Verileri alfabetik veya sayısal düzene göre değil, kullanıcı tanımlı düzene göre (özel veya mantıksal düzen olarak da adlandırılır) sıralamak istediğiniz zamanlar olabilir. Örneğin, Pazartesi'nin ilk olarak görünmesi için haftanın günlerini sıralamak, Cuma'nın ilk göründüğü alfabetik sırada sıralamaktan daha mantıklıdır. Tablo veya sorgunun Veri Sayfası görünümünde veya formun Form görünümünde verileri sıralayabilirsiniz.
Ne yapmak istiyorsunuz?
Küçük, sınırlı sayıda benzersiz alan değerini sıralama
Bu yordamda, çalışanların unvanlarını sıralamak için IIf işlevini kullanan bir ifade yazacaksınız.
İlk olarak, Başlık, Ad ve Soyadı olmak üzere üç alan içeren bir tablo oluşturun. Başlık alanına dört yeni kayıt için aşağıdaki değerleri girin:
-
İç Satış Koordinatörü
-
Satış Yöneticisi
-
Satış Temsilcisi
-
Başkan Yardımcısı, Satış
Dört kaydın Ad ve Soyadı alanlarına istediğiniz adları girin.
-
Şimdi tabloyu Veri Sayfası görünümünde açın.
-
Giriş sekmesinin Sıralama & Filtre grubunda Gelişmiş'e tıklayın ve ardından kısayol menüsünde Gelişmiş Filtre/Sırala'ya tıklayın.
-
İstediğiniz Ad, Soyadı ve Başlık gibi alanları kılavuza ekleyin.
-
İlk boş sütunda Alan satırına sağ tıklayın, Yakınlaştır'a tıklayın ve aşağıdaki ifadeyi yazın:
IIf ([Title] = "Başkan Yardımcısı, Satış", 1, IIf ([Başlık] = "Satış Yöneticisi", 2, IIf ([Title] = "Satış Temsilcisi", 3, IIf ([Title] = "Inside Sales Coordinator", 4, 5))))
Başlık, derecelendirilmekte olan değerleri içeren alanın adıdır. Tırnak içine alınan değerler, alanda depolanan tek tek değerlerdir. Aşağıdaki sayısal değer, kendisine atanan derecedir. Yukarıdaki ifade 1 ile 4 arasında farklı başlıklar atar ve derece 5'i diğer tüm başlıklara atar. Sıralamayı gerçekleştirdiğinizde, bu ifadede bahsedilmeyen başlıklara aynı derece (5) atanır.
-
İfadeyi içeren sütunun Sıralama satırında Artan'a tıklayın.
-
Giriş sekmesinin Sıralama & Filtre grubunda Filtreyi Değiştir'e tıklayın.
IIf işlevi, Başlık alanındaki değere karşılık gelen sayısal değeri döndürür. Örneğin, Başlık alanındaki değer Satış Yöneticisi ise, atanan sayı 2'dir. Başlık alanında işlevde bağımsız değişken olarak listelenmeyen bir değer varsa (örneğin , Bölge Koordinatörü) bu değere 5 sayısı atanır. Sorgu daha sonra bu sayıları artan düzende sıralar.
Çok sayıda benzersiz alan değerini sıralama
Derecelendirmeniz gereken çok sayıda değer varsa, verileri sıralamanın daha iyi bir yolu bir arama tablosu oluşturmaktır.
Çalışanlar tablosunun 50'den fazla farklı başlıktan söz ettiğini varsayalım. Öncelikle bir arama tablosu oluşturmanız ve var olan tabloyu yeni tabloyu aramak için hazırlamanız gerekir. Ardından iki tabloyu ilişkilendirip bir sorgu oluşturursunuz.
Arama tablosu oluşturma ve var olan tabloyu değiştirme
-
Başlıkları depolayacak yeni bir arama tablosu oluşturun. Tabloya tblTitles adını verin ve alanları aşağıdaki tabloda gösterildiği gibi parantez içinde belirtilen veri türlerine ayarlayın:
TitleID (Otomatik Sayı)
Başlık (Metin)
1
Başkan Yardımcısı, Satış
2
Satış Yöneticisi
3
Satış Temsilcisi
4
İç Satış Koordinatörü
-
TitleID alanını birincil anahtar olarak ayarlayın.
-
Employee tablosunu tblTitles tablosunu arayabilecek şekilde değiştirin.
-
Tasarım görünümünde Başlık alanının adını TitleID olarak değiştirin.
-
Veri Türü sütununda, Veri Türü'nüSayı olarak değiştirin.
-
-
Genel sekmesinde, Alan Özellikleri'nin altında Alan Boyutu'nuUzun Tamsayı olarak değiştirin.
-
Tabloyu kaydedin ve veri kaybıyla ilgili uyarıyı yoksayın.
-
Veri Sayfası görünümüne geçin.
-
Başlıklar sütununu başlık değerine karşılık gelen TitleID değeriyle doldurun.
Örneğin, Başlık değerinin Sales Manager olduğu kayıtlar için 2 yazın. Satış Temsilcisi için 3 yazın.
-
Tabloyu kaydedin ve kapatın.
İki tabloyu ilişkilendirme
-
Veritabanı Araçları sekmesinin İlişkiler grubunda İlişkiler'e tıklayın.
-
Tasarım sekmesinin İlişkiler grubunda Tablo Ekle'ye (veya Access'te Tabloları Göster'e) tıklayın.
-
tblTitles ve Employees'ı seçin ve Ekle'ye tıklayarak bunları İlişkiler penceresine ekleyin. Tabloyu Göster iletişim kutusunu kapatın.
-
TitleID alanını tblTitles tablosundan Çalışanlar tablosundaki TitleID alanına sürükleyin.
İlişkileri Düzenle iletişim kutusu açılır.
-
İki sütunda görüntülenen alan adlarının hem TitleID olduğundan hem de İlişki Türü kutusunda Bire Çok görüntülendiğinden emin olun. Gerekirse alan adlarını değiştirebilirsiniz.
-
Bilgi Tutarlılığına Zorla onay kutusunu seçin.
-
Oluştur’a tıklayarak ilişkiyi oluşturun.
İlişkileri Düzenle iletişim kutusu kapatılıp değişiklikleri kaydeder.
-
İlişkiler sekmesini kapatın.
Sorgu oluşturma
-
Oluştur sekmesinin Sorgular grubunda Sorgu Tasarımı üzerine tıklayın.
-
Tablo Ekle (Access'te Tabloyu Göster) iletişim kutusunda Tablolar sekmesine tıklayın, Çalışanlar'a çift tıklayın ve ardından tblTitles'e çift tıklayın.
-
Employees tablosundaki EmployeeID, LastName ve FirstName alanlarını ve tblTitles tablosundaki Title alanını sorgu tasarım kılavuzuna ekleyin.
-
Veri Sayfası görünümüne geçin.
