Applies ToAccess for Microsoft 365 Access 2024 Access 2021 Access 2019 Access 2016

หัวข้อนี้จะอธิบายเทคนิคต่างๆ ที่คุณสามารถใช้เพื่อปรับเปลี่ยนรายงาน Access ที่มีอยู่ได้ Access มีสองมุมมองที่คุณสามารถใช้เพื่อทําการเปลี่ยนแปลงไปยังรายงานของคุณ ได้แก่ มุมมองเค้าโครงและมุมมองออกแบบ ตัวเลือกมุมมองที่จะใช้จะขึ้นอยู่กับงานที่เฉพาะเจาะจงที่คุณพยายามทําให้สําเร็จ คุณอาจใช้ทั้งสองมุมมองเพื่อทําการเปลี่ยนแปลงของคุณ

คุณต้องการทำอะไร

ทําความเข้าใจมุมมองเค้าโครง

มุมมองเค้าโครงเป็นมุมมองที่ใช้งานง่ายที่สุดที่จะใช้สําหรับการปรับเปลี่ยนรายงาน และสามารถใช้สําหรับการเปลี่ยนแปลงเกือบทั้งหมดที่คุณต้องการทํากับรายงานใน Access ในมุมมองเค้าโครง รายงานจะทํางานอยู่จริง เพื่อให้คุณสามารถดูข้อมูลของคุณให้มากที่สุดเท่าที่จะปรากฏเมื่อพิมพ์ อย่างไรก็ตาม คุณยังสามารถเปลี่ยนแปลงการออกแบบรายงานในมุมมองนี้ได้ เนื่องจากคุณสามารถดูข้อมูลในขณะที่คุณกําลังปรับเปลี่ยนรายงาน จึงเป็นมุมมองที่มีประโยชน์มากสําหรับการตั้งค่าความกว้างของคอลัมน์ เพิ่มระดับกลุ่ม หรือทํางานอื่นๆ เกือบทั้งหมดที่มีผลต่อลักษณะที่ปรากฏและการอ่านรายงาน ภาพประกอบต่อไปนี้แสดงรายงานสมุดโทรศัพท์ลูกค้าในมุมมองเค้าโครง

รายงานในมุมมองเค้าโครง

รายงานที่คุณเห็นในมุมมองเค้าโครงไม่เหมือนกับรายงานที่พิมพ์ ตัวอย่างเช่น ไม่มีตัวแบ่งหน้าในมุมมองเค้าโครง นอกจากนี้ ถ้าคุณใช้ การตั้งค่าหน้ากระดาษ สําหรับจัดรูปแบบรายงานของคุณด้วยคอลัมน์ คอลัมน์จะไม่แสดงในมุมมองเค้าโครง อย่างไรก็ตาม มุมมองเค้าโครงช่วยให้คุณประมาณรายงานที่พิมพ์ได้ใกล้เคียงกันมาก ถ้าคุณต้องการดูลักษณะของรายงานเมื่อพิมพ์ ให้ใช้ ตัวอย่างก่อนพิมพ์

งานบางอย่างไม่สามารถทําได้ในมุมมองเค้าโครง และคุณต้องสลับไปยังมุมมองออกแบบ ในบางสถานการณ์ Access จะแสดงข้อความแจ้งให้คุณทราบว่าคุณต้องสลับไปยังมุมมองออกแบบเพื่อทําการเปลี่ยนแปลงที่เฉพาะเจาะจง

ทําความเข้าใจมุมมองออกแบบ

มุมมองออกแบบจะให้รายละเอียดเพิ่มเติมเกี่ยวกับโครงสร้างของรายงานของคุณ คุณสามารถดูแถบหัวกระดาษและท้ายกระดาษสําหรับรายงาน หน้า และกลุ่มได้ รายงานไม่ได้ทํางานอยู่ในมุมมองออกแบบ ดังนั้นคุณจึงไม่เห็นข้อมูลพื้นฐานในขณะที่ทํางาน อย่างไรก็ตาม ยังมีงานบางอย่างที่คุณสามารถดําเนินการในมุมมองออกแบบได้ง่ายกว่าในมุมมองเค้าโครง คุณสามารถ:

  • เพิ่มตัวควบคุมต่างๆ ลงในรายงานของคุณ เช่น ป้ายชื่อ รูป เส้น และสี่เหลี่ยมผืนผ้า

  • แก้ไขแหล่งควบคุมกล่องข้อความในกล่องข้อความโดยไม่ต้องใช้แผ่นคุณสมบัติ

  • เปลี่ยนคุณสมบัติบางอย่างที่ไม่พร้อมใช้งานในมุมมองเค้าโครง

ภาพประกอบต่อไปนี้แสดงรายงานสมุดโทรศัพท์ลูกค้าในมุมมองออกแบบ

รายงานในมุมมองออกแบบ

สลับระหว่างมุมมอง

Access มีวิธีการต่างๆ ในการสลับไปมาระหว่างมุมมอง ถ้ารายงานเปิดอยู่แล้ว คุณสามารถสลับไปยังมุมมองอื่นได้โดยทําอย่างใดอย่างหนึ่งต่อไปนี้

