เรียนรู้โครงสร้างของฐานข้อมูล Access

ในบทความนี้

• ภาพรวม

• ดูรายละเอียดเกี่ยวกับวัตถุในฐานข้อมูล

• สำรวจตารางในมุมมองออกแบบ

• ดูความสัมพันธ์ระหว่างตาราง

ภาพรวม

ฐานข้อมูลคือชุดของข้อมูลที่เกี่ยวข้องกับเรื่องหรือวัตถุประสงค์เฉพาะ เช่น การติดตามคําสั่งซื้อของลูกค้า หรือการบํารุงรักษาคอลเลกชันเพลง ถ้าฐานข้อมูลของคุณไม่ได้จัดเก็บไว้บนคอมพิวเตอร์ หรือมีเพียงบางส่วน คุณอาจกําลังติดตามข้อมูลจากแหล่งข้อมูลต่างๆ ที่คุณต้องประสานงานและจัดระเบียบ

ตัวอย่างเช่น สมมติว่าหมายเลขโทรศัพท์ของซัพพลายเออร์ของคุณถูกจัดเก็บไว้ในตําแหน่งที่ตั้งต่างๆ: ในไฟล์บัตรที่มีหมายเลขโทรศัพท์ผู้ขาย ในไฟล์ข้อมูลผลิตภัณฑ์ในตู้ไฟล์ และในสเปรดชีตที่มีข้อมูลการสั่งซื้อ ถ้าหมายเลขโทรศัพท์ของผู้จําหน่ายเปลี่ยนแปลง คุณอาจต้องอัปเดตข้อมูลนั้นในทั้งสามตําแหน่ง ในฐานข้อมูล Access ที่ออกแบบมาอย่างดี หมายเลขโทรศัพท์จะถูกจัดเก็บเพียงครั้งเดียว ดังนั้นคุณจึงต้องอัปเดตข้อมูลนั้นในที่เดียวเท่านั้น ดังนั้น เมื่อคุณอัปเดตหมายเลขโทรศัพท์ของผู้จําหน่าย จะมีการอัปเดตโดยอัตโนมัติไม่ว่าคุณจะใช้หมายเลขโทรศัพท์ใดในฐานข้อมูล

ดูรายละเอียดเกี่ยวกับวัตถุในฐานข้อมูล

หนึ่งในวิธีที่ดีที่สุดในการเรียนรู้เกี่ยวกับฐานข้อมูลเฉพาะคือการใช้ตัวทําเอกสารในฐานข้อมูล คุณใช้ตัวทําเอกสารในฐานข้อมูลเพื่อสร้างรายงานที่มีข้อมูลโดยละเอียดเกี่ยวกับวัตถุในฐานข้อมูล ก่อนอื่นให้คุณเลือกวัตถุที่จะให้รายละเอียดในรายงาน เมื่อคุณเรียกใช้ตัวทําเอกสารในฐานข้อมูล รายงานจะมีข้อมูลทั้งหมดเกี่ยวกับวัตถุฐานข้อมูลที่คุณเลือก

1. เปิดฐานข้อมูลที่คุณต้องการทำเอกสาร

2. บนแท็บ เครื่องมือฐานข้อมูล ในกลุ่ม วิเคราะห์ ให้คลิก ตัวทำเอกสารในฐานข้อมูล

3. ในกล่องโต้ตอบ ตัวทําเอกสาร ให้คลิกแท็บที่แสดงชนิดของวัตถุฐานข้อมูลที่คุณต้องการทําเอกสาร เมื่อต้องการสร้างรายงานเกี่ยวกับวัตถุทั้งหมดในฐานข้อมูล ให้คลิกแท็บ ชนิดวัตถุทั้งหมด

4. เลือกวัตถุอย่างน้อยหนึ่งรายการที่แสดงบนแท็บ เมื่อต้องการเลือกวัตถุทั้งหมดบนแท็บ ให้คลิก เลือกทั้งหมด

