คุณสามารถใช้โปรแกรม Office เพื่อบันทึกหรือแปลงไฟล์ของคุณเป็น PDF เพื่อให้คุณสามารถแชร์หรือพิมพ์โดยใช้เครื่องพิมพ์เชิงพาณิชย์ได้ และคุณไม่จําเป็นต้องใช้ซอฟต์แวร์หรือ Add-in อื่นๆ
ใช้รูปแบบ PDF เมื่อคุณต้องการไฟล์ที่:
-
หน้าตาเหมือนกันบนคอมพิวเตอร์ส่วนใหญ่
-
มีขนาดไฟล์ที่เล็กกว่า
-
สอดคล้องกับรูปแบบอุตสาหกรรม
ตัวอย่างเช่น ประวัติย่อ เอกสารทางกฎหมาย จดหมายข่าว ไฟล์ที่มีวัตถุประสงค์เพื่ออ่าน (ไม่แก้ไข) และพิมพ์ และไฟล์ที่ใช้สําหรับการพิมพ์แบบมืออาชีพ
สิ่งสำคัญ:
-
โปรแกรมจํานวนมาก รวมถึง Microsoft Word สามารถเปิดและแก้ไขไฟล์ PDF ได้ เพียงแค่แชร์บางอย่างเป็น PDF ไม่เพียงพอที่จะรับประกันว่าผู้รับไม่สามารถแก้ไขไฟล์ได้
-
เมื่อคุณแปลงสเปรดชีตของคุณเป็น PDF ลิงก์ภายในสเปรดชีตจะสูญหายระหว่างการแปลง ดังนั้นลิงก์จะต้องได้รับการตรวจสอบ อย่างไรก็ตาม ลิงก์ภายนอกไปยังแหล่งข้อมูลอื่นจะไม่เป็นปัญหา
เมื่อต้องการดูคําแนะนําทีละขั้นตอน ให้เลือกโปรแกรม Office จากรายการดรอปดาวน์
-
เปิดตารางหรือรายงานที่คุณต้องการจัดพิมพ์เป็น PDF
-
บนแท็บ ข้อมูลภายนอก ในกลุ่ม ส่งออก ให้เลือก PDF หรือ XPS
-
ในเขตข้อมูล ชื่อไฟล์ ให้พิมพ์หรือเลือกชื่อสําหรับเอกสาร
-
ในรายการ บันทึกเป็นชนิด ให้เลือก PDF (*.pdf)
-
หากเอกสารต้องใช้คุณภาพการพิมพ์สูง เลือก มาตรฐาน (การเผยแพร่ออนไลน์และการพิมพ์)
-
ถ้าขนาดไฟล์มีความสําคัญมากกว่าคุณภาพการพิมพ์ ให้เลือก ขนาดต่ําสุด (การเผยแพร่ออนไลน์)
-
-
เลือก ตัวเลือก เพื่อตั้งค่าหน้าที่จะพิมพ์ เพื่อเลือกว่าจะพิมพ์มาร์กอัปหรือไม่ และเพื่อเลือกตัวเลือกผลลัพธ์ เลือก ตกลง
-
เลือก เผยแพร่
-
ถ้าไฟล์ถูกบันทึกไว้ก่อนหน้านี้ ให้เลือก ไฟล์ > บันทึกสําเนาถ้ายังไม่ได้บันทึกไฟล์ ให้เลือก ไฟล์ > บันทึกเป็น
-
เลือก เรียกดู เพื่อเลือกตําแหน่งที่ตั้งบนคอมพิวเตอร์ของคุณที่คุณต้องการบันทึกไฟล์
-
ในรายการดรอปดาวน์ ให้เลือก PDF
-
เลือก บันทึก
เลือก ตัวเลือกเพิ่มเติม > ตัวเลือก เพื่อกําหนด PDF ของคุณเอง
-
เมื่อต้องการสร้างไฟล์ PDF จากบางหน้าในเอกสารของคุณ ให้เลือกตัวเลือกภายใต้ ช่วงของหน้า
-
เมื่อต้องการรวมการเปลี่ยนแปลงที่ติดตามใน PDF ภายใต้ สิ่งที่เผยแพร่ ให้เลือก เอกสารแสดงมาร์กอัป หรือตรวจสอบให้แน่ใจว่าได้เลือก เอกสาร แล้ว
