ตัวช่วยสร้างการนําเข้าข้อความ

ขั้นตอน 1 จาก 3

ชนิดข้อมูลดั้งเดิม    ถ้ารายการในไฟล์ข้อความถูกคั่นด้วยแท็บ เครื่องหมายจุดคู่ เครื่องหมายอัฒภาค ช่องว่าง หรืออักขระอื่นๆ ให้เลือก คั่น ถ้ารายการทั้งหมดในแต่ละคอลัมน์มีความยาวเท่ากัน ให้เลือก ความกว้างคงที่

เริ่มนําเข้าที่แถว    พิมพ์หรือเลือกหมายเลขแถวเพื่อระบุแถวแรกของข้อมูลที่คุณต้องการนําเข้า

ที่มาของไฟล์    เลือกชุดอักขระที่ใช้ในไฟล์ข้อความ ในกรณีส่วนใหญ่ คุณสามารถปล่อยให้การตั้งค่านี้เป็นค่าเริ่มต้นได้ หากคุณทราบว่าไฟล์ข้อความถูกสร้างขึ้นโดยใช้ชุดอักขระอื่นที่ไม่ใช่ชุดอักขระที่คุณใช้บนคอมพิวเตอร์ของคุณ คุณควรเปลี่ยนการตั้งค่านี้ให้ตรงกับชุดอักขระนั้น ตัวอย่างเช่น ถ้าคอมพิวเตอร์ของคุณถูกตั้งค่าให้ใช้ชุดอักขระ 1251 (ซิริลลิก Windows) แต่คุณทราบว่าไฟล์ถูกสร้างขึ้นโดยใช้ชุดอักขระ 1252 (Western European, Windows) คุณควรตั้งค่า File Origin เป็น 1252

การแสดงตัวอย่างของไฟล์    กล่องนี้จะแสดงข้อความตามที่ปรากฏเมื่อถูกแยกเป็นคอลัมน์บนเวิร์กชีต

ขั้นตอนที่ 2 จาก 3 (ข้อมูลที่คั่น)

ตัวคั่น    เลือกอักขระที่แยกค่าในไฟล์ข้อความของคุณ ถ้าอักขระไม่อยู่ในรายการ ให้เลือกกล่องกาเครื่องหมาย อื่นๆ แล้วพิมพ์อักขระในกล่องที่มีเคอร์เซอร์อยู่ ตัวเลือกเหล่านี้จะไม่พร้อมใช้งานถ้าชนิดข้อมูลของคุณเป็นความกว้างคงที่

ถือว่าตัวคั่นที่อยู่ติดกันเป็นตัวเดียว    เลือกกล่องกาเครื่องหมายนี้ ถ้าข้อมูลของคุณมีตัวคั่นมากกว่าหนึ่งอักขระระหว่างเขตข้อมูล หรือถ้าข้อมูลของคุณมีตัวคั่นแบบกําหนดเองหลายตัว

ตัวระบุข้อความ    เลือกอักขระที่ล้อมรอบค่าในไฟล์ข้อความของคุณ เมื่อ Excel พบอักขระตัวระบุข้อความ ข้อความทั้งหมดที่ตามหลังอักขระนั้นและนําหน้าการปรากฏถัดไปของอักขระนั้นจะถูกนําเข้าเป็นค่าเดียว แม้ว่าข้อความนั้นจะมีอักขระตัวคั่นก็ตาม ตัวอย่างเช่น ถ้าตัวคั่นเป็นเครื่องหมายจุลภาค (,) และตัวระบุข้อความเป็นเครื่องหมายอัญประกาศ ("), "Dallas, Texas" จะถูกนําเข้าลงในเซลล์เดียวเป็นดัลลัส เท็กซัส ถ้าไม่มีอักขระหรือเครื่องหมายอัญประกาศเดี่ยว (') ถูกระบุเป็นตัวระบุข้อความ "Dallas, Texas" จะถูกนําเข้าไปยังเซลล์สองเซลล์ที่อยู่ติดกันเป็น "Dallas และ Texas"

