เคล็ดลับสำหรับรายชื่อผู้รับจดหมาย

ระบุรายการที่จะเพิ่ม

1. บนแท็บการส่งจดหมายให้คลิกจดหมายเวียน>ทีละStep-Mailตัวช่วยสร้างจดหมายเวียน

   ถ้าสิ่งพิมพ์เชื่อมต่อกับรายชื่อผู้รับ ให้ตรวจสอบการเชื่อมต่อ จากนั้นบนแท็บ การส่งจดหมาย ให้คลิก แก้ไขรายชื่อผู้รับ ถ้าสิ่งพิมพ์ไม่ได้เชื่อมต่อกับรายชื่อผู้รับที่มีอยู่ ในบานหน้าต่างจดหมายเวียน ให้คลิก ถัดไป :สร้างหรือเชื่อมต่อกับรายชื่อผู้รับ แล้วเลือกรายการที่คุณต้องการ

2. ในกล่องโต้ตอบ ผู้รับจดหมายเวียน ภายใต้ เพิ่มลงใน รายชื่อผู้รับให้เลือกเลือกอย่างใดอย่างหนึ่งต่อไปนี้

   • คลิก พิมพ์รายการใหม่ เพิ่มรายการที่คุณต้องการในกล่องโต้ตอบ รายการที่อยู่ใหม่แล้วคลิกตกลง

   • คลิก ใช้รายการที่มีอยู่ เลือกแหล่งข้อมูลในกล่องโต้ตอบ เลือกแหล่งข้อมูลแล้วคลิกเปิด

   • คลิก เลือกจากที่ติดต่อ Outlook (ถ้าคุณเป็น ได้รับพร้อมท์ให้เลือกโปรไฟล์จดหมาย คลิกโปรไฟล์ที่คุณต้องการ) แล้วคลิกตกลง เลือกโฟลเดอร์หรือ รายชื่อการแจกจ่ายในกล่องโต้ตอบ เลือกที่ติดต่อ แล้วคลิกตกลง

แก้ไขความคลาดเคลื่อนเมื่อรวมรายการ

เมื่อคุณเพิ่มรายชื่อผู้รับจดหมายหนึ่งรายการไปยังรายชื่อผู้รับจดหมายอื่น เขตข้อมูลอย่างน้อยหนึ่งเขตข้อมูลในรายการที่เพิ่มอาจไม่ตรงกับรายการที่มีอยู่ ตัวอย่างเช่น รายการที่อยู่ที่คุณเพิ่มอาจมีเขตข้อมูล ชื่อ บริษัท แต่รายการต้นฉบับอาจไม่รวมอยู่ด้วย

Publisher พร้อมท์ให้คุณแก้ไขความไม่ต่างระหว่างเขตข้อมูลในรายการแหล่งข้อมูลต่างๆ โดยการเปิด กล่องโต้ตอบ เพิ่มลงในรายชื่อผู้รับ

1. ในกล่องโต้ตอบเพิ่มลงในรายชื่อผู้รับ ให้เลือกเขตข้อมูลที่ไม่ได้เลือกในคอลัมน์ ตรงกัน แล้วเลือกเขตข้อมูลที่คุณต้องการให้เขตข้อมูลนั้นสัมพันธ์กันในเขตข้อมูลรายชื่อผู้รับที่มีรายการเขตข้อมูลที่ตรงกัน แล้วคลิกตรงกัน

2. ในกล่องโต้ตอบ จับคู่ เขตข้อมูล ให้ตรวจสอบว่าเขตข้อมูลที่คุณเลือกอยู่ในรายการภายใต้ ตรงกับเขตข้อมูลรายชื่อ ผู้รับ หรือเลือกเขตข้อมูลอื่น แล้วคลิกตกลง