-
เมื่อต้องการสร้างชุดบุ๊กมาร์กในไฟล์ PDF ให้เลือก สร้างบุ๊กมาร์กโดยใช้ จากนั้นเลือก หัวเรื่อง หรือ ถ้าคุณได้เพิ่มบุ๊กมาร์กลงในเอกสารของคุณ Word บุ๊กมาร์ก
-
ถ้าคุณต้องการรวมคุณสมบัติเอกสารใน PDF ตรวจสอบให้แน่ใจว่าได้เลือก คุณสมบัติเอกสาร แล้ว
-
เมื่อต้องการทําให้ซอฟต์แวร์อ่านหน้าจออ่านเอกสารได้ง่ายขึ้น ให้เลือก แท็กโครงสร้างเอกสารสําหรับการช่วยสําหรับการเข้าถึง
-
เป็นไปตามมาตรฐาน ISO 19005-1 (PDF/A) ตัวเลือกนี้จะแสดงผลเอกสาร PDF เป็น PDF เวอร์ชัน 1.7 ซึ่งเป็นมาตรฐานการเก็บถาวร PDF/A จะช่วยให้มั่นใจได้ว่าเอกสารจะมีลักษณะเหมือนเดิมเมื่อเปิดขึ้นบนคอมพิวเตอร์เครื่องอื่นในภายหลัง
-
ข้อความบิตแมปเมื่อไม่สามารถฝังฟอนต์ได้ ถ้าไม่สามารถฝังฟอนต์ลงในเอกสาร PDF จะใช้รูปภาพบิตแมปของข้อความเพื่อให้ PDF มีลักษณะเหมือนกับเอกสารต้นฉบับ ถ้าไม่ได้เลือกตัวเลือกนี้และไฟล์ใช้ฟอนต์ที่ไม่สามารถฝังตัวได้ โปรแกรมอ่าน PDF อาจแทนที่ฟอนต์อื่น
-
เข้ารหัสลับเอกสารด้วยรหัสผ่าน เมื่อต้องการจํากัดการเข้าถึงเพื่อให้บุคคลที่มีรหัสผ่านเท่านั้นที่สามารถเปิด PDF ได้ ให้เลือกตัวเลือกนี้ เมื่อคุณเลือก ตกลง Word จะเปิดกล่อง เข้ารหัสลับเอกสาร PDF ที่คุณสามารถพิมพ์และใส่รหัสผ่านใหม่ได้
เปิดและคัดลอกเนื้อหาจากไฟล์ PDF ด้วย Word
คุณสามารถคัดลอกเนื้อหาใดก็ได้ที่คุณต้องการจากไฟล์ PDF โดยการเปิดไฟล์ PDF ใน Word
ไปที่ ไฟล์ > เปิด และเรียกดูไฟล์ PDF Word จะเปิดเนื้อหา PDF ในไฟล์ใหม่ คุณสามารถคัดลอกเนื้อหาใดก็ได้ที่คุณต้องการ รวมถึงรูปภาพและไดอะแกรม
เมื่อต้องการบันทึกไฟล์ของคุณเป็น PDF ใน Office for Mac ให้ทําตามขั้นตอนง่ายๆ เหล่านี้:
-
เลือก ไฟล์
-
เลือก บันทึกเป็น
-
เลือก รูปแบบไฟล์ ที่ด้านล่างของหน้าต่าง
-
เลือก PDF จากรายการรูปแบบไฟล์ที่พร้อมใช้งาน
-
ตั้งชื่อไฟล์ของคุณ ถ้ายังไม่มีชื่อ ให้เลือก ส่งออก
หมายเหตุ: เมื่อใช้ ดีที่สุดสําหรับการพิมพ์ ไฮเปอร์ลิงก์อาจแปลงได้ไม่ถูกต้อง นี่เป็นปัญหาที่ทราบแล้วใน Word for Mac
สิ่งสำคัญ:
-
เมื่อใช้ บริการออนไลน์ จะสามารถใช้ได้เฉพาะแบบอักษรที่ Microsoft มีสิทธิ์ทางกฎหมายเท่านั้น ถ้าเอกสารประกอบประกอบด้วยฟอนต์แบบกําหนดเอง ฟอนต์นั้นจะถูกแทนที่และอาจทําให้เกิดปัญหา ซึ่งสามารถหลีกเลี่ยงได้โดยการฝังฟอนต์ลงในเอกสาร
