Projeler hızlı bir şekilde el ele alabilir. Bunu anlamadan, basit bir bina projesi tasarım, kazı, temel çalışma ve pazarlama gibi daha küçük projelerin kolajı haline gelir. Project'te daha küçük projeler oluşturup bunları ana projenize uygun yerleri göstermek için tek bir Project dosyasına bağlayarak projeniz üzerinde daha fazla denetime sahip olabilirsiniz.
Bu makalenin başlıkları
Ana projelere genel bakış
bir ana proje, birden çok ilgili proje arasında hiyerarşi gösteren birleştirilmiş projeler koleksiyonu olarak düşünün. Ana projeye eklenen projelere alt proje adı verilir.
Ana projeye bir alt proje eklediğinizde, iki proje birbirine bağlanır ve ana projeden alt projedeki tüm bilgileri görüntüleyebilirsiniz.
Ana projeden bir alt projeyi güncelleştirdiğinizde, bu alt proje kaynak dosyasında da güncelleştirilir. Rapor oluşturmak veya birleştirilmiş proje bilgilerinin görünümünü yazdırmak için dosyaları birleştirmeniz gerekiyorsa, bunları geçici olarak bir görünümde de birleştirebilirsiniz.
Ana proje ve alt projeler oluşturmak, büyük bir projeyi ayırmanıza ve bölümlerini gerekli kişilere devretmenize olanak tanır. Proje yönetimi terimlerinde, alt projeleri bu şekilde atamak, işi yapanlara sorumluluk verir ve yetkiyi sorumlulukla eşleştirir. Proje açısından, bir ana projede alt projeler oluşturmak, proje yöneticilerinin zamanlamanın bölümlerine erişmesine ve bu bölümler üzerinde denetim elde etmelerine yardımcı olur.
Büyük bir projeyi ana projeye ve alt projelere ayırmanız gerekip gerekmediğini belirlemek için aşağıdakileri göz önünde bulundurun:
-
Projeniz çok büyük ve ayrıntılı. Projeniz birkaç yüzden fazla görev içeriyorsa, alt projelere ayırmak yönetmeyi kolaylaştırabilir. Projenin bazı bölümleri diğerlerinden daha ayrıntılı olarak ayrılmış bir çalışma içeriyorsa, çoğu kullanıcının alt projenin yalnızca toplu açıklamasını görebilmesi için bu bölümleri alt projelere ayırmak mantıklı olabilir, ancak ilgili taraflar bunu daha ayrıntılı olarak görüntüleyebilir. Tek bir dosya neredeyse her zaman daha hızlı bir alternatiftir, ancak projenin yalnızca bir bölümüne odaklanabilmek dengeye değer olabilir.
-
Kuruluşunuz merkezi değil. Merkezi olmayan veya dağıtılmış bir kuruluşta ana proje ve alt projeler, çalışanlara kendi işleri üzerinde tek bir merkezi proje dosyasından daha fazla denetim sağlar.
-
Kuruluşunuzun planlama yöntemlerinin verimliliğini artırmak istiyorsunuz. Alt düzey yöneticiler projeden sorumluysa ve projede hangi görevlerin gerekli olduğunu biliyorsa, ekiplerinin çalışmalarını planlamalarını ve proje dosyalarını ana projede birleştirmelerini sağlamak daha mantıklı olabilir. Yukarıdan aşağıya planlama norm ise, tek tek proje yöneticilerinin veya ekiplerin kendi zamanlamalarına erişebilmesi ve üzerinde denetim sahibi olması için ilk planı uygulandığında alt projeler halinde yeniden düzenlemek isteyebilirsiniz.
