รูปแบบ Open XML และนามสกุลไฟล์

Microsoft Office ใช้รูปแบบไฟล์ที่ใช้ XML เช่น .docx .xlsx และ .pptx รูปแบบและนามสกุลของชื่อไฟล์เหล่านี้จะนําไปใช้กับ Microsoft Word, Microsoft Excel และ Microsoft PowerPoint บทความนี้จะอธิบายถึงประโยชน์ที่สําคัญของรูปแบบ ที่อธิบายนามสกุลของชื่อไฟล์ และอธิบายวิธีที่คุณสามารถแชร์ไฟล์ Office กับบุคคลที่ใช้ Office เวอร์ชันก่อนหน้า

ในบทความนี้

รูปแบบ Open XML มีประโยชน์อย่างไร

นามสกุลไฟล์ XML คืออะไร

Office ต่างเวอร์ชันสามารถแชร์ไฟล์เดียวกันได้หรือไม่

รูปแบบ Open XML มีประโยชน์อย่างไร

รูปแบบ Open XML มีประโยชน์หลายประการ  ทั้งสำหรับนักพัฒนาและโซลูชันที่นักพัฒนาสร้างขึ้น รวมไปถึงผู้ใช้ทุกคนและองค์กรทุกระดับดังนี้

• กระชับไฟล์     ไฟล์จะถูกบีบอัดโดยอัตโนมัติและสามารถเล็กลงได้ถึง 75 เปอร์เซ็นต์ในบางกรณี รูปแบบ Open XML ใช้เทคโนโลยีการบีบอัด zip เพื่อจัดเก็บเอกสาร โดยมีการประหยัดค่าใช้จ่ายที่อาจเกิดขึ้นเนื่องจากจะลดเนื้อที่ดิสก์ที่จําเป็นในการจัดเก็บไฟล์และลดแบนด์วิดท์ที่จําเป็นในการส่งไฟล์ผ่านทางอีเมล ผ่านเครือข่าย และทั่วทั้งอินเทอร์เน็ต เมื่อคุณเปิดไฟล์ ไฟล์นั้นจะถูก unzip โดยอัตโนมัติ เมื่อคุณบันทึกไฟล์ ไฟล์จะซิปอีกครั้งโดยอัตโนมัติ คุณไม่จําเป็นต้องติดตั้งโปรแกรมอรรถประโยชน์ zip พิเศษใดๆ เพื่อเปิดและปิดไฟล์ใน Office

• การกู้คืนไฟล์ที่เสียหายได้รับการปรับปรุงให้ดีขึ้น     ไฟล์มีโครงสร้างแบบแยกส่วนซึ่งเก็บส่วนประกอบข้อมูลที่แตกต่างกันในไฟล์แยกจากกัน ซึ่งช่วยให้สามารถเปิดไฟล์ได้ แม้ว่าคอมโพเนนต์ภายในไฟล์ (เช่น แผนภูมิหรือตาราง) จะเสียหายหรือเสียหาย

• การสนับสนุนสําหรับฟีเจอร์ขั้นสูง    ฟีเจอร์ขั้นสูงจํานวนมากของ Microsoft 365 ต้องการให้เอกสารถูกจัดเก็บในรูปแบบ Open XML สิ่งต่างๆ เช่น บันทึกอัตโนมัติและ ตัวตรวจสอบการช่วยสําหรับการเข้าถึง ตัวอย่างเช่น สามารถทํางานกับไฟล์ที่จัดเก็บในรูปแบบ Open XML ที่ทันสมัยเท่านั้น

• มีความเป็นส่วนตัวมากขึ้นและสามารถควบคุมข้อมูลส่วนบุคคลได้ดีขึ้น     คุณสามารถแชร์เอกสารได้โดยไม่รั่วไหล เพราะข้อมูลที่ทำให้ระบุตัวบุคคลได้และข้อมูลที่มีผลต่อธุรกิจ เช่น ชื่อผู้สร้าง ข้อคิดเห็น การเปลี่ยนแปลงที่ติดตาม และเส้นทางไฟล์ สามารถใช้ตัวตรวจสอบเอกสารเพื่อระบุและเอาออกได้อย่างง่ายดาย

• การรวมที่ดียิ่งขึ้นและการทํางานร่วมกันของข้อมูลธุรกิจ     การใช้รูปแบบ Open XML เป็นเฟรมเวิร์กความสามารถในการทํางานร่วมกันของข้อมูลสําหรับชุดผลิตภัณฑ์ Office หมายความว่าเอกสาร เวิร์กชีต งานนําเสนอ และฟอร์มสามารถบันทึกในรูปแบบไฟล์ XML ที่พร้อมใช้งานได้อย่างอิสระสําหรับทุกคนเพื่อใช้และให้สิทธิ์การใช้งาน ปลอดค่าลิขสิทธิ์ Office ยังสนับสนุน XML Schema ที่ลูกค้ากําหนดเองที่ปรับปรุงชนิดเอกสาร Office ที่มีอยู่ ซึ่งหมายความว่าลูกค้าสามารถปลดล็อกข้อมูลในระบบที่มีอยู่และดําเนินการในโปรแกรม Office ที่คุ้นเคยได้อย่างง่ายดาย แอปพลิเคชันทางธุรกิจอื่นๆ สามารถใช้ข้อมูลที่สร้างขึ้นภายใน Office ได้อย่างง่ายดาย ทั้งหมดที่คุณต้องการเปิดและแก้ไขไฟล์ Office เป็นโปรแกรมอรรถประโยชน์ ZIP และตัวแก้ไข XML

