SharePoint iş akışına giriş

İş akışları, bir SharePoint sitesinde belgelere ve öğelere iş süreçleri uygulayarak kişilerin belgeler üzerinde birlikte çalışmasına ve proje görevlerini yönetmesine yardımcı olur. İş akışları kuruluşların tutarlı iş süreçlerine uymasına yardımcı olur, ayrıca iş süreçlerinde yer alan görevlerle adımları yöneterek kuruluşunuzun verimliliğini ve üretkenliğini artırabilir. Bu, bu görevleri yerine getiren kişilerin iş akışını yönetmek yerine daha çok işi gerçekleştirmeye odaklanmasına olanak sağlar.

Notlar:

SharePoint 2010 iş akışları, yeni kiracılar için 1 Ağustos 2020'den bu yana kullanımdan kaldırılmıştır ve 1 Kasım 2020'de mevcut kiracılardan kaldırılmıştır. SharePoint 2010 iş akışlarını kullanıyorsanız Power Automate'e veya desteklenen diğer çözümlere geçiş yapmanızı öneririz. Daha fazla bilgi için bkz . SharePoint 2010 iş akışının kullanımdan kaldırılması.
SharePoint 2013 iş akışı Nisan 2023'ten bu yana kullanımdan kaldırılmıştır ve 2 Nisan 2024 itibarıyla yeni kiracılar için kapatılacaktır. Mevcut kiracılardan kaldırılacak ve 2 Nisan 2026 itibariyle tamamen kullanımdan kaldırılacaktır. SharePoint 2013 iş akışını kullanıyorsanız Power Automate'e veya desteklenen diğer çözümlere geçiş yapmanızı öneririz. Daha fazla bilgi için bkz. Microsoft 365'te SharePoint 2013 iş akışını kullanımdan kaldırma.
İş akışlarından sistem tarafından oluşturulan e-postalar, "SharePoint Online" görünen adıyla no-reply@sharepointonline.com adresinden gönderilir

İş akışları nedir?

Bazen iş akışı, bir sonuç üreten bir dizi görev olarak tanımlanır. SharePoint Ürünleri ve Teknolojileri bağlamında, iş akışı daha dar anlamıyla, bir iş süreciyle ilgili bir dizi eylem ve görev dizisi boyunca ilerleyen belgelerin veya öğelerin otomatik hareketi olarak tanımlanır. İş akışları, kuruluş içindeki ortak iş süreçlerini tutarlı bir şekilde yönetmek için kullanılabilir ve kuruluşların SharePoint listesi veya kitaplığındaki belgelere veya öğelere iş mantığı eklemesine olanak tanır. İş mantığı temelde, bir belge veya öğede gerçekleşen eylemleri belirten ve denetleyen yönergeler kümesidir.

İş akışları, proje onayı veya belge gözden geçirme gibi ortak iş süreçlerine katılan kişilerin görevlerini yöneterek ve izleyerek, bu süreçlerin eşgüdümü için gereken maliyeti ve zamanı düzenleyebilir. Örneğin, SharePoint sitesinde bir belge kitaplığına belgeyi onay için bir grup kişiye yönlendiren bir iş akışı ekleyebilirsiniz. Belgenin yazarı söz konusu kitaplıkta belge üzerinde bu iş akışını başlattığında, iş akışı belge onay görevlerini oluşturur, bu görevleri iş akışı katılımcılarına atar ve sonra da katılımcılara görev yönergelerini ve onaylanacak belgenin bağlantısını içeren e-posta uyarıları gönderir. İş akışı devam ederken, iş akışı sahibi (bu örnekte, belgenin yazarı) veya iş akışı katılımcıları İş Akışı Durumu sayfasını gözden geçirip hangi katılımcıların kendi iş akışı görevlerini tamamladığını görebilir. İş akışı katılımcıları kendi iş akışı görevlerini tamamladığında, iş akışı sona erer ve iş akışı sahibine iş akışının tamamlandığı otomatik olarak bildirilir.

Önceki örnekte verilen Onay iş akışının eylemleri, aşağıdaki çizimde gösterilen süreci izler.

