การสร้างฟอร์มที่มีฟอร์มย่อย (ฟอร์มแบบหนึ่ง-ต่อ-กลุ่ม)

การสร้างฟอร์มที่มีฟอร์มย่อยโดยใช้ตัวช่วยสร้างฟอร์ม

กระบวนงานนี้จะสร้างการรวมฟอร์มและฟอร์มย่อยใหม่โดยใช้ตัวช่วยสร้างฟอร์ม นี่เป็นวิธีที่รวดเร็วที่สุดในการเริ่มต้นใช้งานถ้าคุณยังไม่ได้สร้างฟอร์มที่คุณต้องการใช้เป็นฟอร์มหลักหรือฟอร์มย่อย

1. บนแท็บ สร้าง ในกลุ่ม แบบฟอร์ม ให้คลิก ตัวช่วยสร้างแบบฟอร์ม 

2. บนหน้าแรกของตัวช่วยสร้าง ในรายการดรอปดาวน์ ตาราง/คิวรี ให้เลือกตารางหรือคิวรี สําหรับตัวอย่างนี้ เมื่อต้องการสร้างฟอร์มพนักงานที่แสดงใบสั่งซื้อสําหรับพนักงานแต่ละคนในฟอร์มย่อย เราจะเลือก ตาราง: พนักงาน (ด้าน "หนึ่ง" ของความสัมพันธ์แบบหนึ่ง-ต่อ-กลุ่ม)

   หมายเหตุ: คุณจะเลือกตารางหรือคิวรีใดก่อนก็ได้

3. ดับเบิลคลิกที่เขตข้อมูลที่คุณต้องการรวมจากตารางหรือคิวรีนี้

4. ในหน้าเดียวกันของตัวช่วยสร้าง ในรายการดรอปดาวน์ ตาราง/คิวรี ให้เลือกตารางหรือคิวรีอื่นจากรายการ สําหรับตัวอย่างนี้ เราจะเลือกตารางใบสั่งซื้อ (ด้าน "กลุ่ม" ของความสัมพันธ์แบบหนึ่ง-ต่อ-กลุ่ม)

5. ดับเบิลคลิกที่เขตข้อมูลที่คุณต้องการรวมจากตารางหรือคิวรีนี้

6. เมื่อคุณคลิก ถัดไป สมมติว่าคุณตั้งค่าความสัมพันธ์อย่างถูกต้องก่อนที่คุณจะเริ่มตัวช่วยสร้าง ตัวช่วยสร้างจะถาม ว่าคุณต้องการดูข้อมูลของคุณอย่างไร นั่นคือ โดยที่ตารางหรือคิวรีใด เลือกตารางบนด้าน "หนึ่ง" ของความสัมพันธ์แบบหนึ่ง-ต่อ-กลุ่ม สําหรับตัวอย่างนี้ เมื่อต้องการสร้างฟอร์มพนักงาน เราจะคลิกโดยพนักงาน ตัวช่วยสร้างจะแสดงไดอะแกรมขนาดเล็กของฟอร์ม หน้าควรมีลักษณะคล้ายกับภาพประกอบต่อไปนี้:

   

   กล่องในส่วนล่างของไดอะแกรมฟอร์มจะเป็นฟอร์มย่อย

   หมายเหตุ: ถ้าตัวช่วยสร้างไม่ถาม ว่าคุณต้องการดูข้อมูลของคุณอย่างไร นั่นหมายความว่า Access ตรวจไม่พบความสัมพันธ์แบบหนึ่ง-ต่อ-กลุ่มระหว่างตารางหรือคิวรีที่คุณเลือก ตัวช่วยสร้างจะดําเนินการต่อ แต่ Access จะไม่เพิ่มฟอร์มย่อยลงในฟอร์ม คุณอาจต้องการคลิก ยกเลิก และตรวจสอบความสัมพันธ์ของตารางของคุณก่อนที่คุณจะดําเนินการต่อ

7. ที่ด้านล่างของหน้าตัวช่วยสร้าง ให้เลือก ฟอร์มที่มีฟอร์มย่อย แล้วคลิก ถัดไป

8. บนหน้า คุณต้องการเค้าโครงแบบใดสําหรับฟอร์มย่อยของคุณ ให้คลิกตัวเลือกเค้าโครงที่คุณต้องการ แล้วคลิก ถัดไป สไตล์เค้าโครงทั้งสองจะจัดเรียงข้อมูลฟอร์มย่อยในแถวและคอลัมน์ แต่เค้าโครงแบบตารางสามารถกําหนดเองได้มากขึ้น คุณสามารถเพิ่มสี กราฟิก และองค์ประกอบการจัดรูปแบบอื่นๆ ลงในฟอร์มย่อยแบบตาราง ได้ ในขณะที่แผ่นข้อมูลมีขนาดกะทัดรัดกว่า เช่น มุมมองแผ่นข้อมูลของตาราง

