สิ่งต่อไปนี้อาจส่งผลกระทบต่อความเป็นส่วนตัว ไม่ว่าจะโดยการทําให้ข้อมูลที่อาจเป็นข้อมูลสําคัญพร้อมใช้งานสําหรับบุคคลที่สามหรือโดยการอนุญาตให้คุณควบคุมข้อมูลที่อาจพร้อมใช้งาน
แท็บ ใหม่ (คลิกแท็บ ไฟล์ แล้วคลิก ใหม่) สามารถให้ความช่วยเหลือล่าสุดที่ดาวน์โหลดจาก Office.com สําหรับเวิร์กบุ๊กที่ยึดตามเทมเพลต คุณยังสามารถส่งคําติชมเกี่ยวกับเทมเพลตและให้คะแนนเป็นตัวเลขสําหรับแต่ละเทมเพลตที่คุณดาวน์โหลดได้
เมื่อคุณเปิดเทมเพลตหรือไฟล์ที่ยึดตามเทมเพลต Excel (ขึ้นอยู่กับการตั้งค่าวิธีใช้แบบออนไลน์ของคุณ) Office.com โปรแกรมจะส่ง ID ของเทมเพลตนั้น โปรแกรมและเวอร์ชันที่คุณกําลังใช้อยู่ ไปพร้อมกับข้อมูลคอมพิวเตอร์มาตรฐาน
ID เทมเพลตจะใช้เพื่อระบุเทมเพลตต้นฉบับที่ดาวน์โหลดจาก Office.com หรือรวมอยู่ในการติดตั้ง Excel ของคุณ ซึ่งไม่ได้ระบุเวิร์กบุ๊กของคุณโดยไม่ซ้ํากัน ID จะเหมือนกันสําหรับผู้ใช้ทุกคนที่มีเท็มเพลตเดียวกัน
ถ้าคุณเลือกที่จะสร้างลิงก์ไปยังรูปภาพ ไฟล์ แหล่งข้อมูล หรือเอกสารอื่นๆ บนฮาร์ดดิสก์ของคุณหรือบนเซิร์ฟเวอร์ เส้นทางไปยังไฟล์นั้นจะถูกบันทึกลงในเวิร์กบุ๊กของคุณ ในบางกรณี ลิงก์อาจมีชื่อผู้ใช้หรือข้อมูลเกี่ยวกับเซิร์ฟเวอร์บนเครือข่ายของคุณ ในกรณีของการเชื่อมต่อข้อมูล คุณสามารถเลือกที่จะบันทึกชื่อผู้ใช้หรือรหัสผ่านภายในลิงก์การเชื่อมต่อข้อมูลได้
นอกจากนี้ เมื่อคุณนํา XML Schema ไปใช้กับเวิร์กบุ๊ก เส้นทางไปยัง XML Schema ที่คุณสร้างจะถูกบันทึกไปยังเวิร์กบุ๊ก ในบางกรณี เส้นทางนั้นอาจมีชื่อผู้ใช้ของคุณรวมอยู่ด้วย
เมื่อคุณสร้างฟังก์ชันข้อมูลแผ่นงานหรือรายงาน PivotTable จากแหล่งข้อมูลภายนอก ข้อมูลที่คุณร้องขอจากแหล่งข้อมูลนั้นจะถูกจัดเก็บเป็นส่วนหนึ่งของเวิร์กชีตของคุณ พร้อมกับตัวระบุที่ไม่ซ้ํากันสําหรับแหล่งข้อมูล ชื่อผู้ใช้ของบุคคลที่รีเฟรชแคชครั้งล่าสุดจะถูกเก็บไว้ด้วย
ทั้งนี้ขึ้นอยู่กับวิธีที่คุณตั้งค่าเวิร์กบุ๊กหรือรายงาน PivotTable ของคุณ ระบบอาจแสดงเฉพาะชุดย่อยของข้อมูลที่เก็บไว้เท่านั้น เมื่อต้องการเอาข้อมูลที่เก็บไว้นี้ทั้งหมดออก ให้เอาการเชื่อมต่อไปยังแหล่งข้อมูลออกจากฟังก์ชันข้อมูลของแผ่นงาน และเอา Pivot ทั้งหมดที่อ้างอิงข้อมูลออก
