การใช้เวิร์กโฟลว์สามสถานะ

สร้างรายการการติดตามปัญหา

ตามค่าเริ่มต้น คุณสามารถใช้เวิร์กโฟลว์สามสถานะกับรายการใดก็ตามที่คุณสร้างขึ้นจากเทมเพลตรายการ การติดตามประเด็น

1. บนเมนูการตั้งค่า ให้คลิกเพิ่มแอป

2. ในหน้า แอปของคุณ ให้คลิก การติดตามปัญหา แล้วพิมพ์ชื่อสำหรับรายการนั้น ต้องระบุชื่อรายการ

3. ถ้าคุณต้องการใส่คำอธิบายสำหรับรายการ ให้คลิก ตัวเลือกขั้นสูง

   • ในกล่อง คำอธิบาย ให้พิมพ์คำอธิบายวัตถุประสงค์ของรายการ คำอธิบายนี้จะใส่หรือไม่ก็ได้

4. คลิก สร้าง

ด้านบนของหน้า

การสร้างรายการแบบกำหนดเองเพื่อใช้กับเวิร์กโฟลว์สามสถานะ

ถ้าคุณต้องการสร้างรายการแบบกำหนดเองเพื่อใช้กับเวิร์กโฟลว์สามสถานะ คุณต้องเพิ่มคอลัมน์ ตัวเลือก อย่างน้อยหนึ่งคอลัมน์ที่มีค่าสถานะที่เวิร์กโฟลว์จะติดตามอย่างน้อยสามค่า

1. บนเมนูการตั้งค่า ให้คลิกเพิ่มแอป

2. ในหน้า แอปของคุณ ให้คลิก รายการแบบกำหนดเอง แล้วพิมพ์ชื่อสำหรับรายการนั้น ต้องระบุชื่อรายการ

3. ถ้าคุณต้องการใส่คำอธิบายสำหรับรายการ ให้คลิก ตัวเลือกขั้นสูง

4. ในกล่อง คำอธิบาย ให้พิมพ์คำอธิบายวัตถุประสงค์ของรายการ คำอธิบายนี้จะใส่หรือไม่ก็ได้

5. คลิก สร้าง

ด้านบนของหน้า

การกำหนดรายการแบบกำหนดเองเพื่อใช้กับเวิร์กโฟลว์สามสถานะด้วยตนเอง

1. คลิกรายการแบบกำหนดเองที่คุณสร้างขึ้นในขั้นตอนก่อนหน้า

2. บน Ribbon ให้คลิกแท็บ รายการ จากนั้นในกลุ่ม การตั้งค่า ให้คลิก การตั้งค่ารายการ

3. ภายใต้ คอลัมน์ ให้คลิก สร้างคอลัมน์

4. In the Name and Type section, under Column name, type the name of column that you want to use to specify the state values for the workflow. For example, you can enter the name as Workflow State.

5. ภายใต้ ชนิดของข้อมูลในคอลัมน์นี้คือ ให้เลือก ตัวเลือก (เมนูที่จะใช้เลือก)

6. ในส่วน การตั้งค่าคอลัมน์เพิ่มเติม ภายใต้ คำอธิบาย ให้พิมพ์คำอธิบายเพิ่มเติมสำหรับคอลัมน์

7. ภายใต้ จำเป็นต้องให้คอลัมน์นี้มีข้อมูล ให้คลิก ใช่

8. In the list box under Type each choice on a separate line, type three or more choice values that you want for this column. These values will become the states for the workflow. For example, you may enter Active, Ready for Review, and Complete as the three choices.

