Üç durumlu iş akışı, liste öğesinin durumunu üç durum (aşamalar) aracılığıyla izler. Kuruluşların, müşteri desteği sorunları, satış fırsatları veya proje görevleri gibi yüksek bir konu veya öğe miktarını izlemesini gerektiren iş süreçlerini yönetmek için kullanılabilir. Örneğin, bir proje görevinin üç durumu, başlatılmadı, devam edenler ve tamamlanmış olabilir.
Not: SharePoint 2010 iş akışları, yeni kira2020 cıları için 1, 2020, SharePoint 2010 iş akışlarını kullanıyorsanız, Power otomatikleştirmek veya desteklenen diğer çözümlere geçişi öneririz. Daha fazla bilgi için SharePoint 2010 iş akışı emekli' na bakın.
Bu makalede
Üç durumlu iş akışı nasıl çalışır?
Üç durumlu iş akışı, kuruluşların, bir sorunun veya öğenin durumunu üç durum ve iki geçiş ile aralarında izlemesini gerektiren iş süreçlerini destekler. Durumlar arasındaki her geçişte, iş akışı bir kişiye görev atar ve bu kişiye görevle ilgili bir e-posta uyarısı gönderir. Bu görev tamamlandığında, iş akışı öğenin durumunu güncelleştirir ve sonraki durumuna ilerler. Üç durumlu iş akışı, sorun izleme listesi şablonuyla çalışır. Ancak, üç veya daha çok değer içeren bir seçenek sütunu içerecek şekilde ayarlanmış herhangi bir listeyle kullanılabilir. Bu seçenek sütunundaki değerler iş akışının izlediği durumlar olarak hizmet verir.
Bir listenin birden fazla seçenek sütunu olabilir ve seçim sütununda üçten fazla değer bulunabilir. Ancak, üç durumlu iş akışı yalnızca seçim sütunlarından birini kullanacak şekilde yapılandırılabilir ve seçili seçim sütunundaki değerlerin yalnızca üçüne göre yapılandırılabilir. Bir liste veya kitaplığa üç durumlu iş akışı eklediğinizde, bir seçenek sütunu ve sütunun sağladığı değerlerin üçünü seçersiniz.
Üç durumlu iş akışı, kuruluşların müşteri desteği sorunları, satış fırsatları veya proje görevleri gibi yüksek bir konu veya öğe miktarını izlemesini gerektiren iş süreçlerini yönetmek için kullanılabilir. Örneğin, küçük bir olay planlama şirketindeki çalışanlar, planlamadıkları olaylarla ilgili birçok görevi yönetmek için bir sorun izleme listesi ve özelleştirilmiş üç durumlu iş akışı kullanabilir. İş akışı üç durum ile olay planlama görevlerini izler: etkin, gözden geçirilmeye hazırve tamamlandı. Belirli bir olayla ilgili tüm olay hazırlık görevleri, söz konusu olay için oluşturulmuş ve etkinolarak işaretlenmiş bir sorun izleme listesine derlenir. Olay Düzenleyicisi, tek tek görevleri ekip üyelerine atar ve ardından olay görevinde çalışmayı başlatmak için bu öğelerde iş akışını başlatır.
