การจัดทำข้อมูลสรุปเพื่อให้ง่ายต่อการอ่านโดยใช้แบบสอบถามแบบตาราง

โดยการใช้มุมมองออกแบบเพื่อสร้างคิวรีแบบตารางของคุณ คุณสามารถใช้แหล่งระเบียน (ตารางและคิวรี) ได้มากเท่าที่คุณต้องการ อย่างไรก็ตาม คุณสามารถทําให้การออกแบบเรียบง่ายได้โดยการสร้างคิวรีแบบใช้เลือกข้อมูลที่ส่งกลับข้อมูลทั้งหมดที่คุณต้องการก่อน แล้วใช้คิวรีนั้นเป็นแหล่งระเบียนเดียวสําหรับคิวรีแบบตารางของคุณ สําหรับข้อมูลเพิ่มเติมเกี่ยวกับการสร้างคิวรีแบบใช้เลือกข้อมูล ให้ดูส่วน ดู เพิ่มเติม

เมื่อคุณสร้างคิวรีแบบตารางในมุมมอง ออกแบบ คุณใช้แถว ผลรวม และ แบบตาราง ในตารางออกแบบเพื่อระบุว่าค่าของเขตข้อมูลใดที่จะกลายเป็นส่วนหัวของคอลัมน์ ค่าของเขตข้อมูลใดที่จะกลายเป็นส่วนหัวของแถว และค่าของเขตข้อมูลใดบ้างที่จะรวม หาค่าเฉลี่ย นับจำนวน หรือคำนวณด้านอื่นๆ

1. การตั้งค่าในแถวเหล่านี้กำหนดว่าเขตข้อมูลนั้นเป็นส่วนหัวของแถว ส่วนหัวของคอลัมน์ หรือค่าสรุปหรือไม่

2. การตั้งค่านี้จะแสดงค่าของเขตข้อมูลเป็นส่วนหัวของแถว

3. การตั้งค่านี้จะแสดงค่าของเขตข้อมูลเป็นส่วนหัวของคอลัมน์

4. การตั้งค่าเหล่านี้จะให้ค่าสรุป

สร้างคิวรี

1. บนแท็บ สร้าง ในกลุ่ม คิวรี ให้คลิก การออกแบบคิวรี

   

2. ในกล่องโต้ตอบ แสดงตาราง ให้ดับเบิลคลิกที่แต่ละตารางหรือคิวรีที่คุณต้องการใช้เป็นแหล่งระเบียน

   ถ้าคุณใช้แหล่งระเบียนมากกว่าหนึ่งแหล่ง ตรวจสอบให้แน่ใจว่าตารางหรือคิวรีถูกรวมกับเขตข้อมูลที่มีเหมือนกัน สําหรับข้อมูลเพิ่มเติมเกี่ยวกับการรวมตารางและคิวรี ให้ดูที่ส่วน ดูเพิ่มเติม

3. ปิดกล่องโต้ตอบ แสดงตาราง

4. บนแท็บ ออกแบบ ในกลุ่ม ชนิดของคิวรี ให้คลิก ตาราง

5. ในหน้าต่างการออกแบบคิวรี ให้ดับเบิลคลิกที่แต่ละเขตข้อมูลที่คุณต้องการใช้เป็นแหล่งข้อมูลของส่วนหัวของแถว คุณสามารถเลือกเขตข้อมูลสําหรับส่วนหัวของแถวได้มากถึงสามเขตข้อมูล

6. ในตารางการออกแบบคิวรี ในแถว แบบตาราง สำหรับเขตข้อมูลส่วนหัวของแถวแต่ละเขตข้อมูล ให้เลือก ส่วนหัวของแถว

   คุณสามารถใส่นิพจน์ในแถว เกณฑ์ เพื่อจํากัดผลลัพธ์สําหรับเขตข้อมูลนั้นได้ คุณยังสามารถใช้แถว เรียงลําดับ เพื่อระบุลําดับการจัดเรียงสําหรับเขตข้อมูลได้

7. ในหน้าต่างการออกแบบคิวรี ให้ดับเบิลคลิกที่เขตข้อมูลที่คุณต้องการใช้เป็นแหล่งข้อมูลของส่วนหัวของคอลัมน์ คุณสามารถเลือกเขตข้อมูลสําหรับส่วนหัวของคอลัมน์ได้เพียงหนึ่งเขตข้อมูลเท่านั้น