Onay iş akışının akış çizelgesi

İş akışları var olan kişilerin çalışma süreçlerini desteklemekle kalmaz, ayrıca kişilerin işbirliği yapabilme ve belgeler, listeler ve kitaplıklarla çalışabilme yollarını da genişletir. Site kullanıcıları, SharePoint listesi veya kitaplığındaki belge veya öğeden erişilebilen, özelleştirilebilir formları kullanarak iş akışı başlatabilir ve iş akışlarına katılabilir. Buna ek olarak, SharePoint Ürünleri’nin iş akışı işlevselliği Microsoft Office 2013’le iyice tümleştirildiğinden, aşağıdaki iş akışı görevleri her iki üründe de gerçekleştirilebilir:

Belge veya öğe için kullanılabilen iş akışlarının listesini görüntüleme.
Belge veya öğe üzerinde iş akışı başlatma.
İş akışı görevini görüntüleme, düzenleme veya yeniden atama.
İş akışı görevini tamamlama.

Sayfanın Başı

Üç tür SharePoint iş akışı platformu

SharePoint 2010 iş akışı platformu Office 365 ve SharePoint Server 2013’ü taşındığından, bu platformda oluşturulmuş olan iş akışlarınızın tümü çalışmaya devam eder. Bu platform Windows Workflow Foundation 3.5 (WF3.5) sürümünü temel alır.

SharePoint 2013 iş akışı platformu Windows Workflow Foundation 4 (WF) sürümünü temel alır ve önemli ölçüde yeniden tasarlanmıştır. Bu yeni iş akışı platformunun belki de en önemli özelliği, iş akışı yürütme konağı olarak Microsoft Azure'ın kullanılmasıdır. İş akışı yürütme altyapısı artık Office 365 ve SharePoint Server 2013’ün dışında, Microsoft Azure’da durur.

SharePoint Online'da Microsoft Flow artık kullanılabilir. Bu, en yeni iş akışı altyapımızdır ve şu konumdan erişim sağlar: https://flow.microsoft.com. MS Flow'u kullanma hakkında daha fazla bilgi için şu adresi ziyaret edin: https://docs.microsoft.com/en-us/flow. MS Flow sorunlarını gidermek için https://docs.microsoft.com/en-us/flow/fix-flow-failures & https://us.flow.microsoft.com/en-us/support/

Sayfanın Başı

Yerleşik iş akışları

SharePoint sitesi, yaygın iş senaryolarına yönelik birkaç yerleşik iş akışı içerir:

Onay Bu iş akışı, belgeyi veya öğeyi onay için bir grup kişiye yönlendirir. Varsayılan olarak, Onay iş akışı Belge içerik türüyle ilişkilendirilmiştir ve dolayısıyla belge kitaplıklarında otomatik olarak sağlanır.
Geri Bildirim Topla Bu iş akışı belgeyi veya öğeyi geri bildirim için bir grup kişiye yönlendirir. Gözden geçirenler geri bildirim sağlayabilir; bunlar daha sonra derlenir ve iş akışını başlatan kişiye gönderilir. Varsayılan olarak, Geri Bildirim Topla iş akışı Belge içerik türüyle ilişkilendirilmiştir ve dolayısıyla belge kitaplıklarında otomatik olarak sağlanır.
İmzaları Topla Bu iş akışı Microsoft Office belgesini dijital imzalarını toplamak için bir grup kişiye yönlendirir. Bu iş akışı bir Office 2013 programında başlatılmalıdır. Katılımcıların, dijital imzalarını ilgili Office programında belgeye ekleyerek imza görevlerini tamamlamaları gerekir. Varsayılan olarak, İmzaları Topla iş akışı Belge içerik türüyle ilişkilendirilmiştir ve dolayısıyla belge kitaplıklarında otomatik olarak sağlanır. Bununla birlikte, İmzaları Topla iş akışının belge kitaplığındaki bir belgeyle ilgili olarak gösterilmesi için, söz konusu belgenin bir veya birden çok Microsoft Office İmza Satırı içermesi gerekir.
Yayımlama Onayı Bu iş akışı, içeriği gözden geçirme ve onay için konuyla ilgili uzmanlara veya katılımcılara otomatik olarak yönlendirdiğinden, Onay iş akışına benzer. Yayımlama onayı iş akışının benzersiz olan yönü, yeni ve güncelleştirilmiş web sayfalarını yayımlama işleminin sıkı bir denetim altında tutulduğu yayımlama siteleri için özel olarak tasarlanmış olmasıdır.
Üç Durumlu Bu iş akışı kuruluşların müşteri desteği sorunları, satış fırsatları veya proje görevleri gibi büyük miktarda sorun veya öğeyi izlemesini gerektiren iş süreçlerini yönetmek için kullanılabilir.

Yukarıdaki iş akışlarından her biri, kuruluşunuz için çeşitli yollarla özelleştirilebilir. Örneğin, bir iş akışını belgeler ve öğeler üzerinde kullanılabilmesi için bir listeye, kitaplığa veya içerik türüne eklediğinizde, iş akışı hakkındaki bilgilerin depolandığı görev listelerini ve geçmiş listelerini özelleştirebilirsiniz.