เมื่อคุณสร้างแผนภูมิใน Excel คุณสามารถกรองข้อมูลที่คุณเลือกสําหรับแผนภูมิเพื่อให้แสดงเฉพาะข้อมูลบางส่วน อย่างไรก็ตาม ข้อมูลทั้งหมดที่เลือกจะถูกเก็บไว้กับแผนภูมิ เมื่อต้องการป้องกันไม่ให้ผู้อื่นเปลี่ยนแปลงแผนภูมิของคุณหรือดูข้อมูล เมื่อคุณคัดลอกแผนภูมิลงในโปรแกรม Microsoft ให้วางแผนภูมิเป็นบิตแมป ถ้าข้อมูลในแผนภูมิของคุณมาจากแหล่งข้อมูลภายนอก คุณอาจป้องกันแผนภูมิด้วยรหัสผ่านเพื่อช่วยป้องกันไม่ให้ผู้อื่นอัปเดตแผนภูมิด้วยข้อมูลล่าสุดจากแหล่งข้อมูลภายนอก ถ้าแผนภูมิของคุณยึดตามข้อมูลในเวิร์กบุ๊กของคุณ การป้องกันด้วยรหัสผ่านของแผนภูมิสามารถช่วยป้องกันไม่ให้บุคคลอื่นปรับเปลี่ยนข้อมูลที่ปรากฏอยู่ในแผนภูมิของคุณได้
เมื่อคุณพิมพ์เวิร์กบุ๊ก Excel แล้วบันทึกเวิร์กบุ๊กนั้น Excel จะบันทึกเส้นทางไปยังเครื่องพิมพ์ของคุณด้วยเอกสาร ในบางกรณี เส้นทางอาจมีชื่อผู้ใช้หรือชื่อคอมพิวเตอร์รวมอยู่ด้วย
Excel ช่วยให้คุณสามารถเพิ่มและแก้ไขข้อความแสดงแทนสําหรับตาราง รูปร่าง รูปภาพ แผนภูมิ กราฟิก SmartArt และวัตถุอื่นๆ ในเวิร์กบุ๊กของคุณ ข้อความแสดงแทนจะถูกบันทึกไว้กับเวิร์กบุ๊ก และอาจมีข้อมูลส่วนบุคคลที่เพิ่มโดยผู้สนับสนุนใดๆ ของงานนําเสนอ สําหรับบางวัตถุ เช่น รูปภาพที่คุณแทรกลงในเวิร์กบุ๊กของคุณ ข้อความแสดงแทนเริ่มต้นจะมีเส้นทางไฟล์สําหรับวัตถุที่คุณแทรก
ข้อความแสดงแทนสามารถใช้โดยฟีเจอร์การช่วยสําหรับการเข้าถึง เช่น โปรแกรมอ่านหน้าจอ ข้อความแสดงแทนจะพร้อมใช้งานสําหรับทุกคนที่มีสิทธิ์เข้าถึงไฟล์ของคุณ
Excel ช่วยให้คุณสามารถเข้าถึงพื้นที่ทํางานเอกสารบน SharePoint ได้ เวิร์กสเปซเอกสารคือพื้นที่ที่แชร์ซึ่งคุณสามารถทํางานร่วมกับสมาชิกทีมคนอื่นๆ บนเวิร์กบุ๊กอย่างน้อยหนึ่งเวิร์กบุ๊กได้
เมื่อคุณเข้าถึงพื้นที่ทํางานเอกสาร Excel จะดาวน์โหลดข้อมูลจากไซต์พื้นที่ทํางานเอกสารเพื่อให้ข้อมูลเกี่ยวกับไซต์นั้นกับคุณ ข้อมูลนี้รวมถึง:
-
ชื่อไซต์
-
URL หรือที่อยู่ของไซต์
-
ชื่อ ที่อยู่อีเมล และระดับสิทธิ์ของผู้ใช้ไซต์
-
รายการของเอกสาร งาน และข้อมูลอื่นๆ ที่พร้อมใช้งานจากไซต์
Excel ยังเก็บรายการไซต์พื้นที่ทํางานเอกสารที่คุณเยี่ยมชมบนคอมพิวเตอร์ของคุณในรูปแบบของคุกกี้อีกด้วย รายการนี้ใช้เพื่อให้คุณสามารถเข้าถึงไซต์ที่คุณเคยเยี่ยมชมก่อนหน้านี้ได้อย่างรวดเร็ว Microsoft จะไม่เข้าถึงรายชื่อไซต์ที่คุณเยี่ยมชม และไม่ได้แสดงบนอินเทอร์เน็ต เว้นแต่ว่าคุณเลือกที่จะทําให้รายการพร้อมใช้งานอย่างกว้างขวางยิ่งขึ้น
