บทความนี้อธิบายวิธีการใช้ชนิดของฟังก์ชันใน Access ที่เรียกว่าฟังก์ชันการรวมเพื่อรวมข้อมูลในชุดผลลัพธ์คิวรี บทความนี้ยังอธิบายสั้นๆ เกี่ยวกับวิธีการใช้ฟังก์ชันการรวมอื่นๆ เช่น COUNT และ AVG เพื่อนับหรือหาค่าเฉลี่ยในชุดผลลัพธ์ นอกจากนี้ บทความนี้จะอธิบายวิธีใช้แถวผลรวม ซึ่งเป็นฟีเจอร์ใน Access ที่คุณใช้เพื่อหาผลรวมข้อมูลโดยไม่ต้องเปลี่ยนการออกแบบคิวรีของคุณ
คุณต้องการทำอะไร
ทําความเข้าใจวิธีการรวมข้อมูล
คุณสามารถหาผลรวมคอลัมน์ของตัวเลขในคิวรีได้โดยใช้ชนิดของฟังก์ชันที่เรียกว่าฟังก์ชันการรวม ฟังก์ชันการรวมจะทําการคํานวณคอลัมน์ของข้อมูลและส่งกลับค่าเดียว Access มีฟังก์ชันการรวมที่หลากหลาย รวมถึง Sum, Count, Avg (สําหรับการคํานวณค่าเฉลี่ย), Min และ Max คุณรวมข้อมูลโดยการเพิ่มฟังก์ชัน Sum ลงในคิวรีของคุณ คุณนับข้อมูลโดยใช้ฟังก์ชัน Count และอื่นๆ
นอกจากนี้ Access มีหลายวิธีในการเพิ่ม ฟังก์ชัน Sum และฟังก์ชันการรวมอื่นๆ ลงในคิวรี คุณสามารถ:
-
เปิดคิวรีของคุณในมุมมองแผ่นข้อมูลและเพิ่มแถว ผลรวม แถวผลรวม ซึ่งเป็นฟีเจอร์ใน Access จะทําให้คุณสามารถใช้ฟังก์ชันการรวมในคอลัมน์ของชุดผลลัพธ์คิวรีอย่างน้อยหนึ่งคอลัมน์ได้โดยไม่ต้องเปลี่ยนการออกแบบคิวรีของคุณ
-
สร้างคิวรีแบบใช้หาผลรวม คิวรีแบบใช้หาผลรวมจะคํานวณผลรวมย่อยระหว่างกลุ่มของระเบียน แถวผลรวมจะคํานวณผลรวมทั้งหมดสําหรับคอลัมน์ (เขตข้อมูล) อย่างน้อยหนึ่งคอลัมน์ ตัวอย่างเช่น ถ้าคุณต้องการหาผลรวมย่อยของยอดขายทั้งหมดตามเมืองหรือตามไตรมาส ให้คุณใช้คิวรีผลรวมเพื่อจัดกลุ่มระเบียนของคุณตามประเภทที่ต้องการ จากนั้นให้คุณรวมตัวเลขยอดขาย
-
สร้างคิวรีแบบแท็บไขว้ คิวรีแบบตารางเป็นคิวรีชนิดพิเศษที่แสดงผลลัพธ์ในตารางที่คล้ายกับเวิร์กชีต Excel คิวรีแบบตารางจะสรุปค่าของคุณ แล้วจัดกลุ่มตามข้อเท็จจริงสองชุด — ชุดหนึ่งตั้งค่าไว้ที่ด้านข้าง (ส่วนหัวของแถว) และอีกชุดหนึ่งอยู่ทางด้านบน (ส่วนหัวของคอลัมน์) ตัวอย่างเช่น คุณสามารถใช้คิวรีแบบตารางเพื่อแสดงผลรวมยอดขายสําหรับแต่ละเมืองในช่วงสามปีที่ผ่านมา ตามที่แสดงในตารางต่อไปนี้:
เมือง |
2003 |
2004 |
2005 |
---|---|---|---|
Paris |
254,556 |
372,455 |
467,892 |
Sydney |
478,021 |
372,987 |
276,399 |
Jakarta |
572,997 |
684,374 |
792,571 |
... |
... |
... |
... |
หมายเหตุ: ส่วนวิธีการในเอกสารนี้เน้นการใช้ฟังก์ชัน Sum แต่โปรดจําไว้ว่าคุณสามารถใช้ฟังก์ชันการรวมอื่นๆ ในแถวผลรวมและคิวรีของคุณได้ สําหรับข้อมูลเพิ่มเติมเกี่ยวกับการใช้ฟังก์ชันการรวมอื่นๆ ให้ดูที่ส่วน การอ้างอิงฟังก์ชันการรวม ภายหลังในบทความนี้
สําหรับข้อมูลเพิ่มเติมเกี่ยวกับวิธีใช้ฟังก์ชันการรวมอื่นๆ ให้ดูบทความ แสดงผลรวมคอลัมน์ในแผ่นข้อมูล
ขั้นตอนในส่วนต่อไปนี้จะอธิบายวิธีการเพิ่มแถว ผลรวม ใช้คิวรีผลรวมเพื่อหาผลรวมข้อมูลระหว่างกลุ่ม และวิธีการใช้คิวรีแบบตารางที่รวมข้อมูลระหว่างกลุ่มและช่วงเวลา ขณะที่คุณดําเนินการ โปรดจําไว้ว่าฟังก์ชันการรวมจํานวนมากจะทํางานกับข้อมูลในเขตข้อมูลที่ตั้งค่าเป็นชนิดข้อมูลที่เฉพาะเจาะจงเท่านั้น ตัวอย่างเช่น ฟังก์ชัน SUM จะทํางานกับเขตข้อมูลที่ตั้งค่าเป็นชนิดข้อมูลตัวเลข ทศนิยม หรือสกุลเงินเท่านั้น สําหรับข้อมูลเพิ่มเติมเกี่ยวกับชนิดข้อมูลที่แต่ละฟังก์ชันต้องใช้ ให้ดูที่ส่วน การอ้างอิงฟังก์ชันการรวม ต่อไปในบทความนี้
สําหรับข้อมูลทั่วไปเกี่ยวกับชนิดข้อมูล ให้ดูบทความ ปรับเปลี่ยนหรือเปลี่ยนชุดข้อมูลสําหรับเขตข้อมูล
เตรียมข้อมูลตัวอย่าง
ส่วนวิธีการในบทความนี้มีตารางของข้อมูลตัวอย่าง ขั้นตอนวิธีการใช้ตารางตัวอย่างเพื่อช่วยให้คุณเข้าใจการทํางานของฟังก์ชันการรวม ถ้าคุณต้องการ คุณสามารถเพิ่มตารางตัวอย่างลงในฐานข้อมูลใหม่หรือฐานข้อมูลที่มีอยู่ได้
Access มีหลายวิธีในการเพิ่มตารางตัวอย่างเหล่านี้ลงในฐานข้อมูล คุณสามารถใส่ข้อมูลด้วยตนเอง คุณสามารถคัดลอกแต่ละตารางลงในโปรแกรมสเปรดชีต เช่น Excel แล้วนําเข้าเวิร์กชีตลงใน Access หรือคุณสามารถวางข้อมูลลงในตัวแก้ไขข้อความ เช่น Notepad และนําเข้าข้อมูลจากไฟล์ข้อความผลลัพธ์
ขั้นตอนในส่วนนี้จะอธิบายวิธีการใส่ข้อมูลในแผ่นข้อมูลเปล่าด้วยตนเอง และวิธีการคัดลอกตารางตัวอย่างไปยังโปรแกรมสเปรดชีต แล้วนําเข้าตารางเหล่านั้นลงใน Access สําหรับข้อมูลเพิ่มเติมเกี่ยวกับการสร้างและการนําเข้าข้อมูลข้อความ ให้ดูบทความ นําเข้าหรือลิงก์ไปยังข้อมูลในไฟล์ข้อความ
