Vilket filformat bör jag använda i Access?

Flervärdesfält    Ett flervärdesfält är ett slags uppslagsfält där du kan lagra mer än ett värde per post. Anta till exempel att du måste tilldela en aktivitet till flera anställda. I en .accdb-fil kan du skapa ett flervärdesfält för att lagra vilka anställda som har tilldelats till aktiviteten. De anställdas namn kan väljas från en tabell eller en lista med värden.

Flervärdesfält gör det enkelt att välja och lagra fler än ett val, utan att behöva skapa en mer avancerad databasdesign. Flervärdesfält är också viktiga för integrering med SharePoint, eftersom SharePoint-listor också har stöd för flervärdesfält.

Datatypen Bifogad fil    Med datatypen Bifogad fil kan du enkelt lagra alla typer av dokument och binära filer i databasen samtidigt som du håller databasfilen under storleksgränsen på 2 GB – bifogade filer komprimeras automatiskt. En post kan ha flera bifogade filer, men det kan bara finnas ett fält för bifogade filer per tabell.

Bättre integrering med SharePoint och Outlook    Filformatet .accdb stöder säkerhetskrav för SharePoint och Outlook som inte stöds av .mdb filer. Det gör det möjligt att integrera Access mer fullständigt med SharePoint och Outlook.

Förbättrad kryptering    Du kan välja att ange ett databaslösenord och kryptera innehållet i databasen. När du gör det med filformatet .accdb använder Access som standard Windows Crypto API för att kryptera data. Krypteringsverktyg från tredje part kan också användas.

Fälthistorikspårning med lång text (PM)    Långa textfält (PM) är användbara när du vill lagra stora mängder information. När du använder filformatet .accdb kan du ange en egenskap (AppendOnly) som tvingar Access att behålla en historik över alla ändringar i fältet Lång text (PM). Du kan sedan visa en historik över ändringarna. Den här funktionen har också stöd för versionshanteringsfunktionen i SharePoint så att du kan använda Access för att spåra ändringar i flera rader i ett textfält som lagras i en SharePoint-lista (förutsatt att fältet har alternativet Lägg till ändringar i befintlig text inställt på Ja).

Beräknad datatyp    Från och med Access 2010 har .accdb-filformatet stöd för användning av en beräknad datatyp. Du kan använda datatypen Beräknad för att lagra resultatet av ett uttryck som du definierar.

Miljö med blandad version    Filformatet .accdb kan inte öppnas – eller länkas till – med hjälp av versioner av Access före Access 2007. Om det finns personer i organisationen som har en tidigare version av Access bör du överväga om det är ett bättre alternativ att använda en .mdb fil.

Databasreplikering    Du kan inte använda replikering i en .accdb-fil. Om Access-lösningen använder replikeringsfunktionen måste du återskapa lösningen utan replikering om du vill använda filformatet .accdb.

Säkerhet på användarnivå    .accdb-filformatet har inte stöd för säkerhet på användarnivå, en funktion som gör det lättare för användarna att se precis det de behöver se. Säkerhet på användarnivå är inte längre effektivt för datasäkerhet, eftersom dess säkerhetsmetod nu är föråldrad och lätt komprometterad. Men säkerhet på användarnivå kan förbättra användbarheten genom att göra det enkelt för personer – om någon till exempel inte har någon affärsorsak att använda ett visst formulär kan du dölja formuläret för dem. Om du har en Access lösning som är beroende av säkerhet på användarnivå för att förbättra användbarheten kan du fortsätta använda .mdb filformat så att du kan fortsätta använda din lösning som den är.