  • คลิกขวาที่รายงานในบานหน้าต่างนําทาง แล้วคลิกมุมมองที่คุณต้องการบนเมนูทางลัด

  • คลิกขวาที่แท็บเอกสารหรือแถบชื่อเรื่องของรายงาน แล้วคลิกมุมมองที่คุณต้องการบนเมนูทางลัด

  • บนแท็บ หน้าแรก ในกลุ่ม มุมมอง ให้คลิกปุ่ม มุมมอง เพื่อสลับไปมาระหว่างมุมมองที่พร้อมใช้งาน อีกวิธีหนึ่งคือ คุณสามารถคลิกลูกศรภายใต้ มุมมอง แล้วเลือกหนึ่งในมุมมองที่พร้อมใช้งานจากเมนู

  • คลิกขวาในพื้นที่ว่างของรายงาน แล้วคลิกมุมมองที่คุณต้องการ ถ้ารายงานเปิดอยู่ในมุมมองออกแบบ คุณต้องคลิกขวาที่ด้านนอกของตารางออกแบบ

  • คลิกไอคอนมุมมองขนาดเล็กไอคอนใดไอคอนหนึ่งบนแถบสถานะ Access

ถ้ารายงานไม่ได้เปิดอยู่ ให้ดับเบิลคลิกรายงานในบานหน้าต่างนําทางเพื่อเปิดในมุมมองรายงาน เมื่อต้องการเปิดรายงานในมุมมองอื่น ให้คลิกขวาที่รายงานในบานหน้าต่างนําทาง แล้วคลิกมุมมองที่คุณต้องการบนเมนูทางลัด

หมายเหตุ: ถ้าคุณกําลังปรับเปลี่ยนรายงานที่คุณใช้ การตั้งค่าหน้ากระดาษ เพื่อสร้างหลายคอลัมน์ (เช่น รายงานป้ายจ่าหน้าจดหมาย) คุณจะสามารถดูได้เฉพาะคอลัมน์ใน ตัวอย่างก่อนพิมพ์ เท่านั้น เมื่อคุณดูรายงานในมุมมองรายงานหรือมุมมองเค้าโครง Access จะแสดงข้อมูลในคอลัมน์เดียว

ปรับเปลี่ยนรายงานของคุณในมุมมองเค้าโครง

ส่วนนี้จะอธิบายการปรับเปลี่ยนรายงานทั่วไปที่คุณสามารถทําในมุมมองเค้าโครง

เปลี่ยนความกว้างของคอลัมน์หรือเขตข้อมูลในมุมมองเค้าโครง

  1. คลิกรายการในคอลัมน์ที่คุณต้องการปรับ

    เส้นขอบจะถูกวาดรอบๆ รายการเพื่อระบุว่ามีการเลือกเขตข้อมูล

  2. ลากขอบขวาหรือซ้ายของเส้นขอบจนกว่าคอลัมน์จะมีความกว้างตามที่คุณต้องการ

เปลี่ยนความสูงของแถวหรือเขตข้อมูลในมุมมองเค้าโครง

  1. คลิกรายการในแถวที่คุณต้องการปรับ

    เส้นขอบจะถูกวาดรอบๆ รายการเพื่อระบุว่ามีการเลือกเขตข้อมูล

  2. ลากขอบบนหรือขอบล่างของเส้นขอบจนกระทั่งแถวมีความสูงตามที่คุณต้องการ

เพิ่มเขตข้อมูลในมุมมองเค้าโครง

  • บนแท็บ ออกแบบ ในกลุ่ม เครื่องมือ ให้คลิก เพิ่มเขตข้อมูลที่มีอยู่

    รายการของฟิลด์ที่พร้อมใช้งานจะแสดงขึ้น ถ้ามีเขตข้อมูลที่พร้อมใช้งานในตารางอื่น เขตข้อมูลเหล่านี้จะแสดงภายใต้ เขตข้อมูลที่พร้อมใช้งานในตารางอื่น:

  • ลากเขตข้อมูลจากรายการ เขตข้อมูล ลงในรายงาน เมื่อคุณย้ายเขตข้อมูล พื้นที่ที่เน้นจะระบุตําแหน่งของเขตข้อมูลที่จะวางเมื่อคุณปล่อยปุ่มเมาส์

    หมายเหตุ: เมื่อต้องการเพิ่มหลายเขตข้อมูลพร้อมกัน ให้กดแป้น CTRL ค้างไว้ แล้วคลิกแต่ละเขตข้อมูลในรายการ เขตข้อมูล ที่คุณต้องการ จากนั้นปล่อยแป้น CTRL แล้วลากเขตข้อมูลลงในรายงาน เขตข้อมูลจะถูกวางไว้ติดกัน

ด้านบนของหน้า

ทําความเข้าใจเค้าโครงตัวควบคุม

เค้าโครงตัวควบคุมคือเส้นบอกแนวที่จัดแนวตัวควบคุมของคุณในแนวนอนและแนวตั้งเพื่อให้รายงานของคุณมีลักษณะเหมือนเดิม คุณสามารถมองเค้าโครงตัวควบคุมเป็นตารางโดยที่เซลล์แต่ละเซลล์ของตารางมีตัวควบคุมอยู่ ขั้นตอนต่อไปนี้จะแสดงวิธีการเพิ่ม เอาออก หรือจัดเรียงตัวควบคุมใหม่ในเค้าโครงตัวควบคุม

