การจัดการสิทธิ์ในข้อมูล (IRM) ช่วยป้องกันไม่ให้ข้อมูลที่เป็นความลับถูกพิมพ์ ส่งต่อ หรือคัดลอกโดยบุคคลที่ไม่ได้รับอนุญาต สิทธิ์จะถูกเก็บไว้ในเอกสาร เวิร์กบุ๊ก งานนําเสนอ หรือข้อความอีเมล ที่ซึ่งสิทธิ์เหล่านั้นได้รับการรับรองความถูกต้องโดยเซิร์ฟเวอร์ IRM
เมื่อต้องการดูเนื้อหาที่ถูกจัดการสิทธิ์ที่คุณมีโดยใช้ Microsoft 365 ให้เปิดเอกสาร เวิร์กบุ๊ก หรืองานนำเสนอ
ครั้งแรกที่คุณเปิดเอกสาร เวิร์กบุ๊ก หรืองานนําเสนอที่มีสิทธิ์แบบจํากัด คุณจะเชื่อมต่อกับเซิร์ฟเวอร์ที่ให้สิทธิ์การใช้งานเพื่อตรวจสอบข้อมูลประจําตัวของคุณและดาวน์โหลดสิทธิ์การใช้งาน
ถ้าคุณต้องการดูสิทธิ์ที่คุณมี ให้คลิก ดูสิทธิ์ ในแถบข้อความ หรือคลิกอย่างใดอย่างหนึ่งในแถบสถานะที่ด้านล่างของหน้าจอดังต่อไปนี้:
-
เอกสารนี้มีนโยบายสิทธิ์
-
เวิร์กบุ๊กนี้มีนโยบายสิทธิ์
-
งานนำเสนอนี้มีนโยบายสิทธิ์
-
เปิดเอกสารที่มีสิทธิ์แบบจำกัด
-
ถ้านี่เป็นครั้งแรกที่คุณจะเข้าถึงเซิร์ฟเวอร์ที่ให้สิทธิ์การใช้งาน ให้ใส่ชื่อผู้ใช้และรหัสผ่านของเซิร์ฟเวอร์ที่ให้สิทธิ์การใช้งาน จากนั้นเลือกกล่องกาเครื่องหมาย บันทึกรหัสผ่านใน Mac OS Keychain
เคล็ดลับ: ถ้าคุณไม่เลือกกล่องกาเครื่องหมาย บันทึกรหัสผ่านใน Mac OS Keychain คุณอาจต้องใส่ชื่อผู้ใช้และรหัสผ่านของคุณหลายครั้ง
-
แถบข้อความปรากฏขึ้นและแสดงข้อความว่าเอกสารนี้มีการจัดการสิทธิ์ บนแถบข้อความ ให้คลิก ดูสิทธิ์
หมายเหตุ: ถ้าคุณมีสิทธิ์ควบคุมทั้งหมด แถบข้อความจะแสดง เปลี่ยนแปลงสิทธิ์
-
ภายใต้ สิทธิ์ ให้ดูรายการของงานที่คุณสามารถดําเนินการกับไฟล์ได้ ภายใต้ ข้อจํากัด ให้ดูรายการงานที่คุณไม่สามารถดําเนินการกับไฟล์ได้
การจัดการสิทธิ์ในข้อมูล (IRM) ช่วยทำดังต่อไปนี้:
-
ป้องกันไม่ให้ผู้รับที่ได้รับอนุญาตของเนื้อหาที่ได้รับการจำกัดส่งต่อ คัดลอก เปลี่ยนแปลง พิมพ์ ส่งโทรสาร หรือวางเนื้อหาสำหรับการใช้งานที่ไม่ได้รับอนุญาต
-
จำกัดเนื้อหาไม่ว่าส่งไปที่ใด
-
กำหนดให้ไฟล์มีวันหมดอายุ เพื่อที่เนื้อหาในเอกสารจะไม่สามารถดูได้อีกต่อไปหลังจากเลยเวลาที่กำหนดไว้
-
บังคับใช้นโยบายองค์กรที่ควบคุมการใช้และการเผยแพร่เนื้อหาภายในบริษัท
IRM ไม่สามารถป้องกันเนื้อหาจาก:
-
ลบ ขโมย หรือจัดเก็บและส่งด้วยโปรแกรมที่เป็นอันตราย เช่น Trojan horses, ตัวล็อกการกดแป้นพิมพ์ และสปายแวร์บางชนิด
-
การสูญหายหรือความเสียหายเนื่องจากการกระทำของไวรัสคอมพิวเตอร์
-
การคัดลอกด้วยมือมนุษย์หรือการพิมพ์โดยดูจากการแสดงผลของหน้าจอของผู้รับ
-
การถ่ายรูปดิจิตอล (เมื่อข้อมูลแสดงบนหน้าจอ) โดยผู้รับ
-
คัดลอกโดยใช้โปรแกรมจับภาพหน้าจอของบริษัทอื่น