8. ในตารางการออกแบบคิวรี ในแถว แบบตาราง สำหรับเขตข้อมูลส่วนหัวของคอลัมน์ ให้เลือก ส่วนหัวของคอลัมน์

   คุณสามารถใส่นิพจน์ในแถว เกณฑ์ เพื่อจํากัดผลลัพธ์สําหรับเขตข้อมูลส่วนหัวของคอลัมน์ได้ อย่างไรก็ตาม การใช้นิพจน์เกณฑ์กับเขตข้อมูลส่วนหัวของคอลัมน์ไม่ได้จํากัดจํานวนคอลัมน์ที่ส่งกลับโดยคิวรีแบบตาราง แต่จะจํากัดคอลัมน์ที่มีข้อมูลแทน ตัวอย่างเช่น สมมติว่าคุณมีเขตข้อมูลส่วนหัวของคอลัมน์ที่มีค่าที่เป็นไปได้สามค่า คือ สีแดง สีเขียว และสีน้ําเงิน ถ้าคุณนําเกณฑ์ ='สีน้ําเงิน' ไปใช้กับเขตข้อมูลส่วนหัวของคอลัมน์ แท็บไขว้จะยังคงแสดงคอลัมน์สีแดงและคอลัมน์สีเขียว แต่เฉพาะคอลัมน์สีน้ําเงินเท่านั้นที่มีข้อมูล

   ถ้าคุณต้องการจํากัดค่าที่แสดงเป็นส่วนหัวของคอลัมน์ คุณสามารถระบุรายการของค่าคงที่ได้โดยใช้คุณสมบัติ ส่วนหัวของคอลัมน์ ของคิวรี สําหรับข้อมูลเพิ่มเติม ให้ดูส่วนถัดไป

9. ในหน้าต่างการออกแบบคิวรี ให้ดับเบิลคลิกที่เขตข้อมูลที่คุณต้องการใช้คํานวณค่าสรุป คุณสามารถเลือกได้เพียงหนึ่งเขตข้อมูลเพื่อใช้สําหรับค่าสรุป

10. ในตารางการออกแบบคิวรี ในแถว ผลรวม สำหรับเขตข้อมูลค่าสรุป ให้เลือกฟังก์ชันการรวมเพื่อใช้คำนวณค่า

11. ในแถว แบบตาราง สำหรับเขตข้อมูลค่าสรุป ให้เลือก ค่า

    คุณไม่สามารถระบุเกณฑ์สำหรับหรือเรียงลำดับเขตข้อมูลค่าสรุป

12. บนแท็บ ออกแบบ ในกลุ่ม ผลลัพธ์ ให้คลิก เรียกใช้

ระบุค่าคงที่สำหรับส่วนหัวของคอลัมน์

ถ้าคุณต้องการระบุค่าคงที่เพื่อใช้สำหรับส่วนหัวของคอลัมน์ คุณสามารถตั้งค่าคุณสมบัติ ส่วนหัวของคอลัมน์ ของคิวรีได้

1. เปิดคิวรีแบบตารางในมุมมอง ออกแบบ

2. ถ้าแผ่นคุณสมบัติไม่สามารถมองเห็นได้ ให้กด F4 เพื่อแสดงแผ่นคุณสมบัติ

3. ในแผ่นคุณสมบัติเหนือแท็บ ทั่วไป ตรวจสอบให้แน่ใจว่า ชนิดการเลือก เป็น คุณสมบัติคิวรี ถ้าไม่เป็นเช่นนั้น ให้คลิกตําแหน่งว่างในช่องว่างเหนือตารางออกแบบคิวรี

4. ในแผ่นคุณสมบัติ ในแท็บ ทั่วไป ในคุณสมบัติ ส่วนหัวของคอลัมน์ ใส่รายการค่าที่คั่นด้วยเครื่องหมายจุลภาคที่คุณต้องการใช้เป็นส่วนหัวของคอลัมน์

   ไม่อนุญาตให้ใช้อักขระบางตัว (เช่น เครื่องหมายวรรคตอนส่วนใหญ่) ในส่วนหัวของคอลัมน์ ถ้าคุณใช้อักขระเหล่านี้ในรายการค่าของคุณ Access จะแทนที่เครื่องหมายขีดล่าง (_) สําหรับแต่ละอักขระดังกล่าว

ไวยากรณ์ SQL สำหรับคิวรีแบบตาราง

คิวรีแบบตารางจะแสดงใน SQL เป็นคําสั่ง TRANSFORM คําสั่ง TRANSFORM มีไวยากรณ์ต่อไปนี้:

TRANSFORM aggfunction
selectstatement
PIVOT pivotfield [IN (value1[, value2[, ...]])]