เค้าโครงตัวควบคุมมีสองแบบ คือ แบบตารางและแบบเรียงซ้อน

  • ในเค้าโครงตัวควบคุมแบบตาราง ตัวควบคุมจะถูกจัดเรียงเป็นแถวและคอลัมน์ เช่น สเปรดชีต โดยมีป้ายชื่ออยู่ด้านบน เค้าโครงตัวควบคุมแบบตารางจะครอบคลุมสองส่วนของรายงานเสมอ ป้ายชื่อจะอยู่ในส่วนด้านบนของตัวควบคุม ภาพประกอบต่อไปนี้แสดงเค้าโครงตัวควบคุมแบบตารางพื้นฐาน

    เค้าโครงตัวควบคุมแบบตารางพื้นฐาน

  • ในเค้าโครงแบบเรียงซ้อน ตัวควบคุมจะถูกจัดเรียงในแนวตั้งเหมือนกับที่คุณอาจเห็นบนฟอร์มกระดาษ โดยมีป้ายชื่อทางด้านซ้ายของแต่ละตัวควบคุม เค้าโครงแบบเรียงซ้อนจะอยู่ภายในส่วนรายงานเดียวเสมอ ภาพประกอบต่อไปนี้แสดงเค้าโครงตัวควบคุมแบบเรียงซ้อนพื้นฐาน

    เค้าโครงตัวควบคุมแบบเรียงซ้อนพื้นฐาน

คุณสามารถมีเค้าโครงการควบคุมหลายเค้าโครงของชนิดใดชนิดหนึ่งในรายงาน ตัวอย่างเช่น คุณอาจมีเค้าโครงแบบตารางเพื่อสร้างแถวของข้อมูลสําหรับแต่ละระเบียน จากนั้นมีเค้าโครงแบบเรียงซ้อนอย่างน้อยหนึ่งเค้าโครงด้านล่าง ซึ่งมีข้อมูลเพิ่มเติมจากระเบียนเดียวกัน

Create เค้าโครงตัวควบคุมใหม่

Access จะสร้างเค้าโครงตัวควบคุมแบบคอลัมน์โดยอัตโนมัติในสถานการณ์ต่อไปนี้:

  • คุณสร้างรายงานใหม่โดยการคลิก รูปปุ่มรายงาน ในกลุ่ม รายงาน บนแท็บ Create

  • คุณสร้างรายงานใหม่โดยการคลิก รูปปุ่มรายงานเปล่า ในกลุ่ม รายงาน บนแท็บ Create แล้วลากเขตข้อมูลจากบานหน้าต่าง รายการเขตข้อมูล ไปยังรายงาน

บนรายงานที่มีอยู่ คุณสามารถสร้างเค้าโครงตัวควบคุมใหม่โดยทําดังต่อไปนี้

  1. เลือกตัวควบคุมที่คุณต้องการเพิ่มลงในเค้าโครง

  2. ถ้าคุณต้องการเพิ่มตัวควบคุมอื่นๆ ลงในเค้าโครงเดียวกัน ให้กดแป้น SHIFT ค้างไว้ แล้วเลือกตัวควบคุมเหล่านั้นด้วย

  3. เลือกทำอย่างใดอย่างหนึ่งต่อไปนี้:

    • บนแท็บ จัดเรียง ในกลุ่ม ตาราง ให้คลิก แบบตาราง หรือ แบบเรียงซ้อน

    • คลิกขวาที่ตัวควบคุมหรือตัวควบคุมที่เลือก ชี้ไปที่ เค้าโครง แล้วคลิก แบบตาราง หรือ แบบเรียงซ้อน

Access จะสร้างเค้าโครงตัวควบคุมและเพิ่มตัวควบคุมที่เลือกเข้าไป

สลับเค้าโครงตัวควบคุมจากแบบตารางเป็นแบบเรียงซ้อน หรือจากแบบเรียงซ้อนเป็นแบบตาราง

เมื่อต้องการสลับเค้าโครงทั้งหมดจากเค้าโครงชนิดหนึ่งไปยังอีกชนิดหนึ่ง:

  • เลือกเค้าโครงตัวควบคุมโดยการคลิกตัวเลือกเค้าโครงสีส้มที่มุมบนซ้ายของเค้าโครง

    เซลล์ทั้งหมดในเค้าโครงจะถูกเลือก

  • เลือกทำอย่างใดอย่างหนึ่งต่อไปนี้:

    • บนแท็บ จัดเรียง ในกลุ่ม ตาราง ให้คลิกชนิดเค้าโครงที่คุณต้องการ (แบบตาราง หรือ แบบเรียงซ้อน)

    • คลิกขวาที่เค้าโครงตัวควบคุม ชี้ไปที่ เค้าโครง แล้วคลิกชนิดเค้าโครงที่คุณต้องการ