บริการโทรสารช่วยให้คุณสามารถส่งโทรสารผ่านทางอินเทอร์เน็ต และจัดระเบียบโทรสารที่คุณส่งใน Microsoft Outlook ได้ เมื่อต้องการใช้บริการโทรสาร คุณต้องลงทะเบียนกับผู้ให้บริการโทรสาร โดยแยกจาก Microsoft ที่ประมวลผลโทรสารและส่งโทรสารทางอินเทอร์เน็ต Microsoft จะไม่เก็บรวบรวมข้อมูลใดๆ จากคุณลักษณะบริการโทรสาร
เมื่อคุณลงทะเบียนใช้บริการโทรสาร ผู้ให้บริการโทรสารจะสร้างแพคเกจการลงทะเบียนที่ผู้ให้บริการโทรสารและ Excel เก็บไว้ แพคเกจนี้ประกอบด้วยที่อยู่ของเว็บไซต์ของผู้ให้บริการรับส่งโทรสารและ "โทเค็น" ที่ยืนยันการเข้าถึงผู้ให้บริการโทรสารของคุณ เมื่อคุณส่งโทรสารจาก Excel แพคเกจการลงทะเบียนนี้จะถูกผนวกเข้ากับเอกสาร
นอกจากนี้ คุณยังสามารถใช้บริการโทรสารเพื่อคํานวณราคาโทรสารโดยไม่ต้องส่งโทรสารได้ ถ้าคุณเลือกที่จะคํานวณราคาโทรสาร Excel จะใช้การเชื่อมต่อที่เข้ารหัสลับเพื่อส่งโทเค็นการลงทะเบียนของคุณ หมายเลขโทรศัพท์ที่จะส่งโทรสาร และจํานวนหน้าของโทรสารไปยังผู้ให้บริการโทรสาร Microsoft ไม่ได้รับหรือจัดเก็บข้อมูลนี้
Excel ช่วยให้คุณสามารถร้องขอข้อมูลเกี่ยวกับคําหรือวลีจากผู้ให้บริการเนื้อหาระดับพรีเมียมจํานวนหนึ่ง เมื่อคุณร้องขอการค้นหาคําหรือวลีใดคําหนึ่ง Excel จะใช้อินเทอร์เน็ตเพื่อส่งข้อความที่คุณร้องขอ ผลิตภัณฑ์ซอฟต์แวร์ที่คุณกําลังใช้อยู่ในปัจจุบัน ตําแหน่งที่ตั้งที่ระบบของคุณตั้งค่าและข้อมูลการอนุญาตที่ระบุว่าคุณมีสิทธิ์ในการดาวน์โหลดข้อมูลการค้นคว้า ถ้าบริษัทอื่นต้องการ
Excel ส่งข้อมูลนี้ไปยังบริการที่ได้รับจาก Microsoft หรือผู้ให้บริการรายอื่นที่คุณเลือก บริการนี้จะส่งกลับข้อมูลเกี่ยวกับคําหรือวลีที่คุณร้องขอ
บ่อยครั้ง ข้อมูลที่คุณได้รับจะมีลิงก์ไปยังข้อมูลเพิ่มเติมจากเว็บไซต์ของบริการนั้น หากคุณคลิกลิงก์นี้ ผู้ให้บริการของบริการอาจเพิ่มคุกกี้ลงในระบบของคุณเพื่อระบุตัวตนของคุณสําหรับธุรกรรมในอนาคต Microsoft จะไม่รับผิดชอบใดๆ ต่อข้อปฏิบัติด้านความเป็นส่วนตัวของเว็บไซต์และบริการของบริษัทภายนอก Microsoft จะไม่ได้รับหรือจัดเก็บข้อมูลใดๆ นี้ เว้นแต่ว่าคุณได้สอบถามบริการที่ Microsoft เป็นเจ้าของ
คุณสามารถปิดการค้นคว้าและการอ้างอิงได้โดยทําดังต่อไปนี้:
การตั้งค่านี้อาจถูกจํากัดโดยผู้ดูแลระบบของคุณ หากเป็นเช่นนั้น คุณจะไม่สามารถเปิดใช้งานหรือปิดใช้งานด้วยตนเองได้
-
คลิกแท็บ ไฟล์
-
คลิก บัญชี
-
ภายใต้ ความเป็นส่วนตัวของบัญชี ให้คลิก จัดการการตั้งค่า
-
ภายใต้ บริการที่เชื่อมต่อเพิ่มเติม ให้ล้างกล่องกาเครื่องหมาย เปิดใช้งานประสบการณ์การเชื่อมต่อเพิ่มเติม
