När du importerar data till Access delas ibland inte källdata upp korrekt i relaterade tabeller. För att få ut mesta möjliga av Access måste data normaliseras – indelade i olika tabeller, var och en om en sak, som är relaterade med viktig information. Tabellanalys kan hjälpa dig med den här kritiska uppgiften: klicka på Databasverktyg i menyfliksområdet och klicka sedan på Analysera tabell i gruppen Analysera. En guide startas och vägleder dig genom processen.
Obs!: Informationen i det här avsnittet gäller endast för en Microsoft Access-skrivbordsdatabas (.mdb eller .accdb).
1. Ursprunglig tabell
2. Tabeller som skapats av Tabellanalys
3. Fråga som skapats av Tabellanalys
4. Uppslagslista
Om Microsoft Access-databas har en tabell som innehåller upprepande information i ett eller flera fält kan du använda Tabellanalys för att dela upp data i relaterade tabeller så att du kan lagra data på ett säkrare och effektivare sätt. Den här processen kallas för normalisering.
Tabellanalys delar upp en tabell som innehåller upprepande information i separata tabeller där varje typ av information bara lagras en gång. Det gör databasen effektivare och enklare att uppdatera och minskar dess storlek. När guiden delar upp data kan du fortfarande visa och arbeta med data på ett och samma ställe genom att skapa en fråga i guiden.
Du kan använda frågan för att uppdatera data från fler än en tabell samtidigt. Frågan erbjuder även andra tidssparande funktioner för att öka noggrannheten i dina data.
-
Om du ändrar ett fält som upprepas i frågan uppdateras alla poster med det värdet automatiskt eftersom du faktiskt bara uppdaterar ett fält i frågans underliggande tabell.
-
Från de nya tabellerna ärver frågan uppslagsfält, vilket gör att du kan ändra fältvärden genom att välja värden från en lista i stället för att behöva ange ett värde korrekt. Uppslagslistan slår upp värden från den underliggande tabellen. När samma värde gäller för mer än en post kan du säkerställa noggrannhet och konsekvens genom att välja det värdet från listan varje gång.
-
Formulär och rapporter som tidigare baserades på den ursprungliga tabellen baseras automatiskt på frågan nu, eftersom guiden tilldelar den ursprungliga tabellens namn till frågan och byter namn på tabellen.
-
Befintliga formulär och rapporter baserade på frågan ärver automatiska fältuppdateringar. Nya formulär och rapporter ärver också uppslagslistor.