ขั้นตอนวิธีการในบทความนี้ใช้ตารางต่อไปนี้ ใช้ตารางเหล่านี้เพื่อสร้างข้อมูลตัวอย่างของคุณ:
ตาราง ประเภท :
ประเภท |
---|
ตุ๊กตา |
เกมและปริศนา |
ศิลปะและกรอบ |
วิดีโอเกม |
ดีวีดีและภาพยนตร์ |
โมเดลและงานอดิเรก |
กีฬา |
ตาราง ผลิตภัณฑ์ :
ชื่อผลิตภัณฑ์ |
ราคา |
ประเภท |
---|---|---|
รูปการกระทําของโปรแกรมเมอร์ |
$12.95 |
ตุ๊กตา |
สนุกกับ C# (เกมกระดานสําหรับทั้งครอบครัว) |
$15.85 |
เกมและปริศนา |
ไดอะแกรมฐานข้อมูลเชิงสัมพันธ์ |
$22.50 |
ศิลปะและกรอบ |
ชิปคอมพิวเตอร์เวทมนตร์ (500 ชิ้น) |
$32.65 |
เกมและปริศนา |
เข้า ถึง! เกมส์! |
$22.95 |
เกมและปริศนา |
คอมพิวเตอร์ Geeks และสัตว์ในตํานาน |
$78.50 |
วิดีโอเกม |
แบบฝึกหัดสําหรับนักคอมพิวเตอร์! ดีวีดี! |
$14.88 |
ดีวีดีและภาพยนตร์ |
พิซซ่าบิน Ultimate |
$36.75 |
กีฬา |
ไดรฟ์ฟลอปปีดิสก์ภายนอกขนาด 5.25 นิ้ว (มาตราส่วน 1/4) |
$65.00 |
โมเดลและงานอดิเรก |
รูปการไม่ดําเนินการของสํานักราชการ |
$78.88 |
ตุ๊กตา |
ความโล่งใจ |
$53.33 |
วิดีโอเกม |
สร้างแป้นพิมพ์ของคุณเอง |
$77.95 |
โมเดลและงานอดิเรก |
ตาราง ใบสั่งซื้อ :
วันที่สั่งซื้อ |
วันที่จัดส่ง |
เมืองที่จัดส่ง |
ค่าธรรมเนียมการจัดส่ง |
---|---|---|---|
11/14/2005 |
11/15/2005 |
Jakarta |
$55.00 |
11/14/2005 |
11/15/2005 |
Sydney |
$76.00 |
11/16/2005 |
11/17/2005 |
Sydney |
$87.00 |
11/17/2005 |
11/18/2005 |
Jakarta |
$43.00 |
11/17/2005 |
11/18/2005 |
Paris |
$105.00 |
11/17/2005 |
11/18/2005 |
สตุ ตการ์ต |
$112.00 |
11/18/2005 |
11/19/2005 |
เวียนนา |
$215.00 |
11/19/2005 |
11/20/2005 |
ไม อา มี่ |
$525.00 |
11/20/2005 |
11/21/2005 |
เวียนนา |
$198.00 |
11/20/2005 |
11/21/2005 |
Paris |
$187.00 |
11/21/2005 |
11/22/2005 |
Sydney |
$81.00 |
11/23/2005 |
11/24/2005 |
Jakarta |
$92.00 |
ตาราง รายละเอียดคําสั่งซื้อ :
รหัสคำสั่งซื้อ |
ชื่อผลิตภัณฑ์ |
ID ผลิตภัณฑ์ |
ราคาต่อหน่วย |
ปริมาณ |
ส่วนลด |
---|---|---|---|---|---|
1 |
สร้างแป้นพิมพ์ของคุณเอง |
1.2 |
$77.95 |
9 |
5% |
1 |
รูปการไม่ดําเนินการของสํานักราชการ |
2 |
$78.88 |
4 |
7.5% |
2 |
แบบฝึกหัดสําหรับนักคอมพิวเตอร์! ดีวีดี! |
7 |
$14.88 |
6 |
4% |
2 |
ชิปคอมพิวเตอร์เวทมนตร์ |
4 |
$32.65 |
8 |
0 |
2 |
คอมพิวเตอร์ Geeks และสัตว์ในตํานาน |
6 |
$78.50 |
4 |
0 |
3 |
เข้า ถึง! เกมส์! |
5 |
$22.95 |
5 |
15% |
4 |
รูปการกระทําของโปรแกรมเมอร์ |
1 |
$12.95 |
2 |
6% |
4 |
พิซซ่าบิน Ultimate |
8 |
$36.75 |
8 |
4% |
5 |
ไดรฟ์ฟลอปปีดิสก์ภายนอกขนาด 5.25 นิ้ว (มาตราส่วน 1/4) |
9 |
$65.00 |
4 |
10% |
6 |
ไดอะแกรมฐานข้อมูลเชิงสัมพันธ์ |
3 |
$22.50 |
1.2 |
6.5% |
7 |
ความโล่งใจ |
11 |
$53.33 |
6 |
8% |
7 |
ไดอะแกรมฐานข้อมูลเชิงสัมพันธ์ |
3 |
$22.50 |
4 |
9% |
หมายเหตุ: โปรดจําไว้ว่า ตารางรายละเอียดใบสั่งซื้อจะมีเฉพาะเขตข้อมูล ID ผลิตภัณฑ์เท่านั้น ไม่ใช่เขตข้อมูลชื่อผลิตภัณฑ์ ตารางตัวอย่างจะใช้เขตข้อมูล ชื่อผลิตภัณฑ์ เพื่อทําให้อ่านข้อมูลได้ง่ายขึ้น
ป้อนข้อมูลตัวอย่างด้วยตัวเอง
-
บนแท็บ สร้าง ในกลุ่ม ตาราง ให้คลิก ตาราง
Access จะเพิ่มตารางเปล่าตารางใหม่ลงในฐานข้อมูลของคุณ
หมายเหตุ: คุณไม่จำเป็นต้องทำตามขั้นตอนนี้ถ้าคุณเปิดฐานข้อมูลใหม่ที่ยังว่างอยู่ แต่คุณจะต้องทำทุกครั้งที่คุณต้องเพิ่มตารางลงในฐานข้อมูลนั้น
-
ดับเบิลคลิกที่เซลล์แรกในแถวส่วนหัว แล้วใส่ชื่อของเขตข้อมูลในตารางตัวอย่าง
ตามค่าเริ่มต้น Access จะแสดงเขตข้อมูลว่างในแถวส่วนหัวที่มีข้อความ เพิ่มเขตข้อมูลใหม่ ดังนี้:
-
ใช้แป้นลูกศรเพื่อย้ายไปยังเซลล์ส่วนหัวว่างถัดไป แล้วพิมพ์ชื่อเขตข้อมูลที่สอง (คุณยังสามารถกด TAB หรือดับเบิลคลิกที่เซลล์ใหม่) ทําซ้ําขั้นตอนนี้จนกว่าคุณจะใส่ชื่อเขตข้อมูลทั้งหมด
-
ใส่ข้อมูลในตารางตัวอย่าง
เมื่อคุณใส่ข้อมูล Access จะใส่ข้อมูลลงในแต่ละเขตข้อมูล ถ้าคุณเพิ่งเริ่มใช้ฐานข้อมูลเชิงสัมพันธ์ คุณควรตั้งค่าชนิดข้อมูลที่เฉพาะเจาะจง เช่น ตัวเลข ข้อความ หรือวันที่/เวลา สําหรับแต่ละเขตข้อมูลในตารางของคุณ การตั้งค่าชนิดข้อมูลจะช่วยรับรองการป้อนข้อมูลที่ถูกต้อง และช่วยป้องกันข้อผิดพลาด เช่น การใช้หมายเลขโทรศัพท์ในการคํานวณ สําหรับตารางตัวอย่างเหล่านี้ คุณควรให้ Access แทรกชนิดข้อมูล