• การตรวจหาเอกสารที่มีแมโครได้ง่ายขึ้น     ไฟล์ที่บันทึกไว้โดยใช้คําต่อท้าย "x" เริ่มต้น (เช่น .docx .xlsx และ .pptx) ไม่สามารถมีแมโคร Visual Basic for Applications (VBA) และแมโคร XLM ได้ เฉพาะไฟล์ที่มีนามสกุลไฟล์ลงท้ายด้วย "m" (เช่น .docm, .xlsm และ .pptm) เท่านั้นที่สามารถมีแมโครได้

ก่อนที่คุณจะตัดสินใจบันทึกไฟล์ในรูปแบบไบนารี ให้อ่าน Office เวอร์ชันที่แตกต่างกันสามารถใช้ไฟล์เดียวกันร่วมกันได้หรือไม่

ฉันจะแปลงไฟล์จากรูปแบบไบนารีเก่าเป็นรูปแบบ Open XML ที่ทันสมัยได้อย่างไร

เมื่อเปิดไฟล์ในแอป Office ของคุณ ให้คลิก ไฟล์ > บันทึกเป็น (หรือ บันทึกสําเนา ถ้าไฟล์ถูกจัดเก็บบน OneDrive หรือ SharePoint) และตรวจสอบให้แน่ใจว่า ได้ตั้งค่า บันทึกเป็นชนิด เป็นรูปแบบสมัยใหม่แล้ว

ซึ่งจะสร้างสําเนาใหม่ของไฟล์ของคุณในรูปแบบ Open XML

นามสกุลไฟล์ XML คืออะไร

ตามค่าเริ่มต้น เอกสาร เวิร์กชีต และงานนําเสนอที่คุณสร้างใน Office จะถูกบันทึกในรูปแบบ XML ที่มีนามสกุลของชื่อไฟล์ซึ่งจะเพิ่ม "x" หรือ "m" ลงในนามสกุลของชื่อไฟล์ที่คุณคุ้นเคยอยู่แล้ว "x" จะระบุถึงไฟล์ XML ที่ไม่มีแมโคร และ "m" จะระบุถึงไฟล์ XML ที่มีแมโคร ตัวอย่างเช่น เมื่อคุณบันทึกเอกสารใน Word ตอนนี้ไฟล์จะใช้นามสกุลของชื่อไฟล์ .docx ตามค่าเริ่มต้น แทนที่จะเป็นนามสกุลของชื่อไฟล์ .doc

เมื่อคุณบันทึกไฟล์เป็นเทมเพลต คุณจะเห็นการเปลี่ยนแปลงประเภทเดียวกัน ส่วนขยายเทมเพลตที่ใช้ในเวอร์ชันก่อนหน้าจะอยู่ แต่ตอนนี้มี "x" หรือ "m" อยู่ท้ายสุด ถ้าไฟล์มีโค้ดหรือแมโคร คุณต้องบันทึกโดยใช้รูปแบบไฟล์ XML แบบเปิดใช้งานแมโครใหม่ ซึ่งจะเพิ่ม "m" สําหรับแมโครไปยังนามสกุลไฟล์

ตารางต่อไปนี้แสดงรายการส่วนขยายของแฟ้มเริ่มต้นทั้งหมดใน Word, Excel และ PowerPoint

Office ต่างเวอร์ชันสามารถใช้ไฟล์เดียวกันร่วมกันได้หรือไม่

Office ช่วยให้คุณบันทึกไฟล์ในรูปแบบ Open XML และในรูปแบบไฟล์ไบนารีของ Office เวอร์ชันก่อนหน้าได้ และมีตัวตรวจสอบความเข้ากันได้และตัวแปลงไฟล์เพื่อให้สามารถใช้ไฟล์ร่วมกันระหว่าง Office เวอร์ชันที่แตกต่างกันได้

การเปิดไฟล์ที่มีอยู่ใน Office     คุณสามารถเปิดและทํางานกับไฟล์ที่สร้างขึ้นใน Office เวอร์ชันก่อนหน้า แล้วบันทึกเป็นรูปแบบที่มีอยู่ได้ เนื่องจากคุณอาจกําลังทํางานกับเอกสารกับบุคคลอื่นที่ใช้ Office เวอร์ชันก่อนหน้า Office จึงใช้ตัวตรวจสอบความเข้ากันได้เพื่อยืนยันว่าคุณไม่ได้แนะนําฟีเจอร์ที่ Office เวอร์ชันก่อนหน้าไม่สนับสนุน เมื่อคุณบันทึกไฟล์ ตัวตรวจสอบความเข้ากันได้จะรายงานฟีเจอร์เหล่านั้นให้คุณฟัง จากนั้นจะช่วยให้คุณสามารถเอาฟีเจอร์เหล่านั้นออกได้ก่อนที่จะทําการบันทึกต่อไป