Outlook Takvimi'ni kullanırken kuruluşlar için en iyi yöntemler

Yönetici/temsilci senaryosuyla çalışma

Kuruluşunuzda izin veriliyorsa, Outlook'u Exchange posta kutunuza Önbellekli Exchange Modu'nu kullanarak bağlanacak şekilde yapılandırın. Bu yöntem en yüksek performansı sağlar.

Microsoft Outlook, Microsoft Entourage, iOS için Outlook, Android için Outlook ve Mac için Microsoft Outlook'un daha yeni sürümleri, temsilci özelliğinde birçok geliştirme içerir. Bu sürümlerle ilgili daha fazla bilgi edinmek için, bkz:

Microsoft Outlook ve Entourage'ın karma sürümlerinde Outlook temsilci özelliği

Yeni model paylaşım senaryoları (REST) için, temsilci izinlerini özelleştirmek yerine basitleştirilmiş izin düzeyleri (düzenleyebilir, başlıkları ve konumları görüntüleyebilir vb.) bize önerilir. Özel izin düzeyleri yeni model paylaşımında desteklenmez ve beklenmeyen sonuçlara yol açabilir.

Temsilcilerin sayısını sınırlama

Outlook ekleyebileceğiniz temsilci sayısını sınırlamaz. Bununla birlikte, yalnızca bir (1) temsilciyeDüzenleyici izinleri vermenizi öneririz. Bu şekilde bir toplantının ne zaman ve nasıl işlendiğini izleyebilirsiniz. Temsilcinin çeşitli aygıtlar kullanarak sizin verilerinize erişebileceği düşünüldüğünde, Düzenleyici izinlerine sahip birden çok temsilci olması toplantıların neden eksik veya tarihi geçmiş olduğunu belirlemeyi çok zorlaştırabilir.

Tek bir temsilciye Düzenleyici izinleri verseniz bile, Gözden Geçiren veya Katkıda Bulunan izinlerine sahip çok fazla sayıda temsilci eklemekten kaçının. Çünkü çok fazla sayıda temsilci eklemek diğer kaynakları tüketebilir. Örneğin, kural verilerinin boyut sınırına ulaşılabilir. Temsilci eklediğinizde, çeşitli değişiklikler yapılır:

Outlook uygun dosyalara izinler uygular.
PublicDelegates Active Directory özniteliği, temsilciye "Yerine Gönderme" izinleri verilecek şekilde güncelleştirilir.
Outlook, temsilciyi yöneticinin posta kutusunda iletme kuralına ekler. Bu kural, toplantı isteklerini temsilciye iletir.
Outlook, ek temsilci bilgilerini yöneticinin posta kutusuna kaydeder.

Bu bileşen alanlarından her birinin farklı sınırları olabilir. Bu sınırlara yaklaşılması, performansı ve kararlılığı etkileyebilir.

Notlar:

Ürünün geliştirme ve sınama aşamalarında, Microsoft en çok dört (4) temsilci kullanmıştır. Ayrıca, temsilciler yalnızca Outlook'u kullanmışlardır. Aygıtlar sınamaya dahil edilmemiştir.
Düzenleyici izinlerine sahip olan temsilcinin geçici veya süresiz olarak değiştirilmesi gerekirse, Düzenleyici izinlerini Gözden Geçiren veya yok değeriyle değiştirin. Sonra, yeni veya yedek temsilciye Düzenleyici izinlerini verin.

Yinelenen toplantılarla çalışma

Son tarihleri ayarlama ve yinelenme sayısını sınırlama

Outlook, birden çok normal yinelemesi olan toplantıların zamanlanmasını kolaylaştırır. Her zaman bir bitiş tarihi ayarlamanızı ve yinelenme serisini belirli bir yinelenme sayısıyla sınırlandırmanızı öneririz. Çoğu durumda, yinelenen toplantıların bir noktada değiştirilmesi gerekecektir. Örneğin, yinelenen toplantılardan yalnızca birinde katılımcılar eklenir veya kaldırılır ya da tatil tarihlerine veya öngörülemeyen durumlara bağlı olarak toplantının yeri veya zamanı değişir. Outlook bu benzersiz değişikliklerin her birini toplantı özel durumu olarak kaydeder. Çok fazla sayıda özel durumu olan toplantılar, sonuçta yönetimi zor toplantı serisi oluşturur. Buna ek olarak, beklenmeyen bir davranışa da neden olabilir. Geçerli toplantı serisi sona erdiğinde, her zaman yeni bir seri oluşturabilirsiniz. Yinelenme sayısı hakkında düşünürken, sıklığı da göz önünde bulundurun. Bir yıllık bir dönemde haftada iki kez yapılacak bir toplantının yinelenme sayısı, aynı dönemde aylık yapılacak bir toplantıdan yaklaşık 90 tane daha fazla toplantı yinelemesi anlamına gelir.