-
เมื่อคุณใส่ข้อมูลเสร็จแล้ว ให้คลิก บันทึก
คีย์ลัด กด CTRL+S
กล่องโต้ตอบ บันทึกเป็น จะปรากฏขึ้น
-
ในกล่อง ชื่อตาราง ให้ใส่ชื่อของตารางตัวอย่าง แล้วคลิก ตกลง
คุณใช้ชื่อของแต่ละตารางตัวอย่างเนื่องจากคิวรีในส่วนวิธีการใช้ชื่อเหล่านั้น
-
ทําซ้ําขั้นตอนเหล่านี้จนกว่าคุณจะสร้างตารางตัวอย่างแต่ละตารางที่แสดงในส่วนเริ่มต้นของส่วนนี้
ถ้าคุณไม่ต้องการใส่ข้อมูลด้วยตนเอง ให้ทําตามขั้นตอนถัดไปเพื่อคัดลอกข้อมูลไปยังไฟล์สเปรดชีต แล้วนําเข้าข้อมูลจากไฟล์สเปรดชีตลงใน Access
สร้างเวิร์กชีตตัวอย่าง
-
เริ่มโปรแกรมสเปรดชีตของคุณและสร้างไฟล์เปล่าใหม่ ถ้าคุณใช้ Excel Excel จะสร้างเวิร์กบุ๊กเปล่าใหม่ตามค่าเริ่มต้น
-
คัดลอกตารางตัวอย่างแรกที่ให้ไว้ด้านบน และวางลงในเวิร์กชีตแรก โดยเริ่มที่เซลล์แรก
-
ใช้เทคนิคที่ให้มาโดยโปรแกรมสเปรดชีตของคุณ เปลี่ยนชื่อเวิร์กชีต ตั้งชื่อเวิร์กชีตให้เหมือนกับตารางตัวอย่าง ตัวอย่างเช่น ถ้าตารางตัวอย่างมีชื่อว่า Categories ให้ตั้งชื่อเวิร์กชีตของคุณด้วยชื่อเดียวกัน
-
ทําซ้ําขั้นตอนที่ 2 และ 3 คัดลอกตารางตัวอย่างแต่ละตารางไปยังเวิร์กชีตเปล่าและเปลี่ยนชื่อเวิร์กชีต
หมายเหตุ: คุณอาจต้องเพิ่มเวิร์กชีตลงในไฟล์สเปรดชีตของคุณ สําหรับข้อมูลเกี่ยวกับการทํางานนั้น ให้ดูวิธีใช้สําหรับโปรแกรมสเปรดชีตของคุณ
-
บันทึกเวิร์กบุ๊กไปยังตำแหน่งที่สะดวกบนคอมพิวเตอร์หรือเครือข่ายของคุณ และไปยังขั้นตอนถัดไป
สร้างตารางฐานข้อมูลจากเวิร์กชีต
-
บนแท็บ ข้อมูลภายนอก ในกลุ่ม นําเข้า & ลิงก์ ให้คลิก แหล่งข้อมูลใหม่ > จากไฟล์ > Excel
กล่องโต้ตอบ รับข้อมูลภายนอก - สเปรดชีต Excel จะปรากฏขึ้น
-
คลิก เรียกดู เปิดไฟล์สเปรดชีตที่คุณสร้างในขั้นตอนก่อนหน้า แล้วคลิก ตกลง
ตัวช่วยนำเข้าสเปรดชีตจะเริ่มทำงาน
-
ตามค่าเริ่มต้น ตัวช่วยสร้างจะเลือกเวิร์กชีตแรกในเวิร์กบุ๊ก (เวิร์กชีต ลูกค้า ถ้าคุณทําตามขั้นตอนในส่วนก่อนหน้า) และข้อมูลจากเวิร์กชีตจะปรากฏในส่วนล่างของหน้าตัวช่วยสร้าง คลิก ถัดไป
-
บนหน้าถัดไปของตัวช่วยสร้าง ให้คลิก แถวแรกมีส่วนหัวของคอลัมน์ แล้วคลิก ถัดไป
-
หรือ บนหน้าถัดไป ให้ใช้กล่องข้อความและรายการภายใต้ ตัวเลือกเขตข้อมูล เพื่อเปลี่ยนชื่อเขตข้อมูลและชนิดข้อมูล หรือละเว้นเขตข้อมูลจากการดําเนินการนําเข้า หรือคลิก ถัดไป
-
เลือกตัวเลือก ให้ Access เพิ่มคีย์หลัก ไว้ แล้วคลิก ถัดไป
-
ตามค่าเริ่มต้น Access จะนําชื่อของเวิร์กชีตไปใช้กับตารางใหม่ของคุณ ยอมรับชื่อหรือใส่ชื่ออื่น แล้วคลิก เสร็จสิ้น
-
ทําซ้ําขั้นตอนที่ 1 ถึง 7 จนกว่าคุณจะสร้างตารางจากแต่ละเวิร์กชีตในเวิร์กบุ๊ก
เปลี่ยนชื่อเขตข้อมูลคีย์หลัก
หมายเหตุ: เมื่อคุณนําเข้าเวิร์กชีต Access จะเพิ่มคอลัมน์คีย์หลักลงในแต่ละตารางโดยอัตโนมัติ และตามค่าเริ่มต้น Access จะตั้งชื่อว่า "ID" ของคอลัมน์นั้น และตั้งค่าเป็นชนิดข้อมูล AutoNumber ขั้นตอนในอธิบายวิธีการเปลี่ยนชื่อแต่ละเขตข้อมูลคีย์หลัก การทําเช่นนั้นจะช่วยระบุเขตข้อมูลทั้งหมดในคิวรีได้อย่างชัดเจน
-
ในบานหน้าต่างนําทาง ให้คลิกขวาที่แต่ละตารางที่คุณสร้างในขั้นตอนก่อนหน้า แล้วคลิก มุมมองออกแบบ
-
สําหรับแต่ละตาราง ให้ค้นหาเขตข้อมูลคีย์หลัก ตามค่าเริ่มต้น Access จะตั้งชื่อ แต่ละ ID เขตข้อมูล
-
ในคอลัมน์ ชื่อเขตข้อมูล สําหรับเขตข้อมูลคีย์หลักแต่ละเขตข้อมูล ให้เพิ่มชื่อของตาราง
ตัวอย่างเช่น คุณจะเปลี่ยนชื่อเขตข้อมูล ID สําหรับตารางประเภทเป็น "รหัสประเภท" และเขตข้อมูลสําหรับตารางใบสั่งซื้อเป็น "ID คําสั่งซื้อ" สําหรับตาราง รายละเอียดการสั่งซื้อ ให้เปลี่ยนชื่อเขตข้อมูลเป็น "ID รายละเอียด" สําหรับตาราง ผลิตภัณฑ์ ให้เปลี่ยนชื่อเขตข้อมูลเป็น "ID ผลิตภัณฑ์"
-
บันทึกการเปลี่ยนแปลงของคุณ
เมื่อใดก็ตามที่ตารางตัวอย่างปรากฏในบทความนี้ ตารางเหล่านั้นจะมีเขตข้อมูลคีย์หลัก และเขตข้อมูลถูกเปลี่ยนชื่อตามที่อธิบายไว้โดยใช้ขั้นตอนก่อนหน้านี้
รวมข้อมูลโดยใช้แถวผลรวม
คุณสามารถเพิ่มแถว ผลรวม ลงในคิวรีได้โดยการเปิดคิวรีของคุณในมุมมองแผ่นข้อมูล การเพิ่มแถว แล้วเลือกฟังก์ชันการรวมที่คุณต้องการใช้ เช่น Sum, Min, Max หรือ Avg ขั้นตอนในส่วนนี้จะอธิบายวิธีการสร้างคิวรีแบบใช้เลือกข้อมูลพื้นฐานและเพิ่มแถวผลรวม คุณไม่จําเป็นต้องใช้ตารางตัวอย่างที่อธิบายในส่วนก่อนหน้า
