Çapraz sorgu kullanarak özet verilerin okunmasını kolaylaştırma

Çapraz sorgunuzu oluşturmak için Tasarım görünümü kullanıldığında, istediğiniz kadar çok kayıt kaynağı (tablo ve sorgu) kullanabilirsiniz. Öte yandan, tasarımı basit tutmak için önce istediğiniz tüm verileri döndüren bir seçme sorgusu oluşturabilir ve ardından bu sorguyu çapraz sorgunuzun tek kayıt kaynağı olarak kullanabilirsiniz. Seçme sorgusu oluşturma hakkında daha fazla bilgi için Ayrıca Bkz bölümüne bakın.

Tasarım görünümünde bir çapraz sorgu oluşturduğunuzda, hangi alanın değerlerinin sütun başlıklarına, hangi alanların değerlerinin satır başlıklarına dönüşeceğini ve hangi alanın değerlerinde toplama, ortalama bulma, sayma veya başka herhangi bir hesaplama yapılacağını belirtmek için tasarım kılavuzundaki Toplam ve Çapraz satırlarını kullanırsınız.

1. Bu satırlardaki ayarlar, alanın satır başlığı mı, sütun başlığı mı yoksa özet değeri mi olduğunu belirler.

2. Bu ayar, alanın değerlerini satır başlıkları olarak görüntüler.

3. Bu ayar, alanın değerlerini sütun başlıkları olarak görüntüler.

4. Bu ayarlar özet değerleri üretir.

Sorguyu oluşturma

1. Oluştur sekmesinin Sorgular grubunda Sorgu Tasarımı'na tıklayın.

   

2. Tabloyu Göster iletişim kutusunda, kayıt kaynağı olarak kullanmak istediğiniz tüm tablo veya sorgulara çift tıklayın.

   Birden fazla kayıt kaynağı kullanırsanız, tablo veya sorguların ortak özellikleri bulunan alanlarda birleştirildiğinden emin olun. Tablo ve sorguları birleştirme hakkında daha fazla bilgi için Ayrıca Bkz bölümüne bakın.

3. Tabloyu Göster iletişim kutusunu kapatın.

4. Tasarım sekmesinin Sorgu Türü grubunda Çapraz'ı tıklatın.

5. Sorgu tasarımı penceresinde, satır başlıkları için kaynak olarak kullanmak istediğiniz her alanı çift tıklatın. Satır başlıkları için en çok üç alan seçebilirsiniz.

6. Sorgu tasarımı kılavuzunda, her satır başlığı alanına ilişkin Çapraz satırında Satır Başlığı'nı seçin.

   Söz konusu alanın sonuçlarını sınırlandırmak için Ölçüt satırına bir ifade girebilirsiniz. Ayrıca, Sırala satırını kullanarak alanın sıralama düzenini de belirtebilirsiniz.

7. Sorgu tasarımı penceresinde, sütun başlıkları için kaynak olarak kullanmak istediğiniz alanı çift tıklatın. Sütun başlıkları için yalnızca bir alan seçebilirsiniz.

8. Sorgu tasarımı kılavuzunda, sütun başlığı alanına ilişkin Çapraz satırında Sütun Başlığı'nı seçin.

   Sütun başlığı alanının sonuçlarını sınırlandırmak için Ölçüt satırına bir ifade girebilirsiniz. Bununla birlikte, sütun başlığı alanıyla bir ölçüt ifadesinin kullanılması, çapraz sorgu tarafından döndürülen sütunların sayısını sınırlandırmaz. Bunun yerine, hangi sütunların veri içereceğini sınırlandırır. Örneğin, olası üç değeri bulunan bir sütun başlığı alanınızın olduğunu varsayalım: kırmızı, yeşil ve mavi. Sütun başlığı alanına ='mavi' ölçütünü uygularsanız, çapraz sorgu yine de kırmızı ve yeşil için birer sütun görüntüler, ancak yalnızca mavi sütunu veri içerir.

   Sütun başlıkları olarak görüntülenen değerleri sınırlandırmak istiyorsanız, sorgunun Sütun Başlıkları özelliğini kullanarak bir sabit değer listesi belirtebilirsiniz. Daha fazla bilgi için sonraki bölüme bakın.

9. Sorgu tasarımı penceresinde, özet değerleri hesaplarken kullanmak istediğiniz alanı çift tıklatın. Özet değerlerde kullanmak üzere yalnızca bir alan seçebilirsiniz.

10. Sorgu tasarımı kılavuzunda, özet değerler alanına ilişkin Toplam satırında değerleri hesaplarken kullanmak üzere bir toplama işlevi seçin.

