สร้างตารางและเพิ่มเขตข้อมูล

การสร้างตาราง

ฐานข้อมูลอย่างง่าย เช่น รายการที่ติดต่อ อาจใช้ตารางเดียวเท่านั้น อย่างไรก็ตาม ฐานข้อมูลจํานวนมากใช้หลายตาราง เมื่อคุณสร้างฐานข้อมูลใหม่ คุณจะสร้างไฟล์ใหม่บนคอมพิวเตอร์ของคุณซึ่งจะทําหน้าที่เป็นคอนเทนเนอร์สําหรับวัตถุทั้งหมดในฐานข้อมูลของคุณ รวมถึงตารางของคุณด้วย

คุณสามารถสร้างตารางโดยการสร้างฐานข้อมูลใหม่ โดยการแทรกตารางลงในฐานข้อมูลที่มีอยู่ หรือโดยการนําเข้าหรือการลิงก์ไปยังตารางจากแหล่งข้อมูลอื่น เช่น เวิร์กบุ๊ก Microsoft Excel, เอกสาร Microsoft Word, ไฟล์ข้อความ หรือฐานข้อมูลอื่น เมื่อคุณสร้างฐานข้อมูลเปล่าใหม่ ตารางเปล่าใหม่จะถูกแทรกให้คุณโดยอัตโนมัติ จากนั้นคุณสามารถป้อนข้อมูลในตารางเพื่อเริ่มการกําหนดเขตข้อมูลของคุณ

ด้านบนของหน้า

สร้างตารางใหม่ในฐานข้อมูลใหม่

1. คลิก แฟ้ม > ใหม่ จากนั้นเลือก ฐานข้อมูลบนเดสก์ท็อปเปล่า

2. ในกล่อง ชื่อแฟ้ม ให้พิมพ์ชื่อแฟ้มสำหรับฐานข้อมูลใหม่

3. เมื่อต้องการเรียกดูตำแหน่งที่ตั้งอื่นและบันทึกฐานข้อมูล ให้คลิกที่ไอคอนโฟลเดอร์

4. คลิก สร้าง

   ฐานข้อมูลใหม่จะเปิดขึ้น และตารางใหม่ที่ชื่อว่า Table1 จะถูกสร้างขึ้นและเปิดในมุมมองแผ่นข้อมูล

ด้านบนของหน้า

สร้างตารางใหม่ในฐานข้อมูลที่มีอยู่

1. คลิก ไฟล์ > เปิด และคลิกฐานข้อมูล ถ้าแสดงอยู่ในรายการ ล่าสุด ถ้าไม่มี ให้เลือกตัวเลือกหนึ่งตัวเลือกใดของการเรียกดูเพื่อค้นหาฐานข้อมูล

2. ในกล่องโต้ตอบ เปิด ให้เลือกฐานข้อมูลที่ต้องการเปิด แล้วคลิก เปิด

3. บนแท็บ สร้าง ในกลุ่ม ตาราง ให้คลิก ตาราง

   ตารางใหม่จะถูกแทรกลงในฐานข้อมูล และตารางจะเปิดขึ้นในมุมมองแผ่นข้อมูล

ด้านบนของหน้า

การนำเข้าหรือการเชื่อมโยงเพื่อสร้างตาราง

คุณสามารถสร้างตารางโดยการนําเข้าหรือลิงก์ไปยังข้อมูลที่ถูกจัดเก็บไว้ที่อื่น คุณสามารถนําเข้าหรือลิงก์ไปยังข้อมูลในเวิร์กชีต Excel, รายการ SharePoint, ไฟล์ XML, ฐานข้อมูล Access อื่น, โฟลเดอร์ Microsoft Outlook และอื่นๆ