สิ่งสำคัญ: การทําเช่นนี้จะปิดใช้งานบริการที่เชื่อมต่อเพิ่มเติมทั้งหมด ไม่ใช่แค่การค้นคว้าและการอ้างอิงเท่านั้น
-
คลิกแท็บ ไฟล์
-
คลิก ตัวเลือก
-
คลิก ศูนย์ความเชื่อถือ
-
คลิก การตั้งค่าศูนย์ความเชื่อถือ
-
คลิก ตัวเลือกความเป็นส่วนตัว แล้วล้างกล่องกาเครื่องหมาย อนุญาตให้บานหน้าต่างงาน การค้นคว้า ตรวจหาและติดตั้งบริการใหม่
Excel ช่วยให้คุณสามารถแปลเอกสารทั้งหมดหรือบางส่วนได้โดยใช้พจนานุกรมสองภาษาหรือการแปลภาษาด้วยเครื่อง คุณมีตัวเลือกวิธีที่คุณต้องการแปลเอกสารของคุณ
คุณสามารถเลือกหรือใส่คําหรือวลีที่คุณต้องการแปล หรือคุณสามารถเลือกที่จะแปลทั้งเอกสารไม่ว่าจะในกรณีใด โดยการเลือกตัวเลือกการแปลที่เกี่ยวข้องในบานหน้าต่าง การค้นคว้าและการอ้างอิง
ถ้าคุณเลือกหรือใส่คําหรือวลีที่คุณต้องการแปล วลีที่คุณใส่จะถูกเปรียบเทียบกับพจนานุกรมสองภาษา พจนานุกรมสองภาษาบางอย่างจะรวมอยู่ในซอฟต์แวร์ของคุณ และพจนานุกรมอื่นๆ พร้อมใช้งานจาก Office.com ถ้าคําหรือวลีที่คุณใส่ไม่อยู่ในพจนานุกรมสองภาษาที่รวมอยู่ในซอฟต์แวร์ของคุณ คําหรือวลีนั้นจะถูกส่งแบบไม่เข้ารหัสไปยังบริการแปลภาษาของ Microsoft หรือบริษัทอื่น
ถ้าคุณต้องการแปลทั้งเวิร์กบุ๊ก ของคุณ เวิร์กบุ๊กจะถูกส่งแบบไม่เข้ารหัสไปยังบริการแปลภาษาของ Microsoft หรือบริษัทอื่น เช่นเดียวกับข้อมูลใดๆ ที่ถูกส่งแบบไม่เข้ารหัสลับผ่านทางอินเทอร์เน็ต บุคคลอื่นอาจเห็นคํา วลี หรือเวิร์กบุ๊กที่คุณกําลังแปล
ถ้าคุณเลือกที่จะใช้หนึ่งในพจนานุกรมที่พร้อมใช้งานบน Office.com หรือบริการแปลภาษาของบริษัทอื่น Excel จะใช้อินเทอร์เน็ตเพื่อส่งข้อความที่คุณร้องขอ ชนิดของซอฟต์แวร์ที่คุณมี และตําแหน่งที่ตั้งและภาษาที่ระบบของคุณตั้งค่าไว้ สําหรับบริการแปลภาษาของบริษัทอื่น Excel อาจส่งข้อมูลการรับรองความถูกต้องที่แคชไว้ก่อนหน้านี้ซึ่งระบุว่าคุณได้ลงทะเบียนเพื่อเข้าถึงเว็บไซต์ก่อนหน้านี้
Microsoft SharePoint มีฟีเจอร์การตรวจสอบที่ช่วยให้ผู้ดูแลระบบสามารถติดตามการตรวจสอบที่เชื่อถือได้เกี่ยวกับวิธีการทํางานกับเนื้อหาบางอย่างของผู้ใช้
เมื่อผู้ดูแลระบบ SharePoint เปิดใช้งานฟีเจอร์การตรวจสอบ เซิร์ฟเวอร์จะบันทึกโดยอัตโนมัติในฐานข้อมูลเนื้อหา SharePoint การกระทําบางอย่างที่ผู้ใช้ดําเนินการ การดําเนินการเหล่านี้รวมถึงดู แก้ไข เช็คอิน และเช็คเอาท์ สําหรับแต่ละการกระทําที่บันทึก ระเบียนเซิร์ฟเวอร์จะระบุข้อมูลเกี่ยวกับไฟล์ การดําเนินการ และ ID SharePoint ของผู้ใช้ ไม่มีการส่งข้อมูลไปยัง Microsoft เป็นส่วนหนึ่งของฟีเจอร์นี้