5. คลิก ตกลง

   ตัวทําเอกสารในฐานข้อมูลจะสร้างรายงานที่มีข้อมูลโดยละเอียดสําหรับแต่ละวัตถุที่เลือก แล้วเปิดรายงานในตัวอย่างก่อนพิมพ์ ตัวอย่างเช่น ถ้าคุณเรียกใช้ตัวทําเอกสารในฐานข้อมูลกับฟอร์มการใส่ข้อมูล รายงานที่สร้างขึ้นโดยตัวทําเอกสารจะแสดงคุณสมบัติของฟอร์มทั้งหมด คุณสมบัติของแต่ละส่วนในฟอร์ม และคุณสมบัติของปุ่ม ป้ายชื่อ กล่องข้อความ และตัวควบคุมอื่นๆ บนฟอร์ม รวมถึงโค้ดมอดูลและสิทธิ์ของผู้ใช้ใดๆ ที่เกี่ยวข้องกับฟอร์ม

6. เมื่อต้องการพิมพ์รายงาน บนแท็บ แสดงตัวอย่างก่อนพิมพ์ ในกลุ่ม พิมพ์ ให้คลิก พิมพ์

สำรวจตารางในมุมมองออกแบบ

การเปิดตารางในมุมมองออกแบบจะช่วยให้คุณเห็นโครงสร้างของตารางอย่างละเอียด ตัวอย่างเช่น คุณสามารถค้นหาการตั้งค่าชนิดข้อมูลสําหรับแต่ละเขตข้อมูล ค้นหารูปแบบการป้อนข้อมูลใดๆ หรือดูว่าตารางใช้เขตข้อมูลการค้นหาใดๆ หรือไม่ เขตข้อมูลที่ใช้คิวรีเพื่อแยกข้อมูลจากตารางอื่น ข้อมูลนี้มีประโยชน์เนื่องจากชนิดข้อมูลและรูปแบบการป้อนข้อมูลอาจส่งผลต่อความสามารถในการค้นหาข้อมูลและเรียกใช้คิวรีการอัปเดต ตัวอย่างเช่น สมมติว่าคุณต้องการใช้คิวรีแบบใช้อัปเดตข้อมูลเพื่ออัปเดตบางเขตข้อมูลในตารางหนึ่งโดยการคัดลอกข้อมูลในเขตข้อมูลที่คล้ายกันจากอีกตารางหนึ่ง คิวรีจะไม่ทํางานถ้าชนิดข้อมูลสําหรับแต่ละเขตข้อมูลในตารางต้นฉบับและตารางปลายทางไม่ตรงกัน

1. เปิดฐานข้อมูลที่คุณต้องการวิเคราะห์

2. ในบานหน้าต่างนำทาง ให้คลิกขวาที่ตารางที่คุณต้องการสำรวจ แล้วคลิก มุมมองออกแบบ บนเมนูทางลัด

3. ถ้าจำเป็น ให้จำชื่อของแต่ละเขตข้อมูลตารางและชนิดข้อมูลที่กำหนดให้กับแต่ละเขตข้อมูล

   ชนิดข้อมูลที่กําหนดให้กับเขตข้อมูลสามารถจํากัดขนาดและชนิดของข้อมูลที่ผู้ใช้สามารถใส่ในเขตข้อมูลได้ ตัวอย่างเช่น ผู้ใช้อาจถูกจํากัดไว้ที่ 20 อักขระในเขตข้อมูลข้อความ และไม่สามารถใส่ข้อมูลข้อความในชุดเขตข้อมูลเป็นชนิดข้อมูลตัวเลขได้

4. เมื่อต้องการตรวจสอบว่าเขตข้อมูลเป็นเขตข้อมูลการค้นหาหรือไม่ ให้คลิกแท็บ ค้นหา ในส่วนล่างของเส้นออกแบบตาราง ภายใต้ คุณสมบัติเขตข้อมูล

