ถ้าคุณใช้บัญชี Microsoft 365 หรือ Microsoft Exchange กับ Outlook คุณสามารถใช้ ระบบจัดการกําหนดการ และ ตัวค้นหาห้อง เพื่อช่วยจัดกําหนดการการประชุมของคุณได้
หมายเหตุ: ตัวค้นหาห้องใหม่พร้อมใช้งานเป็นครั้งแรกใน Outlook for Microsoft 365 เริ่มต้นในเวอร์ชัน 2012 (รุ่น 13530.20316) ตัวค้นหาห้องมีการพึ่งพา WebView2 ซึ่งเริ่มเผยแพร่ไปยังแอปพลิเคชัน Microsoft 365 ในวันที่ 1 เมษายน 2021 เวอร์ชัน 2101 (รุ่น 13628.20274) และใหม่กว่า สําหรับข้อมูลเพิ่มเติมเกี่ยวกับ WebView2 โปรดดูเอกสารของผู้ดูแลระบบ: Microsoft Edge WebView2 และ Microsoft 365 Apps
-
ในการประชุมใหม่ ให้เพิ่ม ผู้เข้าร่วมประชุมที่จําเป็นเวลาเริ่มต้น และ เวลาสิ้นสุด แล้วเลือกปุ่ม ตัวค้นหาห้อง ที่ส่วนท้ายของเขตข้อมูล สถานที่อีกวิธีหนึ่งคือ คุณสามารถเลือกในเขตข้อมูล ตําแหน่งที่ตั้ง และเลือก เรียกดูด้วยตัวค้นหาห้อง ที่ด้านล่างในรายการตําแหน่งที่ตั้งที่แนะนํา
-
เลือกค่าเฉพาะของห้องในตัวค้นหาห้อง ห้องประชุมเหล่านี้ได้รับการตั้งค่าโดย Microsoft Exchange หรือผู้ดูแลระบบ Microsoft 365 ของคุณ
-
ถ้าการประชุมมีผู้เข้าร่วมหลายคนและห้องประชุมที่ยุ่งอยู่ อาจเป็นเรื่องยากที่จะหาเวลาที่เหมาะสมสําหรับทุกคน เมื่อต้องการค้นหาความพร้อมใช้งานสําหรับบุคคลและห้อง ให้เลือกปุ่ม ระบบจัดการกําหนดการ บน Ribbon แล้วเลือก เลือกอัตโนมัติ แล้วเลือกเกณฑ์ที่เหมาะสม
หมายเหตุ: ฟีเจอร์นี้จะแทนที่ฟีเจอร์ เวลาที่แนะนํา จาก Outlook เวอร์ชันก่อนหน้า
-
หลังจากที่คุณพบช่วงเวลาที่เหมาะสมและเพิ่มห้องประชุมลงในการประชุมแล้ว ให้เลือก การประชุม บน Ribbon จากนั้นคุณสามารถปิดตัวค้นหาห้องได้ เมื่อคุณตั้งค่าการประชุมของคุณเสร็จแล้ว ให้เลือก ส่ง
ใช้ระบบจัดการกำหนดการ
-
จากกล่องขาเข้า ให้เลือก รายการใหม่ > การประชุม หรือในปฏิทิน ให้เลือก การประชุมใหม่ คุณยังสามารถใช้แป้นพิมพ์ลัด Ctrl+Shift+Q เพื่อสร้างการเรียกประชุมใหม่ได้
-
เพิ่มผู้เข้าร่วมประชุมในเขตข้อมูล ผู้ที่ต้องเข้าร่วมประชุม/ผู้เข้าร่วมประชุมทั่วไป
-
ในกล่อง เรื่อง ให้ใส่คําอธิบายของการประชุมหรือเหตุการณ์
-
เลือก ระบบจัดการกําหนดการ จาก Ribbon คุณจะเห็นแถวสําหรับผู้รับทั้งหมดที่คุณใส่ในกล่อง ถึง ถ้าคุณต้องการเพิ่มผู้เข้าร่วมประชุมเพิ่มเติม คุณสามารถพิมพ์ชื่อของผู้เข้าร่วมประชุมในแถวว่างใดก็ได้ในระบบจัดการกําหนดการ