เมื่อคุณนําเข้าข้อมูล คุณจะสร้างสําเนาของข้อมูลในตารางใหม่ในฐานข้อมูลปัจจุบัน การเปลี่ยนแปลงที่ตามมากับข้อมูลต้นฉบับจะไม่มีผลต่อข้อมูลที่นําเข้า และการเปลี่ยนแปลงข้อมูลที่นําเข้าจะไม่มีผลต่อข้อมูลต้นฉบับ หลังจากที่คุณเชื่อมต่อกับแหล่งข้อมูลและนําเข้าข้อมูลแล้ว คุณสามารถใช้ข้อมูลที่นําเข้าโดยไม่ต้องเชื่อมต่อกับแหล่งข้อมูลได้ คุณสามารถเปลี่ยนการออกแบบของตารางที่นําเข้าได้

เมื่อคุณลิงก์ไปยังข้อมูล คุณจะสร้างตารางที่ลิงก์ในฐานข้อมูลปัจจุบันที่แสดงลิงก์สดไปยังข้อมูลที่มีอยู่ที่จัดเก็บไว้ที่อื่น เมื่อคุณเปลี่ยนแปลงข้อมูลในตารางที่ลิงก์ คุณกําลังเปลี่ยนแปลงข้อมูลนั้นในแหล่งข้อมูล เมื่อใดก็ตามที่มีการเปลี่ยนแปลงข้อมูลในแหล่งข้อมูล การเปลี่ยนแปลงนั้นจะแสดงในตารางที่ลิงก์ คุณต้องสามารถเชื่อมต่อกับแหล่งข้อมูลเมื่อใดก็ตามที่คุณใช้ตารางที่ลิงก์ คุณไม่สามารถเปลี่ยนการออกแบบของตารางที่ลิงก์ได้

ด้านบนของหน้า

ตั้งค่าคุณสมบัติของตาราง

นอกจากเขตข้อมูลคุณสมบัติการตั้งค่าแล้ว คุณยังสามารถตั้งค่าคุณสมบัติที่จะนำไปใช้กับตารางทั้งหมดหรือระเบียนทั้งหมดได้

1. เลือกตารางที่มีคุณสมบัติที่ต้องการตั้งค่า

2. บนแท็บ หน้าแรก ในกลุ่ม มุมมอง ให้คลิก มุมมอง จากนั้นคลิก มุมมองออกแบบ

3. บนแท็บ ออกแบบตาราง ในกลุ่ม แสดง/ซ่อน ให้คลิก แผ่นคุณสมบัติ

   

   แผ่นคุณสมบัติของตารางจะปรากฏขึ้น

4. บนแผ่นคุณสมบัติ ให้คลิกแท็บ ทั่วไป

5. คลิกที่กล่องทางด้านซ้ายของคุณสมบัติที่ต้องการตั้งค่า แล้วใส่การตั้งค่าสำหรับคุณสมบัตินั้น

