บันทึกสําเนาก่อนการแก้ไขเพื่อป้องกันการเปลี่ยนไฟล์ต้นฉบับ

เปิดไฟล์ที่คุณต้องการคัดลอก

Inga ใช้รายงานงบประมาณ Excel รายเดือนที่เธอสร้างขึ้นเพื่อติดตามค่าใช้จ่ายของทีมเพื่อชําระเงินคืน

Todd ได้กลายเป็นผู้จัดการทีมของเขาเองเมื่อเร็ว ๆ นี้และต้องการติดตามค่าใช้จ่ายรายเดือนของเขาเอง เขาตัดสินใจว่าการใช้รายงานงบประมาณของ Inga เป็นเทมเพลตจะมีประสิทธิภาพมากกว่า

บันทึกสําเนาเพื่อใช้เป็นจุดเริ่มต้น

Todd เข้าสู่ไซต์ SharePoint ของทีม Inga และเปิดรายงานงบประมาณ Excel สําหรับเดือนล่าสุด เนื่องจากสเปรดชีตอยู่ในระบบคลาวด์ Todd จะทราบว่า การบันทึกอัตโนมัติ จะบันทึกการเปลี่ยนแปลงของเขาไปยังไฟล์โดยอัตโนมัติถ้าเขาทําการเปลี่ยนแปลงเหล่านั้น

เนื่องจากเขาไม่ต้องการเขียนทับข้อมูลของ Inga ก่อนที่เขาจะทําการเปลี่ยนแปลง ใดๆ เขาจึงไปที่ ไฟล์ และคลิก บันทึกสําเนา เพื่อดาวน์โหลดสําเนาของรายงานลงใน OneDrive ของเขา

ทําการเปลี่ยนแปลงไฟล์ที่คัดลอกของคุณ

หลังจากบันทึกไปยัง OneDrive ของเขา Office จะเปิดไฟล์ใน Excel โดยอัตโนมัติ ตอนนี้ Todd กําลังทํางานในรายงานของ Inga เวอร์ชันของเขาและปลอดภัยที่จะทําการเปลี่ยนแปลงโดยไม่ต้องกังวลเกี่ยวกับการเปลี่ยนแปลงข้อมูลของเธอ

เขาเปลี่ยนชื่อเรื่องและหมายเลขศูนย์ต้นทุนของรายงาน และล้างเขตข้อมูลที่เขาต้องการเพื่อให้พร้อมสําหรับให้เขากรอก Todd ทราบว่าด้วย การบันทึกอัตโนมัติ รายงานของเขาจะบันทึกการเปลี่ยนแปลงล่าสุดเสมอ

ละทิ้งการแก้ไขที่ไม่ต้องการด้วยประวัติเวอร์ชัน

Todd ได้ทําสําเนารายงานงบประมาณของเขาหลายฉบับเพื่อเตรียมการสําหรับเดือนข้างหน้า อย่างไรก็ตามเขาเพิ่งตระหนักว่ารายงานที่เขาได้รับการอัปเดตด้วยตัวเลขสําหรับเดือนถัดไปเป็นรายงานสําหรับเดือนที่แล้ว แม้ว่าการเปลี่ยนแปลงของเขาจะถูกบันทึกโดยอัตโนมัติผ่านข้อมูลของเขา Todd จะไม่กังวลเนื่องจากเขาสามารถคืนค่าไฟล์เวอร์ชันก่อนหน้าด้วยประวัติเวอร์ชัน

เขาเลือกชื่อเรื่องของรายงานงบประมาณของเขาและเลือกประวัติเวอร์ชัน เขาสามารถดูจุดต่าง ๆ ในเวลาที่ Excel ได้สร้างเวอร์ชันของไฟล์ของเขา และเขาเปิดไฟล์โดยไม่มีการเปลี่ยนแปลงโดยไม่ตั้งใจในหน้าต่างใหม่ ตอนนี้เขาสามารถคืนค่าไฟล์ของเขาได้อย่างง่ายดายโดยไม่มีความเสียหายเกิดขึ้น!