11. Özet değerler alanının Çapraz satırında Değer'i seçin.

    Özet değerler alanı için ölçüt belirtemez ve burada sıralama yapamazsınız.

12. Tasarım sekmesinin Sonuçlar grubunda Çalıştır'ı tıklatın.

Sütun başlıkları için sabit değerler belirtme

Sütun başlıklarında kullanmak üzere sabit değerler belirtmek isterseniz, sorgunun Sütun Başlıkları özelliğini ayarlayabilirsiniz.

1. Çapraz sorguyu Tasarım görünümünde açın.

2. Özellik sayfası görünmüyorsa, görüntülenmesi için F4 tuşuna basın.

3. Özellik sayfasında, Genel sekmesinin hemen üst kısmındaki Seçim türü'nün Sorgu Özellikleri olmasına dikkat edin. Böyle değilse, sorgu tasarımı kılavuzunun üstündeki alanda boş bir yeri tıklatın.

4. Özellik sayfasının Genel sekmesindeki Sütun Başlıkları özelliğinde, sütun başlıkları olarak kullanmak istediğiniz değerlerin virgülle ayrılmış listesini girin.

   Sütun başlıklarında bazı karakterlere (örneği, çoğu noktalama işaretine) izin verilmez. Değer listenizde bu karakterleri kullanırsanız, Access bu tür karakterlerden her birinin yerine bir alt çizgi(_) koyar.

Çapraz sorgu için SQL söz dizimi

Çapraz sorgu SQL'de TRANSFORM deyimi olarak gösterilir. TRANSFORM deyiminin söz dizimi şöyledir:

TRANSFORM aggfunction
selectstatement
PIVOT pivotfield [IN (değer1[, değer2[, ...]])]

TRANSFORM deyiminin bölümleri:

Bölüm	Açıklama
aggfunction	Seçili veriler üzerinde işlem yapan SQL toplama işlevi.
selectdeyimi	Bir SELECT deyimi.
özetalan	Sorgunun sonuç kümesinde sütun başlıkları oluşturmak için kullanmak istediğiniz alan veya ifade.
değer1, değer2	Sütun başlıklarını oluşturmak için kullanılan sabit değerler.

SQL görünümü, çapraz sorguda kayıt kaynağı olarak kullanabileceğiniz tablo veya sorguların sayısına sınırlama getirmez. Öte yandan tasarımı basit tutmaya yardımcı olmak için, çapraz sorgunuzda kullanmak istediğiniz tüm verileri döndüren bir seçme sorgusu oluşturabilir ve ardından bu seçme sorgusunu kayıt kaynağı olarak kullanabilirsiniz. Seçme sorgusu oluşturma hakkında daha fazla bilgi için Ayrıca Bkz bölümüne bakın.

1. Oluştur sekmesinin Diğer grubunda Sorgu Tasarımı'na tıklayın.

2. Tabloyu Göster iletişim kutusunu kapatın.

3. Tasarım sekmesinin Görünümler grubunda Görünüm'e tıklayın ve ardından SQL Görünümü'ne tıklayın.

4. SQL nesnesi sekmesinde, aşağıdaki SQL'i yazın veya yapıştırın:

   TRANSFORM 
   SELECT 
   FROM 
   GROUP BY 
   PIVOT 
   ;
   

5. İlk satırda, TRANSFORM'un arkasına özet değerleri hesaplamak için kullanılacak ifadeyi yazın; örneğin, Sum([Tutar]).

   Kayıt kaynağı olarak birden çok tablo veya sorgu kullanıyorsanız, her alanı adına tablo veya sorgu adını da ekleyin; örneğin, Sum([Gider].[Tutar]).

6. İkinci satırda, SELECT'in arkasına satır başlıkları olarak kullanmak istediğiniz alanların veya alan ifadelerinin listesini yazın. Liste öğelerini virgül kullanarak birbirinden ayırın; örneğin, [Bütçe].[Bölüm_Kimliği], [Gider].[Tür].

7. Üçüncü satırda, FROM'un arkasına kayıt kaynağı olarak kullandığınız tabloların veya sorguların listesini yazın; örneğin, Bütçe, Gider.

8. Dördüncü satırda, GROUP BY'ın arkasına 6. adımda SELECT yan tümcesinde kullandığınız alan listesinin aynısını yazın.

9. Beşinci satırda, PIVOT'un arkasına sütun başlıkları olarak kullanmak istediğiniz alan adını veya ifadeyi yazın; örneğin, PIVOT [Bütçe].[Yıl].