Access จะจัดเรียงตัวควบคุมเป็นชนิดเค้าโครงที่คุณเลือก

แยกเค้าโครงตัวควบคุมหนึ่งเค้าโครงเป็นสองเค้าโครง

คุณสามารถแยกเค้าโครงตัวควบคุมออกเป็นสองเค้าโครงได้โดยใช้ขั้นตอนต่อไปนี้

  1. กดแป้น SHIFT ค้างไว้แล้วคลิกตัวควบคุมที่คุณต้องการย้ายไปยังเค้าโครงตัวควบคุมใหม่

  2. เลือกทำอย่างใดอย่างหนึ่งต่อไปนี้:

    • บนแท็บ จัดเรียง ในกลุ่ม ตาราง ให้คลิกชนิดเค้าโครงที่คุณต้องการสําหรับเค้าโครงใหม่ (แบบตาราง หรือ แบบเรียงซ้อน)

    • คลิกขวาที่ตัวควบคุมที่เลือก ชี้ไปที่ เค้าโครง แล้วคลิกชนิดเค้าโครงที่คุณต้องการสําหรับเค้าโครงใหม่

Access จะสร้างเค้าโครงตัวควบคุมใหม่และเพิ่มตัวควบคุมที่เลือกเข้าไป

จัดเรียงตัวควบคุมใหม่ในเค้าโครงตัวควบคุม

  • คุณสามารถย้ายตัวควบคุมภายในเค้าโครงตัวควบคุมได้โดยการลากตัวควบคุมไปยังตําแหน่งที่คุณต้องการ ขณะที่คุณลากเขตข้อมูล แถบแนวนอนหรือแนวตั้งจะระบุตําแหน่งที่จะวางเมื่อคุณปล่อยปุ่มเมาส์

  • คุณสามารถย้ายตัวควบคุมจากเค้าโครงตัวควบคุมหนึ่งไปยังอีกเค้าโครงตัวควบคุมหนึ่งที่เป็นชนิดเดียวกันได้ ตัวอย่างเช่น คุณสามารถลากตัวควบคุมจากเค้าโครงแบบเรียงซ้อนหนึ่งไปยังเค้าโครงแบบเรียงซ้อนอื่น แต่ไม่สามารถลากไปยังเค้าโครงแบบตารางได้

เพิ่มตัวควบคุมลงในเค้าโครงตัวควบคุม

เมื่อต้องการเพิ่มเขตข้อมูลใหม่จากบานหน้าต่าง รายการเขตข้อมูล ลงในเค้าโครงตัวควบคุมที่มีอยู่    

  • เพียงลากเขตข้อมูลจากบานหน้าต่าง รายการเขตข้อมูล ไปยังเค้าโครง แถบแนวนอนหรือแนวตั้งจะแสดงตําแหน่งที่เขตข้อมูลจะถูกวางเมื่อคุณปล่อยปุ่มเมาส์

เมื่อต้องการเพิ่มตัวควบคุมที่มีอยู่ลงในเค้าโครงตัวควบคุมที่มีอยู่    

  1. เลือกตัวควบคุมแรกที่คุณต้องการเพิ่มลงในเค้าโครงตัวควบคุม

  2. ถ้าคุณต้องการเพิ่มตัวควบคุมอื่นๆ ลงในเค้าโครงเดียวกัน ให้กดแป้น SHIFT ค้างไว้ แล้วเลือกตัวควบคุมเหล่านั้นด้วย คุณสามารถเลือกตัวควบคุมในเค้าโครงตัวควบคุมอื่นๆ ได้

  3. เลือกทำอย่างใดอย่างหนึ่งต่อไปนี้:

    • ถ้ารายงานเปิดอยู่ในมุมมองออกแบบ ให้ลากเขตข้อมูลที่เลือกไปยังเค้าโครง แถบแนวนอนหรือแนวตั้งจะระบุตําแหน่งที่จะวางเขตข้อมูลเมื่อคุณปล่อยปุ่มเมาส์

    • ถ้ารายงานเปิดอยู่ในมุมมองเค้าโครง ให้ทําดังนี้

      1. บนแท็บ จัดเรียง ในกลุ่ม ตาราง ให้คลิกชนิดของเค้าโครงที่คุณกําลังเพิ่มเข้าไป ถ้าคุณกําลังเพิ่มลงในเค้าโครงแบบตาราง ให้คลิกแบบตาราง ถ้าคุณกําลังเพิ่มลงในเค้าโครงแบบเรียงซ้อน ให้คลิกแบบเรียงซ้อน

        Access จะสร้างเค้าโครงใหม่และเพิ่มตัวควบคุมที่เลือกเข้าไป

      2. ลากเค้าโครงใหม่ไปยังเค้าโครงที่มีอยู่ แถบแนวนอนหรือแนวตั้งจะระบุตําแหน่งที่จะวางเขตข้อมูลเมื่อคุณปล่อยปุ่มเมาส์

การเอาตัวควบคุมออกจากเค้าโครงตัวควบคุม

การเอาตัวควบคุมออกจากเค้าโครงตัวควบคุมจะทําให้คุณสามารถวางตัวควบคุมไว้ที่ใดก็ได้ในรายงานโดยไม่มีผลกระทบต่อการวางตําแหน่งของตัวควบคุมอื่นๆ