Site kullanıcısı bir belge veya öğe üzerinde iş akışı başlattığında, kullanıcıya katılımcı listesini, son tarihi ve görev yönergelerini belirtme gibi iş akışını daha fazla özelleştirme seçeneği sağlanabilir.

Sayfanın Başı

Özel iş akışları desteği

Yerleşik iş akışları, farklı gereksinimleri karşılamak üzere bir şekilde özelleştirilebilse de, kuruluşunuz kendi iş süreçleri için benzersiz iş akışları tasarlamayı ve geliştirmeyi seçebilir. İş akışları, iş süreçlerinin gerektirdiği kadar basit veya karmaşık olabilir. Geliştiriciler, siteyi kullanan kişilerce başlatılan iş akışları oluşturabileceği gibi, bir liste öğesinin oluşturulması veya değiştirilmesi gibi belirli bir olay temelinde otomatik olarak başlatılan iş süreçleri de oluşturabilir. Kuruluşunuzda özel iş akışları geliştirildi ve dağıtıldıysa, bu iş akışları önceden açıklanan yerleşik iş akışlarına ek olarak veya onlar yerine kullanıma sunulabilir.

Özel iş akışlarını oluşturmanın iki yolu vardır:

Power users, Microsoft SharePoint Tasarım Aracı 2013 ve Office Visio 2013 kullanarak belirli bir liste veya kitaplıkta kullanmak üzere kod içermeyen iş akışları tasarlayabilir SharePoint Tasarım Aracı 2013 iş akışları, kullanılabilir iş akışı etkinlikleri listesinden oluşturulur ve iş akışını oluşturan kişi iş akışlarını doğrudan kullanılacakları liste veya kitaplığa dağıtabilir. SharePoint Designer 2013, şekiller ve bağlayıcıların kullanıldığı diyagramlar oluşturup görsel bir iş akışı geliştirme deneyimi sağlamak için Visio 2013’le de birlikte çalışır. Ayrıca, iş akışlarını Visio 2013’ten SharePoint Designer 2013’e (ve tersine) aktarabilirsiniz.
Profesyonel yazılım geliştiricileri Visual Studio 2012 veya üzerini kullanarak iş akışları oluşturabilir Bu iş akışları özel kod ve iş akışı etkinlikleri içerir. Profesyonel bir geliştirici özel iş akışlarını oluşturduktan sonra, sunucu yöneticisi bunları birden çok sitede dağıtabilir.

Sayfanın Başı

İş akışlarını kullanma adımları

İş akışını belge veya liste öğesi üzerinde kullanmanın çeşitli adımları vardır. Her adım, farklı rollere sahip bireyler tarafından tamamlanabilir. Örneğin, site yöneticisi iş akışını bir belge kitaplığında kullanılabilir duruma getirebilir, içerik oluşturan kişi iş akışı başlatabilir veya devam eden bir iş akışında değişiklik yapabilir ve üçüncü bir kişi de (örneğin, belgeyi gözden geçiren veya onaylayan) iş akışı görevini tamamlayabilir.

Liste, kitaplık veya içerik türüne iş akışı ekleme

İş akışının kullanılabilmesi için, önce belirli bir konumdaki belgeler veya öğeler üzerinde kullanılabilir duruma getirmek amacıyla bunun listeye, kitaplığa veya içerik türüne eklenmesi gerekir. Listeye, kitaplığa veya içerik türüne iş akışı eklemek için Listeleri Yönet izniniz olmalıdır. Çoğu durumda, bu görevi site yöneticileri ve belirli listeler veya kitaplıkları yöneten kişiler yerine getirir.

Site içinde iş akışının kullanılabilirliği, eklendiği yere bağlı olarak değişir:

İş akışını doğrudan bir liste veya kitaplığa eklerseniz, yalnızca söz konusu liste veya kitaplıktaki öğeler için kullanılabilir.
İş akışını bir liste içerik türüne (site içerik türünün belirli bir liste veya kitaplığa eklenmiş olan örneği) eklerseniz, yalnızca söz konusu içerik türünün ilişkilendirildiği belirli bir liste veya kitaplıkta bu içerik türündeki öğeler için kullanılabilir.
İş akışını bir site içerik türüne eklerseniz, bu iş akışı söz konusu site içerik türünün bir örneğinin eklendiği tüm liste veya kitaplıklarda yer alan ve bu içerik türünde olan tüm öğeler için kullanılabilir.
İş akışının sitedeki liste ve kitaplıklar genelinde geniş kapsamlı olarak kullanılabilmesini istiyorsanız, site iş akışı oluşturabilirsiniz.