Bazen, bir alanın her değerini satır veya sütun başlıkları için kullanmak yerine, alanın değerlerini aralıklar halinde gruplandırmak ve sonra bu aralıkları satır veya sütun başlıkları için kullanmak isteyebilirsiniz. Örneğin, sütun başlıkları için bir "Yaş" alanı kullandığınızı varsayalım. Her yaş için bir sütun kullanmak yerine, yaş aralıklarını (örneğin, 40-49 gibi) temsil eden sütunlar kullanmayı tercih edebilirsiniz.

Satır ve sütun başlıklarında kullanılacak aralıkları oluşturmak için bir ifadede IIf İşlevi kullanabilirsiniz.

1. Çapraz sorguyu Tasarım görünümünde açın.

2. Sorgu tasarım kılavuzunda, Alan satırında boş bir sütunu sağ tıklatın ve ardından kısayol menüsünde Yakınlaştır'ı tıklatın.

3. Yakınlaştır kutusuna bir alan diğer adı yazıp sonuna iki nokta (:) koyun.

4. IIf() yazın.

5. IIf işlevini izleyen parantezlerin içine, alan değerlerinin ilk aralığını tanımlayan karşılaştırma ifadesini yazın.

   Örneğin, Yaş alanı için aralıklar oluşturduğunuzu ve her aralığın yirmi yıldan oluşmasını istediğinizi varsayalım. İlk aralığın karşılaştırma ifadesi [Yaş]<21 olur.

6. Karşılaştırma ifadesinin sonuna bir virgül koyun ve sonra tırnak içinde aralığın adını yazın. Sağladığınız ad, söz konusu aralıkta yer alan değerler için çapraz başlık olacaktır.

   Örneğin, [Yaş]<21 ifadesinden sonra bir virgül koyup "0-20 yaş" yazın.

7. Aralık adından sonra bir virgül ekleyin (tırnak işaretlerinin dışına) ve aşağıdakilerden birini yapın:

   • Başka bir aralık oluşturmak için, IIf() yazın, sonra da 5, 6 ve 7. adımları yineleyin.

   • Son aralıkta, yalnızca aralık için bir ad yazın.

     Örneğin, Yaş alanını yirmi yıllık aralıklara bölen tamamlanmış bir iç içe IIf ifadesi şöyle görünebilir (satır sonları, rahat okunabilmesi için eklenmiştir):

     IIf([Age]<21,"0-20 years",
      IIf([Age]<41,"21-40 years",
      IIf([Age]<61,"41-60 years",
      IIf([Age]<81,"61-80 years", "80+ years"))))
     

     Not: Access ifadeyi hesaplarken, IIf deyimlerinden biri doğru olarak hesaplandığında hesaplama işlemini durdurur. Her aralığın alt ucunu belirtmeniz gerekmez, çünkü belirli bir aralığın alt ucundan aşağıda kalan her değer zaten önceden doğru olarak hesaplanmış olur.

8. Sorgu tasarım kılavuzunda, Toplam satırında Group By öğesini seçin.

9. Çapraz satırında, aralıkların satır başlıkları olarak mı yoksa sütun başlıkları olarak mı kullanılacağını belirtin. Bir ile üç arası satır başlığı ve tek bir sütun başlığı seçebileceğinizi unutmayın.

Çapraz sorgunuzun çalıştırıldığında giriş istemesini sağlamak isteyebilirsiniz. Örneğin, birkaç satır başlığı kullandığınızı ve bunlardan birinin Ülke/Bölge olduğunu varsayalım. Her zaman tüm ülke veya bölgelere ilişkin verileri görüntülemek yerine, sorgunuzun bir ad istemesini ve sonra da kullanıcının girişine uygun verileri görüntülemesini tercih edebilirsiniz.

Herhangi bir satır başlığı alanına parametre istemi ekleyebilirsiniz.

1. Çapraz sorguyu Tasarım görünümünde açın.

2. Kullanıcıdan giriş isteyeceğiniz satır başlığı alanının Ölçüt satırına, soru metnini köşeli parantez içinde yazın. Sorgu çalıştırıldığında soru metni bilgi istemi olarak görüntülenir.

   Örneğin, Ölçüt satırına [Hangi ülke veya bölge?] yazarsanız, sorgu çalıştırıldığında "Hangi ülke veya bölge?" sorusunu, giriş kutusunu ve Tamam düğmesini içeren bir iletişim kutusu görüntülenir.