   เขตข้อมูลการค้นหาจะแสดงชุดของค่าหนึ่งชุด (อย่างน้อยหนึ่งเขตข้อมูล เช่น ชื่อและนามสกุล) แต่โดยปกติแล้วจะเก็บชุดค่าที่แตกต่างกัน (เขตข้อมูลหนึ่ง เช่น ID ตัวเลข) ตัวอย่างเช่น เขตข้อมูลการค้นหาอาจเก็บหมายเลข ID ของพนักงาน (ค่าที่เก็บไว้) แต่จะแสดงชื่อพนักงาน (ค่าที่แสดง) เมื่อคุณใช้เขตข้อมูลการค้นหาในนิพจน์หรือในการดําเนินการค้นหาและแทนที่ คุณจะใช้ค่าที่เก็บไว้ ไม่ใช่ค่าที่แสดง สร้างความคุ้นเคยกับค่าที่จัดเก็บและแสดงของเขตข้อมูลการค้นหาเป็นวิธีที่ดีที่สุดในการทําให้แน่ใจว่านิพจน์หรือการดําเนินการค้นหาและแทนที่ที่ใช้เขตข้อมูลการค้นหาทํางานตามที่คุณต้องการ

   ภาพประกอบต่อไปนี้แสดงเขตข้อมูลการค้นหาทั่วไป โปรดจําไว้ว่าการตั้งค่าที่คุณเห็นในคุณสมบัติ แหล่งข้อมูลแถว ของเขตข้อมูลจะแตกต่างกัน

   

   เขตข้อมูลการค้นหาที่แสดงที่นี่ใช้คิวรีเพื่อดึงข้อมูลจากตารางอื่น คุณอาจเห็นเขตข้อมูลการค้นหาชนิดอื่น ที่เรียกว่ารายการค่า ที่ใช้รายการตัวเลือกที่กําหนดค่าตายตัว รูปนี้แสดงรายการค่าทั่วไป

   

   ตามค่าเริ่มต้น รายการค่าจะใช้ชนิดข้อมูล Text

   วิธีที่ดีที่สุดในการค้นหาและรายการค่าคือการแสดงแท็บ ค้นหา แล้วคลิกรายการในคอลัมน์ ชนิดข้อมูล สําหรับแต่ละเขตข้อมูลในตาราง สําหรับข้อมูลเพิ่มเติมเกี่ยวกับการสร้างเขตข้อมูลการค้นหาและรายการค่า ให้ดูลิงก์ในส่วน ดูเพิ่มเติม

ด้านบนของหน้า

ดูความสัมพันธ์ระหว่างตาราง

เมื่อต้องการดูการแสดงแบบกราฟิกของตารางในฐานข้อมูล เขตข้อมูลในแต่ละตาราง และความสัมพันธ์ระหว่างตารางเหล่านั้น ให้ใช้แท็บวัตถุ ความสัมพันธ์ แท็บวัตถุ ความสัมพันธ์ มีรูปภาพโดยรวมของตารางและโครงสร้างความสัมพันธ์ของฐานข้อมูล ข้อมูลที่สําคัญเมื่อคุณต้องการสร้างหรือเปลี่ยนความสัมพันธ์ระหว่างตาราง

• เปิดฐานข้อมูลที่คุณต้องการวิเคราะห์

• บนแท็บ เครื่องมือฐานข้อมูล ในกลุ่ม ความสัมพันธ์ ให้คลิก ความสัมพันธ์

แท็บวัตถุ ความสัมพันธ์ จะปรากฎขึ้นและแสดงความสัมพันธ์ระหว่างตารางทั้งหมดในฐานข้อมูลที่เปิดอยู่

ด้านบนของหน้า

ดูเพิ่มเติม

ใช้บานหน้าต่างการขึ้นต่อกันของวัตถุเพื่อดูว่าวัตถุสัมพันธ์กันอย่างไร

บทนำสู่ตาราง

บทนำสู่ชนิดเอกสารและคุณสมบัติเขตข้อมูล

บทนำในการใช้แบบสอบถาม

ทำความรู้จักกับฟอร์ม