ฟีเจอร์นี้จะปิดอยู่ตามค่าเริ่มต้น และจะพร้อมใช้งานสําหรับผู้ดูแลระบบของไซต์ SharePoint ที่จัดเก็บเนื้อหาไว้เท่านั้น
Excel มีความสามารถในการส่งข้อความโต้ตอบแบบทันทีจากภายในโปรแกรมและให้คุณสามารถรับการแจ้งเตือนเมื่อมีบุคคลออนไลน์ หรือเมื่อมีการเปลี่ยนแปลงบางอย่างในเวิร์กบุ๊กหรือเวิร์กสเปซที่แชร์
Excel สามารถใช้ไคลเอ็นต์ข้อความโต้ตอบแบบทันทีเพื่อให้ความสามารถในการดูสถานะออนไลน์ของบุคคลอื่นและส่งข้อความถึงพวกเขาได้ Excel มีตัวควบคุมเว็บที่อนุญาตให้แสดงสถานะการส่งข้อความโต้ตอบแบบทันทีภายในเว็บเพจได้ เพจ Microsoft SharePoint ใช้ตัวควบคุมนี้ เพจเหล่านี้จะไม่ส่งข้อมูลการแสดงตนกลับไปยังเว็บเซิร์ฟเวอร์
ตัวควบคุมเว็บนี้สามารถใช้เพื่อส่งข้อมูลการแสดงตนจากโปรแกรมข้อความโต้ตอบแบบทันทีของคุณไปยังเว็บเซิร์ฟเวอร์ได้ ตามค่าเริ่มต้น ข้อมูลการแสดงตนจะสามารถส่งไปยังไซต์อินทราเน็ต ไซต์ที่เชื่อถือได้ และไซต์บนคอมพิวเตอร์เฉพาะที่เท่านั้น
Excel จะใช้รูปแบบไฟล์ที่ยึดตาม XML รูปแบบไฟล์ XML เหล่านี้สามารถขยายได้ ซึ่งหมายความว่าผู้ใช้สามารถระบุ Schema หรือแท็กเพิ่มเติมในไฟล์ได้ Add-in หรือโค้ดของบริษัทอื่นยังสามารถแนบข้อมูล Metadata เพิ่มเติมกับรูปแบบไฟล์ XML เหล่านี้ที่ไม่สามารถดูได้ใน Excel
คุณสามารถตรวจสอบ Metadata ที่ถูกเชื่อมโยงกับไฟล์ XML โดยการดูในตัวแสดงข้อความได้
ตามค่าเริ่มต้น ถ้าคุณบันทึกข้อคิดเห็นลงในไฟล์ Excel จะเพิ่มชื่อย่อของคุณลงในแต่ละข้อคิดเห็น แล้วข้อมูลนี้ก็จะมีให้สำหรับผู้ใดก็ตามที่สามารถเข้าถึงไฟล์ของคุณได้
คุณสามารถเอาข้อมูลส่วนบุคคลของคุณออกจากข้อคิดเห็นเหล่านี้ได้โดยทําดังต่อไปนี้:
-
คลิกแท็บ ไฟล์
-
คลิก ข้อมูล
-
คลิก ตรวจหาปัญหา แล้วคลิก ตรวจสอบเอกสาร
ตามค่าเริ่มต้น เมื่อคุณทําการเปลี่ยนแปลงไฟล์ที่มีฟีเจอร์การติดตามการเปลี่ยนแปลงเปิดอยู่ ชื่อผู้ใช้และ/หรือชื่อย่อของคุณจะถูกเก็บไว้ในเวิร์กบุ๊กและเชื่อมโยงกับการเปลี่ยนแปลงที่คุณทํา ข้อมูลนี้ รวมถึงข้อความต้นฉบับและข้อความที่ตรวจทานแก้ไขจะพร้อมใช้งานสําหรับทุกคนที่มีสิทธิ์เข้าถึงไฟล์ของคุณ
หลังจากยอมรับหรือปฏิเสธการเปลี่ยนแปลงเหล่านี้ แล้ว ชื่อของคุณจะถูกเอาออก คุณยังสามารถเอาข้อมูลส่วนบุคคลของคุณออกจากการเปลี่ยนแปลงเหล่านี้ได้ด้วยการทําดังต่อไปนี้:
-
คลิกแท็บ ไฟล์
-
คลิก ข้อมูล
-