9. ในหน้าถัดไปของตัวช่วยสร้าง ให้เลือกสไตล์การจัดรูปแบบสําหรับฟอร์ม แล้วคลิก ถัดไป ถ้าคุณเลือก แบบตาราง บนหน้าก่อนหน้า สไตล์การจัดรูปแบบที่คุณเลือกจะถูกนําไปใช้กับฟอร์มย่อยด้วย

10. ในหน้าสุดท้ายของตัวช่วยสร้าง ให้พิมพ์ชื่อเรื่องที่คุณต้องการสําหรับฟอร์ม Access จะตั้งชื่อฟอร์มโดยยึดตามชื่อเรื่องที่คุณพิมพ์ และติดป้ายชื่อฟอร์มย่อยโดยยึดตามชื่อเรื่องที่คุณพิมพ์สําหรับฟอร์มย่อย

11. ระบุว่าคุณต้องการเปิดฟอร์มในมุมมองฟอร์มเพื่อให้คุณสามารถดูหรือใส่ข้อมูล หรือในมุมมองออกแบบเพื่อให้คุณสามารถปรับเปลี่ยนดีไซน์ของฟอร์ม แล้วคลิก เสร็จสิ้น

    Access จะสร้างฟอร์มขึ้นมาสองฟอร์ม โดยฟอร์มหนึ่งสำหรับฟอร์มหลักที่มีตัวควบคุมฟอร์มย่อยและอีกฟอร์มสำหรับฟอร์มย่อย

ด้านบนของหน้า

การเพิ่มฟอร์มย่อยอย่างน้อยหนึ่งฟอร์มลงในฟอร์มที่มีอยู่โดยใช้ตัวช่วยสร้างฟอร์มย่อย

ใช้กระบวนงานนี้เพื่อเพิ่มฟอร์มย่อยอย่างน้อยหนึ่งฟอร์มลงในฟอร์มที่มีอยู่ สําหรับฟอร์มย่อยแต่ละฟอร์ม คุณสามารถเลือกให้ Access สร้างฟอร์มใหม่หรือใช้ฟอร์มที่มีอยู่เป็นฟอร์มย่อยก็ได้

1. คลิกขวาฟอร์มที่มีอยู่แล้วในบานหน้าต่างนำทาง แล้วคลิก มุมมองออกแบบ

2. บนแท็บ ออกแบบฟอร์ม ในกลุ่ม ตัวควบคุม ให้คลิกลูกศรลงเพื่อแสดงแกลเลอรี ตัวควบคุม และตรวจสอบให้แน่ใจว่าได้เลือก ใช้ตัวช่วยสร้างตัวควบคุม ไว้แล้ว

3. บนแท็บ ออกแบบฟอร์ม ในกลุ่ม ตัวควบคุม ให้คลิกปุ่ม ฟอร์มย่อย/รายงานย่อย

4. คลิกบนฟอร์มที่คุณต้องการวางฟอร์มย่อย

5. ทำตามคำแนะนำในตัวช่วยสร้าง

   เมื่อคุณคลิก เสร็จสิ้น Access จะเพิ่มตัวควบคุมฟอร์มย่อยลงในฟอร์มของคุณ ถ้าคุณเลือกให้ Access สร้างฟอร์มใหม่สําหรับฟอร์มย่อยแทนที่จะใช้ฟอร์มที่มีอยู่ Access จะสร้างวัตถุฟอร์มใหม่และเพิ่มลงในบานหน้าต่างนําทาง

การสร้างฟอร์มย่อยด้วยการลากฟอร์มหนึ่งลงบนอีกฟอร์มหนึ่ง

ใช้กระบวนงานนี้ถ้าคุณต้องการใช้ฟอร์มที่มีอยู่แล้วเป็นฟอร์มหลัก และคุณต้องการเพิ่มฟอร์มที่มีอยู่อย่างน้อยหนึ่งฟอร์มไปที่ฟอร์มดังกล่าวในรูปแบบฟอร์มย่อย

1. ในบานหน้าต่างนำทาง ให้คลิกขวาที่ฟอร์มที่คุณต้องการใช้เป็นฟอร์มหลัก แล้วคลิก มุมมองเค้าโครง

