เก็บถาวรข้อมูล Access

วิธีการเก็บถาวรข้อมูล

ตารางต่อไปนี้แสดงรายการวิธีการเก็บถาวรข้อมูล คําอธิบายของวิธีการ คําอธิบายว่าเมื่อใดที่คุณควรใช้แต่ละวิธี และข้อควรพิจารณาเฉพาะอื่นๆ สําหรับวิธีการ

การทํางานเกี่ยวกับ Referential Integrity

ถ้าระเบียนที่คุณต้องการเก็บถาวรเกี่ยวข้องกับระเบียนในตารางอื่น คุณอาจต้องแก้ไขความสัมพันธ์ ถ้าระเบียนที่คุณต้องการเก็บถาวรคือระเบียน "ลูก" (ระเบียนเหล่านั้นอยู่ในด้าน "กลุ่ม" ของ ความสัมพันธ์แบบหนึ่ง-ต่อ-กลุ่ม ) คุณอาจเก็บถาวรได้อย่างปลอดภัยโดยไม่มีความกังวล ถ้าระเบียนที่คุณต้องการเก็บถาวรคือระเบียน "หลัก" (ระเบียนเหล่านั้นอยู่ในด้าน "หนึ่ง" ของ ความสัมพันธ์แบบหนึ่ง-ต่อ-กลุ่ม ) เมื่อคุณเก็บถาวรระเบียน "รอง" ที่เกี่ยวข้องของพวกเขาอาจ:

• ป้องกันไม่ให้คุณลบระเบียน "หลัก" ซึ่งอาจทําให้เกิดปัญหาถ้าคุณได้ผนวกระเบียน "หลัก" ไปยังตารางเก็บถาวรแล้ว

  หรือ

• กลายเป็น "orphans" ระเบียนที่เป็นของ "พาเรนต์" ที่ไม่มีอยู่ ซึ่งอาจทําให้เกิดปัญหากับความสมบูรณ์ของข้อมูลและฟังก์ชันการทํางานในฐานข้อมูลของคุณที่ใช้ระเบียน "ไม่มี"

เมื่อต้องการบัญชีผู้ใช้สําหรับ Referential Integrity ให้ทําตามขั้นตอนต่อไปนี้:

1. กําหนดว่าระเบียน "รอง" ใดเป็นของระเบียนที่คุณต้องการเก็บถาวร ตัวอย่างเช่น ในการเก็บถาวรบันทึกสินทรัพย์ที่ให้ยืมที่ไลบรารี ก่อนอื่นให้ตรวจสอบว่ามีธุรกรรมใดๆ เปิดอยู่ในสินทรัพย์เหล่านั้นหรือไม่ เช่น สินทรัพย์ถูกเช็คเอาท์แล้วหรือไม่ แต่ไม่ถูกส่งกลับ

2. เลือกทำอย่างใดอย่างหนึ่งต่อไปนี้:

   • ถ้าระเบียน "ลูก" สามารถถูกลบได้อย่างปลอดภัยเสมอ ให้ตรวจสอบให้แน่ใจว่าความสัมพันธ์นั้นบังคับใช้ Referential Integrity ด้วยการลบระเบียนที่เกี่ยวข้อง การดําเนินการนี้ช่วยให้แน่ใจว่าระเบียน "ลูก" ที่เกี่ยวข้องทั้งหมดจะถูกลบ

   • ถ้าไม่สามารถลบระเบียน "รอง" ได้อย่างปลอดภัยเสมอ ให้ลองเก็บถาวรตารางทั้งหมดในฐานข้อมูล

   • Create คิวรีที่เลือกระเบียน "หลัก" ที่ไม่มีระเบียน "ลูก" จากนั้น ใช้คิวรีแรกเพื่อสร้างคิวรีเก็บถาวรของคุณ (ดูส่วน ย้ายระเบียนเป็นระยะๆ ไปยังตารางเก็บถาวร) แทนที่จะใช้ตาราง "หลัก"

