Applies ToAccess for Microsoft 365 Access 2024 Access 2021 Access 2019 Access 2016

Microsoft Access มีตัวเลือกต่างๆ มากมายสําหรับการสร้างป้ายชื่อที่มีข้อมูลที่จัดเก็บอยู่ในตาราง Access ของคุณ วิธีที่ง่ายที่สุดคือการใช้ตัวช่วยสร้างป้ายชื่อใน Access เพื่อสร้างและพิมพ์รายงานที่ถูกจัดรูปแบบให้พอดีกับป้ายชื่อของคุณ ป้ายชื่อสามารถมีข้อมูลที่เก็บอยู่ในตาราง Access หรือข้อมูลที่ถูกนําเข้าหรือลิงก์จากแหล่งข้อมูลอื่น เช่น เวิร์กบุ๊ก Microsoft Excel หรือรายการที่ติดต่อ Microsoft Outlook คุณสามารถสร้างป้ายชื่อเป็นรายงานภายใน Access หรือคุณสามารถ "ผสาน" ข้อมูลด้วยเอกสาร Microsoft Word แล้วพิมพ์ป้ายชื่อจาก Word บทความนี้สรุปขั้นตอนที่เกี่ยวข้อง

คุณต้องการทำอะไร

ใช้ Access เพื่อสร้างและพิมพ์ป้ายชื่อ

ใน Access ให้คุณสร้างป้ายชื่อเป็นรายงานที่จัดรูปแบบด้วยหน้าขนาดเล็กเพื่อให้พอดีกับป้ายชื่อที่ต้องการ ป้ายชื่อที่ใช้กันทั่วไปใช้สําหรับการส่งจดหมาย แต่ข้อมูล Access ใดๆ สามารถพิมพ์ในรูปแบบป้ายชื่อเพื่อวัตถุประสงค์ต่างๆ ได้ ในกรณีของป้ายจ่าหน้าจดหมาย รายงานจะได้รับข้อมูลที่อยู่จากตารางหรือคิวรีที่มีที่อยู่ การพิมพ์รายงานจะให้ป้ายชื่อเดียวสําหรับที่อยู่แต่ละรายการจากแหล่งระเบียนต้นแบบ

สําหรับข้อมูลเพิ่มเติมเกี่ยวกับการเชื่อมโยงหรือการนําเข้าข้อมูลจากแหล่งข้อมูลอื่น (เช่น Microsoft Excel หรือ Microsoft Outlook) เพื่อใช้บนป้ายชื่อของคุณ ให้ดูบทความ บทนําสู่การนําเข้าและส่งออกข้อมูล

ตัวช่วยสร้างป้ายผนึกจะถามคําถามต่างๆ เกี่ยวกับป้ายชื่อของคุณและข้อมูลที่คุณต้องการแสดงบนป้ายชื่อเหล่านั้น ตัวช่วยสร้างจะสร้างรายงาน ซึ่งคุณสามารถกําหนดเองได้ถ้าจําเป็น

Create ป้ายชื่อโดยใช้ตัวช่วยสร้างป้ายชื่อใน Access

  1. ในบานหน้าต่างนําทาง ให้เลือกวัตถุที่มีข้อมูลที่คุณต้องการให้แสดงบนป้ายชื่อของคุณ โดยปกติแล้วจะเป็นตาราง ตารางที่ลิงก์ หรือคิวรี แต่คุณสามารถเลือกฟอร์มหรือรายงานได้

  2. บนแท็บ สร้าง ในกลุ่ม รายงาน ให้คลิก ป้ายชื่อ

    Access จะเริ่มตัวช่วยสร้างป้ายผนึก

    หน้าแรกของตัวช่วยสร้างป้ายผนึก

    1. ถ้าคุณทราบผู้ผลิตและหมายเลขผลิตภัณฑ์ของป้ายชื่อ:

      • เลือกผู้ผลิตในกล่อง กรองตามผู้ผลิต

      • เลือกป้ายชื่อของคุณในกล่อง คุณต้องการป้ายผนึกขนาดใด

        หรือลองค้นหาผลิตภัณฑ์ที่มีค่าใน มิติ ข้อมูลและ ตัวเลขใน คอลัมน์ที่ตรงกับป้ายชื่อของคุณ