คำสั่ง TRANSFORM มีส่วนต่างๆ ดังนี้:

ส่วน	คำอธิบาย
aggfunction	ฟังก์ชันการรวม SQL ที่ทำงานบนข้อมูลที่เลือก
selectstatement	คำสั่ง SELECT
pivotfield	เขตข้อมูลหรือ นิพจน์ ที่คุณต้องการใช้เพื่อสร้างส่วนหัวของคอลัมน์ในชุดผลลัพธ์ของคิวรี
value1, value2	ค่าคงที่ที่ใช้ในการสร้างส่วนหัวของคอลัมน์

มุมมอง SQL ไม่ได้จํากัดจํานวนตารางหรือคิวรีที่คุณสามารถใช้เป็นแหล่งระเบียนสําหรับคิวรีแบบตาราง อย่างไรก็ตาม คุณสามารถช่วยให้การออกแบบเป็นเรื่องง่ายด้วยการสร้างคิวรีแบบใช้เลือกข้อมูลที่ส่งกลับข้อมูลทั้งหมดที่คุณต้องการใช้ในคิวรีแบบตารางของคุณ แล้วใช้คิวรีแบบใช้เลือกข้อมูลนั้นเป็นแหล่งระเบียน สําหรับข้อมูลเพิ่มเติมเกี่ยวกับการสร้างคิวรีแบบใช้เลือกข้อมูล ให้ดูส่วน ดู เพิ่มเติม

1. บนแท็บ สร้าง ในกลุ่มอื่นๆ ให้คลิก การออกแบบคิวรี

2. ปิดกล่องโต้ตอบ แสดงตาราง

3. บนแท็บ ออกแบบ ในกลุ่ม มุมมอง ให้คลิก มุมมอง จากนั้นคลิก มุมมอง SQL

4. ในแท็บ วัตถุ SQL ให้พิมพ์หรือวาง SQL ต่อไปนี้:

   TRANSFORM 
   SELECT 
   FROM 
   GROUP BY 
   PIVOT 
   ;
   

5. บนบรรทัดแรก หลังจาก TRANSFORM ให้พิมพ์นิพจน์ที่จะใช้คำนวณค่าสรุป ตัวอย่างเช่น Sum([Amount])

   ถ้าคุณกำลังใช้มากกว่าหนึ่งตารางหรือคิวรีเป็นแหล่งข้อมูลระเบียน ให้ใส่ชื่อตารางหรือคิวรีเป็นส่วนหนึ่งของแต่ละชื่อเขตข้อมูล ตัวอย่างเช่น Sum([ค่าใช้จ่าย].[จำนวน])

6. บนบรรทัดที่สอง หลังจาก SELECT ให้พิมพ์รายการของเขตข้อมูลหรือนิพจน์เขตข้อมูลที่คุณต้องการใช้สําหรับส่วนหัวของแถว แยกข้อมูลในรายการโดยใช้เครื่องหมายจุลภาค ตัวอย่างเช่น [Budget].[Dept_ID], [ค่าใช้จ่าย] [ชนิด]

7. บนบรรทัดที่สาม หลังจาก FROM ให้พิมพ์รายการตารางหรือคิวรีที่คุณกำลังใช้เป็นแหล่งข้อมูลระเบียน ตัวอย่างเช่น งบประมาณ, ค่าใช้จ่าย

8. บนบรรทัดที่สี่ หลังจาก GROUP BY ให้พิมพ์รายการเขตข้อมูลที่คุณใช้ในส่วนคำสั่ง SWLWCT ในขั้นตอนที่ 6

9. บนบรรทัดที่ห้า หลังจาก PIVOT ให้พิมพ์ชื่อเขตข้อมูลหรือนิพจน์ที่คุณต้องการใช้สำหรับส่วนหัวของคอลัมน์ ตัวอย่างเช่น PIVOT [งบประมาณ].[ปี]