İş akışı başlatıldığında, atanan kişi için bir görev oluşturur. Bir ekip üyesi görev aldığında, görevi tamamlamak için gereken işi gerçekleştirir. Bu, sorun izleme listesinin bulunduğu listenin veya sitenin dışında kalan iş olabilir. Örneğin, bir ekip üyesi bir iş akışı görevini bir iş akışı görevi alırsa, bir kafeketim şirketiyle iletişim kurar ve bir plan geliştirmek için onlarla birlikte çalışır. Kafes planı drafted olduğunda, ekip üyesi, iş akışı görevini tamamlandı olarak işaretler. Bu noktada, iş akışı, sorun izleme listesindeki olay görevinin durumunu gözden geçirilmek üzere hazırolarak güncelleştirir ve bu, olay Düzenleyicisi için, Caat planını gözden geçirmek için ikinci bir görev oluşturur. Olay Düzenleyicisi, caındeler planını gözden geçirdikten ve onayladıktan sonra, iş akışı görevini tamamlandı olarakişaretler
Not: İş akışı katılımcısı, iş akışı görevini üç durumlu iş akışında iki şekilde tamamlayabilir. Katılımcı, iş akışı görevini, tamamlandı olarak işaretlemek için düzenleyebilir veya katılımcı listedeki iş akışı öğesinin durumunu değiştirebilir (katılımcının bu listeyi değiştirme izni varsa). Katılımcı listedeki iş akışı öğesinin durumunu el ile güncelleştirdiğinde, iş akışı görevi tamamlanır. Katılımcı iş akışı görevini, tamamlandı olarak işaretlemek amacıyla düzenlerse, listedeki iş akışı öğesinin durumu tamamlandıolarak güncelleştirilir.
Önceki örnekteki üç durumlu iş akışındaki eylemler aşağıdaki süreci kullanır:
Üç durumlu iş akışıyla kullanılmak üzere liste ayarlama
Üç durumlu iş akışını kullanabilmeniz için, iş akışıyla izlemeyi veya yönetmeyi planladığınız öğeleri içeren bir liste ayarlamanız gerekir. Sorun izleme listesi şablonu üç durumlu iş akışıyla çalışır. Ancak, bu iş akışlarıyla kullanılmak üzere özel bir liste oluşturabilirsiniz. Özel liste oluşturursanız, listede üç veya daha fazla seçenek değeri içeren en az bir seçenek sütunu olduğundan emin olun. İş akışınızı listeyle kullanmak üzere ayarlarken, iş akışının izleyebilecekleri durum değerlerini içeren seçim sütununu belirtin.
Sorun izleme listesi oluşturma
Varsayılan olarak, sorun izleme listesi şablonundan oluşturduğunuz herhangi bir listeyle üç durumlu iş akışı kullanabilirsiniz.
-
Ayarlar
-
Uygulamalarınız sayfasında, sorun izleme'ye tıklayın ve liste için bir ad yazın. Liste adı gereklidir
-
Liste için bir açıklama sağlamak isterseniz, Gelişmiş Seçenekler'e tıklayın.
-
Açıklama kutusuna listenin amacının açıklamasını yazın. Açıklama isteğe bağlıdır.
-
-
Oluştur'u tıklatın.
Üç durumlu iş akışıyla kullanılmak üzere özel liste oluşturma
Üç durumlu iş akışıyla kullanılmak üzere özel bir liste oluşturmak istiyorsanız, iş akışının izleyebilecekleri en az üç durum değeri içeren en az bir seçenek sütunu eklemeniz gerekir.
-
Ayarlar
-
Uygulamalarınız sayfasında özel liste'ye tıklayın ve liste için bir ad yazın. Liste adı gereklidir.
-
Liste için bir açıklama sağlamak isterseniz, Gelişmiş Seçenekler'e tıklayın.
-
Açıklama kutusuna listenin amacının açıklamasını yazın. Açıklama isteğe bağlıdır.
-
Oluştur'u tıklatın.
Üç durumlu iş akışıyla kullanılmak üzere özel listeyi özelleştirme
-
Önceki adımda oluşturduğunuz özel listeyi tıklatın.
-
Şeritte liste sekmesini ve sonra ayarlar grubunda Liste ayarları'nı tıklatın.
-
Sütunlar'ın altında sütun oluştur'u tıklatın.
-
Ad ve tür bölümünde, sütun adıaltında, iş akışının durum değerlerini belirtmek için kullanmak istediğiniz sütunun adını yazın. Örneğin, adı Iş akışı durumu olarak girebilirsiniz.
-
Bu sütundaki bilgi türününaltında, seçim (içinden seçilecek menü)seçeneğini belirleyin.
