Det kan finnas tillfällen när du vill sortera data, inte efter alfabetisk eller numerisk ordning, utan efter användardefinierad ordning (kallas även anpassad eller logisk ordning). Att sortera vardagar så att måndagen visas först är till exempel mer meningsfullt än att sortera i alfabetisk ordning, där fredag visas först. Du kan sortera data i databladsvyn för en tabell eller fråga, eller i formulärvyn i ett formulär.
Vad vill du göra?
Sortera ett litet, ändligt antal unika fältvärden
I den här proceduren skriver du ett uttryck som använder funktionen OOM för att rangordna titlarna på anställda.
Skapa först en tabell som innehåller tre fält – Titel, Förnamn och Efternamn. I fältet Rubrik anger du följande värden för fyra nya poster:
-
Inside Sales Coordinator
-
Sales Manager
-
Försäljningsrepresentant
-
Vice Vd, Sales
Ange önskade namn i fälten Förnamn och Efternamn för de fyra posterna.
-
Öppna nu tabellen i databladsvyn.
-
Klicka på Avancerat i gruppen Sortera & filter på fliken Start och klicka sedan på Avancerat filter/sortering på snabbmenyn.
-
Lägg till de fält du vill använda, till exempel Förnamn, Efternamn och Titel, i rutnätet.
-
Högerklicka på raden Fält i den första tomma kolumnen, klicka på Zooma och skriv sedan följande uttryck:
OOM ([Titel] = "Vice Vd, Försäljning", 1, OOM ([Titel] = "Försäljningschef", 2, OOM ([Titel] = "Säljare", 3, OOM ([Titel] = "Inside Sales Coordinator", 4, 5))))
Rubrik är namnet på fältet som innehåller de värden som rangordnas. Värdena inom citattecken är de enskilda värden som lagras i fältet. Det numeriska värdet som följer är den rangordning som tilldelats det. Det föregående uttrycket tilldelar rangordningen 1 till 4 till fyra olika titlar och tilldelar rangordningen 5 till alla andra. När du utför sorteringen tilldelas de rubriker som inte nämns i det här uttrycket samma rangordning (5).
-
Klicka på Stigande på raden Sortera för kolumnen som innehåller uttrycket.
-
Klicka på Växlingsfilter i gruppen Sortera & filter på fliken Start.
Funktionen OOM returnerar det numeriska värde som motsvarar värdet i fältet Rubrik. Om värdet i fältet Rubrik till exempel är Försäljningshanteraren är det tilldelade numret 2. Om det finns ett värde i fältet Rubrik som inte visas som ett argument i funktionen , till exempel Distriktskoordinator, tilldelas det talet 5. Frågan sorterar sedan dessa tal i stigande ordning.
Sortera ett stort antal unika fältvärden
Om du har ett stort antal värden att rangordna är ett bättre sätt att sortera data genom att skapa en uppslagstabell.
Anta att tabellen Anställda refererar till fler än 50 olika titlar. Först måste du skapa en uppslagstabell och förbereda den befintliga tabellen för att slå upp den nya tabellen. Du relaterar sedan de två tabellerna och skapar en fråga.
Skapa en uppslagstabell och ändra den befintliga tabellen
-
Skapa en ny uppslagstabell som lagrar rubrikerna. Namnge tabellen tblTitles och ange fälten till de datatyper som anges inom parentes, enligt följande tabell:
TitleID (Räknare)
Titel (Text)
1
Vice Vd, Sales
2
Sales Manager
3
Försäljningsrepresentant
4
Inside Sales Coordinator
-
Ange fältet TitleID som primärnyckel.
-
Ändra tabellen Anställda så att den slår upp tabellen tblTitles.
-
Ändra namnet på fältet Rubrik till TitleID i designvyn.
-
Ändra datatypen till Tal i kolumnen Datatyp.
-
-
Ändra Fältstorlek till Långt heltal under Fältegenskaper på fliken Allmänt.
-
Spara tabellen och ignorera varningen om dataförlusten.
-
Växla till databladsvy.
-
Fyll i kolumnen Titlar med det TitleID-värde som motsvarar rubrikvärdet.
Om du till exempel vill ange poster där värdet Rubrik är Försäljningshanteraren skriver du 2. Skriv 3 för Säljare.
-
Spara och stäng tabellen.
Relatera de två tabellerna
-
På fliken Databasverktyg, i gruppen Relationer, klickar du på Relationer.
-
Klicka på Lägg till tabeller (eller Visa tabeller i Access) i gruppen Relationer på fliken Design.
-
Välj tblTitles and Employees och klicka på Lägg till för att lägga till dem i fönstret Relationer. Stäng dialogrutan Visa tabell.
-
Dra fältet TitleID från tabellen tblTitles till fältet TitleID i tabellen Employees.
Dialogrutan Redigera relationer öppnas.
-
Kontrollera att fältnamnen som visas i de två kolumnerna både är TitleID och att rutan Relationstyp visar 1:N. Du kan ändra fältnamnen om det behövs.
-
Markera kryssrutan Referensintegritet.
-
Klicka på skapa för att skapa relationen.
Dialogrutan Redigera relationer stängs och ändringarna sparas.
-
Stäng fliken Relationer .
Skapa en fråga
-
Klicka på Frågedesign i gruppen Frågor på fliken Skapa.
-
I dialogrutan Lägg till tabeller (Visa tabell i Access) klickar du på fliken Tabeller , dubbelklickar på Anställda och dubbelklickar sedan på tblTitles.
-
Lägg till fälten EmployeeID, LastName och FirstName från tabellen Employees och fältet Title från tabellen tblTitles i frågerutnätet.
-
Växla till databladsvy.