-
เวลาที่ผู้เข้าร่วมของคุณไม่ว่างจะแสดงเป็นสีน้ําเงินเข้ม เวลาที่ผู้เข้าร่วมของคุณมีการนัดหมายไม่แน่นอนจะแสดงในบล็อกแฮชสีน้ําเงินอ่อน และเวลาที่อยู่นอกชั่วโมงการทํางานของผู้เข้าร่วมจะแสดงเป็นสีเทาอ่อน เลือกเวลาว่างสําหรับผู้เข้าร่วมทั้งหมดของคุณ
ใช้ตัวค้นหาห้อง
-
ในการประชุมใหม่ ให้เลือกปุ่ม ระบบจัดการกําหนดการ บน Ribbon เลือกปุ่ม ตัวค้นหาห้อง ทางด้านขวาของเขตข้อมูล ตําแหน่งที่ตั้ง หรือเลือก เรียกดูด้วยตัวค้นหาห้อง ที่ด้านล่างในรายการตําแหน่งที่ตั้งที่แนะนํา
-
ถัดไป ให้เรียกดูอาคารในเมืองที่คุณต้องการประชุมโดยใช้เมนูดรอปดาวน์ในเขตข้อมูลอาคารหรือค้นหาโดยการพิมพ์ในเขตข้อมูลอาคาร
-
หลังจากเลือกอาคารคุณสามารถเรียกดูและกรองห้องในอาคารนั้นตามประเภทความจุพื้นและคุณสมบัติ รายการเหล่านี้ได้รับการตั้งค่าโดย Microsoft Exchange หรือผู้ดูแลระบบ Microsoft 365 ของคุณ
-
เลือกห้องที่พร้อมใช้งานเพื่อเพิ่มห้องไปยัง ระบบจัดการกําหนดการ และไปยังการประชุมเป็นผู้รับ
-
ถ้าคุณต้องการทําให้การประชุมเกิดขึ้นซ้ํา บนเมนู การประชุม ในกลุ่ม ตัวเลือก ให้เลือก กิจวัตร เลือกรูปแบบของกิจวัตร แล้วเลือก ตกลง เมื่อคุณเพิ่มรูปแบบของกิจวัตรลงในการเรียกประชุม เมนู การประชุม จะเปลี่ยนเป็น การประชุมที่เป็นกิจวัตร
-
เมื่อคุณตั้งค่าการประชุมของคุณเสร็จแล้ว ให้เลือก ส่ง
ค้นหาตัวค้นหาห้อง
ในการประชุมใหม่ ให้เลือก เรียกดูด้วย Places ที่ด้านล่างของ ตําแหน่งที่ตั้งที่แนะนําถัดไป ให้เรียกดูอาคารในเมืองที่คุณต้องการประชุมโดยใช้เมนูดรอปดาวน์ในเขตข้อมูลอาคารหรือค้นหาโดยการพิมพ์ในเขตข้อมูลอาคาร
หลังจากเลือกอาคารคุณสามารถเรียกดูและกรองห้องในอาคารนั้นตามประเภทความจุพื้นและคุณสมบัติ
ใช้ตัวค้นหาห้อง
ในการประชุมใหม่ ให้เลือก เรียกดูห้องเพิ่มเติม ภายใต้ส่วน เพิ่มตําแหน่งที่ตั้ง แล้วเลือก ตัวค้นหาห้อง 
ถัดไป ให้เรียกดูอาคารในเมืองที่คุณต้องการประชุมโดยใช้เมนูดรอปดาวน์ในเขตข้อมูลอาคารหรือค้นหาโดยการพิมพ์ในเขตข้อมูลอาคาร
หลังจากเลือกอาคารคุณสามารถเรียกดูและกรองห้องในอาคารนั้นตามประเภทความจุพื้นและคุณสมบัติ
ใช้ตัวค้นหาห้อง
ค้นหาและจองห้องประชุมจากหน้าจอ เหตุการณ์ใหม่ ด้วย เรียกดูห้องประชุม 
จากนั้น ให้เรียกดูอาคารในเมืองที่คุณต้องการประชุมด้วยการพิมพ์ลงในเขตข้อมูลอาคาร
