เมื่อคุณบันทึกเอกสารในไลบรารีบนไซต์ SharePoint ขององค์กรของคุณคุณและผู้ร่วมงานของคุณจะมีตำแหน่งที่ตั้งส่วนกลางสำหรับการเข้าถึงเอกสาร
เมื่อต้องการแชร์เอกสารคุณสามารถส่งลิงก์แทนที่จะส่งสิ่งที่แนบมาได้ วิธีนี้จะทำให้คุณสามารถเก็บสำเนาเอกสารได้เพียงสำเนาเดียว ถ้าบุคคลจำเป็นต้องทำการตรวจทานแก้ไขพวกเขาจะดำเนินการดังกล่าวในสำเนาเดียวกันโดยไม่จำเป็นต้องกระทบต่อหลายเวอร์ชันและสำเนาของเอกสาร
SharePoint ยังสามารถติดตามเวอร์ชันของเอกสารได้ในกรณีที่คุณต้องการเรียกใช้เวอร์ชันก่อนหน้า นอกจากนี้คุณยังสามารถเลือกที่จะรับการแจ้งเตือนทางอีเมลได้เมื่อมีการเปลี่ยนแปลงที่เกิดขึ้นกับเอกสาร
ทั้งนี้ขึ้นอยู่กับเวอร์ชันของ SharePoint ที่องค์กรของคุณใช้อยู่คุณสามารถใช้ฟีเจอร์การทำงานร่วมกันอื่นๆได้ด้วย ถ้าองค์กรของคุณกำลังใช้งาน SharePoint ๒๐๑๐หรือ Microsoft 365 การจัดเก็บเอกสารในไลบรารี SharePoint ช่วยให้คุณสามารถแก้ไขเอกสารที่มีผู้ใช้หลายคนพร้อมกันใน Microsoft Word 2010 หรือ Microsoft PowerPoint 2010 นอกจากนี้ถ้ามีการกำหนดค่า Office Web Apps คุณสามารถใช้เว็บเบราว์เซอร์ของคุณเพื่อดูและแก้ไขเอกสาร Word, Excel, PowerPoint และ OneNote และคุณสามารถแก้ไขไฟล์ Excel และ OneNote ได้ด้วยหลายคนในครั้งเดียวในเบราว์เซอร์
ใน Word, Excel หรือ PowerPoint
-
คลิกแท็บ ไฟล์ แล้วคลิก บันทึกและส่ง
-
คลิกบันทึกไปยัง SharePoint
-
คลิกเรียกดูตำแหน่งที่ตั้ง
หมายเหตุ: ถ้าคุณกำลังบันทึกเอกสารไปยังตำแหน่งที่ตั้ง SharePoint ที่คุณใช้อยู่แล้วให้คลิกชื่อของเอกสารนั้น
-
ในกล่องชื่อไฟล์ให้พิมพ์ที่อยู่เว็บของไลบรารีเอกสารเช่นเอกสาร HTTP://FABRIKAM/SHAREDแล้วกด ENTER
-
พิมพ์ชื่อไฟล์แล้วคลิกบันทึก
ใน OneNote
-
คลิกแท็บ ไฟล์ แล้วคลิก แชร์
-
คลิกสมุดบันทึกที่คุณต้องการบันทึก
-
คลิกเครือข่ายแล้วคลิกไลบรารีเอกสารในรายการตำแหน่งที่ตั้ง ถ้าไลบรารีเอกสารที่คุณต้องการไม่อยู่ในรายการให้คลิกเรียกดูเพื่อค้นหาไลบรารีเอกสาร
-
คลิก แชร์สมุดบันทึก
-
OneNote ให้โอกาสคุณในการส่งลิงก์ไปยังสมุดบันทึก ถ้าคุณต้องการให้คลิกอีเมลลิงก์และเขียนข้อความอีเมล
หมายเหตุ: ถ้าคุณแชร์สมุดบันทึกของคุณในไลบรารีเอกสารที่มีการกำหนดค่า Office Web Apps ข้อความอีเมลที่มีลิงก์สองลิงก์ ลิงก์หนึ่งจะเปิดสมุดบันทึกในแอปพลิเคชัน OneNote บนเดสก์ท็อปและลิงก์อื่นๆจะเปิดสมุดบันทึกใน OneNote Web App