   อย่าลืมกดแป้น CTRL+S เพื่อบันทึกการเปลี่ยนแปลงของคุณ

   ใช้คุณสมบัติตารางนี้	เมื่อต้องการ
   แสดงมุมมองบนไซต์ SharePoint	ระบุว่าสามารถแสดงมุมมองตามตารางบนไซต์ SharePoint ได้หรือไม่ หมายเหตุ: ผลจากการตั้งค่านี้จะขึ้นอยู่กับการตั้งค่าของคุณสมบัติฐานข้อมูล แสดงมุมมองทั้งหมดบนไซต์ SharePoint
   แผ่นข้อมูลย่อยถูกขยายออก	ขยายแผ่นข้อมูลย่อยทั้งหมดเมื่อคุณเปิดตาราง
   ความสูงแผ่นข้อมูลย่อย	เลือกทำอย่างใดอย่างหนึ่งต่อไปนี้ ถ้าคุณต้องการขยายหน้าต่างแผ่นข้อมูลย่อยเพื่อแสดงทุกแถว ให้ปล่อยคุณสมบัตินี้ให้มีค่าเป็น "0" ถ้าคุณต้องการควบคุมความสูงของแผ่นข้อมูลย่อย ให้ใส่ความสูงที่ต้องการเป็นนิ้ว
   การวางแนว	ตั้งค่าการวางแนวมุมมองตามภาษาของคุณที่เป็นการอ่านจากซ้ายไปขวาหรือขวาไปซ้าย
   คำอธิบาย	ระบุคําอธิบายของตาราง คําอธิบายนี้จะปรากฏในคําแนะนําเครื่องมือสําหรับตาราง
   กฎการตรวจสอบ	ใส่นิพจน์ซึ่งต้องเป็นจริงเมื่อใดก็ตามที่คุณเพิ่มหรือเปลี่ยนแปลงระเบียน
   ข้อความตรวจสอบ	ใส่ข้อความที่จะแสดงเมื่อระเบียนละเมิดนิพจน์ในคุณสมบัติ กฎการตรวจสอบ
   ตัวกรอง	กำหนดเงื่อนไขที่จะแสดงเฉพาะแถวที่ตรงกับเงื่อนไขในมุมมองแผ่นข้อมูล
   ลำดับตาม	เลือกอย่างน้อยหนึ่งเขตข้อมูลเพื่อระบุลำดับการจัดเรียงเริ่มต้นของแถวในมุมมองแผ่นข้อมูล
   ชื่อแผ่นข้อมูลย่อย	ระบุว่าแผ่นข้อมูลย่อยควรปรากฏในมุมมองแผ่นข้อมูลหรือไม่ ถ้าใช่ ตารางหรือคิวรีใดควรแสดงแถวในแผ่นข้อมูลย่อย
   เชื่อมโยงเขตข้อมูลลูก	แสดงเขตข้อมูลในตารางหรือแบบสอบถามที่ใช้กับแผ่นข้อมูลย่อยที่ตรงตามคุณสมบัติ เชื่อมโยงเขตข้อมูลหลัก ซึ่งระบุไว้สำหรับตาราง
   เชื่อมโยงเขตข้อมูลหลัก	แสดงเขตข้อมูลในตารางที่ตรงตามคุณสมบัติ ลิงก์เขตข้อมูลลูก ซึ่งระบุไว้สำหรับตาราง
   ใช้ตัวกรองเมื่อโหลด	ใช้เงื่อนไขตัวกรองในคุณสมบัติ ตัวกรอง โดยอัตโนมัติ (ด้วยการตั้งค่าเป็น ใช่) เมื่อเปิดตารางในมุมมองแผ่นข้อมูล
   ใช้การจัดลำดับตามเมื่อโหลด	ใช้เกณฑ์การเรียงลำดับในคุณสมบัติ ลำดับตาม โดยอัตโนมัติ (ด้วยการตั้งค่าเป็น ใช่) เมื่อเปิดตารางในมุมมองแผ่นข้อมูล

   เคล็ดลับ    เมื่อต้องการให้มีพื้นที่มากขึ้นเพื่อใส่หรือแก้ไขการตั้งค่าในกล่องคุณสมบัติ ให้กด SHIFT+F2 เพื่อแสดงกล่อง ย่อ/ขยาย ถ้าคุณกำลังตั้งค่าคุณสมบัติ กฎการตรวจสอบ เป็นนิพจน์และต้องการความช่วยเหลือในการสร้างนิพจน์ ให้คลิก ที่อยู่ถัดจากกล่องคุณสมบัติ ValidationRule เพื่อแสดงตัวสร้างนิพจน์

ด้านบนของหน้า

บันทึกตาราง

หลังจากที่คุณสร้างหรือปรับเปลี่ยนตาราง คุณควรบันทึกการออกแบบของตารางนั้น เมื่อคุณบันทึกตารางเป็นครั้งแรก ให้ตั้งชื่อตารางที่อธิบายข้อมูลที่อยู่ในตารางนั้น คุณสามารถใช้อักขระพยัญชนะผสมตัวเลขได้สูงสุด 64 อักขระ รวมถึงช่องว่าง ตัวอย่างเช่น คุณอาจตั้งชื่อตารางว่า ลูกค้า สินค้าคงคลังชิ้นส่วน หรือ ผลิตภัณฑ์