9. ภายใต้ แสดงทางเลือกโดยใช้ ให้เลือก เมนูดรอปดาวน์ หรือ ปุ่มตัวเลือก อย่างใดอย่างหนึ่ง

10. ภายใต้ อนุญาตให้มีตัวเลือกแบบ 'Fill-in' ให้คลิก ไม่ใช่

11. ระบุว่าคุณต้องการค่าเริ่มต้นที่ระบุสำหรับคอลัมน์นี้ หรือคุณต้องการเพิ่มตัวเลือกลงในมุมมองเริ่มต้นสำหรับรายการ

12. คลิก ตกลง

ด้านบนของหน้า

การเพิ่มเวิร์กโฟลว์สามสถานะลงในรายการ

คุณต้องเพิ่มเวิร์กโฟลว์สามสถานะลงในรายการเสียก่อน จึงจะสามารถใช้เวิร์กโฟลว์ดังกล่าวกับข้อมูลในรายการนั้นได้ เมื่อคุณเพิ่มเวิร์กโฟลว์สามสถานะลงในรายการ ให้ระบุว่าคอลัมน์ใดในรายการมีค่าสถานะที่คุณต้องการให้เวิร์กโฟลว์ติดตาม นอกจากนี้ คุณต้องระบุข้อมูลเกี่ยวกับสิ่งที่คุณต้องการให้เกิดขึ้นในแต่ละขั้นตอนของเวิร์กโฟลว์ด้วย ตัวอย่างเช่น คุณสามารถระบุเรื่องและข้อความสำหรับการแจ้งเตือนทางอีเมลที่ผู้รับงานจะได้รับ

ตามค่าเริ่มต้นนั้น เวิร์กโฟลว์สามสถานะจะเปิดใช้งานอยู่ในชนิดส่วนใหญ่ของไซต์ต่างๆ อย่างไรก็ตาม ผู้ดูแลไซต์คอลเลกชันสามารถปิดใช้งานฟีเจอร์นี้ได้ ถ้าเวิร์กโฟลว์สามสถานะไม่พร้อมใช้งาน ให้ติดต่อผู้ดูแลไซต์คอลเลกชันของคุณ

1. เปิดรายการที่คุณต้องการเพิ่มเวิร์กโฟลว์สามสถานะ

2. คลิกแท็บ รายการ > การตั้งค่ารายการ หรือคลิกการตั้งค่าสำหรับชนิดของไลบรารีที่คุณกำลังเปิด ตัวอย่างเช่น ในไลบรารีเอกสาร ให้คลิก การตั้งค่าไลบรารีเอกสาร

3. ภายใต้ สิทธิ์และการจัดการ ให้คลิก การตั้งค่าเวิร์กโฟลว์

4. บนหน้า การตั้งค่าเวิร์กโฟลว์ ให้คลิก เพิ่มเวิร์กโฟลว์

5. บนหน้าเพิ่มเวิร์กโฟลว์ในส่วนเวิร์กโฟลว์ภายใต้เลือกเทมเพลตลำดับงานให้คลิกสามสถานะ

6. ในส่วน ชื่อ ให้พิมพ์ชื่อที่ไม่ซ้ำให้กับเวิร์กโฟลว์

7. ในส่วน รายการงาน ให้ระบุรายการงานเพื่อใช้กับเวิร์กโฟลว์

   หมายเหตุ: 

   • คุณสามารถใช้รายการ งาน เริ่มต้น หรือสร้างรายการใหม่ได้ ถ้าคุณใช้รายการงานเริ่มต้น ผู้เข้าร่วมเวิร์กโฟลว์จะสามารถค้นหาและดูงานเวิร์กโฟลว์ของตนได้โดยง่าย โดยใช้มุมมอง งานของฉัน ของรายการงานนั้น

   • สร้างรายการงานใหม่ถ้างานสำหรับเวิร์กโฟลว์นี้จะเปิดเผยข้อมูลที่มีความสำคัญหรือเป็นความลับที่คุณต้องการเก็บแยกจากรายการงานทั่วไป

   • สร้างรายการงานใหม่ถ้าองค์กรของคุณจะใช้หลายเวิร์กโฟลว์ หรือถ้าเวิร์กโฟลว์จะมีหลายงาน ในกรณีนี้ คุณอาจต้องสร้างรายการงานสำหรับแต่ละเวิร์กโฟลว์