ในบางครั้ง แทนที่จะใช้ทุกค่าของเขตข้อมูลสําหรับส่วนหัวของแถวหรือคอลัมน์ คุณต้องการจัดกลุ่มค่าของเขตข้อมูลให้เป็นช่วง แล้วใช้ช่วงเหล่านั้นสําหรับส่วนหัวของแถวหรือคอลัมน์ ตัวอย่างเช่น สมมติว่าคุณใช้เขตข้อมูล "อายุ" สําหรับส่วนหัวของคอลัมน์ แทนที่จะใช้คอลัมน์สําหรับแต่ละอายุ คุณอาจต้องการใช้คอลัมน์ที่แสดงช่วงอายุ

คุณสามารถใช้ ฟังก์ชัน IIf ในนิพจน์เพื่อสร้างช่วงที่จะใช้สำหรับส่วนหัวของแถวหรือคอลัมน์

1. เปิดคิวรีแบบตารางในมุมมอง ออกแบบ

2. ในตารางออกแบบคิวรี ในแถว เขตข้อมูล ให้คลิกขวาที่คอลัมน์ว่าง แล้วคลิก ย่อ/ขยาย ที่เมนูทางลัด

3. ในกล่อง ย่อ/ขยาย ให้พิมพ์ นามแฝงของเขตข้อมูล ตามด้วยเครื่องหมายจุดคู่ (:)

4. พิมพ์ IIf().

5. ภายในวงเล็บที่ต่อจาก IIf ให้พิมพ์นิพจน์การเปรียบเทียบซึ่งระบุช่วงแรกของค่าเขตข้อมูล

   ตัวอย่างเช่น สมมติว่าคุณกําลังสร้างช่วงสําหรับเขตข้อมูลอายุ และคุณต้องการให้แต่ละช่วงมีอายุยี่สิบปี นิพจน์เปรียบเทียบสําหรับช่วงแรกคือ [อายุ]<21

6. พิมพ์เครื่องหมายจุลภาคหลังนิพจน์การเปรียบเทียบ แล้วพิมพ์ชื่อสําหรับช่วงที่อยู่ภายในเครื่องหมายอัญประกาศ ชื่อที่คุณใส่คือหัวเรื่องแบบตารางสําหรับค่าที่อยู่ในช่วง

   เช่น หลัง [Age]<21 ให้พิมพ์เครื่องหมายจุลภาคตามด้วย "0-20 years"

7. พิมพ์เครื่องหมายจุลภาคหลังชื่อช่วง (นอกเครื่องหมายคำพูด) จากนั้นทำตามขั้นตอนใดขั้นตอนหนึ่งดังนี้

   • ในการสร้างช่วงอื่น ให้พิมพ์ IIf() และทำซ้ำตามขั้นตอนที่ 5, 6 และ 7

   • สำหรับช่วงสุดท้าย ให้พิมพ์ชื่อสำหรับช่วง

     ตัวอย่างเช่น นิพจน์ IIf ที่ซ้อนกันทั้งหมดซึ่งแยกเขตข้อมูลอายุเป็นช่วงยี่สิบปีอาจมีลักษณะดังนี้ (เพิ่มตัวแบ่งบรรทัดเพื่อให้อ่านได้อย่างสะดวก):

     IIf([Age]<21,"0-20 years",
      IIf([Age]<41,"21-40 years",
      IIf([Age]<61,"41-60 years",
      IIf([Age]<81,"61-80 years", "80+ years"))))
     

     หมายเหตุ: เมื่อ Access ประเมินนิพจน์ Access จะหยุดการประเมินทันทีที่หนึ่งในคําสั่ง IIf ประเมินเป็นจริง คุณไม่จําเป็นต้องระบุจุดสิ้นสุดล่างของแต่ละช่วง เนื่องจากค่าใดๆ ที่ต่ํากว่าจุดสิ้นสุดล่างของช่วงที่กําหนดจะถูกประเมินว่าเป็นจริงอยู่แล้ว