Access ช่วยให้คุณมีความยืดหยุ่นในการตั้งชื่อตารางของคุณ อย่างไรก็ตาม มีข้อจํากัดบางอย่างที่ควรทราบ ชื่อตารางสามารถมีอักขระยาวได้ถึง 64 อักขระ สามารถประกอบด้วยตัวอักษร ตัวเลข ช่องว่าง และอักขระพิเศษใดๆ รวมกัน ยกเว้นมหัพภาค (.) เครื่องหมายอัศเจรีย์ (!) วงเล็บเหลี่ยม ([]) ช่องว่างนําหน้า เครื่องหมายเท่ากับนําหน้า (=) หรืออักขระที่ไม่สามารถพิมพ์ได้ เช่น อักขระขึ้นบรรทัดใหม่ ชื่อยังไม่สามารถมีอักขระต่อไปนี้' / \ : ; * ? " ' < > | # <แท็บ > {}% ~ &

1. เลือก แฟ้ม > บันทึก หรือกด CTRL + S

2. ถ้าคุณบันทึกตารางเป็นครั้งแรก ให้พิมพ์ชื่อตารางนั้น แล้วคลิก ตกลง

ด้านบนของหน้า

การตั้งค่าคีย์หลัก

ถ้าคุณไม่มีเหตุผลที่เฉพาะเจาะจงที่จะไม่ระบุ คุณควรระบุคีย์หลักสําหรับตาราง Access จะสร้างดัชนีสําหรับคีย์หลักโดยอัตโนมัติ ซึ่งสามารถช่วยปรับปรุงประสิทธิภาพของฐานข้อมูลได้ Access ยังช่วยให้แน่ใจว่าทุกระเบียนมีค่าในเขตข้อมูลคีย์หลัก และค่าไม่ซ้ํากันเสมอ ค่าที่ไม่ซ้ํากันมีความสําคัญ เนื่องจากไม่มีวิธีที่สามารถแยกความแตกต่างของแถวเฉพาะจากแถวอื่นได้อย่างน่าเชื่อถือ

เมื่อคุณสร้างตารางใหม่ในมุมมองแผ่นข้อมูล Access จะสร้างคีย์หลักและกำหนดชื่อเขตข้อมูลของ ID และชนิดข้อมูล AutoNumber ให้โดยอัตโนมัติ

ในมุมมองออกแบบ คุณสามารถเปลี่ยนแปลงหรือเอาคีย์หลักออก หรือตั้งค่าคีย์หลักให้กับตารางที่ยังไม่มีคีย์หลักได้

ด้านบนของหน้า

กำหนดเขตข้อมูลที่จะใช้เป็นคีย์หลัก

ในบางครั้ง คุณอาจมีข้อมูลที่คุณต้องการใช้เป็นคีย์หลักอยู่แล้ว ตัวอย่างเช่น คุณอาจมีหมายเลข ID ที่มีอยู่สําหรับพนักงานของคุณ ถ้าคุณสร้างตารางเพื่อติดตามข้อมูลพนักงาน คุณอาจตัดสินใจที่จะใช้ ID พนักงานที่มีอยู่เป็นคีย์หลักสําหรับตาราง หรือบางที ID พนักงานจะไม่ซ้ํากันเฉพาะเมื่อรวมกับรหัสแผนก ซึ่งกําหนดให้คุณใช้ทั้งสองฟิลด์ร่วมกันเป็นคีย์หลัก ตัวเลือกที่ดีสําหรับคีย์หลักมีลักษณะดังต่อไปนี้:

• แต่ละระเบียนมีค่าที่ไม่ซ้ำกันในเขตข้อมูลหนึ่งหรือหลายเขตข้อมูล

• เขตข้อมูลหนึ่งหรือหลายเขตข้อมูลต้องไม่เป็นค่าว่างหรือ Null กล่าวคือจะต้องมีค่าอยู่เสมอ

• ค่าจะไม่เปลี่ยนแปลง

ถ้าไม่มีข้อมูลที่เหมาะสมที่จะใช้เป็นคีย์หลัก คุณสามารถสร้างเขตข้อมูลใหม่เพื่อใช้เป็นคีย์หลักได้ เมื่อคุณสร้างเขตข้อมูลใหม่เพื่อใช้เป็นคีย์หลัก ให้ตั้งค่าชนิดข้อมูลของเขตข้อมูลเป็น AutoNumber เพื่อช่วยให้แน่ใจว่าเขตข้อมูลนั้นตรงตามคุณลักษณะสามอย่างในรายการก่อนหน้า

ด้านบนของหน้า

ตั้งค่าหรือเปลี่ยนคีย์หลัก

1. เลือกตารางที่มีคีย์หลักที่คุณต้องการตั้งค่าหรือเปลี่ยนแปลง

2. บนแท็บ หน้าแรก ในกลุ่ม มุมมอง ให้คลิก มุมมอง จากนั้นคลิก มุมมองออกแบบ

3. ในการออกแบบตาราง ให้เลือกอย่างน้อยหนึ่งเขตข้อมูลที่ต้องการใช้เป็นคีย์หลัก

   เมื่อต้องการเลือกหนึ่งเขตข้อมูล ให้คลิก ตัวเลือกแถว สำหรับเขตข้อมูลที่คุณต้องการ

   เมื่อต้องการเลือกหลายเขตข้อมูล ให้กด CTRL ค้างไว้แล้วคลิกตัวเลือกแถวของแต่ละเขตข้อมูล

4. บนแท็บ ออกแบบตาราง ในกลุ่ม เครื่องมือ ให้คลิก คีย์หลัก

   ตัวบ่งชี้คีย์จะปรากฏที่ด้านซ้ายของเขตข้อมูลที่ระบุให้เป็นคีย์หลัก

ด้านบนของหน้า

วิธีเอาคีย์หลักออก

1. เลือกตารางที่มีคีย์หลักที่คุณต้องการเอาออก

2. บนแท็บ หน้าแรก ในกลุ่ม มุมมอง ให้คลิก มุมมอง จากนั้นคลิก มุมมองออกแบบ

3. คลิก ตัวเลือกแถว สําหรับคีย์หลักปัจจุบัน ถ้าคีย์หลักประกอบด้วยหลายเขตข้อมูล ให้กด CTRL ค้างไว้ แล้วคลิกตัวเลือกแถวสําหรับแต่ละเขตข้อมูล

4. บนแท็บ ออกแบบตาราง ในกลุ่ม เครื่องมือ ให้คลิก คีย์หลัก

   ตัวบ่งชี้คีย์จะถูกเอาออกจากเขตข้อมูลหนึ่งหรือหลายเขตข้อมูลที่ก่อนหน้านี้คุณได้ระบุให้เป็นคีย์หลัก

เมื่อคุณบันทึกตารางใหม่โดยไม่ตั้งค่าคีย์หลัก Access จะพร้อมท์ให้คุณสร้างเขตข้อมูลใหม่สําหรับคีย์หลัก ถ้าคุณคลิก ใช่ Access จะสร้างเขตข้อมูล ID ที่ใช้ชนิดข้อมูล AutoNumber เพื่อให้ค่าที่ไม่ซ้ํากันสําหรับแต่ละระเบียน ถ้าตารางของคุณมีเขตข้อมูล AutoNumber อยู่แล้ว Access จะใช้เขตข้อมูลนั้นเป็นคีย์หลัก ถ้าคุณคลิก ไม่ Access จะไม่เพิ่มเขตข้อมูล และไม่มีการตั้งค่าคีย์หลัก