ด้านบนของหน้า

เตรียมสําเนาเปล่าของฐานข้อมูลส่วนหลัง

ขั้นแรก ให้นําเข้าคํานิยามตารางสําหรับตารางทั้งหมดในฐานข้อมูลส่วนหลัง

1. บนแท็บ ไฟล์ ให้คลิก ใหม่ เลือก ฐานข้อมูลเปล่า แล้วคลิก Create

2. ปิดตาราง 1

3. บนแท็บ ข้อมูลภายนอก ในกลุ่ม นําเข้า & ลิงก์ ให้คลิก Access

4. ในกล่องโต้ตอบ รับข้อมูลภายนอก – ฐานข้อมูล Access ให้เลือก นําเข้าตาราง คิวรี ฟอร์ม รายงาน แมโคร และมอดูลลงในฐานข้อมูลปัจจุบัน แล้วคลิก เรียกดู

5. ในกล่องโต้ตอบ เปิดไฟล์ ให้เลือกฐานข้อมูลส่วนหลัง คลิก เปิด เพื่อปิดกล่องโต้ตอบ เปิดไฟล์ แล้วคลิก ตกลง

6. ในกล่องโต้ตอบ นําเข้าวัตถุ ให้คลิก ตัวเลือก

7. ภายใต้ นําเข้าตาราง ให้เลือก ข้อกําหนดเท่านั้น

8. บนแท็บ ตาราง ให้คลิก เลือกทั้งหมด คลิก ตกลง แล้วคลิก ปิด

เพิ่มข้อมูลลงในตารางการค้นหาใดๆ ในสําเนาที่ว่างเปล่า 

สําหรับแต่ละตารางการค้นหา ให้ทําขั้นตอนต่อไปนี้:

1. ลิงก์ไปยังตารางการค้นหาในฐานข้อมูลส่วนหลังที่มีอยู่

2. Create คิวรีแบบใช้ผนวกข้อมูลที่เพิ่มระเบียนทั้งหมดจากต้นฉบับลงในสําเนา

แทนที่ฐานข้อมูลส่วนหลังด้วยสําเนาเปล่า

ก่อนอื่น ให้เปลี่ยนชื่อฐานข้อมูลส่วนหลังที่มีอยู่เพื่อระบุว่าฐานข้อมูลนั้นเป็นที่เก็บถาวร จากนั้น เปิดสําเนาเปล่า แล้วบันทึกโดยใช้ชื่อฐานข้อมูลส่วนหลังเดิม

1. คลิกแท็บ ไฟล์ แล้วคลิก บันทึกฐานข้อมูลเป็น คุณอาจได้รับพร้อมท์ให้ปิดวัตถุที่เปิดอยู่ทั้งหมด หากเป็นเช่นนั้น ให้คลิก ตกลง กล่องโต้ตอบ บันทึกเป็น จะเปิดขึ้น

2. ในกล่อง บันทึกใน (ที่ด้านบนของกล่องโต้ตอบ บันทึกเป็น ) ตรวจสอบให้แน่ใจว่าคุณกําลังบันทึกไฟล์ในตําแหน่งเดียวกันกับฐานข้อมูลส่วนหลังเดิม

3. ในกล่อง ชื่อไฟล์ ให้ใส่ชื่อของฐานข้อมูลส่วนหลังเดิม

4. ในกล่อง บันทึกเป็นชนิด ให้เลือก ฐานข้อมูล Access (*.accdb)

ด้านบนของหน้า

ขั้นตอนที่ 1: Create ตารางเก็บถาวร

เมื่อต้องการเก็บระเบียนที่เก็บถาวรทั้งหมดของคุณไว้ในตารางเดียว ให้ทําขั้นตอนนี้หนึ่งครั้ง ตารางเก็บถาวรที่คุณสร้างในขั้นตอนนี้จะเก็บระเบียนที่เก็บถาวรทั้งหมดของคุณ