-
เรียนรู้เพิ่มเติมเกี่ยวกับการฝังฟอนต์โดยไปที่:
คุณสามารถใช้ Word, PowerPoint และ OneNote สําหรับเว็บเพื่อแปลงเอกสารของคุณเป็น PDF ได้
-
เลือก ไฟล์ > พิมพ์ > พิมพ์ (ใน PowerPoint คุณจะเลือกหนึ่งในสามรูปแบบ)
-
ในเมนูดรอปดาวน์ภายใต้ เครื่องพิมพ์ เลือก บันทึกเป็น PDF จากนั้นเลือก บันทึก
-
จากนั้น ในเมนู Explorer ที่เปิดขึ้น คุณสามารถตั้งชื่อ PDF และเลือกตําแหน่งที่จะบันทึก แล้วเลือก บันทึก
ซึ่งจะสร้าง PDF พื้นฐานที่รักษาเค้าโครงและรูปแบบของเอกสารต้นฉบับของคุณ
ถ้าคุณต้องการควบคุมตัวเลือกสําหรับ PDF ของคุณได้มากขึ้น เช่น การเพิ่มบุ๊กมาร์ก ให้ใช้แอปเดสก์ท็อปเพื่อแปลงเอกสารของคุณเป็น PDF เลือก เปิดในแอปบนเดสก์ท็อป ในแถบเครื่องมือของ PowerPoint และ OneNote เพื่อเริ่มใช้แอปบนเดสก์ท็อป Word เลือกดรอปดาวน์ การแก้ไข ก่อน จากนั้นเลือก เปิดในแอปบนเดสก์ท็อป
หากคุณไม่มีแอปบนเดสก์ท็อป คุณสามารถ ลอง หรือ ซื้อ Microsoft 365 ได้
เมื่อต้องการส่งออกเอกสาร Word หรือเวิร์กบุ๊ก Excel เป็นรูปแบบ PDF บน iOS ให้แตะปุ่ม ไฟล์ ที่ด้านบนซ้าย ให้เลือก ส่งออก แล้วเลือก PDF
Portable Document Format (PDF) จะรักษาการจัดรูปแบบเอกสารและเปิดใช้งานการแชร์ไฟล์ เมื่อดูหรือพิมพ์ไฟล์รูปแบบ PDF แบบออนไลน์ ไฟล์จะรักษารูปแบบที่คุณต้องการไว้ รูปแบบ PDF ยังมีประโยชน์สําหรับเอกสารที่จะทําซ้ําโดยใช้วิธีการพิมพ์เชิงพาณิชย์ ยอมรับ PDF เป็นรูปแบบที่ถูกต้องโดยหน่วยงานและองค์กรต่างๆ และผู้ชมจะพร้อมใช้งานบนแพลตฟอร์มที่หลากหลายกว่า XPS
XML Paper Specification (XPS) เป็นรูปแบบไฟล์อิเล็กทรอนิกส์ที่รักษาการจัดรูปแบบเอกสารและเปิดใช้งานการแชร์ไฟล์ รูปแบบ XPS ช่วยให้มั่นใจได้ว่าเมื่อดูไฟล์ออนไลน์หรือพิมพ์ไฟล์จะรักษารูปแบบที่คุณต้องการไว้และข้อมูลในไฟล์จะไม่สามารถเปลี่ยนแปลงได้อย่างง่ายดาย
สิ่งสำคัญ: เว็บเบราว์เซอร์สมัยใหม่ส่วนใหญ่สามารถเปิดและแสดงไฟล์ PDF ได้ อย่างไรก็ตาม หากคุณมีระบบปฏิบัติการรุ่นเก่า คุณอาจจําเป็นต้องติดตั้งโปรแกรมอ่าน PDF บนอุปกรณ์ของคุณ เช่น Acrobat Reader ซึ่งมีให้ใช้งานจาก Adobe Systems