8. ในส่วน รายการประวัติ ให้เลือกรายการประวัติที่จะใช้กับเวิร์กโฟลว์นี้ รายการประวัติจะแสดงเหตุการณ์ทั้งหมดที่เกิดขึ้นระหว่างแต่ละอินสแตนซ์ของเวิร์กโฟลว์

   หมายเหตุ: คุณสามารถใช้รายการ ประวัติ เริ่มต้น หรือสร้างรายการใหม่ได้ ถ้าองค์กรของคุณจะใช้หลายเวิร์กโฟลว์ คุณอาจต้องสร้างรายการประวัติแยกต่างหากสำหรับแต่ละเวิร์กโฟลว์

9. ในส่วน ตัวเลือกการเริ่มต้น ให้ทำอย่างใดอย่างหนึ่งต่อไปนี้

   • ถ้าคุณต้องการอนุญาตให้เริ่มเวิร์กโฟลว์ด้วยตนเอง ให้เลือกกล่องกาเครื่องหมาย อนุญาตให้ผู้ใช้ที่ได้รับการรับรองความถูกต้องที่มีสิทธิ์ เข้าร่วม สามารถเริ่มเวิร์กโฟลว์นี้ได้ด้วยตนเอง เลือกกล่องกาเครื่องหมาย ต้องการสิทธิ์ จัดการรายการ เพื่อเริ่มเวิร์กโฟลว์ ถ้าคุณต้องการให้มีสิทธิ์เพิ่มเติมในการเริ่มเวิร์กโฟลว์

   • ถ้าคุณต้องการให้เวิร์กโฟลว์เริ่มโดยอัตโนมัติเมื่อมีการสร้างรายการใหม่ ให้เลือกกล่องกาเครื่องหมาย เริ่มเวิร์กโฟลว์นี้เมื่อมีการสร้างรายการใหม่

10. คลิก ถัดไป

11. ในส่วน สภาวะเวิร์กโฟลว์ ภายใต้ เลือกเขตข้อมูล 'ตัวเลือก' ให้เลือกคอลัมน์ ตัวเลือก จากรายการที่มีค่าที่คุณต้องการใช้สำหรับสถานะในเวิร์กโฟลว์ของคุณ แล้วเลือกค่าคอลัมน์ที่คุณต้องการสำหรับ สภาวะเริ่มต้น สภาวะกึ่งกลาง และ สภาวะสุดท้าย ของเวิร์กโฟลว์

12. ในสองส่วน ระบุสิ่งที่คุณต้องการให้เกิดขึ้นเมื่อเวิร์กโฟลว์เริ่มต้น (ตัวเลือกสำหรับงานแรกในเวิร์กโฟลว์) และ ระบุสิ่งที่คุณต้องการให้เกิดขึ้นเมื่อเวิร์กโฟลว์เปลี่ยนแปลงไปเป็นสภาวะกึ่งกลาง (ตัวเลือกสำหรับงานที่สองในเวิร์กโฟลว์) ให้ระบุข้อมูลต่อไปนี้

    รายละเอียดงาน

1. เลือกกล่องกาเครื่องหมาย ส่งข้อความอีเมล ถ้าคุณต้องการให้ผู้เข้าร่วมเวิร์กโฟลว์ได้รับการแจ้งเตือนทางอีเมลเกี่ยวกับงานเวิร์กโฟลว์ของพวกเขา

   หมายเหตุ: ถ้าคุณต้องการให้แน่ใจว่าผู้เข้าร่วมเวิร์กโฟลว์จะได้รับการแจ้งเตือนทางอีเมลหรือตัวเตือนเกี่ยวกับงานเวิร์กโฟลว์ของผู้เข้าร่วมหลังจากที่เวิร์กโฟลว์ได้เริ่มทำงาน ให้ติดต่อ ผู้ดูแลไซต์คอลเลกชันของคุณ เพื่อตรวจสอบว่ามีการเปิดใช้งานอีเมลสำหรับไซต์ของคุณ

   รายละเอียดข้อความอีเมล

1. คลิก ตกลง

ด้านบนของหน้า