Länka till eller importera data från Salesforce

Innan du börjar

Vill du att det ska gå smidigare? Gör då följande förberedelser innan du länkar eller importerar:

• Identifiera nödvändig anslutningsinformation, inklusive användarnamn, lösenord och token. Du måste ange en säkerhetstoken, som är en skiftlägeskänslig alfanumerisk kod, om du försöker komma åt Salesforce från en IP-adress (Internet Protocol) som ligger utanför företagets betrodda IP-intervall. Mer information finns i Återställa din säkerhetstoken.

• Den ODBC-drivrutin som används för att komma åt Salesforce kräver ett Salesforce-konto baserat på Developer Edition, Professional Edition, Enterprise Edition eller Unlimited Edition. Om du vill använda den här drivrutinen måste du ha API-åtkomst aktiverad. Mer information finns i Styra enskild API-klientåtkomst till din Salesforce-organisation.

• Identifiera de tabeller som du vill länka till eller importera. Du kan länka till eller importera fler än en tabell i samma operation.

• Kontrollera antalet kolumner i varje tabell. Access stöder inte fler än 255 fält i samma tabell, så det är bara de första 255 kolumnerna som länkas eller importeras.

• Fastställ den totala mängden data som ska importeras. En Access-databas kan vara maximalt två gigabyte stor, minus det utrymme som krävs för systemobjekt. Om Salesforce innehåller stora tabeller är det möjligt att du inte kan importera alla till en och samma Access-databas. Om så är fallet bör du överväga att länka i stället för att importera.

• Skydda Access-databasen och anslutningsinformationen i den genom att använda en betrodd plats och ett databaslösenord. Mer information finns i Bestämma om du ska betrakta en databas som betrodd och Kryptera en databas med hjälp av ett databaslösenord.

• Förbered för ytterligare relationer. Access länkar till eller importerar markerade tabeller men inte relaterade tabeller i Salesforce-datamodellen. Mer information om den här datamodellen finns i Datamodellöversikt.

  Access skapar inte automatiskt relationer mellan dessa relaterade tabeller. Du kan manuellt skapa relationer mellan nya och befintliga tabeller i fönstret Relationer. Mer information finns i Vad är fönstret Relationer? och Skapa, redigera eller ta bort en relation.

Fas 1: Komma igång

1. Välj Externa data > Ny datakälla > Från onlinetjänster > Från Salesforce.

2. Gör något av följande:

   • Importera genom att välja Importera källdata till en ny tabell i den aktuella databasen.

   • Länka genom att välja Länka till datakällan genom att skapa en länkad tabell.

3. Välj OK.

Fas 2: Ange autentiseringsuppgifter och parametrar för anslutningssträngen

Gör följande i dialogrutan Microsoft Access – Anslut till Salesforce:

1. Ange ett användarnamn och lösenord i rutorna Användarnamn och Lösenord.

2. Ange en säkerhetstoken i rutan Säkerhetstoken.

3. Du kan också ange en eller flera anslutningsparametrar i rutan Ytterligare parametrar för anslutningssträng.

   Mer information finns i Anslutningsparametrar.

Fas 3: Välja tabeller att länka till eller importera

1. Under Tabeller i dialogrutan Länka tabeller eller Importera objekt markerar du alla tabeller som du vill länka till eller importera och klickar sedan på OK.

   

2. Vid länkning väljer du om du vill Spara lösenord.

   Säkerhet    Genom att välja detta alternativ behöver du inte ange autentiseringsuppgifter varje gång du öppnar Access för att hantera data. Detta lagrar dock ett okrypterat lösenord i Access-databasen, vilket innebär att personer som kan komma åt innehållet också kan se användarnamn och lösenord. Om du väljer det här alternativet rekommenderar vi att du lagrar Access-databas på en betrodd plats och skapar ett lösenord för Access-databasen. Mer information finns i Bestämma om du ska betrakta en databas som betrodd och Kryptera en databas med hjälp av lösenord.

Fas 4: Skapa specifikationer och uppgifter (endast vid import)

• I dialogrutan Hämta externa data - Salesforce-databas kan du spara importstegen som en specifikation och skapa en Outlook-uppgift som regelbundet och automatiskt utför importen. Mer information finns i Spara information om en import- eller exportåtgärd som en specifikation.

Resultat

När en länk- eller importoperation har slutförts visas tabellerna i navigeringsfönstret med samma namn som Salesforce-tabellen eller -vyn. Vid import läggs ”1” till i det nya tabellnamnet om det namnet redan används. Men du kan ge tabellerna mer beskrivande namn.

Vid en import skriver Access aldrig över en tabell i databasen. Även om du inte kan bifoga Salesforce-data direkt i en befintlig tabell kan du skapa en tilläggsfråga som lägger till data när du importerat data från liknande tabeller.

I en länkoperation kommer kolumner som är skrivskyddade i en Salesforce-tabell också att vara skrivskyddade i Access.

Tips    Hovra över tabellen i Access-navigeringsfönstret för att se anslutningssträngen.

Uppdatera utseendet på den länkade tabellen

Du kan inte lägga till, ta bort eller ändra kolumner, eller ändra datatyper i en länkad tabell. Om du vill göra designändringar måste det ske i Salesforce. Uppdatera de länkade tabellerna för att se designändringarna i Access:

1. Markera Externa data > Länkhanteraren.

2. Markera alla länkade tabeller som du vill uppdatera, klicka på OK och välj sedan Stäng.

Anslutningsparametrar

I följande tabell beskrivs de anslutningsparametrar du kan ange i rutan Ytterligare parametrar för anslutningssträng i dialogrutan Microsoft Access – Anslut till Salesforce .

Avgränsa två eller flera parametrar med semikolon. Använd följande exempel på syntax som en vägledning:

UID=myaccount;BulkBatchSize=9000;UseNumeric=1;