สร้างคิวรีแบบใช้เลือกข้อมูลพื้นฐาน
-
บนแท็บ สร้าง ในกลุ่ม คิวรี ให้คลิก การออกแบบคิวรี
-
ดับเบิลคลิกที่ตารางที่คุณต้องการใช้ในคิวรีของคุณ
ตารางที่เลือกจะปรากฏเป็นหน้าต่างในส่วนบนของตัวออกแบบคิวรี
-
ดับเบิลคลิกที่เขตข้อมูลตารางที่คุณต้องการใช้ในคิวรีของคุณ
คุณสามารถรวมเขตข้อมูลที่มีข้อมูลอธิบาย เช่น ชื่อและคําอธิบาย แต่คุณต้องรวมเขตข้อมูลที่มีข้อมูลตัวเลขหรือสกุลเงิน
แต่ละเขตข้อมูลจะปรากฏในเซลล์ในตารางออกแบบ
-
คลิก เรียกใช้ เพื่อเรียกใช้คิวรี
ชุดผลลัพธ์คิวรีจะปรากฏในมุมมองแผ่นข้อมูล
-
อีกทางหนึ่งคือ สลับไปยังมุมมองออกแบบและปรับคิวรีของคุณ เมื่อต้องการทําเช่นนั้น ให้คลิกขวาที่แท็บเอกสารสําหรับคิวรี แล้วคลิก มุมมองออกแบบ คุณสามารถปรับคิวรีได้ตามต้องการ โดยการเพิ่มหรือเอาเขตข้อมูลตารางออก เมื่อต้องการเอาเขตข้อมูลออก ให้เลือกคอลัมน์ในตารางออกแบบ แล้วกด DELETE
-
บันทึกคิวรีของคุณ
เพิ่มแถวผลรวม
-
ตรวจสอบให้แน่ใจว่าคิวรีของคุณเปิดอยู่ในมุมมองแผ่นข้อมูล เมื่อต้องการทําเช่นนั้น ให้คลิกขวาที่แท็บเอกสารสําหรับคิวรี แล้วคลิก มุมมองแผ่นข้อมูล
หรือ
ในบานหน้าต่างนําทาง ให้ดับเบิลคลิกที่คิวรี การทําเช่นนี้จะเรียกใช้คิวรีและโหลดผลลัพธ์ลงในแผ่นข้อมูล
-
บนแท็บ หน้าแรก ในกลุ่ม ระเบียน ให้คลิก ผลรวม
แถว ผลรวม ใหม่จะปรากฏขึ้นในแผ่นข้อมูลของคุณ
-
ในแถว ผลรวม ให้คลิกเซลล์ในเขตข้อมูลที่คุณต้องการหาผลรวม แล้วเลือก ผลรวม จากรายการ
ซ่อนแถวผลรวม
-
บนแท็บ หน้าแรก ในกลุ่ม ระเบียน ให้คลิก ผลรวม
สําหรับข้อมูลเพิ่มเติมเกี่ยวกับการใช้แถว ผลรวม ให้ดูบทความ แสดงผลรวมคอลัมน์ในแผ่นข้อมูล
คํานวณผลรวมทั้งหมดโดยใช้คิวรี
ผลรวมทั้งหมดคือผลรวมของค่าทั้งหมดในคอลัมน์ คุณสามารถคํานวณผลรวมทั้งหมดได้หลายชนิด รวมถึง
-
ผลรวมทั้งหมดอย่างง่ายที่รวมค่าในคอลัมน์เดียว ตัวอย่างเช่น คุณสามารถคํานวณต้นทุนการจัดส่งรวมได้
-
ผลรวมทั้งหมดจากการคํานวณที่รวมค่าในคอลัมน์มากกว่าหนึ่งคอลัมน์ ตัวอย่างเช่น คุณสามารถคํานวณยอดขายรวมโดยการคูณต้นทุนของสินค้าหลายรายการด้วยจํานวนของสินค้าที่สั่งซื้อ แล้วหาผลรวมของค่าผลลัพธ์
-
ผลรวมทั้งหมดที่ไม่รวมบางระเบียน ตัวอย่างเช่น คุณสามารถคํานวณยอดขายรวมสําหรับวันศุกร์ที่ผ่านมาเท่านั้น
ขั้นตอนในส่วนต่อไปนี้จะอธิบายวิธีการสร้างผลรวมทั้งหมดแต่ละชนิด ขั้นตอนใช้ตารางใบสั่งซื้อและรายละเอียดคําสั่งซื้อ
ตารางใบสั่งซื้อ
รหัสคำสั่งซื้อ |
วันที่สั่งซื้อ |
วันที่จัดส่ง |
เมืองที่จัดส่ง |
ค่าธรรมเนียมการจัดส่ง |
---|---|---|---|---|
1 |
11/14/2005 |
11/15/2005 |
Jakarta |
$55.00 |
2 |
11/14/2005 |
11/15/2005 |
Sydney |
$76.00 |
3 |
11/16/2005 |
11/17/2005 |
Sydney |
$87.00 |
4 |
11/17/2005 |
11/18/2005 |
Jakarta |
$43.00 |
5 |
11/17/2005 |
11/18/2005 |
Paris |
$105.00 |
6 |
11/17/2005 |
11/18/2005 |
สตุ ตการ์ต |
$112.00 |
7 |
11/18/2005 |
11/19/2005 |
เวียนนา |
$215.00 |
8 |
11/19/2005 |
11/20/2005 |
ไม อา มี่ |
$525.00 |
9 |
11/20/2005 |
11/21/2005 |
เวียนนา |
$198.00 |
10 |
11/20/2005 |
11/21/2005 |
Paris |
$187.00 |
11 |
11/21/2005 |
11/22/2005 |
Sydney |
$81.00 |
1.2 |
11/23/2005 |
11/24/2005 |
Jakarta |
$92.00 |
ตารางรายละเอียดคําสั่งซื้อ
รหัสรายละเอียด |
รหัสคำสั่งซื้อ |
ชื่อผลิตภัณฑ์ |
ID ผลิตภัณฑ์ |
ราคาต่อหน่วย |
ปริมาณ |
ส่วนลด |
---|---|---|---|---|---|---|
1 |
1 |
สร้างแป้นพิมพ์ของคุณเอง |
1.2 |
$77.95 |
9 |
0.05 |
2 |
1 |
รูปการไม่ดําเนินการของสํานักราชการ |
2 |
$78.88 |
4 |
0.075 |
3 |
2 |
แบบฝึกหัดสําหรับนักคอมพิวเตอร์! ดีวีดี! |
7 |
$14.88 |
6 |
0.04 |
4 |
2 |
ชิปคอมพิวเตอร์เวทมนตร์ |
4 |
$32.65 |
8 |
0.00 |
5 |
2 |
คอมพิวเตอร์ Geeks และสัตว์ในตํานาน |
6 |
$78.50 |
4 |
0.00 |
6 |
3 |
เข้า ถึง! เกมส์! |
5 |
$22.95 |
5 |
0.15 |
7 |
4 |
รูปการกระทําของโปรแกรมเมอร์ |
1 |
$12.95 |
2 |
0.06 |
8 |
4 |
พิซซ่าบิน Ultimate |
8 |
$36.75 |
8 |
0.04 |
9 |
5 |
ไดรฟ์ฟลอปปีดิสก์ภายนอกขนาด 5.25 นิ้ว (มาตราส่วน 1/4) |
9 |
$65.00 |
4 |
0.10 |
10 |
6 |
ไดอะแกรมฐานข้อมูลเชิงสัมพันธ์ |
3 |
$22.50 |
1.2 |
0.065 |
11 |
7 |
ความโล่งใจ |
11 |