Yinelenen toplantıyı özgün bitiş tarihinden daha önce sona erdirme

Yinelenen bir toplantıyı iptal edebilirsiniz, ancak serinin son tarihini değiştirmek daha iyi bir seçenektir. Bu şekilde, siz ve katılımcılar geçmişte yapılmış olan toplantıların kaydını tutabilirsiniz. Yinelenen toplantıyı iptal ederseniz, bu geçmiş kaybolur. En iyi seçenek yeni bir son tarih ayarlamak ve güncelleştirmeyi tüm katılımcılara göndermektir. Bu işlem toplantı serisinin erken sona erdirilmesini ve bu arada da önceki toplantıların kaydının korunmasını sağlar.

Notlar:

Toplantı serisini erken bitirirseniz, yinelenen toplantıyla ilişkili özel durumlar kaybolur. Özel durumlar hakkında daha fazla bilgi edinmek için, yukarıdaki “Son tarihleri ayarlama ve yinelenme sayısını sınırlama” bölümüne bakın.
Bu en iyi uygulama, mevcut bir toplantı serisinin Konusunu değiştirmeniz gerektiğinde de geçerlidir. Toplantı serisini erken sonlandırın ve farklı bir Konu kullanarak yeni bir yinelenen toplantı oluşturun.

Serinin gelecekteki tüm toplantılarını iptal etme hakkında daha fazla bilgi için bkz. Bir serideki tüm gelecek toplantıları iptal etme

Düzenleyiciyi değiştirme

Outlook düzenleyiciyi değiştirmek için bir yol sağlamaz. Yinelenen toplantının düzenleyicisini değiştirmek için, yinelenen toplantıyı sona erdirin. Bunu yapmak için, daha erken bir son tarih ayarlayın ve bu güncelleştirmeyi tüm katılımcılara gönderin. Bu adımı tamamladıktan sonra, yeni düzenleyici yeni bir yinelenen toplantı oluşturmalıdır.

Daha erken bir son tarih ayarlama hakkında daha fazla bilgi edinmek için, bkz. Toplantıyı iptal etme

Ekleri paylaşmak için yinelenen toplantıları kullanmaktan kaçınma

Ekler, yinelenen toplantı özel durumlarının karmaşıklığını artırır. Her özel durum eklerin bir kopyasını içerir. Yinelenen toplantılarda özel durumlar arttıkça, eklerin yeni kopyaları oluşturulur. Bir ek kümesinde değişiklikler yaparsanız, bunlar diğer özel durumlara yansıtılmaz. Tüm katılımcıların belirli bir toplantı için en son değişiklik kopyasına sahip olmasını istiyorsanız, mümkün olduğunda ekleri SharePoint'e veya OneDrive'a kaydetmeniz ve bir bağlantıyla paylaşmanız önerilir.

Not: Tek başına, yinelenen olmayan toplantılara ek ekleme ve kaldırma eylemleri tam olarak desteklenir.

Tüm toplantı isteklerini ve iptalleri işleme

Toplantı isteklerini doğrudan Gelen Kutunuzdan silebilseniz de, toplantı isteğini kabul ederek veya reddederek düzgün bir şekilde işlemelisiniz. Toplantı iptal işlemlerini Gelen Kutunuzdan yapmak için her zaman Takvimden Kaldır komutunu kullanın. Toplantıları doğrudan Takvim modülünde işlemekten kaçının.

Toplantıları kopyalamaktan kaçınma

Tasarım gereği, Outlook kopyalanan toplantı ile özgün toplantı arasındaki tüm bağlantıları kaldırır. Bu, tutarsızlıkları önlemeye yardımcı olur. daha yeni Outlook sürümleri konuya "Copy:" metin dizesini ekler. Böylelikle, toplantı kopyalarını tanımlamak kolaylaşır.

Outlook Sürüm 2311'de başlayarak toplantıları kopyalama artık desteklenmiyor. Bu, toplantıların kopyalanmasını önlemek için yapılan kasıtlı bir değişikliktir. Kopyalanan toplantılarla ilgili eylemler beklenmeyen sonuçlar doğurur; dolayısıyla toplantıları kopyalamaktan kaçınmanızı öneririz. Bu, uzun süredir belgelenmiş en iyi uygulama olmuştur. Beklenmeyen sonuçları sınırlamak için, Outlook Ekibi toplantıları kopyalamayı engellemeyi uyguladı.

Toplantıları kopyalamayı engellemeye yönelik son güncelleştirme hakkında daha fazla bilgi için bkz:

Outlook, "Toplantıları kopyalama desteklenmiyor" ile toplantıları kopyalamayı engeller.

Toplantı isteklerini iletme

Outlook kullanarak bir toplantıyı başlangıçta toplantıya davet edilmeyen birine ilettiğinde, Outlook toplantı düzenleyicisine bir toplantı iletme bildirimi gönderir. Düzenleyici toplantı bildirimini aldığında, yeni katılımcı düzenleyicinin toplantısına eklenir. Var olan katılımcıların toplantıya başka katılımcı eklendiğini bilmeleri gerekiyorsa, düzenleyicinin toplantıyı açması ve katılımcıların tümüne bir toplantı güncelleştirmesi göndermesi gerekir.

