Applies ToOutlook for Microsoft 365 Outlook 2021 Outlook 2019 Outlook 2016 Outlook 2013

การเก็บถาวรอัตโนมัติช่วยจัดการพื้นที่ในกล่องจดหมายของคุณหรือบนเซิร์ฟเวอร์อีเมลที่คุณกําลังใช้โดยการย้ายรายการไปยังตําแหน่งเก็บถาวรโดยอัตโนมัติ การเก็บถาวรอัตโนมัติจะดําเนินการอย่างใดอย่างหนึ่งหรือทั้งสองอย่างต่อไปนี้ให้เสร็จสมบูรณ์ โดยขึ้นอยู่กับตัวเลือก:

  • ย้ายรายการจากตำแหน่งที่ตั้งเดิมไปยังโฟลเดอร์เก็บถาวร ซึ่งตามปกติแล้วจะเป็นโฟลเดอร์ที่ใช้งานอยู่อันใดอันหนึ่งของคุณ

    รายการของฉันจะไปที่ไหน

    ไฟล์เก็บถาวรเป็นไฟล์ข้อมูล Outlook (.pst) ชนิดหนึ่ง ครั้งแรกที่เก็บถาวรอัตโนมัติทํางาน ไฟล์เก็บถาวรจะถูกสร้างขึ้นโดยอัตโนมัติใน: C:\Users\YourUserName\Documents\Outlook Files\archive.pst

    ฉันไม่พบโฟลเดอร์ที่แสดงในบทความนี้

    บางโฟลเดอร์อาจเป็นโฟลเดอร์ที่ซ่อนอยู่ สําหรับข้อมูลเพิ่มเติมเกี่ยวกับการดูโฟลเดอร์ที่ซ่อนอยู่ใน Windows ให้ดู แสดงไฟล์ที่ซ่อนไว้

  • ลบรายการที่พ้นช่วงอายุอย่างถาวร

หมายเหตุ: 

  • หากคุณเลือกที่จะลบรายการ รายการเหล่านั้นจะไม่ถูกเก็บถาวร ถ้าคุณเลือกที่จะเก็บถาวรรายการ รายการเหล่านั้นจะไม่สามารถถูกลบโดยการเก็บถาวรอัตโนมัติได้ เมื่อเก็บถาวรรายการแล้ว จะสามารถลบออกได้ด้วยตนเองเท่านั้น

  • ถ้าคุณมีบัญชี Exchange หลายบัญชีในโปรไฟล์ Outlook ของคุณและกําหนดค่า การเก็บถาวรอัตโนมัติ สําหรับบัญชีเดียว บัญชี Exchange อื่นๆ ทั้งหมดจะมีการตั้งค่าเดียวกันนําไปใช้โดยอัตโนมัติ 

สําหรับข้อมูลเพิ่มเติมเกี่ยวกับฟีเจอร์การเก็บถาวรอัตโนมัติ ให้ดู เก็บถาวรรายการเก่าโดยอัตโนมัติ

ช่วงอายุของรายการ Outlook

รายการ Outlook ใดๆ ที่เกินช่วงอายุจะถูกรวมไว้ในการเก็บถาวรอัตโนมัติครั้งถัดไป เว้นแต่ว่ารายการนั้นจะถูกทําเครื่องหมายให้แยกออกโดยเฉพาะ ช่วงเวลาอายุเริ่มต้นสําหรับแต่ละโฟลเดอร์ Outlook มีดังนี้:

โฟลเดอร์

ช่วงอายุ

กล่องขาเข้าและแบบร่าง

6 เดือน

รายการที่ส่งและรายการที่ลบ

2 เดือน

กล่องขาออก

3 เดือน

ปฏิทิน

6 เดือน

งาน

6 เดือน

บันทึกย่อ

6 เดือน

บันทึกประจำวัน

6 เดือน

หมายเหตุ: โฟลเดอร์ที่คุณสร้างที่มีรายการชนิดเดียวกันกับกล่องขาเข้าปฏิทินงานบันทึกย่อ หรือ Journal มีช่วงอายุเริ่มต้นหกเดือนเหมือนกัน ตัวอย่างเช่น โฟลเดอร์จดหมายที่คุณสร้างรายงานสถานะที่ได้รับจากผู้ร่วมงานหรือโฟลเดอร์ที่ติดต่อที่คุณสร้างสําหรับที่ติดต่อส่วนบุคคล