คลิก ตรวจหาปัญหา แล้วคลิก ตรวจสอบเอกสาร
ในบางกรณี Excel จะจัดเก็บชื่อของคุณเพื่อให้คุณได้รับประสบการณ์ที่ดียิ่งขึ้นเมื่อใช้ฟีเจอร์บางอย่าง ตัวอย่างเช่น ชื่อของคุณจะถูกจัดเก็บไว้ในตําแหน่งที่ตั้งเหล่านี้:
-
เขตข้อมูล Author
-
คุณสมบัติแฟ้ม AuthorName
คุณสามารถเอาชื่อของคุณออกจากเขตข้อมูลและคุณสมบัติเหล่านี้ได้โดยทําดังต่อไปนี้:
-
คลิกแท็บ ไฟล์
-
คลิก ข้อมูล
-
คลิก ตรวจหาปัญหา แล้วคลิก ตรวจสอบเอกสาร
โซลูชันของ Microsoft Office ที่สร้างขึ้นโดยบริษัทอื่นอาจรวมชื่อของคุณหรือข้อมูลส่วนบุคคลอื่นๆ ไว้ในคุณสมบัติแบบกําหนดเองที่เกี่ยวข้องกับไฟล์ของคุณด้วย
ถ้าคุณใช้ตัวควบคุมเว็บของ Microsoft Office, Microsoft Excel Data Access, DataCalc หรือฟีเจอร์อื่นๆ ที่อนุญาตให้คุณเชื่อมต่อโดยตรงกับแหล่งข้อมูลอื่น ข้อมูลการอนุญาตของคุณ (ID ผู้ใช้และรหัสผ่าน) อาจถูกบันทึกไว้ในเวิร์กบุ๊กของคุณ เมื่อต้องการเปลี่ยนแปลงหรือลบข้อมูลการตรวจสอบนี้ คุณจะต้องเปลี่ยนคุณสมบัติของการเชื่อมต่อโดยใช้เมธอดเฉพาะกับวิธีการเชื่อมต่อ
การบันทึกแมโครช่วยให้คุณสามารถบันทึกลําดับของแอคชันเพื่อให้คุณสามารถสร้างการกระทําขึ้นใหม่ได้ในภายหลัง ถ้าคุณเลือกที่จะบันทึกแมโคร ชื่อผู้ใช้ของคุณจะถูกบันทึกเป็นข้อคิดเห็นในโค้ดเมื่อแมโครถูกสร้างขึ้นในตอนแรก คุณสามารถเอาชื่อผู้ใช้ของคุณออกจากตําแหน่งที่ตั้งนี้ด้วยตนเอง
ลายเซ็นดิจิทัลเป็นฟีเจอร์เสริมที่สามารถช่วยคุณรับรองความถูกต้องของข้อมูลเฉพาะตัวของบุคคลที่ส่งเวิร์กบุ๊กให้กับคุณ ลายเซ็นดิจิทัลเป็นค่าที่ไม่ซ้ํากันของข้อมูลในเวิร์กบุ๊กที่คุณกําลังเซ็นชื่อ เมื่อคุณส่งเวิร์กบุ๊กที่มีลายเซ็นดิจิทัล ลายเซ็นจะถูกส่งไปยังผู้รับ พร้อมกับข้อมูลในเวิร์กบุ๊กและใบรับรองดิจิทัลที่เชื่อถือได้จากคุณ (ผู้ส่ง) ใบรับรองดิจิทัลออกโดยผู้ออกใบรับรอง เช่น VeriSign และมีข้อมูลที่จะรับรองความถูกต้องของผู้ส่ง และตรวจสอบว่าเนื้อหาต้นฉบับของเวิร์กบุ๊กไม่ได้ถูกเปลี่ยนแปลง Excel อาจติดต่อผู้ออกใบรับรองทางออนไลน์เพื่อตรวจสอบลายเซ็นดิจิทัลโดยอัตโนมัติ
เมื่อคุณเซ็นชื่อในเวิร์กบุ๊ก คุณจะเห็นกล่องโต้ตอบที่แสดงข้อมูลที่อยู่ในลายเซ็นดิจิทัล เช่น วันที่และเวลาของระบบ หมายเลขเวอร์ชันของระบบปฏิบัติการ หมายเลขเวอร์ชันของ Microsoft Office และหมายเลขเวอร์ชันของ Excel