ด้านบนของหน้า

การเพิ่มเขตข้อมูล

เมื่อต้องการเก็บข้อมูลส่วนใหม่เกี่ยวกับบางอย่างที่คุณมีตาราง Access อยู่แล้ว ให้พิจารณาเพิ่มเขตข้อมูลลงในตาราง ตัวอย่างเช่น สมมติว่าคุณมีตารางที่จัดเก็บนามสกุล ชื่อ ที่อยู่อีเมล หมายเลขโทรศัพท์ และที่อยู่ทางไปรษณีย์ของลูกค้าแต่ละรายของคุณ หากคุณต้องการเริ่มติดตามวิธีการติดต่อสื่อสารที่ต้องการของลูกค้าแต่ละราย ให้คุณเพิ่มเขตข้อมูลเพื่อจัดเก็บข้อมูลนั้น

คุณจัดเก็บข้อมูลแต่ละส่วนที่คุณต้องการติดตามในเขตข้อมูล ตัวอย่างเช่น ในตารางที่ติดต่อ คุณสร้างเขตข้อมูลสําหรับนามสกุล ชื่อ หมายเลขโทรศัพท์ และที่อยู่ ในตารางผลิตภัณฑ์ คุณสร้างเขตข้อมูลสําหรับชื่อผลิตภัณฑ์ ID ผลิตภัณฑ์ และราคา

ทุกๆ เขตข้อมูลจะมีฟีเจอร์จำเพาะที่สำคัญบางประการ เช่น ชื่อที่ระบุเขตข้อมูลภายในตารางโดยไม่ซ้ำกัน ชนิดข้อมูลที่ระบุลักษณะของข้อมูล การดำเนินการที่สามารถกระทำต่อข้อมูล และขนาดของพื้นที่เก็บข้อมูลที่จะต้องจัดเตรียมไว้สำหรับแต่ละค่า

ก่อนที่คุณจะสร้างเขตข้อมูล ให้ลองแยกข้อมูลเป็นส่วนเล็กๆ ที่มีประโยชน์ การรวมข้อมูลในภายหลังจะง่ายกว่าการดึงข้อมูลออกจากกัน ตัวอย่างเช่น แทนที่จะสร้างเขตข้อมูลชื่อเต็ม ให้พิจารณาสร้างเขตข้อมูลที่แยกกันสําหรับนามสกุลและชื่อ จากนั้น คุณสามารถค้นหาหรือเรียงลําดับตามชื่อ นามสกุล หรือทั้งสองอย่างได้อย่างง่ายดาย ถ้าคุณวางแผนที่จะรายงาน เรียงลําดับ ค้นหา หรือคํานวณรายการข้อมูล ให้ใส่รายการนั้นในเขตข้อมูลด้วยตัวเอง

หลักจากสร้างเขตข้อมูลแล้ว คุณยังสามารถตั้งค่าคุณสมบัติเขตข้อมูลเพื่อควบคุมลักษณะที่ปรากฏและลักษณะการทำงานได้ ตัวอย่างเช่น คุณสมบัติ รูปแบบ จะกำหนดลักษณะข้อมูลที่ปรากฏในแผ่นข้อมูลหรือฟอร์มที่ประกอบด้วยเขตข้อมูลนั้น

ด้านบนของหน้า

เพิ่มเขตข้อมูลโดยใส่ข้อมูล

เมื่อสร้างตารางใหม่หรือเปิดตารางที่มีอยู่ในมุมมองแผ่นข้อมูล คุณจะสามารถเพิ่มเขตข้อมูลในตารางโดยใส่ข้อมูลในคอลัมน์ เพิ่มเขตข้อมูลใหม่ ของแผ่นข้อมูลได้ (1) Access จะกำหนดชนิดข้อมูลสำหรับเขตข้อมูลโดยอัตโนมัติโดยยึดตามค่าที่คุณใส่ ถ้าไม่มีชนิดข้อมูลอื่นที่อิงจากการป้อนของคุณ Access จะตั้งค่าชนิดข้อมูลเป็นข้อความ แต่คุณสามารถเปลี่ยนชนิดข้อมูลได้