3. ถ้าคุณต้องการเพิ่มเขตข้อมูลใหม่ลงในรายชื่อผู้รับของคุณเพื่อให้ตรงกัน ให้เลือกเขตข้อมูลที่คุณต้องการเพิ่มในรายการใหม่ (รายการด้านซ้ายในกล่องโต้ตอบ เพิ่มลงในรายชื่อผู้รับ)คลิกเพิ่มแล้วคลิกตกลง เขตข้อมูลที่เพิ่มจะแสดง ภายใต้เขตข้อมูลใหม่ที่จะถูกเพิ่มลงในรายชื่อผู้รับ

   เคล็ดลับ: เอาเขตข้อมูลที่เพิ่มออกโดยการเลือก เขตข้อมูลนั้นในกล่อง เขตข้อมูลใหม่ ที่จะ เพิ่มลงในรายการผู้รับ แล้วคลิกเอาออก

ฉันจะจับคู่เขตข้อมูลเมื่อ Publisher ไม่พร้อมท์ของฉันได้อย่างไร

• ในบานหน้าต่างงานจดหมายเวียน ภายใต้รายการเพิ่มเติมให้คลิกเขตข้อมูลที่อยู่ แล้วคลิกจับคู่เขตข้อมูล

บันทึกทางลัดไปยังรายการที่รวมเข้าด้วยกัน

คุณสามารถสร้างทางลัดไปยังรายการที่รวมเข้าด้วยกันเพื่อใช้ในการส่งจดหมายอื่นๆ ได้ เมื่อใดก็ตามที่คุณแก้ไขข้อมูลแต่ละรายการในรายการที่รวมเข้าด้วยกัน รายการที่ถูกแก้ไขจะอัปเดตในไฟล์ต้นฉบับด้วย ถ้าไฟล์นั้นพร้อมให้แก้ไข ถ้าคุณไม่ต้องการอัปเดตไฟล์ต้นฉบับ ให้ส่งออกรายชื่อผู้รับไปยังไฟล์ใหม่

1. ในบานหน้าต่าง งานจดหมายเวียน (ขั้นตอนที่ 3:สร้างสิ่งพิมพ์ที่ผสาน ) ภายใต้ เตรียมพร้อมเพื่อติดตามการส่งจดหมายนี้ คลิกบันทึกทางลัดไปยังรายชื่อผู้รับ

2. ในกล่องโต้ตอบ บันทึก ไฟล์ ให้พิมพ์ชื่อของรายการที่อยู่ที่รวมเข้าด้วยกันของคุณ ในกล่อง ชื่อ ไฟล์

   ตามค่าเริ่มต้น รายการที่อยู่จะถูกบันทึก ในโฟลเดอร์ แหล่งข้อมูล ของฉัน ทางที่ดีที่สุดคือเก็บรายการที่อยู่ไว้ที่นี่ เนื่องจากเป็นโฟลเดอร์เริ่มต้นที่ Publisher จะค้นหาแหล่งข้อมูล

3. คลิก บันทึก

เลือกหรือล้างรายการทั้งหมด

• เลือกหรือล้างกล่องกาเครื่องหมายในแถวหัวเรื่อง

กรองข้อมูลในรายการ

ถ้าคุณต้องการใช้เฉพาะบางรายการในรายการของคุณ คุณสามารถกรองรายการตามเขตข้อมูลหรือเกณฑ์ที่ระบุได้ หลังจากที่คุณกรองรายการแล้ว คุณสามารถใช้กล่องกาเครื่องหมายเพื่อรวมและแยกระเบียนได้

1. คลิกลูกศรที่อยู่ถัดจากส่วนหัวของคอลัมน์ของรายการที่คุณต้องการกรอง

2. เลือกทำอย่างใดอย่างหนึ่งต่อไปนี้

   • คลิก (ว่าง) เพื่อแสดงระเบียนทั้งหมดที่เขตข้อมูลที่สอดคล้องกันว่างเปล่า

   • คลิก (ไม่ว่าง) เพื่อแสดงระเบียนทั้งหมดที่เขตข้อมูลที่สอดคล้องกันมีข้อมูลอยู่

   • คลิก (ขั้นสูง) เพื่อเปิด กล่องโต้ตอบกรองและ เรียงล>บ ซึ่งคุณสามารถใช้เพื่อกรองตามเกณฑ์หลายเกณฑ์ได้