  1. เลือกตัวควบคุมที่คุณต้องการเอาออกจากเค้าโครง เมื่อต้องการเลือกตัวควบคุมหลายตัว ให้กดแป้น SHIFT ค้างไว้ แล้วคลิกตัวควบคุมที่คุณต้องการเอาออก เมื่อต้องการเลือกตัวควบคุมทั้งหมดในเค้าโครง ให้คลิกกล่องตัวเลือกเค้าโครงที่มุมบนซ้ายของเค้าโครง

  2. คลิกขวาที่ตัวควบคุมที่เลือกตัวใดตัวหนึ่ง ชี้ไปที่ เค้าโครง แล้วคลิก เอาเค้าโครงออก

    Access จะเอาตัวควบคุมที่เลือกออกจากเค้าโครง

เคล็ดลับ: เมื่อต้องการป้องกันไม่ให้แทรกตัวควบคุมลงในเค้าโครงตัวควบคุมเมื่อคุณย้าย ให้กดแป้น CTRL ค้างไว้ แล้วลากตัวควบคุมไปยังตําแหน่งที่คุณต้องการ

ด้านบนของหน้า

ลบเขตข้อมูลหรือคอลัมน์

  1. คลิกเขตข้อมูลหรือคอลัมน์ที่จะลบ หรือคลิกป้ายชื่อหรือส่วนหัวของคอลัมน์

    Access จะวาดเส้นขอบรอบๆ รายการเพื่อระบุว่ามีการเลือกไว้

  2. กด DELETE

เปลี่ยนการตั้งค่าหน้ากระดาษ

ใช้กลุ่ม ขนาดหน้า กระดาษ และ เค้าโครงหน้ากระดาษ บนแท็บ ตั้งค่าหน้ากระดาษ เพื่อเปลี่ยนขนาด การวางแนว ระยะขอบ และอื่นๆ

  1. คลิกแท็บ ตั้งค่าหน้ากระดาษ

  2. ในกลุ่ม ขนาดหน้ากระดาษ ให้คลิก ขนาด เพื่อเลือกขนาดกระดาษอื่น

  3. ในกลุ่ม ขนาดหน้า กระดาษ ให้คลิก ระยะขอบ เพื่อปรับเปลี่ยนระยะขอบของรายงาน

  4. ในกลุ่ม เค้าโครงหน้ากระดาษ ให้คลิก แนวตั้ง หรือ แนวนอน เพื่อเปลี่ยนการวางแนวกระดาษ

เปลี่ยนการจัดรูปแบบของเขตข้อมูล

  1. เลือกเขตข้อมูลที่คุณต้องการจัดรูปแบบ

  2. บนแท็บ รูปแบบ ให้ใช้เครื่องมือในกลุ่ม ฟอนต์ เพื่อนําการจัดรูปแบบที่คุณต้องการไปใช้

การผูกกล่องข้อความเข้ากับเขตข้อมูลอื่น (เปลี่ยนแหล่งตัวควบคุมของตัวควบคุม)

  1. คลิกภายในคอลัมน์หรือเขตข้อมูลที่คุณต้องการเปลี่ยนแหล่งตัวควบคุม

    เส้นขอบจะถูกวาดรอบๆ รายการเพื่อระบุว่ามีการเลือกเขตข้อมูล

  2. ถ้าแผ่นคุณสมบัติไม่ได้แสดงอยู่ในขณะนี้ ให้กด F4 เพื่อแสดงแผ่นคุณสมบัติ

  3. บนแท็บ ข้อมูล ของแผ่นคุณสมบัติ ให้ตั้งค่าคุณสมบัติ แหล่งตัวควบคุม เป็นเขตข้อมูลใหม่ คุณสามารถเลือกเขตข้อมูลจากรายการดรอปดาวน์ หรือคุณสามารถพิมพ์นิพจน์ในกล่อง

เปลี่ยนแหล่งระเบียนของรายงาน

  1. ถ้าแผ่นคุณสมบัติไม่แสดง ให้กด F4 เพื่อแสดงแผ่นคุณสมบัติ

  2. ในรายการดรอปดาวน์ที่ด้านบนของแผ่นคุณสมบัติ ให้คลิก รายงาน

  3. ในแผ่นคุณสมบัติ ให้คลิกแท็บ ข้อมูล

  4. ในรายการดรอปดาวน์ แหล่งระเบียน ให้เลือกตารางหรือคิวรีที่คุณต้องการใช้สําหรับแหล่งระเบียน หรือคลิก ปุ่มตัวสร้างเพื่อแสดงตัวสร้างคิวรี

    หมายเหตุ: ถ้าในปัจจุบันรายงานยึดตามตาราง Access จะถามว่าคุณต้องการสร้างคิวรีโดยยึดตามตารางหรือไม่ คลิก ใช่ เพื่อแสดงตัวสร้างคิวรีและสร้างคิวรี หรือคลิก ไม่ใช่ เพื่อยกเลิกการดําเนินการ ถ้าคุณเลือกที่จะสร้างคิวรี คิวรีใหม่จะกลายเป็นแหล่งระเบียนของรายงาน ซึ่งจะถูกสร้างเป็นคิวรี "ฝังตัว" กล่าวคือ คิวรีที่ถูกเก็บไว้ในคุณสมบัติ RecordSource ของรายงานแทนที่จะเป็นวัตถุคิวรีที่แยกต่างหาก