$53.33 |
6 |
0.08 |
1.2 |
7 |
ไดอะแกรมฐานข้อมูลเชิงสัมพันธ์ |
3 |
$22.50 |
4 |
0.09 |
คํานวณผลรวมทั้งหมดอย่างง่าย
-
บนแท็บ สร้าง ในกลุ่ม คิวรี ให้คลิก การออกแบบคิวรี
-
ดับเบิลคลิกที่ตารางที่คุณต้องการใช้ในคิวรีของคุณ
ถ้าคุณใช้ข้อมูลตัวอย่าง ให้ดับเบิลคลิกที่ตาราง Orders
ตารางจะปรากฏในหน้าต่างในส่วนบนของตัวออกแบบคิวรี
-
ดับเบิลคลิกที่เขตข้อมูลที่คุณต้องการหาผลรวม ตรวจสอบให้แน่ใจว่าเขตข้อมูลถูกตั้งค่าเป็นชนิดข้อมูลตัวเลขหรือสกุลเงิน ถ้าคุณพยายามหาผลรวมของค่าในเขตข้อมูลที่ไม่ใช่ตัวเลข เช่น เขตข้อมูลข้อความ Access จะแสดงข้อความแสดงข้อผิดพลาด ชนิดข้อมูลที่ไม่ตรงกันในนิพจน์เกณฑ์ เมื่อคุณพยายามเรียกใช้คิวรี
ถ้าคุณใช้ข้อมูลตัวอย่าง ให้ดับเบิลคลิกที่คอลัมน์ ค่าธรรมเนียมการจัดส่ง
คุณสามารถเพิ่มเขตข้อมูลตัวเลขเพิ่มเติมลงในตารางถ้าคุณต้องการคํานวณผลรวมทั้งหมดสําหรับเขตข้อมูลเหล่านั้น คิวรีผลรวมสามารถคํานวณผลรวมทั้งหมดสําหรับคอลัมน์มากกว่าหนึ่งคอลัมน์ได้
-
บนแท็บ ออกแบบคิวรี ในกลุ่ม แสดง/ซ่อน ให้คลิก ผลรวม
แถว ผลรวม จะปรากฏในตารางออกแบบและ จัดกลุ่มตาม จะปรากฏในเซลล์ในคอลัมน์ ค่าธรรมเนียมการจัดส่ง
-
เปลี่ยนค่าในเซลล์ในแถว ผลรวม เป็น ผลรวม
-
คลิก เรียกใช้ เพื่อเรียกใช้คิวรีและแสดงผลลัพธ์ในมุมมองแผ่นข้อมูล
เคล็ดลับ: โปรดทราบว่า Access จะผนวก "SumOf" เข้ากับจุดเริ่มต้นของชื่อของเขตข้อมูลที่คุณรวม เมื่อต้องการเปลี่ยนส่วนหัวของคอลัมน์เป็นอย่างอื่นที่มีความหมายมากขึ้น เช่น การจัดส่งทั้งหมด ให้สลับกลับไปยังมุมมองออกแบบ แล้วคลิกในแถว เขตข้อมูล ของคอลัมน์ ค่าธรรมเนียมการจัดส่ง ในตารางออกแบบ วางเคอร์เซอร์ถัดจาก ค่าธรรมเนียมการจัดส่ง แล้วพิมพ์คําว่า การจัดส่งทั้งหมด ตามด้วยเครื่องหมายจุดคู่ ดังนี้: การจัดส่งทั้งหมด: ค่าธรรมเนียมการจัดส่ง
-
อีกทางหนึ่งคือ บันทึกคิวรีแล้วปิด
คํานวณผลรวมทั้งหมดที่ไม่รวมบางระเบียน
-
บนแท็บ สร้าง ในกลุ่ม คิวรี ให้คลิก การออกแบบคิวรี
-
ดับเบิลคลิกที่ตาราง Order และตาราง Order Details
-
เพิ่มเขตข้อมูล วันที่สั่งซื้อ จากตาราง ใบสั่งซื้อ ลงในคอลัมน์แรกในตารางออกแบบคิวรี
-
ในแถว เกณฑ์ ของคอลัมน์แรก ให้พิมพ์ Date() -1 นิพจน์นั้นไม่รวมระเบียนของวันปัจจุบันจากผลรวมจากการคํานวณ
-
ถัดไป ให้สร้างคอลัมน์ที่คํานวณยอดขายสําหรับแต่ละธุรกรรม พิมพ์นิพจน์ต่อไปนี้ในแถว เขตข้อมูล ของคอลัมน์ที่สองในตาราง:
มูลค่ารวมของยอดขาย: (1-[รายละเอียดคําสั่งซื้อ].[ Discount]/100)*([รายละเอียดคําสั่งซื้อ].[ ราคาต่อหน่วย]*[รายละเอียดคําสั่งซื้อ] [ปริมาณ])
ตรวจสอบให้แน่ใจว่าเขตข้อมูลการอ้างอิงนิพจน์ของคุณตั้งค่าเป็นชนิดข้อมูลตัวเลขหรือสกุลเงิน ถ้านิพจน์ของคุณอ้างอิงไปยังเขตข้อมูลที่ตั้งค่าเป็นชนิดข้อมูลอื่น Access จะแสดงข้อความ ชนิดข้อมูล ในนิพจน์เกณฑ์ไม่ตรงกัน เมื่อคุณพยายามเรียกใช้คิวรี
-
บนแท็บ ออกแบบคิวรี ในกลุ่ม แสดง/ซ่อน ให้คลิก ผลรวม
แถว ผลรวม จะปรากฏในตารางออกแบบ และ จัดกลุ่มตาม จะปรากฏในคอลัมน์แรกและคอลัมน์ที่สอง
-
ในคอลัมน์ที่สอง ให้เปลี่ยนค่าในเซลล์ของแถว ผลรวม เป็น ผลรวม ฟังก์ชัน Sum จะบวกตัวเลขยอดขายแต่ละรายการ
-
คลิก เรียกใช้ เพื่อเรียกใช้คิวรีและแสดงผลลัพธ์ในมุมมองแผ่นข้อมูล
-
บันทึกคิวรีเป็นยอดขายรายวัน
หมายเหตุ: ในครั้งถัดไปที่คุณเปิดคิวรีในมุมมองออกแบบ คุณอาจสังเกตเห็นการเปลี่ยนแปลงเล็กน้อยในค่าที่ระบุในแถว เขตข้อมูล และ ผลรวม ของคอลัมน์ Total Sales Value นิพจน์จะปรากฏอยู่ภายในฟังก์ชัน Sum และแถว ผลรวม จะแสดง ส่วนเกิน (Expression) แทน Sum
ตัวอย่างเช่น ถ้าคุณใช้ข้อมูลตัวอย่างและสร้างคิวรี (ดังที่แสดงในขั้นตอนก่อนหน้า) คุณจะเห็น:
มูลค่ายอดขายรวม: Sum((1-[รายละเอียดคําสั่งซื้อ] ส่วนลด/100)*([รายละเอียดคําสั่งซื้อ] ราคาต่อหน่วย*[รายละเอียดคําสั่งซื้อ] ปริมาณ))
คํานวณผลรวมของกลุ่มโดยใช้คิวรีแบบใช้หาผลรวม
ขั้นตอนในส่วนนี้จะอธิบายวิธีการสร้างคิวรีผลรวมที่คํานวณผลรวมย่อยระหว่างกลุ่มของข้อมูล ขณะที่คุณดําเนินการ โปรดจําไว้ว่าตามค่าเริ่มต้น คิวรีผลรวมสามารถรวมเฉพาะเขตข้อมูลที่มีข้อมูลกลุ่มของคุณ เช่น เขตข้อมูล "ประเภท" และเขตข้อมูลที่มีข้อมูลที่คุณต้องการหาผลรวม เช่น เขตข้อมูล "ยอดขาย" คิวรีแบบใช้หาผลรวมไม่สามารถรวมเขตข้อมูลอื่นๆ ที่อธิบายรายการในประเภทได้ ถ้าคุณต้องการดูข้อมูลคําอธิบายนั้น คุณสามารถสร้างคิวรีแบบใช้เลือกข้อมูลคิวรีที่สองที่รวมเขตข้อมูลในคิวรีผลรวมของคุณกับเขตข้อมูลข้อมูลเพิ่มเติม