-
Birden çok proje üzerinde çalışıyorsunuz. Proje yöneticileri, aralarında ilişki olsun veya olmasın, sürekli üzerinde çalıştıkları bir proje kümesine sahip olabilir. Bunları birer birer açmak yerine, ana projeyi açarken tüm alt projeleri aynı anda açabilirsiniz. Bu yaklaşım, birden çok projede rapor oluşturmayı da kolaylaştırır. Projeler birbiriyle ilişkiliyse, proje yöneticisi farklı projelerdeki görevler arasında görev bağımlılıkları oluşturabilir. Projeler arasında bağımlılıklar oluşturmak, farklı proje yöneticilerinin diğer proje yöneticilerinin çalışmalarının zamanlamalarını nasıl etkilediğini görmesini kolaylaştırır.
-
Bazı projeler diğerlerine bağımlıdır. Diğer dosyalara çeşitli projeler ekleyerek birden çok projenin hiyerarşisini doğru bir şekilde yansıtabilirsiniz. Sonuçta elde edilen alt projelerin yapısı, ekip üyelerinizin önceliklerini ve sorumluluklarını, ayrıca farklı alanlardaki görevler arasındaki ilişkileri ve genel son tarihi yansıtmalıdır.
-
Projenizi birkaç kişi değiştirebilir. İdeal olan, proje dosyasının tek bir proje yöneticisine ait olması, yönetilmesi ve değiştirilmesidir. Ancak genellikle bir proje üst düzey yöneticilerin yönetmesi gerekebilecek daha büyük bir programın parçasıdır. Proje ekibi üyeleri, ayrı bir dosya olarak görüntüleyerek çalışmalarına odaklanmayı sürdürebilir ve ana projeyi denetleyen proje yöneticisi her alt proje ekibinin zamanlamasını koordine edebilir.
Zamanlamaları bir son tarih için koordine etmek için ana projenin kilometre taşlarının her alt proje ekibinin kilometre taşlarını yönlendirmesi mantıklı olabilir. Kilometre taşları arasında bir bağımlılık oluşturarak veya kilometre taşı görevlerini ana projeden her alt projeye kopyalayıp yapıştırarak kilometre taşlarını koordine edebilirsiniz.
-
Projenizin farklı bölümlerine önem veren birden çok proje katılımcısı var. İnsanlar farklı ayrıntılara bakmak istediklerinde, proje yöneticileri tüm proje dosyalarını bir sunucuya koyabilir ve çeşitli paydaşlar için farklı görünümleri özelleştirebilir. Aynı proje dosyası, görüntülenen bilgileri özelleştirmek için farklı ana projelerde alt proje olarak kullanılabilir.
-
Alt projelerinizin salt okunur olmasını istiyorsunuz. Görevleri bir alt projeye taşıyarak ve önemli kişilere erişimi kısıtlayarak projenin bölümleri üzerinde ek denetime sahip olabilirsiniz.
-
Projenin geneline ek olarak her aşama için kritik yolu analiz etmek istiyorsunuz. Her proje bir kritik yol içerir. Birden çok projeyi tek bir ana projede birleştirmek, her alt proje için ayrı kritik yolları korurken, genel resmi ana projede birden çok kritik yol olarak görmeyi kolaylaştırır.
Daha fazla bilgi edinin
Ana projede alt projelerle çalışma
Ana projeye bir alt proje eklediğinizde, alt proje görev listesinde özet görev olarak gösterilir ve Göstergeler alanında bir Proje simgesi göstergesi görüntülenir. Alt proje, eklediğiniz satırın ana hat düzeyinde girintili olur, ancak diğer görevlerde olduğu gibi girintisini veya girintisini azaltabilirsiniz. Alt proje özet görev olarak temsil edildiğinden özet bilgilerini düzenleyemezsiniz, ancak ana projenin görevlerini göstermek ve proje bilgilerini ana proje dosyasında düzenlemek için ana hattı genişletebilirsiniz.
Not: Bir alt projedeki özet görevlere veya Gantt çubuklarına uyguladığınız biçimlendirmeler ana projede görünmez. Biçimlendirme bilgileri her dosyada depolanır ve ana projeye ayrı olarak uygulanmalıdır.