ตัดข้อความในเขตข้อมูล

  1. ถ้าแผ่นคุณสมบัติไม่แสดง ให้คลิกขวาที่เขตข้อมูลที่คุณต้องการตัดข้อความ แล้วคลิก คุณสมบัติ หรือเพียงคลิกเขตข้อมูลเพื่อเลือก

  2. บนแท็บ รูปแบบ ของแผ่นคุณสมบัติ ให้ตั้งค่าคุณสมบัติ CanGrow เป็นใช่

เพิ่มเส้นตาราง

ถ้าตัวควบคุมของคุณอยู่ในเค้าโครงตัวควบคุม คุณสามารถเพิ่มเส้นตารางเพื่อให้เห็นการแยกระหว่างตัวควบคุมได้มากขึ้น

  1. คลิกเขตข้อมูลใดก็ได้ในเค้าโครงตัวควบคุม

    เส้นขอบจะถูกวาดรอบเขตข้อมูลเพื่อระบุว่ามีการเลือกเส้นขอบไว้

  2. บนแท็บ จัดเรียง ในกลุ่ม ตาราง ให้คลิก เส้นตาราง

  3. เลือกสไตล์ของเส้นตารางที่คุณต้องการจากรายการดรอปดาวน์

หมายเหตุ: คุณยังสามารถเพิ่มเส้นตารางได้โดยการคลิกขวาที่เขตข้อมูลใดๆ ในเค้าโครงตัวควบคุม ชี้ไปที่ เค้าโครง ชี้ไปที่ เส้นตาราง แล้วเลือกชนิดของเส้นตารางที่คุณต้องการ

ด้านบนของหน้า

เพิ่มหรือปรับเปลี่ยนโลโก้หรือรูปอื่นๆ

ขั้นตอนต่อไปนี้จะแสดงวิธีการเพิ่มโลโก้ลงในรายงานโดยใช้เครื่องมือ โลโก้ และวิธีการปรับขนาดตัวควบคุมรูปหรือรูปภายในตัวควบคุมรูป

เพิ่มโลโก้

  • บนแท็บ ออกแบบ ในกลุ่ม หัวกระดาษ/ท้ายกระดาษ ให้คลิก โลโก้

    กล่องโต้ตอบ แทรกรูปภาพ จะปรากฏขึ้น

  • เรียกดูโฟลเดอร์ที่เก็บไฟล์โลโก้ของคุณ ไว้ แล้วดับเบิลคลิกที่ไฟล์

    Access จะเพิ่มโลโก้ที่มุมซ้ายบนของรายงาน

ปรับขนาดตัวควบคุมที่มีโลโก้หรือรูปอื่น

  1. คลิกตัวควบคุมที่มีรูปภาพ

    เส้นขอบจะถูกวาดรอบๆ ตัวควบคุมเพื่อระบุว่าได้เลือกเส้นขอบนั้นแล้ว

  2. วางตัวชี้บนเส้นขอบ เมื่อตัวชี้กลายเป็นลูกศรสองหัว คุณสามารถลากตัวชี้ไปในทิศทางที่ระบุโดยลูกศรเพื่อทําให้ตัวควบคุมรูปใหญ่ขึ้นหรือเล็กลงได้

โปรดสังเกตว่าค่าเริ่มต้นสําหรับคุณสมบัติ โหมดขนาด ของรูปคือ คลิป ซึ่งหมายความว่ารูปจะยังคงมีขนาดเดียวกัน โดยไม่คํานึงถึงขนาดของรูปภาพหรือขนาดเล็กที่คุณทําตัวควบคุมรูป ถ้าคุณต้องการให้รูปภาพมีขนาดใหญ่ขึ้นหรือเล็กลงเมื่อคุณปรับขนาดตัวควบคุม ให้ทําดังต่อไปนี้:

ปรับขนาดโลโก้หรือรูปภายในตัวควบคุม

  1. เลือกรูปภาพ

  2. ถ้าแผ่นคุณสมบัติไม่ได้แสดงอยู่แล้ว ให้กด F4 เพื่อแสดงแผ่นคุณสมบัติ

  3. บนแท็บ รูปแบบ ของแผ่นคุณสมบัติ ให้ตั้งค่าคุณสมบัติ โหมดขนาด เป็นตัวเลือกที่คุณต้องการ:

การตั้งค่า

คำอธิบาย

คลิป

รูปภาพจะยังคงมีขนาดเท่ากัน ไม่ว่าคุณจะมีขนาดใหญ่หรือเล็กเพียงใด คุณก็สามารถควบคุมรูปภาพได้ ถ้าคุณทําให้ตัวควบคุมรูปเล็กกว่ารูป

ยืด

รูปจะถูกยืดออกทั้งในแนวตั้งและแนวนอนเพื่อให้ตรงกับขนาดของตัวควบคุมรูป อัตราส่วนกว้างยาวเดิมของรูปจะไม่ถูกรักษาไว้ ดังนั้นการตั้งค่านี้อาจส่งผลให้รูปผิดเพี้ยนเว้นแต่คุณจะตั้งค่าความสูงและความกว้างของตัวควบคุมรูปอย่างแม่นยํา