เมื่อต้องการลบตารางการเก็บถาวรเก่าของคุณเมื่อคุณสร้างตารางใหม่ แทนที่จะทําขั้นตอนนี้ คุณสามารถใช้ คิวรีแบบใช้สร้างตาราง เพื่อคัดลอกข้อมูลไปยังตารางเก็บถาวรของคุณ เมื่อต้องการทําเช่นนี้ ให้ข้ามไปยังขั้นตอนที่ 2

เมื่อต้องการใช้ตารางเก็บถาวรใหม่ทุกครั้งที่คุณเก็บถาวร แต่หากต้องการเก็บตารางเก็บถาวรเก่าไว้ด้วย ให้เปลี่ยนชื่อตารางเก็บถาวรเก่าก่อนที่จะสร้างตารางใหม่ ถ้าคุณกําลังเก็บถาวรตามวันที่ ให้พิจารณาตั้งชื่อตารางเก็บถาวรเก่าของคุณตามช่วงวันที่ที่แสดง

1. ในบานหน้าต่างนําทาง ให้เลือกตารางที่มีระเบียนที่ต้องเก็บถาวร กด CTRL+C แล้วกด CTRL+V

2. ในกล่อง ชื่อตาราง ให้ลบคําว่า สําเนาของ และผนวกขีดล่างและคําว่า "เก็บถาวร" ลงในชื่อตารางที่มีอยู่ แล้วคลิก ตกลง ตัวอย่างเช่น ถ้าตารางต้นฉบับมีชื่อว่า ธุรกรรม จะมีการตั้งชื่อตารางที่เก็บถาวร Transactions_archive

   

3. ในกล่องโต้ตอบ วางตารางเป็น ภายใต้ ตัวเลือกการวาง ให้เลือก โครงสร้างเท่านั้น

ขั้นตอนที่ 2: Create คิวรีแบบใช้ผนวกข้อมูลเพื่อคัดลอกข้อมูลไปยังตารางเก็บถาวร

1. บนแท็บ สร้าง ในกลุ่ม คิวรี ให้คลิก การออกแบบคิวรี

2. เพิ่มตารางที่มีระเบียนที่คุณต้องการเก็บถาวร

3. ในหน้าต่างการออกแบบคิวรี ให้ดับเบิลคลิกที่เครื่องหมายดอกจัน (*) ในตารางที่คุณเพิ่งเพิ่ม ชื่อตารางและเครื่องหมายดอกจันจะปรากฏในคอลัมน์แรกของตารางออกแบบคิวรี

   หมายเหตุ: เครื่องหมายดอกจันระบุว่าคิวรีควรรวมเขตข้อมูลทั้งหมดจากตารางในผลลัพธ์คิวรี เมื่อคุณใช้เครื่องหมายดอกจัน ถ้าเขตข้อมูลถูกเพิ่มหรือเอาออกจากตาราง ผลลัพธ์คิวรีจะปรับตามนั้น

4. ในหน้าต่างการออกแบบคิวรี ให้ดับเบิลคลิกที่เขตข้อมูลที่คุณต้องการใช้เพื่อระบุเงื่อนไขที่ระเบียนควรตรงตามนั้นก่อนที่คุณจะเก็บถาวร ตัวอย่างเช่น ถ้าตาราง ธุรกรรม ของคุณมีเขตข้อมูลที่ชื่อ ว่า วันที่เช็คอิน และคุณต้องการเก็บถาวรระเบียนทั้งหมดที่ตารางออกแบบคิวรีมีอายุมากกว่าหนึ่งปี ให้คุณดับเบิลคลิกที่เขตข้อมูลและเขตข้อมูลจะปรากฏในคอลัมน์ว่างถัดไปของตารางออกแบบคิวรี

   