-
Ek sütun ayarları bölümünde, Açıklama'nın altındaki sütun için isteğe bağlı bir açıklama yazın.
-
Bu sütunun bilgi Içermesini gerekli kıl 'ınaltında Evet 'etıklayın.
-
Her seçimi ayrı bir satıra yazınaltındaki liste kutusunda, bu sütun için istediğiniz üç veya daha fazla seçenek değerini yazın. Bu değerler iş akışının durumları olacaktır. Örneğin, etkin, gözden geçirilmek üzere hazır ve üç seçenek olarak tamamlayabilirsiniz.
-
Seçenekleri kullanarak görüntüleme seçeneklerininaltında, açılan menü veya radyo düğmeleri'ni seçin.
-
' Doldurma ' seçeneklerine Izin veraltında Hayır'ı tıklatın.
-
Bu sütun için belirli bir varsayılan değer mi yoksa listenin varsayılan görünümüne eklemek mi istediğinizi belirtin.
-
Tamam’a tıklayın.
Listeye üç durumlu iş akışı ekleme
Listedeki öğelerde kullanabilmeniz için önce listeye üç durumlu iş akışı eklemelisiniz. Listeye üç durumlu iş akışı eklediğinizde, listedeki hangi sütunun, iş akışının izlemesini istediğiniz durum değerlerini içerdiğini belirtirsiniz. İş akışının her aşamasında ne yapmak istediğinize ilişkin bilgileri de belirtirsiniz. Örneğin, görev alıcılarının aldığı e-posta uyarılarının konu ve metnini belirtebilirsiniz.
Üç durumlu iş akışı çoğu site türünde varsayılan olarak etkinleştirilir. Bununla birlikte, site koleksiyonu Yöneticisi özelliği devre dışı bırakabilir. Üç durumlu iş akışı kullanılamıyorsa, site koleksiyonu yöneticinize başvurun.
Önemli: Listeye iş akışı eklemek için listeleri yönetme izninizin olması gerekir.
-
Üç durumlu iş akışı eklemek istediğiniz listeyi açın.
-
Liste sekmesini> liste ayarlarınıtıklatın veya açtığınız kitaplık türüne ait ayarları tıklatın. Örneğin, belge kitaplığında Belge Kitaplığı Ayarları'na tıklayın.
-
İzinler ve yönetimaltında iş akışı ayarları'nı tıklatın.
-
Iş akışı ayarları sayfasında iş akışı Ekle'yi tıklatın.
-
Iş akışı Ekle sayfasında, iş akışı bölümünde, iş akışı şablonu seç 'In altında üç durumlu'ı tıklatın.
-
Ad bölümünde iş akışı için benzersiz bir ad yazın.
-
Görev listesi bölümünde iş akışıyla kullanılacak bir görev listesi belirtin.
Notlar:
-
Varsayılan Görevler listesini kullanabilir veya yeni bir tane oluşturabilirsiniz. Varsayılan görevler listesini kullanırsanız, iş akışı katılımcıları, görevler listesinin görevlerim görünümünü kullanarak iş akışı görevlerini kolayca bulabilir ve görüntüleyebilir.
-
Bu iş akışının görevleri genel görevler listesinden ayrı tutmak istediğiniz hassas veya gizli verileri ortaya alıyorsa yeni bir görev listesi oluşturun.
-
Kuruluşunuzun çok sayıda iş akışı veya iş akışı birçok görevi içereceği durumlarda yeni bir görev listesi oluşturun. Bu durumda, her iş akışı için görevler listesi oluşturmak isteyebilirsiniz.
-
-
Geçmiş listesi bölümünde, bu iş akışıyla kullanılacak geçmiş listesini seçin. Geçmiş listesi, iş akışının her örneği sırasında gerçekleşen tüm olayları görüntüler.