Not: Birine toplantı hakkında bilgi vermek, ancak davet etmek istemiyorsanız, toplantı isteğini takviminizden Outlook sol alt tarafındaki Posta simgesine sürüklemeniz yeterlidir. Bu işlem, toplantı bilgilerini içeren, gönderebileceğiniz bir e-posta açar. Bu e-postanın alıcıları toplantıya eklemediğini ve yalnızca tarih, saat, konu ve ajanda gibi toplantı bilgilerini içerdiğini unutmayın.

Microsoft Exchange kullanıcıları için

Microsoft Exchange Server 2007'de de, Takvim Yardımcısı özelliği kapsamında Toplantı İletme Bildirimleri sağlanmaktadır. Exchange Server kuruluşundaki bir posta kutusuna bağlanmak için Outlook kullanırsanız, Exchange Yöneticisi tarafından yapılandırılmışsa toplantı iletme bildirimi davranışı Exchange ayarlarına tabi olabilir. Örneğin, Exchange Yöneticisi toplantı iletme bildiriminin uzak etki alanlarına gönderilmesini engelleyebilir.

Genelde, aşağıdaki koşulların tümü geçerli olmadığı sürece, düzenleyiciyle aynı Exchange kuruluşunda yer almayan bir katılımcının toplantıyı iletmesini önermiyoruz:

Katılımcı Microsoft Outlook 2010 veya daha yeni bir sürüm kullanıyor.
Katılımcının Exchange Yöneticisi uzak etki alanlarına toplantı iletme bildirimi gönderilmesine izin veriyor.
Düzenleyici bir Microsoft Outlook istemcisi kullanıyor.

Katılımcının Exchange dışında bir posta sistemi kullandığı durumlarda, genelde aşağıdaki koşullar geçerli olmadığı sürece toplantının iletilmesini önermiyoruz:

Katılımcı Microsoft Outlook 2010 veya daha yeni bir sürüm kullanıyor.
Düzenleyici bir Microsoft Outlook istemcisi kullanıyor.

Düzenleyici herhangi bir nedenle toplantı iletme bildirimini almazsa, toplantı katılımcıları düzenleyicinin toplantısına eklenmez. Düzenleyici daha sonra toplantıyı değiştirir ve güncelleştirme gönderirse, güncelleştirme yalnızca başlangıçtaki davetlilere gönderilir. Daha önce toplantının iletilmiş kopyasını alan katılımcılar güncelleştirmeyi almaz.

Yukarıdaki sınırlandırmalar toplantı davetlerini başarılı ve tutarlı bir şekilde iletmenizi engelliyorsa, en iyisi doğrudan toplantı düzenleyicisinden istediğiniz katılımcıları eklemesini rica etmektir. Hem sizin ortamınızın hem de istenen katılımcıların ortamlarının yukarıdaki koşullara uyduğundan emin değilseniz, toplantı düzenleyicisinden bu katılımcıları eklemesini istemek önemlidir.

Not: Outlook Temsilcileri Toplantı İletme Bildirimi almaz.

Microsoft Exchange kullanıcıları için ek öneriler

Takviminize bağlanan aygıtların bakımı

Takviminize bağlanan tüm aygıtlarda en son güncelleştirmelerin yüklü olmasına dikkat edin. Bazı aygıtlar Takvimi diğer klasörlerle eşitlemek için Exchange ActiveSync kullanır. Bu cihazlar iOS için Outlook, Android için Outlook, Apple iOS ve Android cihazlarıdır. Research In Motion (RIM) BlackBerry aygıtları ve başka aygıtlar da Takvimle eşitlenebilir.

Bilinen sorunlardan bazıları hakkında daha fazla bilgi için bkz. Microsoft Exchange ActiveSync ve üçüncü taraf cihazlarla ilgili güncel sorunlar.

Not: Bazı durumlarda, birden çok Outlook istemcisi ve cihazı öğeleri aynı anda değiştirebilir ve bu da çakışmalara neden olabilir. Bu olasılığı en aza indirmek için, görece kısa bir süre içinde aynı öğeyi iki veya daha çok istemcide veya cihazda işlemekten kaçının.

Outlook ile tümleşen eklentileri koruma

Tümü değilse Outlook eklentilerin çoğu verilere Outlook erişmektedir. Eklenti, Outlook veya başka bir cihazda aynı anda düzenlediğiniz Outlook bir öğeyi değiştirebilir. Bu durum da çakışmalara neden olabilir. Olasılığı en aza indirmek için, Outlook ile tümleşen tüm eklentiler veya programlar için en son güncelleştirmeleri yüklediğinizden emin olun. Kullanmadığınız veya Outlook ile tümleştirilmesi gerekmeyen bu program ve eklentileri kaldırın veya devre dışı bırakın.