   ทําซ้ําขั้นตอนนี้ถ้าคุณต้องการใช้เกณฑ์กับเขตข้อมูลเพิ่มเติม

5. ใช้แถว เกณฑ์ เพื่อระบุเกณฑ์สําหรับเขตข้อมูลที่คุณเพิ่งเพิ่ม ตัวอย่างเช่น คุณอาจระบุว่า วันที่เช็คอิน ต้องอยู่ก่อนหน้าวันที่ 1 มกราคม 2019 โดยใช้นิพจน์ <#1/1/2019# ในแถว เกณฑ์

   ถ้าค่าเกณฑ์ของคุณเปลี่ยนแปลงทุกครั้งที่คุณเก็บถาวร คุณควรทําให้คิวรีของคุณขอข้อมูลป้อนเข้า เมื่อต้องการทําเช่นนี้ ให้คุณใช้พารามิเตอร์ในแถว เกณฑ์ เพื่อให้คิวรีขอให้ป้อนข้อมูล เมื่อต้องการใช้พารามิเตอร์ ให้ใช้นิพจน์ตามปกติ แต่แทนที่จะใช้ค่าที่ระบุ ให้ใช้คําถามสั้นๆ ที่ล้อมรอบด้วยวงเล็บเหลี่ยม ตัวอย่างเช่น คุณอาจใช้นิพจน์ <[เก็บถาวรธุรกรรมที่เสร็จสมบูรณ์ก่อน:] ดังนี้:

   

   สําหรับข้อมูลเพิ่มเติมเกี่ยวกับการใช้พารามิเตอร์ ให้ดูบทความ บทนําเกี่ยวกับคิวรี

   นอกจากนี้ คุณอาจต้องการใช้แถว หรือ เพื่อระบุเงื่อนไขอื่น สำหรับข้อมูลเพิ่มเติมเกี่ยวกับการใช้เกณฑ์ ให้ดูบทความ ตัวอย่างของเกณฑ์คิวรี

   เคล็ดลับ: ถ้าคุณกําลังใช้เขตข้อมูลวันที่เพื่อระบุเกณฑ์ และคุณต้องการเก็บถาวรระเบียนทั้งหมดที่เก่ากว่าวันที่ปัจจุบัน ให้ใส่ <Date() ในแถว เกณฑ์ สําหรับเขตข้อมูลวันที่

6. เลือกทำอย่างใดอย่างหนึ่งต่อไปนี้:

   ถ้าคุณสร้างตารางเก็บถาวรไว้แล้ว ให้ใช้คิวรีแบบใช้ผนวกข้อมูลเพื่อเพิ่มระเบียนที่ระบุลงในตารางนั้น:

   1. บนแท็บ ออกแบบ ในกลุ่ม ชนิดของคิวรี ให้คลิก ผนวก

   2. ในกล่องโต้ตอบ ผนวก ในกล่อง ชื่อตาราง ให้เลือกชื่อของตารางเก็บถาวร แล้วคลิก ตกลง

      

      ในตารางออกแบบคิวรี แถว ผนวกไปยัง จะปรากฏขึ้น

   3. ล้างแถว ผนวกไปยัง สําหรับเขตข้อมูลใดๆ ที่คุณใช้ระบุเกณฑ์ (เฉพาะเครื่องหมายดอกจันเท่านั้นที่ควรมีค่าสําหรับ ผนวกไปยัง)

      

      ถ้าคุณไม่ได้สร้างตารางเก็บถาวร ให้ใช้คิวรีสร้างตารางเพื่อสร้างตารางเก็บถาวรโดยใช้ระเบียนที่ระบุ:

   4. บนแท็บ ออกแบบ ในกลุ่ม ชนิดคิวรี ให้คลิก สร้างตาราง

   5. ในกล่องโต้ตอบ สร้างตาราง ในกล่อง ชื่อตาราง ให้พิมพ์ชื่อของตารางเก็บถาวร แล้วคลิก ตกลง