เมื่อต้องการใส่ข้อมูลในคอลัมน์ เพิ่มเขตข้อมูลใหม่:

1. สร้างหรือเปิดตารางในมุมมองแผ่นข้อมูลโดยคลิกขวาที่ตารางที่คุณต้องการในบานหน้าต่างการนำทาง แล้วคลิก มุมมองแผ่นข้อมูล จากเมนูทางลัด

2. ในคอลัมน์ เพิ่มเขตข้อมูลใหม่ ให้ใส่ชื่อของเขตข้อมูลที่ต้องการสร้าง

   ใช้ชื่อที่ให้คำอธิบายเพื่อให้สามารถระบุเขตข้อมูลได้ง่ายขึ้น

3. ใส่ข้อมูลในเขตข้อมูลใหม่

ด้านบนของหน้า

เพิ่มเขตข้อมูลโดยใช้เทมเพลตเขตข้อมูล

ในบางครั้งการเลือกเขตข้อมูลที่เหมาะกับความต้องการของคุณจากรายการของเขตข้อมูลที่กำหนดไว้ล่วงหน้าจะง่ายกว่าการสร้างเขตข้อมูลด้วยตนเอง คุณสามารถใช้รายการ เขตข้อมูลเพิ่มเติม เพื่อเลือกจากรายการของเทมเพลตเขตข้อมูล เทมเพลตเขตข้อมูลคือ ชุดของคุณลักษณะและคุณสมบัติที่กำหนดไว้ล่วงหน้าเพื่ออธิบายเขตข้อมูล คำจำกัดความเทมเพลตเขตข้อมูลต้นประกอบด้วยชื่อเขตข้อมูล ชนิดข้อมูล การตั้งค่าสำหรับคุณสมบัติ รูปแบบ ของเขตข้อมูล และคุณสมบัติเขตข้อมูลอื่นๆ

1. บนแท็บ หน้าแรก ในกลุ่ม มุมมอง ให้คลิก มุมมอง แล้วคลิกที่ มุมมองแผ่นข้อมูล

2. บนแท็บ เขตข้อมูลตาราง ในกลุ่ม เพิ่ม & ลบ ให้คลิก เขตข้อมูลเพิ่มเติม

   

3. เลือกเขตข้อมูลในรายการ เขตข้อมูลเพิ่มเติม เพื่อแทรกคอลัมน์ใหม่ Access จะวางเขตข้อมูลทางด้านขวาของคอลัมน์ที่เคอร์เซอร์ของคุณอยู่ในขณะนี้ ถ้าคุณเลือกหนึ่งในตัวเลือกเขตข้อมูลภายใต้หัวเรื่อง เริ่มต้นใช้งานด่วน เช่น ที่อยู่ Access จะสร้างหลายเขตข้อมูลในตารางของคุณเพื่อใส่ส่วนต่างๆ ของที่อยู่

ด้านบนของหน้า

การตั้งค่าคุณสมบัติของเขตข้อมูล

หลังจากสร้างเขตข้อมูลแล้ว คุณสามารถตั้งค่าคุณสมบัติเขตข้อมูลเพื่อควบคุมลักษณะที่ปรากฏและลักษณะการทำงานได้

