підтвердження їхньої дійсності та відстежує, які сертифікати відкликано, а також у яких сертифікатів завершився термін дії.
Порада.: Докладні відомості про отримання цифрового сертифіката й створення цифрового підпису див. в цій статті.
Гарантії цифрового підпису
-
Автентичність. Підтверджується особа, яка підписала документ.
-
Цілісність. Вміст не змінено або підроблено після того, як на ньому поставлено цифровий підпис.
-
Неможливість відмови. Підтверджує для всіх сторін походження підписаного вмісту. Відмова – це заперечення автором підпису своєї причетності до підписаного вмісту.
-
Нотаріальне засвідчення. Підписи у файлах Microsoft Word, Excel або PowerPoint із позначкою часу від надійного сервера позначок часу за певних умов прирівнюються до нотаріального засвідчення.
Для надання цих гарантій автор вмісту повинен додати до нього цифровий підпис, який відповідатиме наведеним нижче умовам.
-
Цифровий підпис дійсний.
-
Сертифікат, пов’язаний із цифровим підписом, чинний (не прострочений).
-
Особа, що підписала, або організація-видавець – надійна.
Увага!: Підписані документи із припустимою часовою позначкою вважаються такими, що містять припустимі підписи, незважаючи на термін або стан відкликання сертифіката підпису.
-
Видавець, що підписав, отримав сертифікат, пов’язаний із цифровим підписом, від надійного центру сертифікації.
Рядки підпису у Word і Excel
Рядок підпису нагадує звичайний покажчик місця заповнення для підпису у друкованих документах. Проте він має інший принцип дії. Коли рядок підпису вставляється у файл Microsoft 365, автор може вказати відомості про потрібного підписувача та інструкції для підписувача. Після надсилання електронної копії файлу можливому підписувачу ця особа побачить рядок підпису та сповіщення із проханням підписати документ. Підписувач може:
-
Введіть підпис
-
Вибір зображення рукописного підпису
-
створити підпис за допомогою функції рукописного вводу на ПК із сенсорним екраном.
Коли підписувач додає візуальне представлення підпису до документа, одночасно з цим додається цифровий підпис для автентифікації особи підписувача.
Увага!: Щоб запобігти зміненню вмісту, документ із цифровим підписом стає доступним лише для читання.
Невидимі цифрові підписи у Word, Excel і PowerPoint
Невидимий цифровий підпис, наприклад видимий рядок цифрового підпису, забезпечує автентичність, цілісність і походження документа. Невидимі цифрові підписи можна додавати до документів Word, робочих книг Excel і презентацій PowerPoint.
У нижній частині підписаних документів буде розташована кнопка Підписи. Крім того, у підписаних документах відомості про підпис розташовані в розділі Відомості, який можна знайти на вкладці Файл.
Додавання невидимих цифрових підписів у Word, Excel і PowerPoint
Щоб захистити автентичність вмісту документа, можна додати невидимий цифровий підпис. У нижній частині підписаних документів буде розташована кнопка Підписи.
-
На вкладці Файл натисніть кнопку Відомості.
-
Виберіть
-
Натисніть кнопку Додати цифровий підпис.
-
Прочитайте повідомлення Word, Excel або PowerPoint і натисніть кнопку OK.
-
У діалоговому вікні Sign (Підпис) введіть призначення в поле Purpose for signing this document (Призначення підпису цього документа ).
-
Натисніть кнопку Підписати.
Щоб запобігти зміненню вмісту файлу, після додавання цифрового підпису з’являється кнопка Підписи, і файл стає доступний лише для читання.
Видалення невидимих цифрових підписів у Word, Excel і PowerPoint
-
Відкрийте документ, книгу чи презентацію, що містить невидимий підпис, який потрібно видалити.
-
На вкладці Файл натисніть кнопку Відомості.
-
Виберіть
-
Відображається подання документа, книги чи презентації та з’являється панель Підписи.
-
Поруч з іменем підпису клацніть стрілку.
-
Натисніть кнопку Видалити підпис, а потім – Так.