8. ในตารางออกแบบคิวรี ในแถว ผลรวม ให้เลือก จัดกลุ่มตาม

9. ในแถว แบบตาราง ให้ระบุว่าจะใช้ช่วงเป็นส่วนหัวของแถวหรือส่วนหัวของคอลัมน์ โปรดจําไว้ว่าคุณสามารถระบุส่วนหัวของแถวได้ตั้งแต่หนึ่งถึงสามส่วนหัว และส่วนหัวของคอลัมน์หนึ่งส่วนหัว

คุณอาจต้องการให้คิวรีแบบแท็บไขว้ของคุณพร้อมท์สําหรับการป้อนข้อมูลเมื่อเรียกใช้ ตัวอย่างเช่น สมมติว่าคุณกําลังใช้ส่วนหัวของแถวหลายแถว ซึ่งหนึ่งในนั้นคือ ประเทศ/ภูมิภาค แทนที่จะแสดงข้อมูลสําหรับทุกประเทศหรือภูมิภาคเสมอ คุณอาจต้องการให้คิวรีของคุณพร้อมท์สําหรับชื่อ แล้วแสดงข้อมูลตามข้อมูลที่ผู้ใช้ป้อน

คุณสามารถเพิ่มพร้อมท์พารามิเตอร์ให้กับเขตข้อมูลส่วนหัวของแถวใดก็ได้

1. เปิดคิวรีแบบตารางในมุมมอง ออกแบบ

2. ในแถว เกณฑ์ สําหรับเขตข้อมูลส่วนหัวของแถวที่คุณต้องการพร้อมท์ให้ผู้ใช้ใส่ข้อมูล ให้พิมพ์ข้อความคําถามที่อยู่ในวงเล็บเหลี่ยม ข้อความคําถามจะปรากฏเป็นพร้อมท์เมื่อเรียกใช้แบบสอบถาม

   เช่น ถ้าคุณพิมพ์ [Which country or region?] ในแถว เกณฑ์ เมื่อเรียกใช้คิวรี กล่องโต้ตอบจะปรากฏคำถาม "Which country or region?" พร้อมช่องให้ใส่ค่า และปุ่ม ตกลง

   เคล็ดลับ: ถ้าคุณต้องการให้พารามิเตอร์ของคุณมีความยืดหยุ่น ให้ต่อนิพจน์ของคุณกับอักขระตัวแทน โดยใช้ตัวดําเนินการ Like ตัวอย่างเช่น แทนที่จะใช้ [ประเทศ หรือภูมิภาคใด] เป็นเกณฑ์ของคุณ คุณสามารถใช้ Like [ประเทศหรือภูมิภาคใด] &"*" เพื่อให้พารามิเตอร์ตรงกับช่วงการป้อนข้อมูลที่มากขึ้น การใช้ Like จะไม่เปลี่ยนลักษณะที่ปรากฏของพร้อมท์พารามิเตอร์

3. ที่แท็บ ออกแบบ ในกลุ่ม แสดง/ซ่อน คลิกที่ พารามิเตอร์

4. ในกล่องโต้ตอบ พารามิเตอร์คิวรี ในคอลัมน์ พารามิเตอร์ ให้ใส่พร้อมท์พารามิเตอร์เดียวกันกับที่คุณใช้ในแถว เกณฑ์ ใส่วงเล็บเหลี่ยม แต่ไม่รวมอักขระตัวแทนที่เรียงต่อกันหรือตัวดําเนินการ Like

5. ในคอลัมน์ ชนิดข้อมูล ให้เลือกชนิดข้อมูลสําหรับพารามิเตอร์ ชนิดข้อมูลควรตรงกับชนิดข้อมูลของเขตข้อมูลส่วนหัวของแถว

ถ้าเขตข้อมูลที่คุณใช้คํานวณค่าสรุปในคิวรีแบบตารางของคุณมีค่า Null ค่าเหล่านั้นจะถูกละเว้นโดยฟังก์ชันการรวมใดๆ ที่คุณใช้ สําหรับฟังก์ชันการรวมบางฟังก์ชัน ผลลัพธ์ของคุณอาจได้รับผลกระทบ ตัวอย่างเช่น เมื่อต้องการคํานวณค่าเฉลี่ย ให้คุณเพิ่มค่าทั้งหมดและหารผลลัพธ์ด้วยจํานวนของค่า แต่ถ้าเขตข้อมูลมีค่า Null ค่า Null เหล่านั้นจะไม่ถูกนับเป็นส่วนหนึ่งของจํานวนของค่า