        ถ้าคุณไม่พบป้ายผนึกที่คล้ายกัน:    

      • คลิก กําหนดเอง แล้วคลิก ใหม่

        กล่องโต้ตอบ ป้ายชื่อใหม่ จะปรากฏขึ้น

        หน้า 'สร้างป้ายผนึก' ของตัวช่วยสร้างป้ายผนึก

      • วัดป้ายชื่อของคุณ และใส่การวัดในกล่องที่เหมาะสมในกล่องโต้ตอบ ป้ายชื่อใหม่

      • ใส่ชื่อสําหรับป้ายชื่อแบบกําหนดเองในกล่องข้อความ ชื่อป้ายชื่อ เลือกชนิดป้ายผนึกและการวางแนวที่คุณต้องการ แล้วคลิก ตกลง

        ถ้าคุณได้สร้างป้ายชื่อแบบกําหนดเองแล้ว และคุณต้องการเลือกป้ายผนึกนั้น:    

      • คลิก แสดงขนาดป้ายผนึกแบบกําหนดเอง แล้วคลิกป้ายชื่อแบบกําหนดเองที่คุณต้องการ

    2. เลือก ตัวดึงข้อมูลแผ่นงาน หรือ ต่อเนื่อง ภายใต้ ชนิดป้ายชื่อ แล้วคลิก ถัดไป

    3. เลือกชื่อฟอนต์ ขนาด น้ําหนัก และสีข้อความที่คุณต้องการบนป้ายชื่อของคุณ แล้วคลิก ถัดไป

    4. บนหน้า ป้ายจ่าหน้าป้ายจ่าหน้าจดหมายของตัวช่วยสร้าง ให้เลือกเขตข้อมูลที่คุณต้องการบนป้ายชื่อของคุณจากรายการ เขตข้อมูลที่พร้อมใช้งาน แล้วดับเบิลคลิกเพื่อเพิ่มลงในกล่องป้ายชื่อ ต้นแบบ

      การเพิ่มเขตข้อมูลลงในป้ายผนึกในตัวช่วยสร้างป้ายผนึก

      • เมื่อต้องการเพิ่มช่องว่างระหว่างเขตข้อมูลในกล่อง ป้ายชื่อต้นแบบ ให้กด SPACEBAR

      • เมื่อต้องการสร้างบรรทัดใหม่ ให้กด ENTER

      • เมื่อต้องการย้ายไปมาระหว่างเขตข้อมูลและบรรทัด ให้ใช้แป้นลูกศร

      • เมื่อต้องการเอาเขตข้อมูลออกจากกล่อง ให้กด BACKSPACE

      • เมื่อต้องการเพิ่มข้อความหรือเครื่องหมายวรรคตอนอื่นๆ (ตัวอย่างเช่น เครื่องหมายจุลภาคหลังชื่อเมือง) ให้คลิกเพื่อวางเคอร์เซอร์ในตําแหน่งที่คุณต้องการให้ข้อความปรากฏขึ้นและเริ่มพิมพ์ ข้อความนี้จะเหมือนกันในแต่ละป้ายผนึก

        หมายเหตุ:  คุณสามารถเพิ่มเขตข้อมูลของชนิดข้อมูลต่อไปนี้ได้โดยใช้ตัวช่วยสร้างป้ายชื่อ: ข้อความสั้น (ข้อความ), ข้อความยาว (บันทึกช่วยจํา), ตัวเลข, วันที่/เวลา, สกุลเงิน, ใช่/ไม่ใช่ หรือ สิ่งที่แนบมา เมื่อต้องการเพิ่มเขตข้อมูลของชนิดข้อมูลอื่น ให้เปิดรายงานป้ายชื่อในมุมมองออกแบบหลังจากที่คุณดําเนินการตัวช่วยสร้างป้ายชื่อเสร็จสมบูรณ์แล้ว จากนั้นใช้บานหน้าต่าง รายการเขตข้อมูล เพื่อเพิ่มเขตข้อมูล เมื่อต้องการเปิดบานหน้าต่าง รายการเขตข้อมูล ในขณะที่รายงานเปิดอยู่ในมุมมองออกแบบ ให้กด ALT+F8