Not: Varsayılan Geçmiş listesini kullanabilir veya yeni bir liste oluşturabilirsiniz. Kuruluşunuzda çok sayıda iş akışı varsa, her iş akışı için ayrı bir geçmiş listesi oluşturmak isteyebilirsiniz.
-
Başlangıç seçenekleri bölümünde aşağıdakilerden birini yapın:
-
İş akışının el ile başlaması için, Bu iş akışının katılım izinleri olan kimliği doğrulanmış bir kullanıcı tarafından el ile yapılmasına Izin ver denetim kutusunu seçin. İş akışını başlatmak için ek izinler gerekiyorsa iş akışını başlatmak Için listeleri yönetme Izinlerini gerektir seçeneğini belirtin.
-
Yeni öğeler oluşturulduğunda iş akışının otomatik olarak başlamasını istiyorsanız, Yeni öğe oluşturulduğunda bu iş akışını başlat 'ı seçin.
-
-
İleri'ye tıklayın.
-
Iş akışı durumları bölümünde, bir ' tercih ' alanı seçin alanında, iş akışınızda durumlar için kullanmak Istediğiniz değerleri içeren listeden seçim sütununu seçin ve ardından ilk durumu, Orta eyaletve iş akışının son durumu için istediğiniz sütun değerlerini seçin.
-
İki bölümde , bir iş akışı başlatıldığında ne yapmak Istediğinizi belirtin (iş akışındaki ilk görev için Seçenekler) ve iş akışı orta durumunda (iş akışındaki ikinci görev için Seçenekler) değiştiğinde ne yapmak istediğinizi belirtin: aşağıdaki bilgileri belirtin:
Görev ayrıntıları
|
Alan |
Açıklama |
|---|---|
|
Görev başlığı: |
İsteğe bağlı olarak, iş akışı başlatıldığında veya orta duruma ulaştığında görevde görünecek ileti başlığını değiştirebilirsiniz. Liste alanı Ekle iletişim kutusunu seçerseniz, seçtiğiniz alan iletinin sonuna eklenir. |
|
Görev açıklaması: |
Görevin açıklamasına eklemek istediğiniz tüm bilgileri yazın. Liste alanı Ekle iletişim kutusunu seçerseniz, seçtiğiniz alan iletinin sonuna eklenir. Liste öğesine bağlantı ekle 'yi seçerseniz, açıklama listesine liste öğesinin bağlantısı eklenir. |
|
Görev son tarihi: |
Görev için son tarih belirtmek isterseniz, liste alanı Ekle iletişim kutusunu seçin ve sonra listeden son tarih için kullanmak istediğiniz tarih bilgilerini içeren tarih sütununu seçin. |
|
Görevin atandığı: |
Görevi listede belirtilen bir kişiye atamak için, liste alanı Ekle'ye tıklayın ve sonra da kullanmak istediğiniz kullanıcı bilgilerini içeren listeden sütunu seçin. Bu iş akışı başlatıldığında, iş akışı öğesi için adı bu sütunda görünen kişiye ilk görev atanır. Bu görevi bu iş akışının tüm örneklerinde belirttiğiniz bir kişiye atamak için özel'e tıklayın ve ardından görevi atamak istediğiniz kişinin adını yazın veya seçin. |
-
İş akışı katılımcılarının iş akışı görevleriyle ilgili e-posta uyarılarını almasını istiyorsanız e-posta Iletisi gönder 'i seçin.
Not: İş akışı katılımcılarının iş akışları başlatıldıktan sonra iş akışı görevleriyle ilgili e-posta uyarıları ve anımsatıcıları aldığından emin olmak istiyorsanız, site koleksiyonu yöneticinize başvurarak siteniz için e-postanın etkinleştirildiğini doğrulayın.