     หมายเหตุ: คุณยังสามารถเปิดกล่องโต้ตอบตัวกรองและเรียงล>บโดยการคลิก ตัวกรองภายใต้ปรับปรุงรายชื่อผู้รับในกล่องโต้ตอบผู้รับจดหมายเวียน

3. เคล็ดลับ: ถ้าแหล่งข้อมูลของคุณมีระเบียนที่แชร์ข้อมูลเดียวกัน และมีค่าไม่เฉพาะ 10 ค่าหรือน้อยกว่าในคอลัมน์ นั้นคุณสามารถกรองตามข้อมูลที่เฉพาะเจาะจงได้ ตัวอย่างเช่น ถ้ามีที่อยู่หลายรายการที่แสดงรายการออสเตรเลียเป็นประเทศหรือภูมิภาค คุณสามารถกรอง ออสเตรเลีย

4. กล่องโต้ตอบ ผู้รับจดหมายเวียน จะแสดงเฉพาะระเบียนที่ได้รับมอบหมาย เมื่อต้องการแสดงระเบียนทั้งหมดอีกครั้ง ให้คลิก(ทั้งหมด)

เรียงล>บข้อมูลในรายการ

ถ้าคุณต้องการดูรายการตามล>บลคุณสามารถเรียงล>กรายการในรายการของคุณ

• ในบานหน้าต่าง ผู้รับจดหมายเวียน ให้คลิกส่วนหัวของคอลัมน์ของรายการที่คุณต้องการเรียงล>ล>บ

  ตัวอย่างเช่น ถ้าคุณต้องการแสดงรายการตามตัวอักษรของนามสกุล ให้คลิก ส่วนหัวของคอลัมน์ นามสกุล

• เมื่อต้องการเรียงล>นโดยใช้เกณฑ์หลายเกณฑ์ ภายใต้ ปรับปรุงรายชื่อผู้รับให้คลิก เรียง ล>บ ในกล่องโต้ตอบ ตัวกรองและเรียง ล>บ ให้เลือกเกณฑ์ที่คุณต้องการเรียงล>บ

ค้นหารายการที่รายการที่คัดลอก

เมื่อต้องการป้องกันไม่ให้มีการส่งจดหมายซ้>กลบและค้นหาระเบียนในรายการรวมของคุณซึ่งเขตข้อมูลส่วนใหญ่ (แต่ไม่ใช่ทั้งหมด) ตรงกัน

1. ในกล่องโต้ตอบผู้รับจดหมายเวียน ภายใต้ปรับปรุงรายชื่อผู้รับให้คลิกค้นหารายการที่คัดลอก

2. ในกล่องโต้ตอบค้นหารายการที่คัดลอกให้กาเครื่องหมายเฉพาะรายการที่คุณต้องการรวมไว้ จากนั้นคลิกตกลง

ค้นหาผู้รับหรือกลุ่มผู้รับที่ระบุที่ใช้แอตทริบิวต์ร่วมกัน

เมื่อต้องการระบุบุคคลหรือกลุ่มบุคคลที่แชร์แอตทริบิวต์ทั่วไป (เช่น นามสกุล รหัสไปรษณีย์ หรือเดือนเกิด) คุณสามารถค้นหารายการได้

1. ในกล่องโต้ตอบผู้รับจดหมายเวียนภายใต้ ปรับปรุงรายชื่อผู้รับให้คลิก ค้นหาผู้รับ

2. ในกล่องโต้ตอบค้นหารายการ ให้ใส่แอตทริบิวต์ที่คุณต้องการค้นหาในกล่องข้อความ ค้นหา ระบุเขตข้อมูลที่คุณต้องการค้นหา แล้วคลิกค้นหาถัดไป