ย่อ/ขยาย

เมื่อมีการปรับขนาดตัวควบคุมรูป รูปจะปรับให้ใหญ่ที่สุดเท่าที่จะเป็นไปได้โดยไม่ส่งผลกระทบต่ออัตราส่วนกว้างยาวดั้งเดิมของรูป

ด้านบนของหน้า

เพิ่มหรือแก้ไขชื่อรายงาน

ขั้นตอนต่อไปนี้จะแสดงวิธีการเพิ่มหรือแก้ไขป้ายชื่อที่มีชื่อเรื่องของรายงาน

เพิ่มชื่อเรื่องลงในรายงาน

  • บนแท็บ ออกแบบ ในกลุ่ม หัวกระดาษ/ท้ายกระดาษ ให้คลิก ชื่อเรื่อง

    ป้ายชื่อใหม่จะถูกเพิ่มลงในส่วนหัวของรายงาน และจะใส่ชื่อรายงานให้คุณเป็นชื่อเรื่องรายงาน

  • เมื่อป้ายชื่อถูกสร้างขึ้น ข้อความในป้ายชื่อจะถูกเลือกให้คุณเพื่อที่ว่าถ้าคุณต้องการเปลี่ยนข้อความ คุณก็สามารถเริ่มพิมพ์ชื่อเรื่องที่คุณต้องการได้

  • กด ENTER เมื่อคุณทําเสร็จแล้ว

แก้ไขชื่อเรื่องรายงาน

  1. ดับเบิลคลิกที่ป้ายชื่อที่มีชื่อเรื่องรายงานเพื่อวางเคอร์เซอร์ในป้ายชื่อ

  2. พิมพ์ข้อความที่คุณต้องการใช้เป็นชื่อเรื่องรายงาน แล้วกด ENTER เมื่อคุณทําเสร็จแล้ว

เพิ่มหมายเลขหน้า วันที่ปัจจุบัน หรือเวลาปัจจุบัน

ขั้นตอนต่อไปนี้จะแสดงวิธีการเพิ่มหมายเลขหน้าลงในรายงาน และวิธีการเพิ่มวันที่ปัจจุบันหรือเวลาปัจจุบัน

เพิ่มหมายเลขหน้า

  • บนแท็บ ออกแบบ ในกลุ่ม หัวกระดาษ/ท้ายกระดาษ ให้คลิก หมายเลขหน้า

    กล่องโต้ตอบ หมายเลขหน้า จะปรากฏขึ้น

  • เลือกรูปแบบ ตําแหน่ง และการจัดแนวที่คุณต้องการสําหรับหมายเลขหน้า

  • ล้างกล่องกาเครื่องหมาย แสดงจํานวนหน้าแรก ถ้าคุณไม่ต้องการให้หมายเลขอยู่บนหน้าแรก

  • คลิก ตกลง

    หมายเลขหน้าจะถูกเพิ่มลงในรายงาน สลับไปยังตัวอย่างก่อนพิมพ์เพื่อดูว่าตัวเลขจะมีลักษณะอย่างไรเมื่อคุณพิมพ์รายงาน

เพิ่มวันที่หรือเวลา

  • บนแท็บ ออกแบบ ในกลุ่ม หัวกระดาษ/ท้ายกระดาษ ให้คลิก วันที่และเวลา

    กล่องโต้ตอบ วันที่และเวลา จะแสดงขึ้น

  • ล้างกล่องกาเครื่องหมาย รวมวันที่ ถ้าคุณไม่ต้องการให้รวมวันที่

  • ถ้าคุณต้องการรวมวันที่ ให้คลิกรูปแบบวันที่ที่คุณต้องการ

  • ล้างกล่องกาเครื่องหมาย รวมเวลา ถ้าคุณไม่ต้องการให้รวมเวลา

  • ถ้าคุณต้องการรวมเวลา ให้คลิกรูปแบบเวลาที่คุณต้องการ

    ตัวอย่างของวันที่และเวลา ในรูปแบบที่คุณเลือกจะปรากฏในพื้นที่ ตัวอย่าง ของกล่องโต้ตอบ

  • คลิก ตกลง

ปรับเปลี่ยนรายงานของคุณในมุมมองออกแบบ

ในบางกรณี คุณไม่สามารถทําการปรับเปลี่ยนบางอย่างกับรายงานของคุณในมุมมองเค้าโครง และต้องใช้มุมมองออกแบบแทน

เพิ่มหมายเลขบรรทัด

  1. บนแท็บ ออกแบบ ในกลุ่ม ตัวควบคุม ให้คลิก กล่องข้อความ

  2. คลิกในพื้นที่เปิดของส่วนที่คุณต้องการให้หมายเลขบรรทัดปรากฏขึ้น ในกรณีส่วนใหญ่ จะเป็นส่วนรายละเอียด คุณจะย้ายกล่องข้อความไปยังตําแหน่งที่ตั้งสุดท้ายในภายหลัง