   İpucu: Parametrenizin esnek olmasını istiyorsanız, Like işlecini kullanarak ifadenizi joker karakterlerle birleştirin. Örneğin, ölçüt olarak [Hangi ülke veya bölge?] yerine Like [Hangi ülke veya bölge?]&"*" kullanarak parametrenin çok daha geniş bir giriş aralığıyla eşleşmesini sağlayabilirsiniz. Like işlecinin kullanılması parametre isteminin görünümünü değiştirmez.

3. Tasarım sekmesinin Göster/Gizle grubunda Parametreler'i tıklatın.

4. Sorgu Parametreleri iletişim kutusunun Parametreler sütununa, Ölçüt satırında kullandığınız parametre isteminin aynısını girin. Köşeli parantezleri de ekleyin, ancak birleştirilen joker karakterleri veya Like işlecini eklemeyin.

5. Veri Türü sütununda, parametrenin veri türünü seçin. Veri türü, satır başlığı alanının veri türüyle eşleşmelidir.

Çapraz sorgunuzda özet değerleri hesaplamak için kullandığınız alan null değerler içeriyorsa, kullandığınız tüm toplama işlevlerinde bu değerler yoksayılır. Baz toplama işlevlerinde, sonuçlarınız bu durumdan etkilenebilir. Örneğin, ortalamayı hesaplamak için tüm değerleri toplayıp sonucu değer sayısına bölersiniz. Ancak alan null değerler içeriyorsa, bu null değerler değer sayısına katılmaz.

Bazı durumlarda, null değerlerin toplama hesaplamalarına katılması için bu null değerlerin yerine sıfır koymayı tercih edebilirsiniz. Null değerleri sıfırlarla değiştirmek için Nz işlevini kullanabilirsiniz.

Nz söz dizimi

Nz ( değişken [, nullisedeğer ] )

Nz işlevi söz diziminin aşağıdaki bağımsız değişkenleri vardır:

Bağımsız Değişken	Açıklama
değişken	Zorunlu. Değişkenveri türü değeri için bir değişken.
nullisedeğer	İsteğe bağlı (sorguda kullanılmıyorsa). Bir değişken bağımsız değişkeni Boş ise, döndürülecek değer sağlayan bir değişken olur. Bu bağımsız değişken, sıfırdan veya sıfır uzunluklu dizeden başka bir değer döndürmenize olanak sağlar. Not:  Nz işlevini bir sorguda ifade içinde, nullisedeğer değişkeni olmadan kullanırsanız, sonuçlar, boş değerler içeren alanlarda sıfır uzunluklu bir dize olacaktır.

1. Sorguyu Tasarım görünümünde açın ve sorgu tasarım kılavuzunda Değer alanını sağ tıklatın.

2. Kısayol menüsünde Yakınlaştır'ı tıklatın.

3. Yakınlaştır kutusunda alan adını veya ifadeyi parantez içine alın ve sonra parantezin önüne Nz yazın.

4. Sağ parantezin hemen iç kısmına , 0 yazın.

   Örneğin, "Kayıp Saatler" adlı bir alanda null değerleri sıfıra dönüştürmek için Nz kullandıysanız, ifadenizin son hali şöyle olacaktır:

Nz([Hours Lost], 0)

• Basit tutun    Satır bileşimlerinin sayısı arttıkça çapraz sorguların okunması da güçleşir. Gerekenden daha fazla satır başlığı kullanmayın.

• Çapraz sorgunuzu adımlar halinde oluşturun    Kendiniz yalnızca tabloların kullanımıyla sınırlandırmayın. Çoğu durumda bir toplamlar sorgusu oluşturarak işe başlayabilir ve daha sonra bu sorguyu çapraz sorgunun kayıt kaynağı olarak kullanabilirsiniz.

• Sütun başlığı alanını dikkatle seçin    Sütun başlıklarının sayısı görece az olduğunda çapraz veri sayfaları daha kolay okunabilir. Başlık olarak kullanmak istediğiniz alanlar tanımladıktan sonra, sütun başlıklarını oluşturmak için en az farklı değer içeren alanı kullanın. Örneğin, sorgunuz yaşa ve cinsiyete göre bir değeri hesaplıyorsa, normalde cinsiyetin yaşa göre daha az olası değeri bulunduğundan, sütun başlıkları olarak yaş yerine cinsiyeti seçin.

• WHERE yan tümcesinin içinde alt sorgu kullanın    Çapraz sorguda, WHERE yan tümcesinin bir parçası olarak alt sorgu kullanabilirsiniz.

Sayfanın Başı