7. กด CTRL+S เพื่อบันทึกคิวรี

ขั้นตอนที่ 3: Create คิวรีแบบใช้ลบข้อมูลเพื่อเอาข้อมูลออกจากตารางต้นฉบับ

1. บนแท็บ สร้าง ในกลุ่ม คิวรี ให้คลิก การออกแบบคิวรี

2. เพิ่มตารางที่มีระเบียนที่คุณต้องการเก็บถาวร

3. ในหน้าต่างการออกแบบคิวรี ให้ดับเบิลคลิกที่เครื่องหมายดอกจัน (*) ในตารางที่คุณเพิ่งเพิ่ม ชื่อตารางและเครื่องหมายดอกจันจะปรากฏในคอลัมน์แรกของตารางออกแบบคิวรี

4. ในหน้าต่างการออกแบบคิวรี ให้ดับเบิลคลิกที่เขตข้อมูลเดียวกันกับที่คุณใช้เพื่อระบุเงื่อนไขในคิวรีแบบใช้ผนวกข้อมูล

5. ใช้แถว เกณฑ์ เพื่อระบุเกณฑ์สําหรับเขตข้อมูลที่คุณเพิ่งเพิ่ม สำหรับข้อมูลเพิ่มเติมเกี่ยวกับการใช้เกณฑ์ ให้ดูบทความ ตัวอย่างของเกณฑ์คิวรี

   สิ่งสำคัญ: ถ้าคิวรีแบบใช้ผนวกข้อมูลหรือคิวรีแบบใช้สร้างตารางใช้พารามิเตอร์ ให้ตรวจสอบให้แน่ใจว่าคิวรีแบบใช้ลบข้อมูลของคุณใช้ด้วย โปรดจําไว้ว่าคุณใส่ค่าเดียวกันสําหรับทั้งสองคิวรี ถ้าคุณใส่ค่าพารามิเตอร์อื่น คุณอาจสูญเสียข้อมูล เมื่อต้องการป้องกันการสูญหายของข้อมูล ให้พิจารณาใช้ฟอร์มเพื่อรวบรวมค่า และทําคิวรีให้ขอค่าที่ป้อนเข้าจากฟอร์ม สําหรับข้อมูลเพิ่มเติม ให้ดูบทความ บทนําเกี่ยวกับคิวรี

6. บนแท็บ ออกแบบ ในกลุ่ม ชนิดคิวรี ให้คลิก ลบ

   แถว ลบ จะปรากฏในตารางออกแบบคิวรี

   

7. กด CTRL+S เพื่อบันทึกคิวรี

ขั้นตอนที่ 4: Create แมโครเพื่อเรียกใช้ทั้งคิวรีแบบใช้ผนวกข้อมูลและคิวรีแบบใช้ลบข้อมูล

1. บนแท็บ สร้าง ในกลุ่ม แมโครและโค้ด ให้คลิก แมโคร

2. คลิกลูกศรดรอปดาวน์ที่อยู่ถัดจาก เพิ่มการกระทําใหม่ แล้วคลิก OpenQuery

   แอคชัน OpenQuery จะปรากฏขึ้นและแสดงอาร์กิวเมนต์

3. ในกล่อง ชื่อคิวรี ให้เลือกคิวรี (ผนวกหรือสร้างตาราง) ที่คุณสร้างในขั้นตอนที่ 2

4. คลิกลูกศรดรอปดาวน์ที่อยู่ถัดจาก เพิ่มการกระทําใหม่ แล้วคลิก OpenQuery

   แอคชัน OpenQuery จะปรากฏขึ้นและแสดงอาร์กิวเมนต์

5. ในกล่อง ชื่อคิวรี ให้เลือกคิวรีแบบใช้ลบข้อมูลที่คุณสร้างในขั้นตอนที่ 3

6. กด CTRL+S เพื่อบันทึกแมโคร

   เมื่อคุณต้องการเก็บถาวรระเบียน ให้เรียกใช้แมโคร

ด้านบนของหน้า