İş akışını listeye, kitaplığa veya içerik türüne eklediğinizde, bu belirli konuma göre iş akışını özelleştirmek için çeşitli seçenekler belirtebilirsiniz:

İş akışının bu örneğinin adı
İş akışıyla ilgili görevlerin depolandığı görev listesi
İş akışıyla ilgili olayların tümünün kaydedildiği geçmiş listesi
İş akışının başlatılmasını istediğiniz yol
Tek tek iş akışlarına özgü ek seçenekler; örneğin, görevlerin katılımcılara nasıl yönlendirildiği, iş akışının hangi durumlarda tamamlandığı ve iş akışı tamamlandıktan sonra hangi eylemlerin gerçekleştiği.

İş akışını listeye, kitaplığa veya içerik türüne eklediğinizde, bunu belirli bir konumdaki belgeler veya öğeler için kullanılabilir duruma getirmiş olursunuz; gerçek iş akışını başlatmış olmazsınız.

Belgede veya öğede iş akışı başlatma

İş akışı listeye, kitaplığa veya içerik türüne eklenip kullanıma hazır duruma getirildikten sonra, bir belge veya öğe üzerinde bu iş akışını başlatabilirsiniz (iş akışı el ile başlatılmaya izin verecek şekilde yapılandırıldıysa). İş akışı başlatmak için, belge veya öğe için kullanılabilir iş akışları listesinden istediğiniz iş akışını seçersiniz. Ayrıca gerekirse, bir form doldurup iş akışına gereken bilgileri sağlamanız istenebilir. İş akışının nasıl tasarlandığına ve yapılandırıldığına bağlı olarak, katılımcılar, son tarih ve görev yönergeleri gibi seçenekleri belirtme yoluyla iş akışını belge veya öğe üzerinde başlatırken daha fazla özelleştirme olanağınız da olabilir.

Devam eden iş akışını değiştirme

Öğe üzerinde iş akışı başlatıldıktan sonra, iş akışının davranışına ilişkin değişiklikler yapmanız gerekebilir. Örneğin, iş akışı başladıktan sonra bu iş akışını başlatan kişinin başka katılımcılar eklemesi gerekebilir. Öte yandan, iş akışı katılımcılarından birinin de kendi görevini başka bir kişiye yeniden ataması gerekebilir veya iş akışının odağı olan belge veya öğede bir değişiklik isteyebilir. Yerleşik iş akışlarından bazılarını, iş akışı devam ederken değiştirebilirsiniz. Kuruluşunuzda özel iş akışları geliştirildi ve dağıtıldıysa, devam eden iş akışlarında değişiklik yapılmasına izin vermek mümkündür.

İş akışı görevlerini tamamlama

İnsan etkileşimi gerektiren her iş akışı olayı bir iş akışı göreviyle temsil edilir. İş akışında bir iş akışı katılımcısına görev atandığında, görevi alan bunu tamamlayabilir veya iş akışı görev formunu düzenleyerek iş akışının kendisinde değişiklik yapılmasını isteyebilir. İş akışı katılımcıları, iş akışı görevlerini SharePoint sitesinde veya doğrudan bir Office 2013 programının içinde tamamlayabilir. İş akışı katılımcısı iş akışı görevini tamamladığında veya iş akışında değişiklik yapılmasını istediğinde, iş akışı bir sonraki uygun adıma geçirilir.

İş akışlarının durumunu izleme

İş akışı sahipleri ve katılımcıları, iş akışıyla ilişkilendirilmiş durum sayfasını gözden geçirerek iş akışının ilerlemesini izleyebilir. Durum sayfasında, bekleyen iş akışı görevleri hakkındaki durum bilgileri bulunur. Ayrıca, iş akışına uygun geçmiş bilgileri de yer alır.

Raporlama araçları, iş akışı geçmişinin toplu analizini sağlayabilir. Kuruluşlar, süreçlerdeki performans sorunlarını bulmak veya bir grubun belirli bir iş süreci için performans hedeflerini karşılayıp karşılamadığını belirlemek için bu analizi kullanabilir. Önceden tanımlanmış çeşitli Microsoft Office Excel raporları herhangi bir iş akışıyla kullanılabilir. Ayrıca, iş akışı geçmişi bilgileri, diğer programlarda veya özel iş süreci izleme çözümlerinde kullanılabilen ve analiz edilebilen bir SharePoint listesi veri kaynağı olarak kullanılabilir.

Sayfanın Başı