การจัดการสิทธิ์ในข้อมูล (IRM) ช่วยให้คุณสามารถให้สิทธิ์แก่ผู้ใช้หรือกลุ่มบางกลุ่มในการเข้าถึงและปรับเปลี่ยนเวิร์กบุ๊กได้ แม้จะมีความคล้ายคลึงกัน IRM ไม่เหมือนกับการป้องกันเอกสาร IRM ช่วยให้คุณสามารถตั้งค่าสิทธิ์ให้กับทั้งเวิร์กบุ๊กสําหรับการกระทําที่เฉพาะเจาะจงเช่นการพิมพ์เอกสารหรือส่งต่อเอกสารไปยังบุคคลอื่นเช่นเดียวกับการอ่านหรือการแก้ไขเวิร์กบุ๊ก
เมื่อคุณเก็บเวิร์กบุ๊กที่เปิดใช้งาน IRM อยู่ Excel จะบันทึกรายการของผู้ใช้ทุกคนที่มีสิทธิ์ในเวิร์กบุ๊กนั้นและสิทธิ์ของผู้ใช้เหล่านั้นลงในเวิร์กบุ๊กนั้น ข้อมูลนี้จะถูกเข้ารหัสลับเพื่อให้เฉพาะเจ้าของเวิร์กบุ๊กเท่านั้นที่สามารถเข้าถึงข้อมูลนี้ได้
นอกจากนี้ เวิร์กบุ๊กที่เปิดใช้งาน IRM จะมีสิทธิ์การใช้งานเนื้อหา สิทธิ์การใช้งานเนื้อหาจะมีที่อยู่อีเมล สิทธิ์ และข้อมูลการรับรองความถูกต้อง ทุกครั้งที่ทุกคนพยายามเปิดเวิร์กบุ๊กที่เปิดใช้งาน IRM อยู่ Excel จะตรวจสอบสิทธิ์การใช้งานเนื้อหาที่บันทึกไว้ในเวิร์กบุ๊กเทียบกับข้อมูลเฉพาะตัวของผู้ใช้ ถ้าผู้ใช้ไม่เคยเปิดเวิร์กบุ๊กมาก่อน Excel จะติดต่อเซิร์ฟเวอร์ IRM ตรวจสอบข้อมูลประจําตัวของผู้ใช้ ดาวน์โหลดสิทธิ์การใช้งานเนื้อหาใหม่สําหรับผู้ใช้ (ถ้าผู้ใช้มีสิทธิ์ที่จําเป็น) และบันทึกสิทธิ์การใช้งานเนื้อหานั้นลงในเวิร์กบุ๊ก
เจ้าของเวิร์กบุ๊กมีตัวเลือกเพื่อหลีกเลี่ยงการบันทึกสิทธิ์การใช้งานเนื้อหาลงในเวิร์กบุ๊ก อย่างไรก็ตาม ถ้าสิทธิ์การใช้งานเนื้อหานี้ไม่ได้ถูกบันทึกไปยังเวิร์กบุ๊ก Excel จะต้องติดต่อเซิร์ฟเวอร์ IRM ทุกครั้งที่เปิดเวิร์กบุ๊ก ถ้า Excel ไม่ได้เชื่อมต่อกับเครือข่ายหรือไม่สามารถติดต่อเซิร์ฟเวอร์ IRM ได้ เวิร์กบุ๊กจะไม่สามารถเปิดได้
การป้องกันเวิร์กบุ๊กช่วยให้คุณสามารถป้องกันเวิร์กบุ๊ก Excel ของคุณได้หลายวิธี เช่น การให้สิทธิ์ในการแก้ไข แสดงข้อคิดเห็น หรืออ่านเวิร์กบุ๊กแก่ผู้ใช้บางคนเท่านั้น
เมื่อคุณใช้การป้องกันเวิร์กบุ๊ก คุณจะถูกขอให้ใส่รหัสผู้ใช้ รหัสผู้ใช้เหล่านี้อาจอยู่ในรูปแบบของบัญชีโดเมน Windows NT (ตัวอย่างเช่น DOMAIN\user name) หรือที่อยู่อีเมล Windows Live ID (ตัวอย่างเช่น someone@example.com) รหัสผู้ใช้เหล่านี้จะถูกเก็บไว้เมื่อใดก็ตามที่คุณให้สิทธิ์แก่ผู้ใช้ในการอ่านหรือเปลี่ยนแปลงช่วงของข้อความ
คุณสามารถป้องกันเวิร์กบุ๊ก Excel ได้โดยไม่ต้องใช้รหัสผ่าน ถ้าคุณเลือกที่จะป้องกันเวิร์กบุ๊กโดยไม่มีรหัสผ่าน ใครก็ตามที่อ่านเวิร์กบุ๊กจะสามารถเห็นรหัสผู้ใช้ของผู้ที่ได้รับอนุญาตให้เข้าถึงได้ นอกจากนี้ ถ้าเวิร์กบุ๊กถูกบันทึกเป็น XML หรือ HTML รหัสผู้ใช้จะพร้อมใช้งานสําหรับทุกคนที่อ่านไฟล์