        เมื่อคุณจัดเรียงเขตข้อมูลบนป้ายชื่อตามที่คุณต้องการแล้ว ให้คลิก ถัดไป

    5. ในหน้าถัดไป คุณสามารถเลือกเขตข้อมูลที่จะเรียงลําดับป้ายชื่อของคุณ ตัวอย่างเช่น คุณอาจต้องการเรียงลําดับตามรหัสไปรษณีย์สําหรับการส่งจดหมายขนาดใหญ่ เลือกเขตข้อมูลที่คุณต้องการเรียงลําดับจากรายการ เขตข้อมูลที่พร้อมใช้งาน แล้วดับเบิลคลิกเพื่อเพิ่มลงในกล่อง เรียงลําดับตาม เมื่อคุณทําเสร็จแล้ว ให้คลิก ถัดไป

      การตั้งค่าลำดับการจัดเรียงในตัวช่วยสร้างป้ายผนึก

    6. บนหน้าสุดท้าย ให้ใส่ชื่อสําหรับป้ายชื่อของคุณ แล้วคลิก เสร็จสิ้น

      หน้าสุดท้ายของตัวช่วยสร้างป้ายผนึก

      ถ้าคุณเลือก ดูป้ายผนึกตามที่จะพิมพ์ บนหน้าสุดท้ายของตัวช่วยสร้างป้ายผนึก Access จะแสดงป้ายชื่อใน ตัวอย่างก่อนพิมพ์ คุณสามารถคลิกที่ป้ายชื่อเพื่อย่อและขยาย หรือใช้ตัวควบคุมการย่อ/ขยายบนแถบสถานะ

      ตัวควบคุมการย่อ/ขยาย

      ถ้าคุณเลือก ปรับเปลี่ยนการออกแบบป้ายผนึก ในหน้าสุดท้ายของตัวช่วยสร้างป้ายชื่อ Access จะแสดงรายงานป้ายชื่อในมุมมองออกแบบ

      หมายเหตุ:  การแสดงตัวอย่างก่อนพิมพ์เป็นมุมมองเดียวที่คุณสามารถดูคอลัมน์ตามที่คุณวางเค้าโครงไว้ได้ ถ้าคุณดูรายงานในมุมมองรายงานหรือมุมมองเค้าโครง Access จะแสดงข้อมูลทั้งหมดในคอลัมน์เดียว

กําหนดลักษณะที่ปรากฏของป้ายชื่อเอง

ถ้าป้ายชื่อผลลัพธ์ไม่มีลักษณะตามที่คุณต้องการ คุณสามารถกําหนดเค้าโครงเองได้โดยการเปิดรายงานในมุมมองออกแบบและทําการเปลี่ยนแปลงของคุณ เมื่อทํางานกับป้ายชื่อ มักจะง่ายต่อการใช้มุมมองออกแบบที่คุณควบคุมเค้าโครงได้อย่างแม่นยํามากขึ้น เมื่อต้องการดูผลลัพธ์ของการเปลี่ยนแปลงที่คุณทําในมุมมองออกแบบ ให้สลับไปยัง ตัวอย่างก่อนพิมพ์

ถ้า Access แสดงข้อความเกี่ยวกับการมีพื้นที่แนวนอนไม่เพียงพอที่จะแสดงข้อมูล

ข้อความนี้เมื่อข้อความปรากฏขึ้นเป็นผลกระทบข้างเคียงของการวัดของป้ายผนึกบางป้าย โดยปกติแล้วจะเกิดขึ้นเมื่อป้ายชื่ออยู่ใกล้กับขอบซ้ายและขวาของแผ่นป้ายผนึก ซึ่งอาจทําให้ตัวช่วยสร้างระบุการวัดบางอย่างที่อยู่นอกช่วงการพิมพ์ปกติ และส่งผลให้ข้อความปรากฏขึ้นเมื่อคุณดูตัวอย่างหรือพิมพ์ป้ายผนึก

ถ้าคุณพอใจกับการจัดแนวข้อความบนป้ายผนึก และคุณไม่ได้รับหน้าเปล่าในหน้าอื่นๆ ทุกหน้า คุณอาจต้องการปล่อยให้การออกแบบของรายงานเป็นแบบเดิม และเพียงแค่คลิก ตกลง บนข้อความทุกครั้งที่ปรากฏขึ้น มิฉะนั้น คุณสามารถลองปรับตัวเลือกการตั้งค่าหน้ากระดาษบางอย่างตามที่อธิบายไว้ในส่วนต่อไปนี้