E-posta Iletisi ayrıntıları
|
Alan |
Açıklama |
|---|---|
|
Amaç |
İş akışı görevinin gönderilmesi hakkında bir e-posta uyarısı eklemek istediğiniz kişinin adını yazın. E-posta uyarısını görev sahibine göndermek istiyorsanız, atanmış görev ekle 'yi seçin. |
|
Konu |
E-posta uyarısı için kullanmak istediğiniz konu satırını yazın. Görev başlığını e-posta iletisinin konu satırına eklemek istiyorsanız görev başlığını kullan 'ı seçin. |
|
Görünemez |
E-posta uyarısının ileti gövdesinde gösterilmesini istediğiniz bilgileri yazın. İletideki liste öğesinin bağlantısını eklemek istiyorsanız, liste öğesine bağlantı ekle 'yi seçin. |
-
Tamam’a tıklayın.
Bir öğe üzerinde el ile üç durumlu iş akışı başlatma
İlk olarak üç durumlu iş akışı, bu listedeki öğelerde kullanıma sunulmasını sağlamak için listeye eklenmelidir. Daha fazla bilgi için önceki bölümlere bakın.
Üç durumlu bir iş akışı, bir listeye yeni öğeler eklendiğinde otomatik olarak başlayacak şekilde yapılandırılabilir veya belirli izinleri olan kullanıcıların iş akışını el ile başlatmasını sağlayacak şekilde yapılandırılabilir. Bazı iş akışları her iki seçeneğe de izin verebilir.
Bir liste öğesinde üç durumlu iş akışını el ile başlatmak için aşağıdaki adımları izleyin. Liste için öğeleri Düzenle izninizin olması gerekir. Bazı iş akışlarında listeleri yönetme izni gerekebilir.
Not: İş akışı katılımcılarının iş akışını başlattıktan sonra iş akışı görevleriyle ilgili e-posta uyarıları ve anımsatıcıları aldığından emin olmak istiyorsanız, site koleksiyonu yöneticinize başvurarak siteniz için e-postanın etkinleştirildiğini doğrulayın.
-
Üç durumlu iş akışını başlatmak istediğiniz öğeyi içeren listeyi açın.
-
İş akışını başlatmak istediğiniz öğenin yanındaki üç noktayı tıklatın ve görüntülenen menüde Iş akışları'nı tıklatın.
Not: Iş akışları komutu, yalnızca öğe kendisiyle ilişkili en az bir iş akışı olan bir liste veya kitaplıkta olduğunda kullanılabilir.
-
Ayarlar
-
Yeni Iş akışı Başlat'ın altında, başlatmak istediğiniz üç durumlu iş akışının adını tıklatın.
İş akışı hemen başlar.
Üç durumlu iş akışında iş akışı görevini tamamlama
Üç durumlu iş akışında iş akışı görevini tamamlamak için, iş akışı görevlerinin kaydedildiği görevler listeleri için en azından öğeleri Düzenle izninizin olması gerekir.
-
Sitenin görevler listesini açın ve iş akışı görevinizi bulmak için Görünüm menüsünde görevlerim 'i seçin.
Not: İş akışı varsayılan site görevleri listesini kullanmazsa, iş akışı göreviniz Görevler listesinde görünmeyebilir. İş akışı görevinizi bulmak için, iş akışı öğesinin kaydedildiği listeye veya kitaplığa gidin. Tamamlamak istediğiniz öğenin adının üzerine gelin, görüntülenen oku tıklatın ve Iş akışları'nı tıklatın. Iş akışı durumu sayfasında, Iş akışları'nı altında, katılımcısı olduğunuz iş akışının adını tıklatın. Görevler'in altında, iş akışı görevini tıklatın ve ardından 3 numaralı adıma geçin.
-
Tamamlandı olarak işaretlemek istediğiniz öğeyi içeren listeyi açın.
-
Tamamlamak istediğiniz görevin adının üzerine gelin, görüntülenen oku tıklatın ve ardından öğeyi Düzenle'yi tıklatın.
-
Görevler iletişim kutusunda, görevi tamamlamak için istenen bilgileri yazın veya seçin ve ardından Kaydet'e tıklayın.