ถ้าอักขระตัวคั่นเกิดขึ้นระหว่างตัวระบุข้อความ Excel จะละเว้นตัวระบุในค่าที่นําเข้า ถ้าไม่มีอักขระตัวคั่นเกิดขึ้นระหว่างตัวระบุข้อความ Excel จะมีอักขระตัวระบุในค่าที่นําเข้า ดังนั้น "ดัลลัส เท็กซัส" (โดยใช้ตัวระบุข้อความเครื่องหมายอัญประกาศ) จะถูกนําเข้าลงในเซลล์เดียวเป็น "ดัลลัส เท็กซัส"

แสดงตัวอย่างข้อมูล    รีวิวข้อความในกล่องนี้เพื่อตรวจสอบว่าข้อความจะถูกแยกเป็นคอลัมน์บนเวิร์กชีตตามที่คุณต้องการ

ขั้นตอนที่ 2 จาก 3 (ข้อมูลความกว้างคงที่)

แสดงตัวอย่างข้อมูล    ตั้งค่าความกว้างของเขตข้อมูลในส่วนนี้ คลิกหน้าต่างแสดงตัวอย่างเพื่อตั้งค่าตัวแบ่งคอลัมน์ ซึ่งแสดงด้วยเส้นแนวตั้ง ดับเบิลคลิกตัวแบ่งคอลัมน์เพื่อเอาตัวแบ่งคอลัมน์ออก หรือลากตัวแบ่งคอลัมน์เพื่อย้าย

ขั้นตอน 3 จาก 3

คลิกปุ่ม ขั้นสูง เพื่อทําอย่างน้อยหนึ่งอย่างต่อไปนี้

• ระบุชนิดของตัวคั่นทศนิยมและหลักพันที่ใช้ในไฟล์ข้อความ เมื่อข้อมูลถูกนําเข้าลงใน Excel ตัวคั่นจะตรงกับข้อมูลที่ระบุสําหรับตําแหน่งที่ตั้งของคุณใน ตัวเลือกภูมิภาคและภาษา หรือ การตั้งค่าภูมิภาค (Windows แผงควบคุม)

• ระบุว่าค่าตัวเลขอย่างน้อยหนึ่งค่าอาจมีเครื่องหมายลบต่อท้าย

รูปแบบข้อมูลคอลัมน์    คลิกรูปแบบข้อมูลของคอลัมน์ที่เลือกในส่วน แสดงตัวอย่างข้อมูล ถ้าคุณไม่ต้องการนําเข้าคอลัมน์ที่เลือก ให้คลิก ไม่ต้องนําเข้าคอลัมน์ (ข้าม)

หลังจากที่คุณเลือกตัวเลือกรูปแบบข้อมูลสําหรับคอลัมน์ที่เลือก ส่วนหัวของคอลัมน์ภายใต้ แสดงตัวอย่างข้อมูล จะแสดงรูปแบบ ถ้าคุณเลือก วันที่ ให้เลือกรูปแบบวันที่ในกล่อง วันที่

เลือกรูปแบบข้อมูลที่ใกล้เคียงกับข้อมูลตัวอย่างเพื่อให้ Excel สามารถแปลงข้อมูลที่นําเข้าได้อย่างถูกต้อง ตัวอย่างเช่น

• เมื่อต้องการแปลงคอลัมน์ของอักขระตัวเลขสกุลเงินทั้งหมดให้เป็นรูปแบบสกุลเงินของ Excel ให้เลือก ทั่วไป

• เมื่อต้องการแปลงคอลัมน์ของอักขระตัวเลขทั้งหมดเป็นรูปแบบข้อความ Excel ให้เลือก ข้อความ

• เมื่อต้องการแปลงคอลัมน์ของอักขระวันที่ทั้งหมด วันที่แต่ละวันที่อยู่ในลําดับปี เดือน และวัน ให้เป็นรูปแบบวันที่ของ Excel ให้เลือก วันที่ แล้วเลือกชนิดวันที่ของ YMD ในกล่อง วันที่