Ana projeyi kaydettiğinizde, alt projedeki değişiklikler de alt projenin kaynak dosyasına kaydedilir. Ana proje dosyasını açmadan doğrudan kaynak dosyada çalışmak istiyorsanız, alt projenin kaynak dosyasında yapılan değişiklikler ana proje dosyasında otomatik olarak güncelleştirilir.
Not: Artık ana projeyi ve alt projeyi eşitlenmiş durumda tutmanız gerekmiyorsa, bunların bağlantısını kaldırabilirsiniz. Ardından, alt projede veya ana projede değişiklikler yapılırsa, diğer dosya değişmeden kalır.
Daha fazla bilgi edinin
Dosyaları birleştirdiğinizde kaynaklar nasıl etkilenir?
Dosyaları bir ana proje dosyasında birleştirdikten sonra, alt projedeki görevler alt projede kaldığı gibi her iki dosyanın kaynakları da ayrı kalır. Ana projedeki kaynak bilgilerini değiştirebilirsiniz ve değişiklikler alt projenin kaynak dosyasında çoğaltılır. Ana projedeki tüm kaynakları ve alt projeleri Kaynak Sayfası görünümünde birlikte görüntüleyebilirsiniz, ancak kaynağı geldiği alt proje dışında hiçbir projeye atayamazsınız.
Not: Birden çok alt projede aynı kaynaklar kullanılıyorsa, kaynaklar birleştirilmediğinden yinelenen kaynak adları görürsünüz. Ancak, kaynakları farklı alt projelerde atamak ve yinelenen kaynak adlarını çözümlemek istiyorsanız, bunları bir kaynak havuzu birleştirebilir ve diğer dosyaların kullanımına sunabilirsiniz.
Dosyaları birleştirmenin diğer yolları
Ana projeler ve alt projeler, aralarındaki ilişkiyi ve bazı durumlarda kuruluşunuzun yapısını yansıtan bir proje hiyerarşisi oluşturmanıza olanak sağlar. Ancak proje dosyalarını birleştirmek için başka nedenleriniz olabilir. Örneğin, bunları hızlı bir gözden geçirme veya yazdırma için geçici olarak birleştirmek isteyebilirsiniz.
İlişkisiz dosyaları birleştirme
Tek bir pencerede birleştirmek istediğiniz birden çok dosyanız varsa, dosyaların ilişkili olup olmadığına bakılmaksızın birleştirilmiş dosyaları kullanın. Birleştirilmiş bir projede ilişkisiz dosyaların birleştirilmesi, çeşitli görünümlerde birden çok projedeki bilgilerin görülmesini ve yazdırılmalarını kolaylaştırır. Aynı anda farklı ürünler geliştirirken olduğu gibi devam eden birçok projeyi izlemeniz gerekiyorsa proje dosyalarını birleştirebilirsiniz. İhtiyacınız olan belirli bilgileri bulmak ve değerlendirmek için ürün adlarına, proje son tarihlerine ve yöneticilere göre sıralayabilir ve gruplandırabilirsiniz. Örneğin, tüm projelerinizi içeren bir Gantt Grafiği görünümü yazdırabilirsiniz.
Çalışma alanı oluşturma
Projeleri birleştirmenin bir alternatifi, her biri kendi penceresinde açılan tek tek proje dosyalarını içeren bir çalışma alanı oluşturmaktır. Aynı proje dosyalarıyla sık sık çalışıyorsanız ve bunları tek bir büyük projede birleştirmek istemiyorsanız bir çalışma alanı kullanın.
Dosyaları açıp çalışma alanı olarak kaydettiğinizde, Project dosyaları ve geçerli ayarlarını tek bir çalışma alanı dosyasına kaydeder. Ardından çalışma alanı dosyasını açtığınızda, eklenen tüm dosyaları aynı anda açarsınız. Her projenin görev çubuğunda kendi düğmesi vardır ve bu da bir projeden diğerine geçmeyi kolaylaştırır.
Çalışma alanı oluşturmak için proje dosyalarını seçin veya açın ve ardından Dosya >Çalışma Alanını Kaydet'i seçin.