ถ้าข้อมูลของคุณไม่ติดป้ายผนึกอย่างถูกต้อง

ในหลายกรณี คุณสามารถแก้ไขปัญหาเล็กๆ น้อยๆ กับเค้าโครงป้ายผนึกของคุณได้โดยการปรับเปลี่ยนในมุมมองออกแบบ คุณสามารถย้ายตัวควบคุม และคุณสามารถปรับขนาดป้ายชื่อได้โดยการเปลี่ยนความกว้างหรือความสูงของส่วน รายละเอียด

เมื่อต้องการสลับไปยังมุมมองออกแบบ ให้คลิกขวาที่รายงานในบานหน้าต่างนําทาง แล้วคลิก มุมมองออกแบบ บนเมนูทางลัด

ถ้าคุณต้องการเปลี่ยนระยะขอบหรือระยะห่างระหว่างป้ายชื่อ คุณสามารถใช้กล่องโต้ตอบ ตั้งค่าหน้ากระดาษ ในขณะที่อยู่ในมุมมองออกแบบ:

  • บนแท็บ ตั้งค่าหน้ากระดาษ ในกลุ่ม เค้าโครงหน้ากระดาษ ให้คลิก คอลัมน์กล่องโต้ตอบ ตั้งค่าหน้ากระดาษ จะแสดงขึ้นพร้อมกับเลือกแท็บ คอลัมน์

แท็บ 'คอลัมน์' ของกล่องโต้ตอบ 'การตั้งค่าหน้ากระดาษ'

คุณสามารถเปลี่ยนการตั้งค่าต่อไปนี้ได้ในส่วนสามส่วนของกล่องโต้ตอบ การตั้งค่าหน้ากระดาษ

ส่วน

ตัวเลือก

คำอธิบาย

การตั้งค่าเส้นตาราง

จํานวนคอลัมน์

วิธีนี้ควรเท่ากับจํานวนของป้ายชื่อตลอดทั้งหน้า

ระยะห่างแถว

ใส่ค่าใหม่เพื่อเพิ่มหรือลดระยะห่างแนวตั้งระหว่างแถวของป้ายชื่อ

ระยะห่างคอลัมน์

ใส่ค่าใหม่เพื่อเพิ่มหรือลดระยะห่างแนวนอนระหว่างคอลัมน์ของป้ายชื่อ

ขนาดคอลัมน์

ความกว้าง

โปรดจําไว้ว่าการตั้งค่าระยะขอบและระยะห่างคอลัมน์เมื่อตั้งค่านี้

คุณสามารถตรวจสอบและปรับระยะขอบได้โดยการคลิก ตัวเลือกการพิมพ์ ในกล่องโต้ตอบ ตั้งค่าหน้ากระดาษ

ความสูง

ปรับความสูงของแต่ละป้ายชื่อตามต้องการ

เหมือนกับส่วนรายละเอียด

เมื่อเลือกตัวเลือกนี้ ตั้งค่าความกว้างและความสูงของคอลัมน์ให้เท่ากับความกว้างและความสูงของส่วน รายละเอียด ในมุมมองออกแบบ

เค้าโครงคอลัมน์

ลง แล้วเลื่อนไปตามขวาง

เมื่อเลือกตัวเลือกนี้ ข้อมูลป้ายชื่อของคุณจะพิมพ์ลงมาในคอลัมน์แรก แล้วลงมาตามคอลัมน์ที่สอง ไปเรื่อยๆ

ขวางแล้วลง

เมื่อเลือกตัวเลือกนี้ ข้อมูลป้ายชื่อของคุณจะพิมพ์ในแถวแรก ตามด้วยแถวที่สอง และอื่นๆ

หมายเหตุ:  คุณยังสามารถเปิดกล่องโต้ตอบ การตั้งค่าหน้ากระดาษ ในขณะแสดงตัวอย่างก่อนพิมพ์ได้โดยการคลิก คอลัมน์ บนแท็บ ตัวอย่างก่อนพิมพ์ เมื่อคุณคลิก ตกลง เพื่อปิดกล่องโต้ตอบ การเปลี่ยนแปลงของคุณจะมีผลในตัวอย่างก่อนพิมพ์ทันที