ในบางกรณี คุณอาจต้องการแทนที่ค่า Null ด้วยศูนย์ เพื่อให้นับค่าระหว่างการคํานวณรวม คุณสามารถใช้ฟังก์ชัน Nz เพื่อแทนที่ค่า Null ด้วยศูนย์

ไวยากรณ์ Nz

Nz ( variant [, valueifnull ] )

ไวยากรณ์ของฟังก์ชัน Nz มีอาร์กิวเมนต์ดังนี้

อาร์กิวเมนต์	คำอธิบาย
variant	จำเป็น ตัวแปรของ ตัวแปร ชนิดข้อมูล
valueifnull	ระบุหรือไม่ก็ได้ (ยกเว้นใช้ในคิวรี) ตัวแปร ที่ให้ค่าที่จะส่งกลับถ้าอาร์กิวเมนต์ตัวแปรเป็น Null อาร์กิวเมนต์นี้ทําให้คุณสามารถส่งกลับค่าที่ไม่ใช่ศูนย์หรือสตริงที่มีความยาวเป็นศูนย์ได้ หมายเหตุ: ถ้าคุณใช้ฟังก์ชัน Nz ในนิพจน์ในคิวรีโดยไม่ใช้อาร์กิวเมนต์ valueifnull ผลลัพธ์จะเป็นสตริงที่มีความยาวเป็นศูนย์ในเขตข้อมูลที่มีค่า Null

1. เมื่อเปิดคิวรีไว้ในมุมมอง ออกแบบ ในตารางการออกแบบคิวรี คลิกขวาที่เขตข้อมูล ค่า

2. ในเมนูทางลัด คลิก ย่อ/ขยาย

3. ในช่อง ย่อ/ขยาย ให้ใส่วงเล็บคร่อมชื่อเขตข้อมูลหรือนิพจน์ และพิมพ์ Nz ไว้หน้าวงเล็บ

4. พิมพ์ , 0 ภายในวงเล็บขวาเท่านั้น

   ตัวอย่างเช่น ถ้าคุณใช้ Nz กับเขตข้อมูลที่ชื่อ "Hours Lost" เพื่อเปลี่ยนค่า Null เป็นศูนย์ นิพจน์ที่เสร็จสมบูรณ์แล้วของคุณจะมีลักษณะดังนี้

Nz([Hours Lost], 0)

• ทําให้เรียบง่าย    คิวรีแบบตารางอาจอ่านได้ยากเมื่อจํานวนการผสมแถวเพิ่มขึ้น อย่าใช้ส่วนหัวของแถวมากกว่าที่คุณต้องการ

• พิจารณาสร้างแท็บไขว้ของคุณในขั้นตอนต่างๆ    อย่าจํากัดตัวเองให้ใช้เฉพาะตารางเท่านั้น คุณสามารถเริ่มต้นด้วยการสร้าง คิวรีแบบใช้หาผลรวม แล้วใช้คิวรีนั้นเป็นแหล่งระเบียนสําหรับคิวรีแบบตาราง

• เลือกเขตข้อมูลส่วนหัวของคอลัมน์อย่างระมัดระวัง    แผ่นข้อมูลแบบตารางมักจะอ่านได้ง่ายขึ้นเมื่อจํานวนส่วนหัวของคอลัมน์ยังคงมีขนาดเล็กอยู่ เมื่อคุณระบุเขตข้อมูลที่คุณต้องการใช้เป็นส่วนหัวแล้ว ให้พิจารณาใช้เขตข้อมูลที่มีค่าที่แตกต่างกันน้อยที่สุดเพื่อสร้างส่วนหัวของคอลัมน์ ตัวอย่างเช่น ถ้าคิวรีของคุณคํานวณค่าตามอายุและเพศ ให้พิจารณาใช้เพศสําหรับส่วนหัวของคอลัมน์แทนอายุ เนื่องจากโดยทั่วไปแล้วเพศมีค่าที่เป็นไปได้น้อยกว่าอายุ

• ใช้คิวรีย่อยในส่วนคำสั่ง WHERE    คุณสามารถใช้คิวรีย่อยเป็นส่วนหนึ่งของส่วนคำสั่ง WHERE ในคิวรีแบบตาราง

ด้านบนของหน้า