ขั้นตอนในส่วนนี้จะอธิบายวิธีการสร้างผลรวมและคิวรีแบบใช้เลือกข้อมูลที่จําเป็นในการระบุยอดขายรวมของแต่ละผลิตภัณฑ์ ขั้นตอนสมมติว่ามีการใช้ตารางตัวอย่างเหล่านี้:
ตารางผลิตภัณฑ์
ID ผลิตภัณฑ์ |
ชื่อผลิตภัณฑ์ |
ราคา |
ประเภท |
---|---|---|---|
1 |
รูปการกระทําของโปรแกรมเมอร์ |
$12.95 |
ตุ๊กตา |
2 |
สนุกกับ C# (เกมกระดานสําหรับทั้งครอบครัว) |
$15.85 |
เกมและปริศนา |
3 |
ไดอะแกรมฐานข้อมูลเชิงสัมพันธ์ |
$22.50 |
ศิลปะและกรอบ |
4 |
ชิปคอมพิวเตอร์เวทมนตร์ (500 ชิ้น) |
$32.65 |
ศิลปะและกรอบ |
5 |
เข้า ถึง! เกมส์! |
$22.95 |
เกมและปริศนา |
6 |
คอมพิวเตอร์ Geeks และสัตว์ในตํานาน |
$78.50 |
วิดีโอเกม |
7 |
แบบฝึกหัดสําหรับนักคอมพิวเตอร์! ดีวีดี! |
$14.88 |
ดีวีดีและภาพยนตร์ |
8 |
พิซซ่าบิน Ultimate |
$36.75 |
กีฬา |
9 |
ไดรฟ์ฟลอปปีดิสก์ภายนอกขนาด 5.25 นิ้ว (มาตราส่วน 1/4) |
$65.00 |
โมเดลและงานอดิเรก |
10 |
รูปการไม่ดําเนินการของสํานักราชการ |
$78.88 |
ตุ๊กตา |
11 |
ความโล่งใจ |
$53.33 |
วิดีโอเกม |
1.2 |
สร้างแป้นพิมพ์ของคุณเอง |
$77.95 |
โมเดลและงานอดิเรก |
ตารางรายละเอียดคําสั่งซื้อ
รหัสรายละเอียด |
รหัสคำสั่งซื้อ |
ชื่อผลิตภัณฑ์ |
ID ผลิตภัณฑ์ |
ราคาต่อหน่วย |
ปริมาณ |
ส่วนลด |
---|---|---|---|---|---|---|
1 |
1 |
สร้างแป้นพิมพ์ของคุณเอง |
1.2 |
$77.95 |
9 |
5% |
2 |
1 |
รูปการไม่ดําเนินการของสํานักราชการ |
2 |
$78.88 |
4 |
7.5% |
3 |
2 |
แบบฝึกหัดสําหรับนักคอมพิวเตอร์! ดีวีดี! |
7 |
$14.88 |
6 |
4% |
4 |
2 |
ชิปคอมพิวเตอร์เวทมนตร์ |
4 |
$32.65 |
8 |
0 |
5 |
2 |
คอมพิวเตอร์ Geeks และสัตว์ในตํานาน |
6 |
$78.50 |
4 |
0 |
6 |
3 |
เข้า ถึง! เกมส์! |
5 |
$22.95 |
5 |
15% |
7 |
4 |
รูปการกระทําของโปรแกรมเมอร์ |
1 |
$12.95 |
2 |
6% |
8 |
4 |
พิซซ่าบิน Ultimate |
8 |
$36.75 |
8 |
4% |
9 |
5 |
ไดรฟ์ฟลอปปีดิสก์ภายนอกขนาด 5.25 นิ้ว (มาตราส่วน 1/4) |
9 |
$65.00 |
4 |
10% |
10 |
6 |
ไดอะแกรมฐานข้อมูลเชิงสัมพันธ์ |
3 |
$22.50 |
1.2 |
6.5% |
11 |
7 |
ความโล่งใจ |
11 |
$53.33 |
6 |
8% |
1.2 |
7 |
ไดอะแกรมฐานข้อมูลเชิงสัมพันธ์ |
3 |
$22.50 |
4 |
9% |
ขั้นตอนต่อไปนี้จะสมมติว่ามีความสัมพันธ์แบบหนึ่ง-ต่อ-กลุ่มระหว่างเขตข้อมูล ID ผลิตภัณฑ์ในตารางใบสั่งซื้อและตารางรายละเอียดคําสั่งซื้อ กับตารางใบสั่งซื้อบนด้าน "หนึ่ง" ของความสัมพันธ์
สร้างคิวรีแบบใช้หาผลรวม
-
บนแท็บ สร้าง ในกลุ่ม คิวรี ให้คลิก การออกแบบคิวรี
-
เลือกตารางที่คุณต้องการทํางานด้วย แล้วคลิก เพิ่ม
แต่ละตารางจะปรากฏเป็นหน้าต่างในส่วนบนของตัวออกแบบคิวรี
ถ้าคุณใช้ตารางตัวอย่างที่แสดงรายการไว้ก่อนหน้านี้ ให้คุณเพิ่มตารางรายละเอียดผลิตภัณฑ์และใบสั่งซื้อ
-
ดับเบิลคลิกที่เขตข้อมูลตารางที่คุณต้องการใช้ในคิวรีของคุณ
ตามกฎ แล้วคุณเพิ่มเฉพาะเขตข้อมูลกลุ่มและเขตข้อมูลค่าลงในคิวรี อย่างไรก็ตาม คุณสามารถใช้การคํานวณแทนเขตข้อมูลค่า ได้ ขั้นตอนถัดไปจะอธิบายวิธีการทํา
-
เพิ่มเขตข้อมูล ประเภท จากตาราง ผลิตภัณฑ์ ลงในตารางออกแบบ
-
สร้างคอลัมน์ที่คํานวณยอดขายสําหรับแต่ละธุรกรรมโดยการพิมพ์นิพจน์ต่อไปนี้ในคอลัมน์ที่สองในตาราง:
มูลค่ารวมของยอดขาย: (1-[รายละเอียดคําสั่งซื้อ].[ Discount]/100)*([รายละเอียดคําสั่งซื้อ].[ ราคาต่อหน่วย]*[รายละเอียดคําสั่งซื้อ] [ปริมาณ])
ตรวจสอบให้แน่ใจว่าเขตข้อมูลที่คุณอ้างอิงในนิพจน์เป็นชนิดข้อมูลตัวเลขหรือสกุลเงิน ถ้าคุณอ้างอิงเขตข้อมูลของชนิดข้อมูลอื่น Access จะแสดงข้อความแสดงข้อผิดพลาด ชนิดข้อมูลไม่ตรงกันในนิพจน์เกณฑ์ เมื่อคุณพยายามสลับไปยังมุมมองแผ่นข้อมูล
-
บนแท็บ ออกแบบคิวรี ในกลุ่ม แสดง/ซ่อน ให้คลิก ผลรวม
แถว ผลรวม จะปรากฏในตารางออกแบบ และในแถวนั้น จัดกลุ่มตาม จะปรากฏในคอลัมน์แรกและคอลัมน์ที่สอง
-
ในคอลัมน์ที่สอง ให้เปลี่ยนค่าในแถว ผลรวม เป็น ผลรวม ฟังก์ชัน Sum จะบวกตัวเลขยอดขายแต่ละรายการ
-
คลิก เรียกใช้ เพื่อเรียกใช้คิวรีและแสดงผลลัพธ์ในมุมมองแผ่นข้อมูล
-
เปิดคิวรีไว้ใช้ในส่วนถัดไป
ใช้เกณฑ์กับคิวรีแบบใช้หาผลรวม