2. ลากฟอร์มที่คุณต้องการใช้เป็นฟอร์มย่อยจากบานหน้าต่างนำทางลงในฟอร์มหลัก

   Access จะเพิ่มตัวควบคุมฟอร์มย่อยลงในฟอร์มหลัก และผูกตัวควบคุมเข้ากับฟอร์มที่คุณลากจากบานหน้าต่างนําทาง Access ยังพยายามลิงก์ฟอร์มย่อยไปยังฟอร์มหลัก โดยยึดตามความสัมพันธ์ที่ได้กําหนดไว้ในฐานข้อมูลของคุณด้วย

3. ทำซ้ำขั้นตอนนี้เพื่อเพิ่มฟอร์มย่อยเพิ่มเติมลงในฟอร์มหลัก

4. เมื่อต้องการตรวจสอบว่าการลิงก์ประสบความสําเร็จ บนแท็บ หน้าแรก ในกลุ่ม มุมมอง ให้คลิก มุมมอง คลิก มุมมองฟอร์ม แล้วใช้ตัวเลือกระเบียนของฟอร์มหลักเพื่อเลื่อนดูระเบียนหลายระเบียน ถ้าฟอร์มย่อยกรองตัวเองได้อย่างถูกต้องสําหรับพนักงานแต่ละคน กระบวนงานจะเสร็จสมบูรณ์

ถ้าการทดสอบก่อนหน้านี้ไม่ได้ผล Access ไม่สามารถระบุวิธีการเชื่อมโยงฟอร์มย่อยไปยังฟอร์มหลักได้ และคุณสมบัติ เชื่อมโยงเขตข้อมูลลูก และ เชื่อมโยงเขตข้อมูลหลัก ของตัวควบคุมฟอร์มย่อยจะว่างเปล่า คุณต้องตั้งค่าคุณสมบัติเหล่านี้ด้วยตนเอง โดยทําดังต่อไปนี้:

1. คลิกขวาฟอร์มหลักในบานหน้าต่างนำทาง แล้วคลิก มุมมองออกแบบ

2. คลิกตัวควบคุมฟอร์มย่อยหนึ่งครั้งเพื่อเลือก

3. ถ้าบานหน้าต่างงาน แผ่นคุณสมบัติ ไม่ได้แสดงอยู่ ให้กด F4 เพื่อแสดง

4. ในแผ่นคุณสมบัติ ให้คลิกแท็บ ข้อมูล

5. คลิกปุ่ม สร้าง ถัดจากกล่องคุณสมบัติ ลิงก์เขตข้อมูลลูก

   กล่องโต้ตอบ ตัวลิงก์เขตข้อมูลฟอร์มย่อย จะปรากฏขึ้น

6. ในรายการดรอปดาวน์ เขตข้อมูลหลัก และ เขตข้อมูลรอง ให้เลือกเขตข้อมูลที่คุณต้องการลิงก์ฟอร์มด้วย แล้วคลิก ตกลง ถ้าคุณไม่แน่ใจว่าจะใช้เขตข้อมูลใด ให้คลิก แนะนํา เพื่อให้ Access พยายามกําหนดเขตข้อมูลที่ลิงก์

   เคล็ดลับ: ถ้าคุณไม่เห็นเขตข้อมูลที่คุณต้องการใช้ลิงก์ฟอร์ม คุณอาจจําเป็นต้องแก้ไขแหล่งระเบียนของฟอร์มหลักหรือฟอร์มรองเพื่อช่วยตรวจสอบให้แน่ใจว่าเขตข้อมูลการเชื่อมโยงอยู่ในนั้น ตัวอย่างเช่น ถ้าฟอร์มยึดตามคิวรี คุณควรตรวจสอบให้แน่ใจว่าเขตข้อมูลการเชื่อมโยงแสดงอยู่ในผลลัพธ์คิวรี

7. บันทึกฟอร์มหลัก แล้วสลับไปยังมุมมองฟอร์ม จากนั้นตรวจสอบว่าฟอร์มดังกล่าวทำงานได้ตามที่คุณคาดไว้หรือไม่

เปิดฟอร์มย่อยในหน้าต่างใหม่ในมุมมองออกแบบ

ถ้าคุณต้องการเปลี่ยนแปลงการออกแบบฟอร์มย่อยในขณะที่คุณกำลังทำงานกับฟอร์มหลักในมุมมองออกแบบ คุณสามารถเปิดฟอร์มย่อยในหน้าต่างแยกได้โดย