ตัวอย่างเช่น เมื่อตั้งค่าคุณสมบัติเขตข้อมูล คุณจะสามารถทำสิ่งต่อไปนี้

• ควบคุมลักษณะที่ปรากฏของข้อมูลในเขตข้อมูล

• ช่วยป้องกันการใส่ข้อมูลที่ไม่ถูกต้องในเขตข้อมูล

• ระบุค่าเริ่มต้นสำหรับเขตข้อมูล

• ช่วยเพิ่มความเร็วในการค้นหาและเรียงลำดับในเขตข้อมูล

คุณสามารถตั้งค่าคุณสมบัติบางคุณสมบัติของเขตข้อมูลที่พร้อมใช้งานในขณะที่คุณทํางานในมุมมองแผ่นข้อมูลได้ เมื่อต้องการเข้าถึงและตั้งค่ารายการคุณสมบัติของเขตข้อมูลทั้งหมด อย่างไรก็ตาม คุณต้องใช้มุมมองออกแบบ

คุณสมบัติที่คุณสามารถตั้งค่าได้จะขึ้นอยู่กับชนิดข้อมูลของเขตข้อมูลนั้น

ด้านบนของหน้า

ตั้งค่าคุณสมบัติเขตข้อมูลในมุมมองแผ่นข้อมูล

คุณสามารถเปลี่ยนชื่อเขตข้อมูล เปลี่ยนชนิดข้อมูลในเขตข้อมูล เปลี่ยนคุณสมบัติ รูปแบบ ของเขตข้อมูล และเปลี่ยนคุณสมบัติอื่นๆ บางอย่างของเขตข้อมูลได้ขณะที่ทำงานอยู่ในมุมมองแผ่นข้อมูล

1. ในบานหน้าต่างนำทาง ให้คลิกขวาที่ตารางที่คุณต้องการเปิด

2. บนเมนูทางลัด ให้คลิก มุมมองแผ่นข้อมูล

ด้านบนของหน้า

ตั้งค่าคุณสมบัติเขตข้อมูลในมุมมอง 'ออกแบบ'

คุณสามารถตั้งค่าคุณสมบัติของเขตข้อมูลในขณะที่คุณทํางานกับตารางในมุมมองออกแบบได้ ในมุมมองออกแบบ คุณสามารถตั้งค่าชนิดข้อมูลของเขตข้อมูลในตารางออกแบบตาราง และคุณตั้งค่าคุณสมบัติอื่นๆ ในบานหน้าต่าง คุณสมบัติของเขตข้อมูล

1. ในบานหน้าต่างนำทาง ให้คลิกขวาที่ตาราง

2. บนเมนูทางลัด ให้คลิก มุมมองออกแบบ

ด้านบนของหน้า

การย้ายเขตข้อมูล

เมื่อต้องการย้ายเขตข้อมูล ให้ลากไปยังตําแหน่งที่คุณต้องการ เมื่อต้องการเลือกหลายเขตข้อมูลที่อยู่ติดกันเพื่อย้าย ให้คลิกเขตข้อมูลแรก กดแป้น SHIFT ค้างไว้ แล้วคลิกเขตข้อมูลสุดท้าย จากนั้นคุณสามารถลากกลุ่มเขตข้อมูลที่เลือกไปยังตําแหน่งใหม่ได้

การลากเขตข้อมูลจะเปลี่ยนตําแหน่งของเขตข้อมูลบนแผ่นข้อมูล แต่จะไม่เปลี่ยนลําดับของเขตข้อมูลในการออกแบบตาราง ถ้าคุณเข้าถึงฟิลด์โดยทางโปรแกรม ใบสั่งเดิมจะถูกนําไปใช้ ตัวอย่างเช่น ถ้าคุณลากเขตข้อมูลไปยังตําแหน่งใหม่บนแผ่นข้อมูล แล้วสร้างฟอร์มจากตารางโดยใช้ปุ่ม ฟอร์ม เขตข้อมูลจะอยู่ในตําแหน่งเดิม

ด้านบนของหน้า

ดูเพิ่มเติม

เพิ่มเขตข้อมูลจากการคำนวณลงในตาราง

การเพิ่มเขตข้อมูลลงในฟอร์มหรือรายงาน