    เมื่อคุณคลิกรายงาน Access จะสร้างกล่องข้อความใหม่ที่ไม่ถูกผูก

  3. คลิกป้ายชื่อ (ทางด้านซ้ายของกล่องข้อความใหม่) แล้วกด DELETE

  4. คลิกหนึ่งครั้งในกล่องข้อความใหม่เพื่อเลือก แล้วคลิกอีกครั้งเพื่อวางเคอร์เซอร์ในกล่องข้อความ

  5. พิมพ์ =1 แล้วกด ENTER

  6. ถ้าแผ่นคุณสมบัติไม่ได้แสดงอยู่แล้ว ให้กด F4 เพื่อแสดงแผ่นคุณสมบัติ

  7. บนแท็บ ข้อมูล ของแผ่นคุณสมบัติ ให้ตั้งค่าคุณสมบัติ ผลรวมสะสม เป็น มากกว่าทั้งหมด

    หมายเหตุ: ถ้านี่เป็นรายงานที่มีการจัดกลุ่ม และคุณต้องการให้ลําดับเลขเริ่มต้นที่ 1 สําหรับแต่ละกลุ่ม ให้ตั้งค่าคุณสมบัติเป็น เหนือกลุ่ม

  8. ปรับขนาดกล่องข้อความให้เล็กลงโดยการวางตําแหน่งตัวชี้ไว้เหนือจุดจับปรับขนาดที่ขอบด้านขวาของกล่องข้อความ แล้วลากไปทางซ้าย เว้นพื้นที่ว่างให้มากพอสําหรับหมายเลขบรรทัดที่ใหญ่ที่สุดที่คุณคาดว่าจะเห็นในรายงานนี้

  9. ถ้าจําเป็น ให้เพิ่มพื้นที่ว่างสําหรับกล่องข้อความที่ขอบซ้ายสุดของส่วน รายละเอียด โดยการลากตัวควบคุมที่มีอยู่ในส่วนนั้นไปทางขวา หรือโดยการปรับขนาดตัวควบคุมซ้ายสุดในส่วนนั้น

  10. ลากกล่องข้อความใหม่ไปยังตําแหน่งที่คุณต้องการบนรายงาน

  11. สลับไปยังมุมมองรายงาน ตัวอย่างก่อนพิมพ์ หรือมุมมองเค้าโครงเพื่อดูหมายเลขบรรทัด

ทําให้ส่วนหัวของกลุ่มปรากฏที่ด้านบนของแต่ละหน้า

สําหรับกลุ่มที่ครอบคลุมหลายหน้า การให้ส่วนหัวของกลุ่มปรากฏที่ด้านบนของหน้าแต่ละหน้าจะเป็นประโยชน์ เพื่อให้คุณสามารถดูว่าข้อมูลอยู่ในกลุ่มใดได้อย่างง่ายดาย คุณสามารถเลือกส่วนหัวของกลุ่มในมุมมองเค้าโครงได้ แต่จะง่ายขึ้นในมุมมองออกแบบ

  1. ดับเบิลคลิกที่ตัวเลือกส่วนส่วนหัวของกลุ่ม (แถบแนวนอนเหนือส่วนหัวของกลุ่ม)

  2. บนแท็บ รูปแบบ ของแผ่นคุณสมบัติ ให้ตั้งค่าคุณสมบัติ ส่วนการทําซ้ํา เป็น ใช่

เปิดรายงานย่อยในหน้าต่างมุมมองออกแบบ

เมื่อคุณเปิดรายงานในมุมมองออกแบบ รายงานย่อยใดๆ ที่มีอยู่ในรายงานจะถูกเปิดในมุมมองออกแบบด้วย อย่างไรก็ตาม แต่ละรายงานย่อยจะแสดงภายในตัวควบคุมรายงานย่อย ไม่ใช่เป็นหน้าต่างแยกต่างหาก เนื่องจากตัวควบคุมรายงานย่อยมักจะเล็กเกินกว่าที่จะทํางานได้อย่างง่ายดาย จึงสะดวกกว่าที่จะเปิดรายงานย่อยในหน้าต่างของตนเองแล้วทําการแก้ไข เมื่อต้องการเปิดรายงานย่อยในหน้าต่างใหม่ ให้เลือกทําอย่างใดอย่างหนึ่งต่อไปนี้:

  • เลือกรายงานย่อย จากนั้นบนแท็บ ออกแบบ ในกลุ่ม เครื่องมือ ให้คลิก รายงานย่อยในหน้าต่างใหม่

  • คลิกหนึ่งครั้งภายนอกตัวควบคุมรายงานย่อยเพื่อให้แน่ใจว่าไม่ได้เลือกไว้ แล้วคลิกขวาที่ภายในตัวควบคุมรายงานย่อย แล้วคลิก รายงานย่อย ในหน้าต่างใหม่

ด้านบนของหน้า

ต้องการความช่วยเหลือเพิ่มเติมหรือไม่

ต้องการตัวเลือกเพิ่มเติมหรือไม่

สํารวจสิทธิประโยชน์ของการสมัครใช้งาน เรียกดูหลักสูตรการฝึกอบรม เรียนรู้วิธีการรักษาความปลอดภัยอุปกรณ์ของคุณ และอื่นๆ

ชุมชนช่วยให้คุณถามและตอบคําถาม ให้คําติชม และรับฟังจากผู้เชี่ยวชาญที่มีความรู้มากมาย