Excel จะนําเข้าคอลัมน์เป็น ทั่วไป ถ้าการแปลงสามารถให้ผลลัพธ์ที่ไม่ได้ตั้งใจได้ ตัวอย่างเช่น

• ถ้าคอลัมน์มีรูปแบบผสมกัน เช่น อักขระตัวอักษรและตัวเลข Excel จะแปลงคอลัมน์เป็นทั่วไป

• ถ้าในคอลัมน์ของวันที่ วันที่แต่ละวันที่อยู่ในลําดับของปี เดือน และวันที่ และคุณเลือก วันที่ พร้อมกับชนิดวันที่ของ MDY Excel จะแปลงคอลัมน์เป็นรูปแบบทั่วไป คอลัมน์ที่มีอักขระวันที่ต้องใกล้เคียงกับรูปแบบวันที่ที่มีอยู่แล้วภายใน Excel หรือรูปแบบวันที่แบบกําหนดเอง

ถ้า Excel ไม่แปลงคอลัมน์เป็นรูปแบบที่คุณต้องการ คุณสามารถแปลงข้อมูลหลังจากที่คุณนําเข้าได้

• แปลงตัวเลขที่เก็บเป็นข้อความให้เป็นตัวเลข

• การแปลงวันที่ซึ่งเก็บเป็นข้อความให้เป็นวันที่

• ฟังก์ชัน TEXT

• ฟังก์ชัน VALUE

เมื่อคุณเลือกตัวเลือกที่คุณต้องการแล้ว ให้คลิก เสร็จสิ้น เพื่อเปิดกล่องโต้ตอบ นําเข้าข้อมูล และเลือกตําแหน่งที่จะวางข้อมูลของคุณ

นำเข้าข้อมูล

ตั้งค่าตัวเลือกเหล่านี้เพื่อควบคุมวิธีที่กระบวนการนําเข้าข้อมูลทํางาน รวมถึงคุณสมบัติการเชื่อมต่อข้อมูลที่จะใช้ และไฟล์และช่วงใดที่จะเติมข้อมูลด้วยข้อมูลที่นําเข้า

• ตัวเลือกภายใต้ เลือกวิธีที่คุณต้องการดูข้อมูลนี้ในเวิร์กบุ๊กของคุณ จะพร้อมใช้งานถ้าคุณมีตัวแบบข้อมูลที่เตรียมไว้ แล้วเลือกตัวเลือกเพื่อเพิ่มการนําเข้านี้ไปยังตัวแบบข้อมูลนั้น (ดูรายการที่สามในรายการนี้)

• ระบุเวิร์กบุ๊กเป้าหมาย:

  • ถ้าคุณเลือก เวิร์กชีตที่มีอยู่ ให้คลิกเซลล์ในแผ่นงานเพื่อวางเซลล์แรกของข้อมูลที่นําเข้า หรือคลิกและลากเพื่อเลือกช่วง

  • เลือก เวิร์กชีตใหม่ เพื่อนําเข้าลงในเวิร์กชีตใหม่ (เริ่มต้นที่เซลล์ A1)

• ถ้าคุณมีตัวแบบข้อมูลให้คลิก เพิ่มข้อมูลนี้ลงในตัวแบบข้อมูล เพื่อรวมการนําเข้านี้ในตัวแบบ สําหรับข้อมูลเพิ่มเติม ให้ดูที่ สร้างตัวแบบข้อมูลใน Excel

  โปรดทราบว่าการเลือกตัวเลือกนี้จะปลดล็อกตัวเลือกภายใต้ เลือกวิธีที่คุณต้องการดูข้อมูลนี้ในเวิร์กบุ๊กของคุณ

• คลิก คุณสมบัติ เพื่อตั้งค่าคุณสมบัติช่วงข้อมูลภายนอกที่คุณต้องการ สําหรับข้อมูลเพิ่มเติม ให้ดูที่ จัดการช่วงข้อมูลภายนอกและคุณสมบัติของช่วงข้อมูลภายนอก

• คลิก ตกลง เมื่อคุณพร้อมที่จะนําเข้าข้อมูลของคุณให้เสร็จสิ้น