กำหนดอายุของรายการ

ชนิดของรายการ

เมื่อเริ่มช่วงอายุ

ข้อความอีเมล

วันที่/เวลาที่ได้รับ หรือเมื่อคุณเปลี่ยนแปลงและบันทึกข้อความครั้งล่าสุด ขึ้นอยู่กับว่าแบบใดจะเกิดในภายหลัง การทําเครื่องหมายข้อความว่าอ่านแล้วหรือยังไม่ได้อ่านเป็นตัวอย่างของการเปลี่ยนแปลงข้อความ

การประชุม เหตุการณ์ หรือนัดหมายในปฏิทิน

วันที่ที่คุณเปลี่ยนแปลงและบันทึกรายการครั้งล่าสุด ขึ้นอยู่กับว่าแบบใดจะเกิดในภายหลัง รายการที่เป็นกิจวัตรจะไม่ถูกเก็บถาวรอัตโนมัติ โดยไม่คํานึงถึงวันที่บันทึกล่าสุดเฉพาะรายการปฏิทินที่ได้เกิดขึ้นแล้วเท่านั้นที่จะถูกเก็บถาวร

งาน

วันที่เสร็จสมบูรณ์ หรือเมื่อคุณเปลี่ยนแปลงและบันทึกงานครั้งล่าสุด งานที่ไม่ได้ทําเครื่องหมายเป็นเสร็จสมบูรณ์จะไม่ถูกเก็บถาวรอัตโนมัติ งานที่มอบหมายให้บุคคลอื่นจะถูกเก็บถาวรถ้าทําเครื่องหมายว่าเสร็จสมบูรณ์เท่านั้น

บันทึกย่อ

เมื่อคุณเปลี่ยนแปลงหรือบันทึกบันทึกย่อครั้งล่าสุด

รายการบันทึกประจำวัน

วันที่ที่สร้างรายการบันทึกประจำวันหรือเมื่อคุณเปลี่ยนแปลงและบันทึกรายการครั้งล่าสุด

ที่ติดต่อ

ที่ติดต่อจะไม่ถูกเก็บถาวรตามค่าเริ่มต้น อย่างไรก็ตาม คุณสามารถเก็บถาวรด้วยตนเองได้

ด้านบนของหน้า

การตั้งค่าและตัวเลือกการเก็บถาวรอัตโนมัติ

ดูคำอธิบายต่อไปนี้สำหรับการตั้งค่าและตัวเลือกที่คุณสามารถนำไปใช้เมื่อกำหนด การเก็บถาวรอัตโนมัติเอง

กล่องโต้ตอบการตั้งค่า เก็บถาวรอัตโนมัติ

เรียกใช้เก็บถาวรอัตโนมัติทุกๆ n วัน    เลือกความถี่ในการเรียกใช้ เก็บถาวรอัตโนมัติ การเก็บถาวรหลายรายการในเวลาเดียวกันอาจทําให้ประสิทธิภาพการทํางานของคอมพิวเตอร์ช้าลง ดังนั้นจึงเป็นการดีกว่าที่จะใช้ เก็บถาวรอัตโนมัติ บ่อยขึ้นเพื่อลดจํานวนรายการที่ประมวลผล

เมื่อต้องการปิดฟีเจอร์การเก็บถาวรอัตโนมัติ ให้ล้างกล่องกาเครื่องหมาย เรียกใช้การเก็บถาวรอัตโนมัติทุก n วัน

พร้อมท์ก่อนจะเรียกใช้ฟีเจอร์เก็บถาวรอัตโนมัติ    เลือกว่าคุณต้องการให้ข้อความตัวเตือนปรากฏขึ้นก่อนการเก็บถาวรอัตโนมัติจะประมวลผลรายการ Outlook ของคุณหรือไม่ เมื่อพร้อมท์ปรากฏขึ้น คุณสามารถคลิก ไม่ บนข้อความตัวเตือนเพื่อยกเลิกเซสชันการเก็บถาวรอัตโนมัตินั้น