คิวรีที่คุณสร้างในส่วนก่อนหน้าจะรวมระเบียนทั้งหมดในตารางต้นแบบ ซึ่งจะไม่แยกใบสั่งใดๆ เมื่อคํานวณผลรวม และระบบจะไม่แสดงผลรวมสําหรับประเภททั้งหมด
ถ้าคุณจําเป็นต้องแยกบางระเบียนออก คุณสามารถเพิ่มเกณฑ์ลงในคิวรีได้ ตัวอย่างเช่น คุณสามารถละเว้นธุรกรรมที่น้อยกว่า $100 หรือคํานวณผลรวมสําหรับประเภทผลิตภัณฑ์ของคุณบางประเภทเท่านั้น ขั้นตอนในส่วนนี้จะอธิบายวิธีใช้เกณฑ์สามชนิด:
-
เกณฑ์ที่ละเว้นบางกลุ่มเมื่อคํานวณผลรวม ตัวอย่างเช่น คุณจะคํานวณผลรวมสําหรับประเภทวิดีโอเกม ศิลปะและกรอบ และกีฬาเท่านั้น
-
เกณฑ์ที่ซ่อนผลรวมบางอย่างหลังจากการคํานวณผลรวมเหล่านั้น ตัวอย่างเช่น คุณสามารถแสดงเฉพาะผลรวมที่มากกว่า $150,000
-
เกณฑ์ที่แยกแต่ละระเบียนไม่ให้รวมอยู่ในผลรวม ตัวอย่างเช่น คุณสามารถแยกธุรกรรมการขายแต่ละรายการออกได้เมื่อค่า (ราคาต่อหน่วย * ปริมาณ) ลดลงต่ํากว่า $100
ขั้นตอนต่อไปนี้จะอธิบายวิธีการเพิ่มเกณฑ์ทีละเกณฑ์ และดูผลกระทบต่อผลลัพธ์ของคิวรี
เพิ่มเกณฑ์ลงในคิวรี
-
เปิดคิวรีจากส่วนก่อนหน้าในมุมมองออกแบบ เมื่อต้องการทําเช่นนั้น ให้คลิกขวาที่แท็บเอกสารสําหรับคิวรี แล้วคลิก มุมมองออกแบบ
หรือ
ในบานหน้าต่างนําทาง ให้คลิกขวาที่คิวรี แล้วคลิก มุมมองออกแบบ
-
ในแถว เกณฑ์ ของคอลัมน์ รหัสประเภท ให้พิมพ์ =Dolls หรือ Sports หรือ Art และ Framing
-
คลิก เรียกใช้ เพื่อเรียกใช้คิวรีและแสดงผลลัพธ์ในมุมมองแผ่นข้อมูล
-
สลับกลับไปยังมุมมองออกแบบ และในแถว เกณฑ์ ของคอลัมน์ มูลค่ายอดขายรวม ให้พิมพ์ >100
-
เรียกใช้คิวรีเพื่อดูผลลัพธ์ แล้วสลับกลับไปยังมุมมองออกแบบ
-
ในตอนนี้ ให้เพิ่มเกณฑ์เพื่อแยกธุรกรรมการขายแต่ละรายการที่น้อยกว่า $100 เมื่อต้องการทําเช่นนี้ คุณต้องเพิ่มคอลัมน์อื่น
หมายเหตุ: คุณไม่สามารถระบุเกณฑ์ที่สามในคอลัมน์ Total Sales Value ได้ เกณฑ์ใดๆ ที่คุณระบุในคอลัมน์นี้นําไปใช้กับค่าผลรวม ไม่ใช่กับค่าแต่ละค่า
-
คัดลอกนิพจน์จากคอลัมน์ที่สองไปยังคอลัมน์ที่สาม
-
ในแถว ผลรวม สําหรับคอลัมน์ใหม่ ให้เลือก ตําแหน่ง และ ในแถว เกณฑ์ให้พิมพ์ >20
-
เรียกใช้คิวรีเพื่อดูผลลัพธ์ แล้วบันทึกคิวรี
หมายเหตุ: ในครั้งถัดไปที่คุณเปิดคิวรีในมุมมองออกแบบ คุณอาจสังเกตเห็นการเปลี่ยนแปลงเล็กน้อยในตารางออกแบบ ในคอลัมน์ที่สอง นิพจน์ในแถว เขตข้อมูล จะปรากฏอยู่ภายในฟังก์ชัน Sum และค่าในแถว ผลรวม จะแสดง นิพจน์ แทน Sum
มูลค่ายอดขายรวม: Sum((1-[รายละเอียดคําสั่งซื้อ] ส่วนลด/100)*([รายละเอียดคําสั่งซื้อ] Unitprice*[Orde r Details] ปริมาณ))
คุณจะเห็นคอลัมน์ที่สี่ คอลัมน์นี้เป็นสําเนาของคอลัมน์ที่สอง แต่เกณฑ์ที่คุณระบุในคอลัมน์ที่สองจะปรากฏเป็นส่วนหนึ่งของคอลัมน์ใหม่
-
รวมข้อมูลข้ามกลุ่มโดยใช้คิวรีแบบตาราง
คิวรีแบบตารางเป็นคิวรีชนิดพิเศษที่แสดงผลลัพธ์ในตารางที่คล้ายกับเวิร์กชีต Excel คิวรีแบบตารางจะสรุปค่าของคุณ แล้วจัดกลุ่มตามข้อเท็จจริงสองชุด — ชุดหนึ่งจะอยู่ทางด้านข้าง (ชุดของส่วนหัวของแถว) และอีกชุดหนึ่งอยู่ทางด้านบน (ชุดส่วนหัวของคอลัมน์) รูปนี้แสดงส่วนของชุดผลลัพธ์สําหรับคิวรีแบบตารางตัวอย่าง:
ขณะที่คุณดําเนินการ โปรดจําไว้ว่าคิวรีแบบตารางไม่ได้เติมข้อมูลเขตข้อมูลทั้งหมดในชุดผลลัพธ์เสมอไป เนื่องจากตารางที่คุณใช้ในคิวรีจะไม่มีค่าสําหรับจุดข้อมูลที่เป็นไปได้ทุกจุดเสมอไป
เมื่อคุณสร้างคิวรีแบบตาราง โดยทั่วไปแล้วคุณจะรวมข้อมูลจากตารางมากกว่าหนึ่งตาราง และคุณจะรวมข้อมูลสามชนิดเสมอ: ข้อมูลที่ใช้เป็นส่วนหัวของแถว ข้อมูลที่ใช้เป็นส่วนหัวของคอลัมน์ และค่าที่คุณต้องการรวมหรือคํานวณ
ขั้นตอนในส่วนนี้สมมติว่ามีตารางต่อไปนี้:
ตารางใบสั่งซื้อ
วันที่สั่งซื้อ |
วันที่จัดส่ง |
เมืองที่จัดส่ง |
ค่าธรรมเนียมการจัดส่ง |
---|---|---|---|
11/14/2005 |
11/15/2005 |
Jakarta |
$55.00 |
11/14/2005 |
11/15/2005 |
Sydney |
$76.00 |
11/16/2005 |
11/17/2005 |
Sydney |
$87.00 |
11/17/2005 |
11/18/2005 |
Jakarta |
$43.00 |
11/17/2005 |
11/18/2005 |
Paris |
$105.00 |
11/17/2005 |
11/18/2005 |
สตุ ตการ์ต |
$112.00 |
11/18/2005 |
11/19/2005 |
เวียนนา |
$215.00 |
11/19/2005 |
11/20/2005 |
ไม อา มี่ |
$525.00 |
11/20/2005 |
11/21/2005 |
เวียนนา |
$198.00 |
11/20/2005 |
11/21/2005 |
Paris |
$187.00 |
11/21/2005 |
11/22/2005 |
Sydney |
$81.00 |
11/23/2005 |
11/24/2005 |
Jakarta |
$92.00 |
ตารางรายละเอียดคําสั่งซื้อ