พิมพ์ป้ายผนึก

  1. เปิดรายงานในมุมมองใดก็ได้ (หรือเลือกรายงานในบานหน้าต่างนําทาง)

  2. บนแท็บ ไฟล์ ให้คลิก พิมพ์ แล้วคลิก พิมพ์

    Access จะแสดงกล่องโต้ตอบ พิมพ์

  3. ใส่ตัวเลือกของคุณ เช่น เครื่องพิมพ์ ช่วงการพิมพ์ และจำนวนสำเนา

  4. คลิก ตกลง

ด้านบนของหน้า

พิมพ์ข้อมูล Access โดยใช้ตัวช่วยสร้างจดหมายเวียนใน Microsoft Word

ถ้าที่อยู่ของคุณถูกเก็บไว้ใน Access แต่คุณต้องการส่งออกไปยัง Word เพื่อให้คุณสามารถใช้ฟังก์ชันการทํางานของจดหมายเวียนเพื่อจัดรูปแบบและพิมพ์ป้ายผนึกของคุณ คุณสามารถใช้ตัวช่วยสร้างจดหมายเวียนใน Word

  1. ในบานหน้าต่างนําทาง ให้เลือกตารางหรือคิวรีที่มีข้อมูลที่คุณต้องการพิมพ์

  2. บนแท็บ ข้อมูลภายนอก ในกลุ่ม ส่งออก ให้คลิก Word ผสาน

  3. ในกล่องโต้ตอบ Microsoft Word ตัวช่วยสร้างจดหมายเวียน ถ้าคุณได้สร้างเอกสารไว้แล้ว และคุณต้องการลิงก์ข้อมูลของคุณไปยังเอกสารนั้น ให้คลิก ลิงก์ข้อมูลของคุณไปยังเอกสาร microsoft Word ที่มีอยู่ หรือคลิก Create เอกสารใหม่ แล้วลิงก์ข้อมูลไปยังเอกสารนั้น

  4. คลิก ตกลง

    ถ้าคุณเลือก ลิงก์ข้อมูลของคุณไปยังเอกสาร Microsoft Word ที่มีอยู่ กล่องโต้ตอบ เลือกเอกสาร Word Microsoft จะเปิดขึ้น เลือกเอกสารที่คุณต้องการ แล้วคลิก เปิด เอกสารจะถูกเปิดใน Word

    ถ้าคุณเลือกที่จะสร้างเอกสารใหม่ Word เปิดขึ้นพร้อมกับเอกสารเปล่า

  5. Word ให้ทําตามคําแนะนําในบานหน้าต่างงาน จดหมายเวียน เมื่อคุณมาถึงขั้นตอนที่ 3 ของ Word กระบวนการจดหมายเวียน (เลือกผู้รับ) แหล่งข้อมูลที่คุณเลือกในขั้นตอนที่ 1 ของกระบวนการนี้จะถูกเลือกไว้แล้ว สําหรับข้อมูลเพิ่มเติมเกี่ยวกับตัวช่วยสร้างจดหมายเวียน Word ให้ดูที่ วิธีใช้ Word

หมายเหตุ:  คุณสามารถใช้ Word เพื่อพิมพ์ที่อยู่ของคุณ โดยไม่คํานึงถึงตําแหน่งที่จัดเก็บที่อยู่ จาก Word คุณสามารถเชื่อมต่อกับรายการที่อยู่ที่เก็บอยู่ในโปรแกรมต่างๆ เช่น Excel, Outlook และ Access หรือถ้าคุณไม่มีรายการที่อยู่ คุณสามารถสร้างรายการใน Word แล้วพิมพ์ป้ายผนึกได้ สําหรับข้อมูลเพิ่มเติม ให้ดูที่ Word วิธีใช้

ด้านบนของหน้า

ต้องการความช่วยเหลือเพิ่มเติมหรือไม่

ต้องการตัวเลือกเพิ่มเติมหรือไม่

สํารวจสิทธิประโยชน์ของการสมัครใช้งาน เรียกดูหลักสูตรการฝึกอบรม เรียนรู้วิธีการรักษาความปลอดภัยอุปกรณ์ของคุณ และอื่นๆ

ชุมชนช่วยให้คุณถามและตอบคําถาม ให้คําติชม และรับฟังจากผู้เชี่ยวชาญที่มีความรู้มากมาย