ลบรายการที่หมดอายุ (โฟลเดอร์อีเมลเท่านั้น)    ตัวเลือกนี้จะถูกปิดใช้งานตามค่าเริ่มต้น เลือกกล่องกาเครื่องหมายนี้เพื่อลบข้อความหลังจากพ้นช่วงอายุแล้ว

เก็บถาวรหรือลบรายการเก่า    เลือกตัวเลือกนี้ถ้าคุณต้องการตั้งค่าหรือเปลี่ยนการตั้งค่าที่ตามมา ถ้าล้างกล่องกาเครื่องหมายนี้ การเก็บถาวรอัตโนมัติจะทํางานโดยใช้การตั้งค่าเริ่มต้น

แสดงโฟลเดอร์เก็บถาวรในรายการโฟลเดอร์     เลือกกล่องกาเครื่องหมายนี้เพื่อให้โฟลเดอร์ เก็บถาวร แสดงรายการพร้อมกับโฟลเดอร์การทํางานอื่นๆ ของคุณในบานหน้าต่างนําทาง ถ้าคุณไม่ใช้ตัวเลือกนี้ คุณยังสามารถเปิดโฟลเดอร์เก็บถาวรของคุณได้ — คลิกแท็บ ไฟล์ จากนั้นบนแท็บ เปิด ให้คลิก เปิดไฟล์ข้อมูล Outlook

ล้างรายการที่มีอายุเก่ากว่า    ระบุอายุที่คุณต้องการเก็บถาวรรายการเป็นวัน สัปดาห์ หรือเดือน คุณสามารถกําหนดค่าระยะเวลาหนึ่งวันได้สูงสุด 60 เดือน

ย้ายรายการเก่าไปยัง    เลือกกล่องกาเครื่องหมายนี้เพื่อเก็บถาวรรายการเก่าแทนการลบโดยอัตโนมัติ โฟลเดอร์เริ่มต้นจะปรากฏในกล่อง เมื่อต้องการใช้โฟลเดอร์อื่น ให้ใส่ตําแหน่งที่ตั้งโฟลเดอร์ในกล่อง หรือคลิก เรียกดู การเลือกตัวเลือกนี้จะล้างการเลือกตัวเลือก ลบรายการอย่างถาวร

ลบรายการอย่างถาวร     ตัวเลือกนี้จะลบรายการที่หมดอายุใดๆ ไฟล์เหล่านี้จะไม่ถูกย้ายและจะไม่มีการเก็บสําเนาเก็บถาวร การเลือกตัวเลือกนี้จะล้างการเลือกของตัวเลือก ย้ายรายการเก่าไปยัง

ใช้การตั้งค่าเหล่านี้กับโฟลเดอร์ทั้งหมดทันที    ตัวเลือกนี้จะนําการตั้งค่า เก็บถาวรอัตโนมัติ รวมถึงการเปลี่ยนแปลงของคุณไปใช้กับโฟลเดอร์ทั้งหมด เมื่อต้องการระบุการตั้งค่าที่ไม่ซ้ํากันสําหรับโฟลเดอร์ตั้งแต่หนึ่งโฟลเดอร์ขึ้นไป แต่ให้คลิกขวาที่โฟลเดอร์ คลิก คุณสมบัติ แล้วไปที่แท็บ เก็บถาวรอัตโนมัติ เพื่อเปลี่ยนการตั้งค่าสําหรับแต่ละโฟลเดอร์ที่คุณต้องการเปลี่ยนแปลงแทน

ด้านบนของหน้า

ต้องการความช่วยเหลือเพิ่มเติมหรือไม่

ต้องการตัวเลือกเพิ่มเติมหรือไม่

สํารวจสิทธิประโยชน์ของการสมัครใช้งาน เรียกดูหลักสูตรการฝึกอบรม เรียนรู้วิธีการรักษาความปลอดภัยอุปกรณ์ของคุณ และอื่นๆ

ชุมชนช่วยให้คุณถามและตอบคําถาม ให้คําติชม และรับฟังจากผู้เชี่ยวชาญที่มีความรู้มากมาย