รหัสคำสั่งซื้อ |
ชื่อผลิตภัณฑ์ |
ID ผลิตภัณฑ์ |
ราคาต่อหน่วย |
ปริมาณ |
ส่วนลด |
---|---|---|---|---|---|
1 |
สร้างแป้นพิมพ์ของคุณเอง |
1.2 |
$77.95 |
9 |
5% |
1 |
รูปการไม่ดําเนินการของสํานักราชการ |
2 |
$78.88 |
4 |
7.5% |
2 |
แบบฝึกหัดสําหรับนักคอมพิวเตอร์! ดีวีดี! |
7 |
$14.88 |
6 |
4% |
2 |
ชิปคอมพิวเตอร์เวทมนตร์ |
4 |
$32.65 |
8 |
0 |
2 |
คอมพิวเตอร์ Geeks และสัตว์ในตํานาน |
6 |
$78.50 |
4 |
0 |
3 |
เข้า ถึง! เกมส์! |
5 |
$22.95 |
5 |
15% |
4 |
รูปการกระทําของโปรแกรมเมอร์ |
1 |
$12.95 |
2 |
6% |
4 |
พิซซ่าบิน Ultimate |
8 |
$36.75 |
8 |
4% |
5 |
ไดรฟ์ฟลอปปีดิสก์ภายนอกขนาด 5.25 นิ้ว (มาตราส่วน 1/4) |
9 |
$65.00 |
4 |
10% |
6 |
ไดอะแกรมฐานข้อมูลเชิงสัมพันธ์ |
3 |
$22.50 |
1.2 |
6.5% |
7 |
ความโล่งใจ |
11 |
$53.33 |
6 |
8% |
7 |
ไดอะแกรมฐานข้อมูลเชิงสัมพันธ์ |
3 |
$22.50 |
4 |
9% |
ขั้นตอนต่อไปนี้จะอธิบายวิธีการสร้างคิวรีแบบตารางที่จัดกลุ่มยอดขายรวมตามเมือง คิวรีใช้สองนิพจน์เพื่อส่งกลับวันที่ที่จัดรูปแบบและผลรวมยอดขาย
สร้างคิวรีแบบตาราง
-
บนแท็บ สร้าง ในกลุ่ม คิวรี ให้คลิก การออกแบบคิวรี
-
ดับเบิลคลิกที่ตารางที่คุณต้องการใช้ในคิวรีของคุณ
แต่ละตารางจะปรากฏเป็นหน้าต่างในส่วนบนของตัวออกแบบคิวรี
ถ้าคุณใช้ตารางตัวอย่าง ให้ดับเบิลคลิกที่ตาราง Orders และตาราง Order Details
-
ดับเบิลคลิกที่เขตข้อมูลที่คุณต้องการใช้ในคิวรีของคุณ
ชื่อเขตข้อมูลแต่ละชื่อจะปรากฏในเซลล์ว่างในแถว เขตข้อมูล ของตารางออกแบบ
ถ้าคุณใช้ตารางตัวอย่าง ให้เพิ่มเขตข้อมูล เมืองที่จัดส่ง และ วันที่จัดส่ง จากตาราง คําสั่งซื้อ
-
ในเซลล์ว่างถัดไปในแถว เขตข้อมูล ให้คัดลอกและวางหรือพิมพ์นิพจน์ต่อไปนี้: Total Sales: Sum(CCur([Order Details].[ ราคาต่อหน่วย]*[ปริมาณ]*(1-[ส่วนลด])/100)*100)
-
บนแท็บ ออกแบบคิวรี ในกลุ่ม ชนิดคิวรี ให้คลิก ตาราง
แถว ผลรวม และแถว แบบตาราง จะปรากฏในตารางออกแบบ
-
คลิกเซลล์ในแถว ผลรวม ในเขตข้อมูล เมือง แล้วเลือก จัดกลุ่มตาม ทําแบบเดียวกันสําหรับเขตข้อมูล วันที่จัดส่ง เปลี่ยนค่าในเซลล์ ผลรวม ของเขตข้อมูล Total Sales เป็น นิพจน์
-
ในแถว แบบตาราง ให้ตั้งค่าเซลล์ในเขตข้อมูล เมือง เป็น ส่วนหัวของแถว ตั้งค่าเขตข้อมูล วันที่จัดส่ง เป็น ส่วนหัวของคอลัมน์ และตั้งค่าเขตข้อมูล ยอดขายทั้งหมด เป็น ค่า
-
บนแท็บ ออกแบบคิวรี ในกลุ่ม ผลลัพธ์ ให้คลิก เรียกใช้
ผลลัพธ์คิวรีจะปรากฏในมุมมองแผ่นข้อมูล
การอ้างอิงฟังก์ชันการรวม
ตารางนี้แสดงรายการและอธิบายฟังก์ชันการรวมที่ Access มีให้ในแถว ผลรวม และในคิวรี โปรดจําไว้ว่า Access มีฟังก์ชันการรวมสําหรับคิวรีมากกว่าฟังก์ชันสําหรับแถวผลรวม
ฟังก์ชัน |
คำอธิบาย |
เรา e ที่มีชนิดข้อมูล |
---|---|---|
ค่าเฉลี่ย |
คํานวณค่าเฉลี่ยสําหรับคอลัมน์ คอลัมน์ต้องมีข้อมูลตัวเลข สกุลเงิน หรือวันที่/เวลา ฟังก์ชันจะละเว้นค่า Null |
ตัวเลข สกุลเงิน วันที่/เวลา |
จำนวน |
นับจำนวนรายการในคอลัมน์ |
ชนิดข้อมูลทั้งหมดยกเว้นข้อมูลสเกลาที่ทําซ้ําที่ซับซ้อน เช่น คอลัมน์ของรายการที่มีหลายค่า สําหรับข้อมูลเพิ่มเติมเกี่ยวกับรายการแบบหลายค่า ให้ดูบทความ สร้างหรือลบเขตข้อมูลแบบหลายค่า |
สูงสุด |
ส่งกลับรายการที่มีค่าสูงสุด สําหรับข้อมูลข้อความ ค่าสูงสุดคือค่าตัวอักษรสุดท้าย — Access จะละเว้นตัวพิมพ์ ฟังก์ชันจะละเว้นค่า Null |
ตัวเลข สกุลเงิน วันที่/เวลา |
ต่ำสุด |
ส่งกลับรายการที่มีค่าต่ําสุด สําหรับข้อมูลข้อความ ค่าต่ําสุดคือค่าตัวอักษรแรก — Access จะละเว้นตัวพิมพ์ ฟังก์ชันจะละเว้นค่า Null |
ตัวเลข สกุลเงิน วันที่/เวลา |
ส่วนเบี่ยงเบนมาตรฐาน |
วัดขนาดของการกระจายค่าออกจากค่าเฉลี่ย (ค่าเฉลี่ย) สําหรับข้อมูลเพิ่มเติมเกี่ยวกับการใช้ฟังก์ชันนี้ ให้ดูบทความ แสดงผลรวมคอลัมน์ในแผ่นข้อมูล |
ตัวเลข สกุลเงิน |
ผลรวม |
เพิ่มรายการในคอลัมน์ ใช้งานได้กับข้อมูลตัวเลขและสกุลเงินเท่านั้น |
ตัวเลข สกุลเงิน |
ค่าความแปรปรวน |
วัดค่าความแปรปรวนทางสถิติของค่าทั้งหมดในคอลัมน์ คุณสามารถใช้ฟังก์ชันนี้กับข้อมูลตัวเลขและสกุลเงินเท่านั้น ถ้าตารางมีน้อยกว่าสองแถว Access จะส่งกลับค่า Null สําหรับข้อมูลเพิ่มเติมเกี่ยวกับฟังก์ชันค่าความแปรปรวน ให้ดูบทความ แสดงผลรวมคอลัมน์ในแผ่นข้อมูล |
ตัวเลข สกุลเงิน |