1. คลิกที่ฟอร์มย่อยเพื่อเลือก

2. บนแท็บ ออกแบบฟอร์ม ในกลุ่ม เครื่องมือ ให้คลิก ฟอร์มย่อยในหน้าต่างใหม่

ด้านบนของหน้า

การเปลี่ยนมุมมองเริ่มต้นของฟอร์มย่อย

เมื่อคุณเพิ่มฟอร์มย่อยลงในฟอร์ม ตัวควบคุมฟอร์มย่อย/รายงานย่อยจะแสดงฟอร์มย่อยตามคุณสมบัติ มุมมองเริ่มต้น ของฟอร์มย่อย คุณสมบัตินี้สามารถตั้งค่าเป็นค่าต่อไปนี้:

• ฟอร์มเดี่ยว

• ฟอร์มต่อเนื่อง

• แผ่นข้อมูล

• ฟอร์มแยก

เมื่อคุณสร้างฟอร์มย่อยเป็นครั้งแรก คุณสมบัตินี้อาจถูกตั้งค่าเป็น ต่อเนื่อง Forms หรืออาจเป็น ฟอร์มเดี่ยว อย่างไรก็ตาม ถ้าคุณตั้งค่าคุณสมบัติ มุมมองเริ่มต้น ของฟอร์มย่อยเป็น แผ่นข้อมูล ฟอร์มย่อยจะแสดงเป็นแผ่นข้อมูลบนฟอร์มหลัก

เมื่อต้องการตั้งค่าคุณสมบัติ มุมมองเริ่มต้น ของฟอร์มย่อย

1. ปิดวัตถุใดๆ ก็ตามที่เปิดอยู่

2. ในบานหน้าต่างนำทาง ให้คลิกขวาที่ฟอร์มย่อยแล้วคลิก มุมมองออกแบบ

3. ถ้าไม่มีแผ่นคุณสมบัติแสดงอยู่ ให้กด F4 เพื่อแสดงแผ่นคุณสมบัติ

4. ในรายการดรอปดาวน์ที่ด้านบนของแผ่นคุณสมบัติ ให้ตรวจสอบให้แน่ใจว่า ฟอร์ม ถูกเลือกไว้อยู่

5. บนแท็บ รูปแบบ ของแผ่นคุณสมบัติ ให้ตั้งค่าคุณสมบัติ มุมมองเริ่มต้น ให้เป็นมุมมองที่คุณต้องการใช้

   หมายเหตุ: ถ้ามุมมองที่คุณต้องการใช้ไม่อยู่ในรายการ ตรวจสอบให้แน่ใจว่า "อนุญาต... คุณสมบัติ มุมมอง" สําหรับมุมมองถูกตั้งค่าเป็น ใช่ ตัวอย่างเช่น ถ้าคุณต้องการระบุให้แผ่นข้อมูลเป็นมุมมองเริ่มต้นสําหรับฟอร์ม ให้ตรวจสอบให้แน่ใจว่าคุณสมบัติ อนุญาตให้ใช้มุมมองแผ่นข้อมูล ถูกตั้งค่าเป็น ใช่

6. บันทึกและปิดฟอร์มย่อย แล้วเปิดฟอร์มหลักเพื่อตรวจสอบผลลัพธ์ที่ได้

ด้านบนของหน้า

การเพิ่มข้อมูลที่เกี่ยวข้องลงในฟอร์มโดยไม่ต้องสร้างฟอร์มย่อย

ไม่จําเป็นต้องสร้างวัตถุฟอร์มแยกต่างหากเพื่อแสดงข้อมูลที่เกี่ยวข้องเสมอไป ตัวอย่างเช่น ถ้าคุณกําลังทํางานบนฟอร์มในมุมมองเค้าโครงหรือมุมมองออกแบบ และคุณลากตารางหรือคิวรีจากบานหน้าต่างนําทางไปยังฟอร์ม Access จะสร้างตัวควบคุมฟอร์มย่อย/รายงานย่อยที่แสดงข้อมูลในวัตถุนั้น คุณสมบัติ มุมมองเริ่มต้น ของวัตถุจะกําหนดวิธีการแสดงข้อมูล โดยปกติแล้ว จะถูกตั้งค่าเป็นมุมมองแผ่นข้อมูล แต่คุณยังสามารถตั้งค่าคุณสมบัติ มุมมองเริ่มต้น ของตารางหรือคิวรีเป็น ฟอร์มเดี่ยวฟอร์มแยก หรือ Forms ต่อเนื่อง ทําให้คุณมีความยืดหยุ่นมากขึ้นในการแสดงข้อมูลที่เกี่ยวข้องบนฟอร์ม

ด้านบนของหน้า