ไซต์ศูนย์เอกสารคืออะไร

Metadata ที่มีการจัดการคือระบบที่กําหนดเงื่อนไขบางอย่างให้กับเอกสารใน SharePoint จากนั้น คุณสามารถใช้เงื่อนไขเหล่านั้นเพื่อจัดประเภทเอกสาร คุณยังสามารถใช้ Metadata เพื่อสร้างเครื่องมือการนําทางที่มีประสิทธิภาพให้กับผู้ใช้ที่สามารถช่วยให้พวกเขาค้นหาสิ่งที่ต้องการได้อย่างรวดเร็ว

ตัวอย่างเช่น สมมติว่าบริษัทของคุณมีฐานความรู้ที่มีบทความที่จะช่วยผู้ใช้แก้ไขปัญหาเกี่ยวกับผลิตภัณฑ์ คุณอาจสร้างเงื่อนไข Metadata ที่ช่วยให้ผู้ใช้สามารถกรองข้อมูลตามผลิตภัณฑ์ ตามชนิดของปัญหา หรือคุณสมบัติอื่นๆ ได้

ในไซต์ศูนย์เอกสาร ส่วนของเนื้อหาแต่ละส่วนจะได้รับ ID ที่ไม่ซ้ากันซึ่งไม่เกี่ยวข้องกับที่ตั้งของเอกสาร เช่น ลิงก์ URL ซึ่งหมายความว่า ถ้าคุณย้ายหรือเปลี่ยนชื่อเอกสาร ID จะยังคงเหมือนเดิม คุณสามารถใช้ ID เพื่อสร้างลิงก์ถาวรในเอกสารและย่อลิงก์ที่ใช้งานไม่ได้ให้เล็กสุด

เวอร์ชันจะถูกเปิดใช้งานโดยอัตโนมัติในไซต์ศูนย์เอกสาร ซึ่งหมายความว่าคุณจะมีประวัติของไฟล์เวอร์ชันต่างๆ ทั้งหมดโดยอัตโนมัติ ตัวอย่างเช่น ในกระบวนการตรวจทานเอกสาร ซึ่งหมายความว่าคุณมีระเบียนของการอัปเดตทั้งหมดที่ใส่ระหว่างรอบการรีวิว คุณสามารถติดตามการอัปเดต ผู้ตอบที่ติดต่อ และอื่นๆ นอกจากนี้ ถ้าเกิดปัญหากับเวอร์ชันปัจจุบันของบทความ คุณสามารถแปลงกลับไปเป็นเวอร์ชันล่าสุดที่รู้จักดีได้อย่างรวดเร็ว

ชนิดเนื้อหาเป็นชนิดเนื้อหาที่ระบุร่วมกันกับกลุ่มการตั้งค่าเนื้อหา เมื่อมีคนสร้างเอกสารของชนิดเนื้อหาที่กําหนด ไว้ เอกสารนั้นจะได้รับการตั้งค่าที่เหมาะสมทั้งหมดโดยอัตโนมัติในชนิดเนื้อหานั้น ศูนย์เอกสารอาจมีคอลเลกชันของชนิดเนื้อหา เช่น เอกสาร วิดีโอ เทมเพลต และอื่นๆ ชนิดต่างๆ

ตัวจัดระเบียบเนื้อหาจะไม่รวมอยู่ในไซต์ศูนย์เอกสารโดยอัตโนมัติ อย่างไรก็ตาม มีผู้ใช้หลายคนเพิ่มเนื้อหานั้น ตัวจัดระเบียบเนื้อหาเป็นฟีเจอร์ของ SharePoint ที่ช่วยให้คุณจัดการองค์กรและโครงสร้างของรายการโดยรวมได้ โดยการใช้เมตาดาต้าหรือชนิดเนื้อหา ตัวจัดระเบียบเนื้อหาสามารถจัดเส้นทางเอกสารและรายการอื่นๆ ไปยังสถานที่ที่ระบุได้โดยอัตโนมัติ ตัวอย่างเช่น ในฐานความรู้ คุณอาจให้ตัวจัดระเบียบเนื้อหาจัดเส้นทางการส่งใหม่ทั้งหมดไปยังไลบรารีพิเศษที่รวบรวมบทความเกี่ยวกับผลิตภัณฑ์เฉพาะโดยอัตโนมัติ