ถ้าคุณต้องการจํากัดการเข้าถึงรหัสผู้ใช้เพิ่มเติม คุณสามารถเลือกที่จะบันทึกไฟล์นี้ด้วยรหัสผ่านหรือด้วยการจัดการสิทธิ์ในข้อมูล (IRM) มีเพียงคุณและบุคคลอื่นๆ ที่ได้รับสิทธิ์ในการเข้าถึงเท่านั้นที่สามารถดูรหัสผู้ใช้เหล่านี้
เมื่อคุณเปิดไฟล์ Excel เวอร์ชันก่อนหน้าบางเวอร์ชันใน Microsoft Office การตรวจสอบความถูกต้องของไฟล์ Office จะตรวจสอบว่าโครงสร้างไฟล์ตรงกับข้อกําหนดจาก Microsoft สําหรับรูปแบบไฟล์นั้นหรือไม่ ถ้าไฟล์ไม่ผ่านการตรวจสอบความถูกต้องนี้ Microsoft Office จะเปิดไฟล์ในมุมมองที่ได้รับการป้องกัน
สําเนาของแต่ละไฟล์ที่ไม่ผ่านการตรวจสอบความถูกต้องของไฟล์ Office จะถูกบันทึกบนคอมพิวเตอร์ของคุณหลังจากที่คุณออกจาก Excel การรายงานข้อผิดพลาดของ Microsoft จะถามคุณเป็นระยะๆ ว่าคุณยินยอมที่จะส่งสําเนาของไฟล์เหล่านี้ไปยัง Microsoft หรือไม่ สําหรับข้อมูลเพิ่มเติมเกี่ยวกับการรายงานข้อผิดพลาดของ Microsoft รวมถึงคําชี้แจงสิทธิส่วนบุคคลฉบับเต็ม โปรดดู นโยบายความเป็นส่วนตัวของการรายงานข้อผิดพลาดของ Microsoft
Excel จะบันทึกสําเนาของเวิร์กบุ๊กของคุณโดยอัตโนมัติในขณะที่คุณแก้ไข การทําเช่นนี้จะช่วยให้คุณกู้คืนเวิร์กบุ๊กได้ ถ้าคุณปิดเวิร์กบุ๊กโดยไม่ได้ตั้งใจโดยไม่ได้บันทึกการเปลี่ยนแปลงของคุณ คุณสามารถเลือกที่จะไม่บันทึกสําเนาของเวิร์กบุ๊กโดยอัตโนมัติได้โดยทําดังต่อไปนี้
-
คลิกแท็บ ไฟล์
-
คลิก ตัวเลือก
-
คลิก บันทึก
-
ภายใต้ บันทึกเวิร์กบุ๊ก ให้ล้างกล่องกาเครื่องหมาย เก็บเวอร์ชันที่กู้คืนอัตโนมัติล่าสุดไว้ถ้าฉันปิดโดยไม่บันทึก
-
คลิกแท็บ ไฟล์
-
คลิก ตัวเลือก
-
คลิก บันทึก
-
ภายใต้ บันทึกเวิร์กบุ๊ก ให้ล้างกล่องกาเครื่องหมาย เก็บเวอร์ชันที่บันทึกอัตโนมัติล่าสุดไว้ถ้าฉันปิดโดยไม่บันทึก
คุณสามารถเข้าถึงและลบเวอร์ชันที่บันทึกล่าสุดของเวิร์กบุ๊กที่บันทึกไว้ก่อนหน้านี้ได้โดยการคลิกแท็บ ไฟล์ คลิก ข้อมูล แล้วคลิกเวิร์กบุ๊กที่คุณต้องการภายใต้ เวอร์ชัน คุณสามารถเข้าถึงและลบเวอร์ชันที่บันทึกล่าสุดโดยอัตโนมัติสําหรับเวิร์กบุ๊กที่สร้างขึ้นใหม่ได้โดยการคลิกแท็บ ไฟล์ คลิก ข้อมูล คลิก จัดการเวอร์ชัน แล้วคลิก กู้คืนเวิร์กบุ๊กที่ไม่ได้บันทึก Excel จะลบเวิร์กบุ๊กที่บันทึกไว้โดยอัตโนมัติเป็นระยะๆ ถ้าคุณไม่ได้เปิดและใช้เวิร์กบุ๊กเหล่านั้น สําหรับข้อมูลเพิ่มเติม ให้ดู กู้คืนไฟล์ Office ของคุณ